Fiche de Non-Conformité (FNC) : différences et convergences entre ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001

La fiche de non-conformité est un outil clé dans tout système de gestion conforme aux normes ISO. Elle permet de signaler et documenter les écarts observés par rapport aux exigences internes, réglementaires ou normatives de manière détaillée. Cet outil est utilisé dans divers contextes comme la qualité, l’environnement et la santé et sécurité au travail. Bien qu’adaptée aux référentiels de l’ISO 9001, de l’ISO 14001 et de l’ISO 45001, elle conserve une structure commune.

Bien que ces normes s’appuient toutes sur le cycle Plan-Do-Check-Act, leurs objectifs diffèrent, influençant directement le contenu et la portée des fiches de non-conformité ainsi que leur gestion. Cet article examine ces différences mais souligne également les points de convergence pour une meilleure harmonisation au sein des systèmes de management intégrés.

1. Qu’est-ce qu’une Fiche de Non-Conformité ?

Une fiche de non-conformité (FNC) est un document (papier ou numérique) utilisé pour :

Identifier un écart par rapport à une exigence.
Décrire l’anomalie constatée.
Analyser ses causes.
Définir et suivre les actions correctives ou préventives.
Vérifier l’efficacité des actions entreprises.
Clôturer l’incident et capitaliser l’expérience.

Elle est utilisée lors des audits internes/externes, signalements terrains, réclamations clients, incidents environnementaux ou accidents du travail.

2. Objectifs des normes ISO

Avant de comparer les fiches NC, il est essentiel de rappeler les finalités spécifiques des normes :

Norme ISO	Objectif principal
ISO 9001	Amélioration de la qualité et satisfaction client
ISO 14001	Réduction des impacts environnementaux et conformité légale
ISO 45001	Prévention des blessures, amélioration de la santé et sécurité

Ces différences se répercutent directement sur la nature des non-conformités identifiées dans chaque domaine.

3. Points communs entre les FNC des trois normes

Malgré leurs différences, les fiches NC suivent généralement une structure commune :

Référence unique de la non-conformité
Date de détection
Origine (audit, plainte, incident, observation…)
Description précise de l’écart
Analyse des causes (5 pourquoi, Ishikawa…)
Actions correctives et préventives
Responsable et échéance
Vérification de l’efficacité
Clôture par une autorité compétente

Cette homogénéité permet une intégration facile dans un système de management intégré (SMI).

4. Différences clés selon les normes

A. ISO 9001 — Système de Management de la Qualité

Nature des non-conformités :

Non-respect de procédures ou exigences qualité.
Défauts produits, erreurs de documentation, retards de livraison.
Non-conformités issues d’audits qualité ou de retours clients.

Spécificités de la fiche :

Met l’accent sur l’impact sur la satisfaction client.
Analyse détaillée du processus impliqué.
Forte orientation vers l’amélioration continue du système qualité.
Fréquemment utilisée en lien avec les KPIs (retour client, taux de rebut…).

Exemple :

Un client reçoit un produit hors tolérances dimensionnelles. Une fiche NC ISO 9001 est ouverte, identifie un défaut de calibration, déclenche une action corrective et une vérification future via audit.

🌿 B. ISO 14001 — Système de Management Environnemental

Nature des non-conformités :

Déversement accidentel, mauvaise gestion des déchets, non-respect de normes environnementales.
Absence de contrôle des émissions ou rejets.
Déficience dans l’analyse environnementale.

Spécificités de la fiche :

Intègre la notion d’aspect et d’impact environnemental.
Prise en compte des exigences légales et autres obligations.
Peut inclure une notification aux autorités en cas d’incident majeur.
Évaluation de l’impact écologique et des mesures de réduction.

Exemple :

Une fuite d’huile est détectée sur un compresseur. La fiche ISO 14001 documente l’impact potentiel, déclenche le nettoyage, remplace les joints et met à jour la procédure de maintenance.

C. ISO 45001 — Système de Management de la Santé et de la Sécurité au Travail

Nature des non-conformités :

Situation dangereuse, accident, incident sans blessure, non-respect des EPI.
Défaut de formation sécurité, manquement aux règles de circulation interne.
Non-conformité réglementaire (Code du travail, consignes internes…).

Spécificités de la fiche :

Inclut souvent une évaluation du risque résiduel après correction.
Peut être liée à une déclaration d’accident ou à un registre SST.
Nécessite la participation des représentants du personnel ou du CSE.
Souvent intégrée au document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).

Exemple :

Un opérateur chute sur une zone glissante. Une FNC ISO 45001 est ouverte, incluant l’accident, l’analyse des causes (absence de tapis antidérapant), les actions (pose immédiate, sensibilisation), et le suivi par le responsable HSE.

5. Synthèse des différences

Élément	ISO 9001	ISO 14001	ISO 45001
Type d’écart	Qualité produit/processus	Impact environnemental	Risque ou incident SST
Source de détection	Audit, client, contrôle interne	Contrôle environnemental, audit, agent	Observation, accident, inspection
Partie prenante concernée	Client, fournisseur	Collectivités, autorités	Personnel, médecin du travail, CSE
Analyse des causes	Défaut qualité	Aspect environnemental	Cause de risque ou d’accident
Obligation de déclaration	Rare (sauf réglementaire client)	Parfois aux autorités (ICPE, DREAL)	Obligatoire si accident de travail
Objectif final	Satisfaction client, conformité	Réduction impact, conformité légale	Prévention, santé/sécurité au travail

6. Intégration dans un système de management intégré (SMI)

De nombreuses entreprises adoptent une approche SMI (Système de Management Intégré) regroupant ISO 9001, 14001 et 45001. Cela permet :

Une fiche NC unifiée avec indicateurs spécifiques selon le domaine.
Une base de données commune, facilitant les rapports transverses.
Des actions correctives partagées, si la NC a plusieurs impacts (qualité + environnement, etc.).
Un gain de temps et de cohérence pour les audits.

Exemple d’une NC multi-normes :

Un rejet d’effluents non contrôlé dans le réseau peut violer les exigences environnementales (ISO 14001), provoquer un accident (glissade, ISO 45001), et engendrer un non-respect de procédure qualité (ISO 9001). Une seule fiche FNC peut centraliser ces constats et déclencher une action globale.

7. Rédaction d’une fiche NC multi-normes efficace

Pour qu’une fiche NC soit efficace et polyvalente :

✅Utiliser une fiche standardisée avec cases spécifiques par norme
✅Impliquer les responsables QSE dès la détection
✅Décrire le fait sans interprétation subjective
✅Documenter les preuves objectives (photos, enregistrements, témoignages)
✅Appliquer une méthode d’analyse rigoureuse (5 pourquoi, arbre des causes)
✅ Nommer un responsable d’action pour chaque axe (qualité, environnement, SST)
✅ Vérifier l’efficacité de façon différenciée (ex. retour client, mesure d’émission, taux de gravité)

8. Digitalisation et traçabilité

Les entreprises modernes s’équipent d’outils numériques (logiciels QHSE, ERP, GMAO) permettant de :

Créer, suivre et clôturer des FNC multi-domaines
Gérer les pièces jointes et signatures électroniques
Automatiser les alertes et suivis d’échéances
Générer des rapports pour les audits ISO

La digitalisation renforce la réactivité, la traçabilité et la préparation aux audits.

La fiche de non-conformité est un outil transversal aux normes ISO 9001, 14001 et 45001. Elle incarne l’approche PDCA (Planifier – Réaliser – Vérifier – Agir) au cœur des systèmes de management.

Si ses fondements sont communs, les différences résident dans la finalité des actions, les acteurs impliqués, et les obligations réglementaires. Une compréhension claire de ces écarts permet une meilleure gestion des risques, une conformité renforcée et une réelle culture d’amélioration continue.

Intégrer ces pratiques dans une vision globale QSE, voire un système de management intégré, offre un pilotage plus efficace, plus réactif, et plus aligné sur les enjeux stratégiques de l’entreprise.