La gestion de projet : fondements, phases et cycle de vie

Au cours des dernières décennies, les entreprises ont dû s’adapter à une demande croissante de flexibilité et d’orientation client. L’évolution a renforcé le rôle clé de la gestion de projet, devenue un domaine de croissance rapide, utilisé mondialement. La demande de professionnels compétents dans ce domaine est en constante augmentation, car ils jouent un rôle essentiel dans la mesure et l’évaluation des résultats des projets, notamment en termes de délais, coûts, qualité, objectifs et risques.

Nature et les caractéristiques d’un projet : comprendre les fondements

La notion de projet revêt plusieurs aspects. Au quotidien, les gens associent souvent un projet à une idée, une opportunité ou un investissement nécessitant un développement, généralement dans un contexte entrepreneurial et de risque. En essence, un projet implique la mise en œuvre d’une série d’activités planifiées visant à optimiser l’utilisation des ressources en vue d’atteindre un objectif spécifique.

D’un point de vue technico-économique, un projet se caractérise par trois éléments principaux :

– Il a un objectif spécifique qui doit être unique et mesurable.

– Un projet se réalise sur une période de temps, avec une date de réalisation.

– Il nécessite un budget préalablement défini pour planifier les ressources financières requises.

De plus, un projet possède certaines caractéristiques complémentaires :

– Il n’est pas répétitif, étant généralement réalisé une seule fois.

– Un projet est homogène, regroupant tous les domaines concernés pour atteindre un but commun.

– Il est complexe en raison des relations et des contraintes qui peuvent surgir.

– Il est intrinsèquement humain, impliquant la mobilisation et la direction d’une organisation humaine pour sa réalisation.

Comprendre la gestion de projet et ses composantes

La gestion de projet est une approche visant à fournir des outils de nature managériale, adaptés à l’entreprise ou à l’organisation, pour développer un ensemble de compétences tant au niveau individuel que dans le travail d’équipe. Son objectif est de planifier, organiser, diriger et contrôler les événements liés à un projet, tout en respectant les contraintes de temps, de coût et de qualité préalablement définies. Elle se concentre sur l’assurance du suivi précis et effectif des activités, des coûts et de la qualité prévus à l’avance, un aspect essentiel pour atteindre la performance du projet.

La gestion de projet implique les actions nécessaires pour mener un projet à terme, en garantissant :

– L’atteinte des objectifs du projet,

– Le respect des délais,

– Le respect du budget,

– La conformité aux normes de qualité.

L’évaluation du résultat d’un projet consiste à mesurer :

– Le degré d’atteinte des objectifs,

– Les écarts entre les délais réels et les délais initialement prévus,

– Les écarts entre les coûts réels et le budget prévu.

D’un point de vue global et intégré, la gestion de projet définit une discipline capable d’intégrer systématiquement la planification, l’organisation, la direction, le contrôle et la qualité dans la gestion des activités liées à un projet.

La gestion de projet mobilise divers domaines de compétence pour une approche intégrée de la gestion des projets.

Étapes et calendrier d’évolution d’un projet : comprendre le cycle de vie

Un projet suit un cycle de vie, de la création à la clôture, permettant son analyse au fil du temps. Cette approche révèle l’existence naturelle de plusieurs phases que le projet traversera inévitablement au fil du temps. Cette perspective d’analyse peut être appliquée à divers scénarios, notamment dans des contextes industriels tels que :

– Le développement d’un nouveau produit.

– L’automatisation d’une ligne de production.

– La construction d’une nouvelle usine de production.

– Le transfert et l’exploration de nouveaux sites.

– La réorganisation d’une entreprise ou d’une partie de celle-ci.

– La mise en œuvre d’ajustements qualitatifs et quantitatifs au sein des organisations.

– La réalisation d’études visant à réduire les coûts, etc.

Les phases que tout projet doit traverser au cours de son cycle de vie sont les suivantes : définition, conception, construction, démarrage, exploitation et transfert.

Phase de Définition : 

La phase de définition fixe les objectifs stratégiques du projet. Pendant cette phase, l’équipe forme l’idée, réalise des études préliminaires, analyse l’environnement, établit des prévisions et évalue les objectifs et les alternatives. Elle englobe un premier examen de la mission, de la vision, des objectifs, des coûts et du planning. Les budgets sont justifiés, et les échéances sont fixées. Fondamentalement, il s’agit d’une phase de planification directrice et de profilage.

La phase de définition répond à la question du “Pourquoi ?” le projet doit être développé. En d’autres termes, elle détermine la stratégie fondamentale, l’organisation nécessaire, ainsi que les ressources requises pour la réalisation du projet.

Phase de Conception :

 Lorsqu’un projet a franchi avec succès sa phase initiale, il progresse vers la phase de conception générale. L’objectif de cette étape est de définir plus précisément et en détail les spécifications, les coûts, les plannings, les besoins en ressources, les ensembles de tâches et les sous-systèmes qui feront partie intégrante du projet, tant sur le plan technique qu’économique. Cette phase implique une étude conceptuelle approfondie et une évaluation visant à examiner en détail les caractéristiques du travail et des procédures nécessaires pour atteindre les résultats escomptés.

Il est également important de noter que la phase de conception peut évoluer vers une analyse plus détaillée lors de la conception détaillée du projet, impliquant la décomposition des tâches en sous-projets ou micro-activités afin d’établir un processus d’attribution des activités plus approfondi.

La phase de conception répond aux questions essentielles telles que : quels produits seront créés, qui produira et distribuera, où sera localisé le projet, quand il sera achevé, et quel sera son coût global.

L’analyse approfondie de cette phase doit aboutir à une proposition concrète et cohérente concernant les caractéristiques techniques clés, les plannings, les estimations de coûts, etc. À ce stade, la décision de poursuivre ou d’abandonner le projet peut être prise.

Phase de Construction : 

La phase de construction, également connue sous le nom de phase d’ingénierie, est la phase la plus étendue et coûteuse dans la plupart des cas. Elle vise à mettre en œuvre ce qui a été défini dans les phases précédentes. Contrairement à une phase d’étude, la phase de construction se concentre sur la gestion, englobant la planification, l’organisation, la direction et le contrôle. Les activités de cette phase incluent la fabrication ou l’acquisition de matériel, l’établissement de lignes d’autorité et de responsabilité, la rédaction de manuels de procédures, la construction d’installations, des travaux physiques, ainsi que la création de documents justificatifs.

Cette phase se concentre sur le “comment ?” de la réalisation du projet, comprenant les activités suivantes :

– Mise à jour des plans détaillés.

– Identification et gestion des ressources nécessaires pour faciliter le processus de construction (approvisionnements et stocks).

– Vérification des spécifications de construction du système.

– Conception détaillée des composants.

– Début de la fabrication, de la construction et de l’installation.

– Préparation finale et distribution des documents.

– Réalisation des tests finaux.

– Élaboration de manuels techniques et de documentation.

– Élaboration de plans d’accompagnement pour le démarrage.

Phase de Démarrage : 

Le projet atteint cette phase lorsqu’il est déterminé qu’il est techniquement et économiquement viable et qu’il atteindra les objectifs souhaités. Au cours de cette phase, l’équipe réalise les activités suivantes :

– Réalisation des tests finaux et des tests du système.

– Utilisation du système aux fins prévues par l’utilisateur ou le client.

– Évaluation de la performance du système dans les aspects techniques, économiques et sociaux, de manière à ce qu’il puisse satisfaire les conditions réelles de fonctionnement.

– Fourniture d’informations en retour aux planificateurs.

– Évaluation de l’adéquation des systèmes de soutien.

Phase d’Exploitation et de Transfert : 

Durant cette phase, le projet évolue au-delà de son idée initiale établie lors de la phase de définition. Cela peut être dû à l’intégration du système dans la structure organisationnelle habituelle ou à la livraison du produit ou du service au client qui l’a demandé.

Pendant cette phase, l’exploitation productive du projet commence, marquant le début de sa durée de vie utile. Il est également possible que le projet ait échoué et doive être annulé. Cette étape implique la préparation de documents finaux, de dossiers, de bilans financiers, la microfilmation, les disquettes, les bases de données, etc.

Pour avoir une perspective temporelle des différentes phases du projet, la Figure 3 illustre l’évolution du projet tout au long de son cycle de vie, mettant en évidence l’effort et l’intensité nécessaires pour chaque phase.

Au fond 🙂 

La gestion de projet connaît une croissance mondiale significative et son application s’étend à travers le monde. Évaluer les résultats des projets, y compris les délais, les coûts, la qualité, les objectifs et les risques, est une difficulté majeure.

La gestion de projet offre des prévisions fiables pour mesurer les performances du projet et relever ces défis. La gestion de projet est donc une discipline cruciale qui permet de planifier, d’organiser, de diriger, de contrôler et de garantir la qualité du développement de projets, que ce soit dans le contexte professionnel, organisationnel ou gouvernemental. Elle joue un rôle clé dans la différenciation entre les projets réussis et les projets qui ne le sont pas.