Nous vous accueillons dans ce guide où nous vous expliquerons comment créer un tableau de bord commercial sur Excel en incorporant des KPI (indicateurs clés de performance).

Optimiser les performances commerciales grâce à l’analyse Excel

Les modèles Excel sont des atouts essentiels pour les entreprises, bien au-delà du simple suivi des ventes. Ils servent de précieux outils de prise de décision. En utilisant Excel, vous pouvez analyser vos ventes au quotidien, à la semaine, ou au mois, tout en effectuant des décomptes par client et par produit, et surveiller l’état de votre stock. Vous pouvez créer votre propre feuille de calcul Excel personnalisée ou opter pour un modèle de suivi des ventes en Excel à télécharger gratuitement.

Pour vous aider à démarrer, nous mettons à votre disposition un modèle Excel de suivi des ventes. Mais avant d’aller plus loin, explorons les concepts de base.

Qu’est-ce que la vente commerciale ?

 La vente commerciale englobe la transaction d’un produit ou service en échange de compensation financière. Il peut s’agir de biens ou de services mis à disposition du public à des fins d’acquisition. La notion de vente peut également désigner la finalisation d’une transaction, marquée par le paiement du prix convenu par l’acheteur, transférant ainsi la propriété du produit ou la jouissance du service. D’un point de vue juridique, une vente est formalisée par un contrat de vente, actant le transfert d’un bien ou service d’une partie à une autre en échange d’une somme convenue préalablement. Pour conférer une validité légale à cette transaction, le contrat peut être enregistré auprès d’une entité judiciaire ou notariale.

Exemples : 

1. L’achat d’un téléphone mobile en échange d’une somme d’argent.

2. La vente d’un billet de concert pour un spectacle à un prix fixé.

3. La conclusion d’une vente immobilière par un acte notarié transférant la propriété d’une maison contre le paiement d’un montant convenu.

Guide pour la création d’un tableau de bord commercial Excel

La mise en place d’un tableau de bord commercial dans Excel est un élément essentiel pour surveiller et analyser les performances de vente d’une entreprise. Un tableau de bord bien conçu permet de recueillir, organiser et visualiser de manière efficace les données de ventes. Voici les étapes clés pour élaborer un tableau de bord commercial dans Excel :

Définir vos objectifs

Avant de créer le tableau de bord, identifiez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre, tels que l’augmentation des ventes, la réduction des coûts, ou le suivi des performances des produits.

Collecter les données

Rassemblez toutes les données pertinentes liées aux ventes, telles que les ventes brutes, les ventes nettes, les coûts et les marges bénéficiaires. Assurez-vous de disposer de données précises et complètes.

Organiser les données

Structurez vos données de manière logique en utilisant des onglets ou des feuilles de calcul distinctes pour chaque catégorie. Par exemple, vous pouvez avoir une feuille de calcul pour les ventes par produit et une autre pour les ventes par client.

Créer des graphiques et des graphiques

Utilisez des graphiques et des graphiques pour visualiser vos données. Les graphiques à barres, les camemberts et les graphiques en courbes sont couramment utilisés pour représenter les tendances de vente. Assurez-vous d’ajouter des titres et des légendes pour une compréhension facile.

Automatiser les mises à jour

Configurez votre tableau de bord pour des mises à jour automatiques. Vous pouvez automatiser les calculs en liant des données à des sources externes ou en utilisant des formules Excel pour totaux et pourcentages.

Intégrer des KPI (Key Performance Indicators)

Identifiez les KPI essentiels qui vous aideront à évaluer les performances de vente. Exemple : le taux de conversion, le chiffre d’affaires par client et le taux de fidélité.

Mettre en évidence les tendances

Utilisez des indicateurs de tendance pour mettre en évidence l’évolution de vos ventes au fil du temps, vous permettant ainsi d’anticiper les fluctuations et de prendre des décisions éclairées.

Personnaliser le tableau de bord

Adaptez le tableau de bord en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Ajoutez des filtres pour des analyses approfondies ou des commentaires pour expliquer les tendances.

Partager et mettre à jour régulièrement

Partagez votre tableau de bord avec les membres de votre équipe pour favoriser la transparence et la collaboration. Assurez-vous de maintenir les données à jour régulièrement pour qu’elles restent pertinentes.

Analyser les résultats

Utilisez les informations de votre tableau de bord pour prendre des décisions informées. Identifiez les domaines nécessitant des améliorations et développez des stratégies pour atteindre vos objectifs.

En résumé, un tableau de bord commercial Excel est un outil puissant pour analyser et optimiser les performances de vente. En suivant ces étapes, vous pourrez créer un tableau de bord sur mesure répondant aux besoins spécifiques de votre organisation.

Exemple chiffré :

 Imaginons que vous soyez le gestionnaire d’un magasin de vêtements. Vous souhaitez évaluer les performances de vente de votre entreprise. Vous fixez comme objectif une augmentation de 10 % du chiffre d’affaires mensuel. En utilisant un tableau de bord Excel, vous collectez les données des ventes mensuelles sur une période de 12 mois. Vous identifiez que le mois de janvier a généré un chiffre d’affaires de 20 000 €. Suite aux calculs, le tableau de bord révèle un chiffre d’affaires de 22 000 € en décembre, dépassant de 10 % l’objectif. Cela vous permet de prendre des décisions éclairées pour maintenir cette tendance positive.

KPI’s et indicateurs d’un tableau de bord commercial 

 Un tableau de bord commercial intègre divers indicateurs clés de performance (KPI) visant à évaluer les performances de vente. Les indicateurs couramment employés, assortis de leurs formules respectives, sont les suivants :

Ces indicateurs, intégrés dans votre tableau de bord commercial, revêtent une importance capitale pour l’analyse des performances de votre entreprise, l’identification des tendances et la prise de décisions éclairées en vue d’optimiser vos ventes et votre rentabilité. Ces formules permettent de calculer ces indicateurs en fonction des données propres à votre entreprise.

Les KPI’s sont essentiels pour évaluer les performances de votre entreprise. Ils vous aident à identifier les tendances et à prendre des décisions éclairées. Utilisez des formules adaptées à vos données spécifiques.

Tableau des indicateurs clés de performance (KPI) couramment utilisés dans un tableau de bord commercial

KPI	Formule
Chiffre d’Affaires (CA)	CA = Montant des ventes
Marge Bénéficiaire Brute	Marge Bénéficiaire Brute = (CA – Coûts des marchandises vendues) / CA
Taux de Conversion	Taux de Conversion = (Nombre de clients / Nombre de prospects) x 100
Ventes Nettes	Ventes Nettes = CA – Retours – Réductions
Chiffre d’Affaires par Client	Chiffre d’Affaires par Client = CA / Nombre de Clients
Taux de Fidélité Client	Taux de Fidélité Client = (Nombre de Clients Récurrents / Nombre Total de Clients) x 100
Coût d’Acquisition Client (CAC)	CAC = Coûts de Marketing et de Vente / Nombre de Nouveaux Clients Acquis
Valeur de Vie du Client (CLV)	CLV = (Marge Bénéficiaire par Client x Durée de la Relation Client) – CAC
Panier Moyen	Panier Moyen = CA / Nombre de Transactions
Taux de Churn (Taux d’Attrition)	Taux de Churn = (Nombre de Clients Perdus / Nombre de Clients au Début de la Période) x 100
Stock Moyen	Stock Moyen = (Stock Initial + Stock Final) / 2
Rotation des Stocks	Rotation des Stocks = Coûts des Marchandises Vendues / Stock Moyen
Taux de Réussite des Ventes	Taux de Réussite des Ventes = (Nombre de Ventes Réussies / Nombre de Tentatives de Vente) x 100
Taux de Conversion de Prospects en Clients	Taux de Conversion de Prospects en Clients = (Nombre de Nouveaux Clients Acquis / Nombre de Prospects) x 100
Taux de Marge Bénéficiaire Net	Taux de Marge Bénéficiaire Net = (Marge Bénéficiaire Nette / CA) x 100
Ventes par Canal de Distribution	Ventes par Canal = CA par Canal de Distribution
Ventes par Produit	Ventes par Produit = CA par Produit
Coûts de Marketing par Vente	Coûts de Marketing par Vente = Coûts de Marketing / Nombre de Ventes

Exemple simplifié de tableau de bord commercial avec des données et des KPI’s

Mois	Chiffre d’Affaires (CA)	Marge Bénéficiaire Brute (%)	Taux de Conversion (%)	Ventes Nettes	Chiffre d’Affaires par Client	Taux de Fidélité Client (%)	CAC	CLV
Janvier	50 000 €	60%	10%	48 000 €	800 €	75%	300 €	2 000 €
Février	55 000 €	58%	9%	51 000 €	750 €	78%	350 €	2 200 €
Mars	60 000 €	62%	11%	55 000 €	825 €	76%	320 €	2 100 €
Avril	62 000 €	61%	10%	58 000 €	780 €	80%	310 €	2 150 €
Mai	58 000 €	59%	9%	53 000 €	790 €	73%	330 €	1 950 €
Juin	65 000 €	63%	11%	60 000 €	810 €	77%	340 €	2 250 €

• Le chiffre d’affaires (CA) augmente progressivement chaque mois.
• La marge bénéficiaire brute en pourcentage représente la part du CA restant après déduction des coûts des marchandises vendues. Elle varie d’un mois à l’autre.
• Le taux de conversion mesure le pourcentage de prospects convertis en clients. Il est plus élevé en juin.
• Les ventes nettes tiennent compte des retours et des réductions.
• Le chiffre d’affaires par client varie légèrement chaque mois.
• Le taux de fidélité client indique la proportion de clients récurrents par rapport au nombre total de clients.
• Le coût d’acquisition client (CAC) représente le coût total du marketing et de la vente pour acquérir de nouveaux clients.
• La valeur de vie du client (CLV) est une estimation du bénéfice que chaque client rapporte à l’entreprise sur toute sa durée de vie.

Ces données permettent aux entreprises de suivre leurs performances, d’identifier les mois les plus performants, de calculer la rentabilité client, et de prendre des décisions stratégiques pour optimiser les ventes et la rentabilité.

Cas d’usage : Amélioration des Performances d’une Chaîne de Restauration Rapide

Contexte

Une chaîne de restauration rapide bien établie, avec 50 succursales à travers le pays, aspire à dynamiser ses ventes et sa rentabilité. Dans cette optique, l’entreprise a mis en place un tableau de bord commercial exhaustif.

Collecte des Données

L’entreprise agrège une variété de données, telles que le chiffre d’affaires quotidien de chaque succursale, le nombre de commandes en ligne, le coût des matières premières, les dépenses de marketing, les retours de produits, les dépenses de main-d’œuvre, les taux de satisfaction client, et bien plus encore.

Organisation des Données

L’équipe de gestion a créé un tableau de bord Excel, avec des onglets dédiés aux ventes et coûts. Les données sont saisies quotidiennement et subdivisées par succursale, permettant une analyse plus détaillée.

Calcul des Indicateurs Clés de Performance (KPI)

À l’aide de formules Excel, l’entreprise calcule divers KPI essentiels pour évaluer les performances. Par exemple, le KPI “Marge Bénéficiaire” est calculé en soustrayant le coût des matières premières (6 500 $ par jour) et les dépenses de main-d’œuvre (9 800 $ par jour) du chiffre d’affaires (28 000 $ par jour). Le “Taux de Satisfaction Client” est calculé en divisant le nombre de clients satisfaits (75 %) par le nombre total de réponses aux enquêtes de satisfaction (500 par jour).

Création de Graphiques

Le tableau de bord commercial est enrichi d’une variété de graphiques pour visualiser les tendances. Les graphiques en courbes permettent d’observer l’évolution du chiffre d’affaires au fil du temps, indiquant une augmentation de 12 % sur le dernier mois. Les diagrammes en secteurs présentent clairement la répartition des coûts, montrant que les dépenses de marketing représentent 8 % du chiffre d’affaires total.

Résultats

En utilisant ce tableau de bord commercial, l’entreprise de restauration rapide peut désormais suivre et analyser en temps réel ses performances opérationnelles. Cela lui permet d’optimiser ses coûts, d’améliorer la satisfaction client, de mettre en œuvre des promotions ciblées, et de maximiser ses profits. Le tableau de bord offre une visibilité complète sur les opérations de chaque succursale, ce qui facilite la prise de décisions stratégiques pour favoriser la croissance globale de l’entreprise.