Fiche de Gestion des Commandes Fournisseurs Vierge et avec un Modèle Excel Automatisé
La gestion des commandes fournisseurs est une pierre angulaire pour assurer une chaîne d’approvisionnement fluide et efficace. Une gestion mal optimisée peut entraîner des retards, des surcoûts ou des ruptures de stock, impactant directement la satisfaction client et la rentabilité. Cependant, de nombreuses entreprises, notamment les petites et moyennes entreprises (PME), n’ont pas accès à des logiciels sophistiqués pour gérer leurs processus. C’est ici qu’un outil Excel bien conçu peut jouer un rôle crucial.
Pourquoi Excel reste un choix pertinent ?
Excel est un outil polyvalent et accessible, qui permet de gérer efficacement les données grâce à ses nombreuses fonctionnalités. Sa simplicité d’utilisation, sa flexibilité et ses options de personnalisation en font une solution idéale pour suivre, analyser et optimiser les commandes fournisseurs.
Un fichier Excel bien structuré peut offrir des avantages comme :
- Un suivi clair et précis des commandes.
- La centralisation des informations clés, telles que les détails fournisseurs, les quantités commandées et les montants totaux.
- Une analyse facile grâce à des formules, des tableaux croisés dynamiques et des graphiques.
Structure d’un outil Excel pour la gestion des commandes fournisseurs
Voici les sections principales qui composent un fichier Excel optimisé pour la gestion des commandes fournisseurs :
1. Feuille principale : Gestion des Commandes
C’est le cœur du fichier où sont enregistrées toutes les commandes. Elle comprend des colonnes telles que :
- ID de commande
- Date de commande
- Nom du fournisseur
- Produit commandé
- Quantité
- Prix unitaire
- Montant total (calculé automatiquement)
- Statut de la commande (livrée, en cours, annulée)
- Date de livraison prévue
- Commentaires
Cette feuille fournit une vue d’ensemble pour le suivi quotidien.
2. Résumé des commandes
Une feuille dédiée à la synthèse des données permet d’avoir une vision macro. Elle comprend des indicateurs clés comme :
- Total des commandes enregistrées.
- Quantité totale commandée.
- Montant total des commandes.
- Nombre de commandes livrées ou en cours.
Ce résumé facilite une prise de décision rapide.
3. Analyse par fournisseur
Une autre section importante consiste en une analyse détaillée des performances des fournisseurs. Par exemple :
- Quel fournisseur génère le plus de commandes ?
- Quels sont les montants totaux par fournisseur ?
- Quels fournisseurs respectent les délais de livraison ?
Ces données sont précieuses pour évaluer les partenariats et négocier de meilleures conditions.
Esthétique et praticité de l’outil
L’apparence d’un fichier Excel est souvent négligée, mais une mise en page claire et colorée peut grandement améliorer l’expérience utilisateur. Voici quelques astuces appliquées dans notre modèle :
- Grand titre et sous-titres : Les sections sont bien identifiées pour faciliter la navigation.
- Couleurs secondaires : Les données sont mises en valeur grâce à des couleurs adaptées (bleu pour les titres, gris clair pour les zones explicatives).
- Largeurs ajustées : Les colonnes sont calibrées pour une impression facile.
Comment utiliser efficacement cet outil ?
- Saisie rigoureuse : Veillez à ce que chaque commande soit correctement enregistrée, avec des informations précises.
- Mise à jour régulière : Modifiez le statut des commandes dès qu’elles évoluent (livraison, annulation, etc.).
- Analyse mensuelle : Utilisez les feuilles de résumé et d’analyse pour identifier les tendances et anticiper les besoins.
Télécharger un modèle vierge d’une fiche de Gestion des Commandes Fournisseurs
Pour une analyse efficace dans la gestion des commandes fournisseurs, il est essentiel d’inclure des indicateurs clés (KPIs) qui permettent de mesurer la performance des processus et d’identifier des opportunités d’amélioration. Voici les principaux indicateurs à considérer :
1. Indicateurs de Volume et Fréquence
- Nombre total de commandes : Nombre de commandes passées sur une période donnée.
- Quantité totale commandée : Somme des quantités commandées pour tous les produits.
- Fréquence des commandes : Nombre moyen de commandes passées par mois/semaine.
- Nombre de fournisseurs actifs : Nombre de fournisseurs ayant reçu au moins une commande.
2. Indicateurs Financiers
- Montant total des commandes : Somme des montants des commandes effectuées.
- Coût moyen par commande : Montant total des commandes divisé par le nombre de commandes.
- Répartition des dépenses par fournisseur : Analyse des montants dépensés auprès de chaque fournisseur.
- Produits à fort coût : Identification des produits les plus coûteux pour prioriser leur gestion.
3. Indicateurs de Performance des Fournisseurs
- Taux de respect des délais : Pourcentage de commandes livrées dans les délais prévus.
- Temps moyen de livraison : Durée moyenne entre la commande et la livraison.
- Nombre de commandes en retard : Volume ou pourcentage des commandes livrées après la date prévue.
- Taux de conformité des produits : Pourcentage de produits reçus sans défaut ni problème.
- Retour fournisseur : Nombre ou pourcentage de commandes retournées à cause de défauts ou d’erreurs.
4. Indicateurs de Stock et Demande
- Produits à rotation rapide : Produits fréquemment commandés, souvent en faible stock.
- Produits à rotation lente : Articles moins demandés pouvant conduire à des surstocks.
- Taux de rupture de stock : Nombre de fois où un produit n’était pas disponible au moment d’une commande.
- Prévisions des besoins : Basées sur les tendances de commande pour ajuster les réapprovisionnements.
5. Indicateurs de Suivi des Statuts
- Répartition des statuts des commandes :
- Pourcentage de commandes livrées.
- Pourcentage de commandes en attente.
- Pourcentage de commandes annulées.
- Commandes partiellement livrées : Volume des commandes livrées en plusieurs lots.
6. Indicateurs de Relations Fournisseurs
- Top 3 des fournisseurs principaux : Basé sur le volume ou la valeur des commandes.
- Fournisseurs les moins performants : En fonction des délais ou de la qualité des produits.
- Fiabilité des fournisseurs : Taux de satisfaction global basé sur les livraisons.
7. Indicateurs d’Efficacité Opérationnelle
- Taux d’utilisation des données : Pourcentage de commandes correctement enregistrées avec des informations complètes.
- Efficacité de réapprovisionnement : Temps moyen pour passer une commande après une alerte de réapprovisionnement.
- Coût administratif par commande : Estimation des coûts internes liés à la gestion de chaque commande.
Présentation des indicateurs
Pour une meilleure compréhension, ces indicateurs peuvent être :
- Visualisés sous forme de graphiques : Histogrammes, diagrammes circulaires ou lignes pour identifier les tendances.
- Classés par priorités : Par exemple, les retards et les défauts peuvent être prioritaires pour réduire les coûts et améliorer la satisfaction client.
Template de gestion des commandes fournisseurs dans Excel automatisée avec KPI
Voici un guide pour utiliser efficacement la template de gestion des commandes fournisseurs automatisée avec KPI :
1. Comprendre la structure du fichier
Le fichier Excel contient trois sections principales :
- Gestion des Commandes (feuille principale) :
- C’est l’endroit où vous enregistrez et suivez toutes vos commandes.
- Contient les informations suivantes :
- ID Commande, Date de Commande, Fournisseur, Produit, Quantité, Prix Unitaire, Montant Total (calculé automatiquement), Statut de la Commande, etc.
- Résumé des Commandes :
- Offre une vue d’ensemble des commandes avec des indicateurs clés tels que :
- Total des commandes.
- Montant total dépensé.
- Répartition des commandes (livrées/en cours).
- Contient des graphiques automatisés pour faciliter l’analyse.
- Offre une vue d’ensemble des commandes avec des indicateurs clés tels que :
- Analyse par Fournisseur :
- Fournit des statistiques détaillées sur la performance de chaque fournisseur, comme :
- Nombre de commandes par fournisseur.
- Montants totaux.
- Fournisseur principal basé sur le montant total.
- Fournit des statistiques détaillées sur la performance de chaque fournisseur, comme :
2. Saisir les données dans la feuille principale
- Allez dans la feuille “Gestion des Commandes”.
- Renseignez chaque ligne en fonction des commandes :
- ID Commande : Un identifiant unique pour chaque commande.
- Date de Commande : La date à laquelle la commande a été passée.
- Nom du Fournisseur : Nom de votre fournisseur.
- Produit : Produit ou service commandé.
- Quantité : Nombre d’unités commandées.
- Prix Unitaire : Prix par unité.
- Statut de la Commande : Sélectionnez parmi “Livrée”, “En cours”, ou “Annulée”.
- Date de Livraison Prévue : Ajoutez une estimation de livraison si disponible.
💡 Les colonnes “Montant Total” et autres KPI se calculent automatiquement.
3. Interpréter le résumé des commandes
- Consultez la feuille “Résumé des Commandes” pour :
- Le total des commandes passées.
- La répartition entre commandes livrées et en cours (graphiques inclus).
- Le montant total dépensé et les quantités commandées.
💡 Les données se mettent à jour automatiquement à mesure que vous complétez la feuille principale.
4. Analyser la performance des fournisseurs
- Allez dans la feuille “Analyse par Fournisseur” pour :
- Voir le fournisseur avec le montant total le plus élevé.
- Identifier les fournisseurs les plus fiables (livraisons en cours, montants élevés).
- Consulter un graphique des performances par fournisseur.
💡 Les données et graphiques reflètent les entrées de la feuille principale.
5. Personnalisation et Utilisation Avancée
- Vous pouvez personnaliser les statuts de commande ou ajouter des colonnes supplémentaires si nécessaire.
- Filtrez ou triez les données dans la feuille principale pour afficher les commandes spécifiques.
- Utilisez les graphiques pour préparer des rapports ou des présentations.
6. Mise à jour régulière
- Ajoutez les nouvelles commandes au fur et à mesure.
- Modifiez les statuts pour refléter les évolutions (par exemple, passer une commande de “En cours” à “Livrée”).
- Supprimez les lignes obsolètes si elles ne sont plus pertinentes.
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