Audit de l’existant : le réussir pour mener à bien le projet

Dans ce tutoriel, nous vous montrons comment réaliser avec succès un audit de l’existant.

Vous avez récemment accepté la responsabilité de reprendre un projet existant, et cette mission peut s’avérer plus complexe qu’il n’y paraît. L’ancien chef de projet peut avoir assumé d’autres responsabilités, et on vous a assigné le projet dans le cadre d’une réorganisation interne des ressources humaines.

Quoi qu’il en soit, vous disposez d’une équipe qui compte sur votre intervention, en particulier vos compétences de leadership. La direction ou le client du cabinet de conseil souhaite avoir l’assurance que vous avez pris les rênes et que vous comprenez pleinement le projet. Le point de départ est évident : l’audit de l’existant.

Commencer le projet avec un audit de l’existant

Lorsque vous prenez en charge un projet déjà initié par quelqu’un d’autre, il est impératif de comprendre la nécessité d’effectuer un audit de l’existant. Mais pourquoi ce processus est-il si crucial pour prendre le contrôle du projet ?

Chaque fois que vous héritez d’un projet, il est essentiel de :

1. Évaluer la santé du projet à travers un audit de l’existant.
2. Assurer une planification adéquate pour établir une ligne directrice claire.

Un audit de l’existant vous offre un aperçu précieux de l’état actuel du projet. Cela vous permet de déterminer si les risques sont significatifs et si la planification des ressources est alignée sur les besoins réels du projet.

Dans le meilleur des cas, vous constaterez que le prédécesseur a effectué un excellent travail, et tout est en ordre. Vous pourrez alors avancer sereinement vers de nouveaux objectifs et étapes. Sans un audit de l’existant, il serait impossible de juger du travail antérieur.

Cependant, dans le pire des cas, vous pourriez découvrir l’absence quasi totale de plans, de documents et de méthodes de contrôle des travaux. Cette situation vous confronte à une mission ardue dans les semaines à venir.

Ces étapes traduisent conctrètement un audit de l’existant d’un projet dont vous prenez le lead.

Bien comprendre le rôle du consultant/Chef de projet

Existe-t-il un responsable de programme et un programme dans lequel ce projet s’inscrit ? Si non, quelle autorité la charte de projet vous a-t-elle conférée ?

Vérifiez si les objectifs du projet sont établis et s’ils sont raisonnables

Les objectifs sont-ils clairs ?  Le “Oui” complet est la bonne réponse. 
« Non » signifie qu’il y a beaucoup plus de travail à faire ici pour comprendre ce que le projet essaie d’accomplir. Les projets doivent avoir des objectifs qui se traduisent par des résultats et des avantages clairement définis.

Si les perspectives du projet demeurent incertaines, prenez l'initiative de demander au bénéficiaire du projet d'organiser un atelier visant à clarifier ces aspects et à offrir une compréhension globale à toutes les parties prenantes. Dans le cas où les informations sont connues mais non documentées, rédigez un paragraphe explicatif. Il n'est pas nécessaire de tenir de longues réunions si tout le monde possède cette connaissance mais ne l'a pas formalisée par écrit.

Obtenir une copie du plan

Vous pourriez trouver un calendrier de projet. Il s’agit probablement de quelques cases colorées dans une feuille de calcul Excel indiquant le mois ou le trimestre où vous prévoyez de travailler sur chaque phase du projet, alignées sur les principales tranches de travail.

L’absence d’un plan détaillé n’est peut-être pas la fin du monde ?

Nous avions l'habitude de planifier notre programme environ 3 semaines à la fois, ce qui, j'en suis sûr, n'est pas la meilleure pratique, mais nous avions une vision très claire de l'endroit où nous voulions arriver et tout ce que nous faisions nous amener dans la bonne direction, même si nous ne pouvions pas voir au-delà de la fin du mois.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Gérer un projet implique planification, exécution et suivi, garantissant un achèvement réussi, en termes simples. Pour faire court, les chefs de projet sont des catalyseurs du changement.

Un chef de projet adopte une approche méthodique pour garantir que tous les projets de l’entreprise atteignent leurs objectifs, respectent les exigences et sont livrés à temps et dans les limites budgétaires. Une fois que nous avons effectué un audit impartial de la situation actuelle en tant que première étape, nous entreprenons plusieurs actions :

1. Communication constante des tâches à accomplir à l’équipe tout en respectant les échéances.
2. Établissement de calendriers structurés et de la séquence des activités.
3. Définition d’attentes claires pour l’équipe de projet et gestion de leur performance.
4. Identification des risques potentiels et développement d’un plan pour les gérer ou les réduire.
5. Collaboration avec l’équipe pour trouver des solutions en cas de retard du projet.
6. Encouragement et reconnaissance des précieuses contributions des autres membres.
7. Suivi de l’équipe pour assurer une cohésion continue.
8. Considération des besoins des parties prenantes.
9. Mise en avant de l’intégrité et de la responsabilité.
10. Engagement total envers la réussite du projet.

Où peut-on acquérir des compétences en gestion de projet et réaliser efficacement un audit de la situation actuelle ?

Tout d’abord, il est essentiel de noter qu’il n’existe pas de formation académique spécifique nécessaire pour devenir chef de projet. En réalité, selon P. K. Agarwal, PDG de la Northeastern University, les chefs de projet proviennent généralement de divers domaines d’études tels que l’informatique, l’ingénierie, le droit, les affaires, etc. La gestion de projet n’est pas limitée à une seule industrie, elle peut être appliquée dans divers secteurs. Ainsi, le choix de suivre une formation en gestion de projet dépend entièrement de votre volonté de vous perfectionner ou d’explorer de nouvelles opportunités professionnelles.

Agarwal a également affirmé que devenir chef de projet est davantage lié à des compétences générales telles que l’organisation, l’administration, la communication efficace, l’influence, ainsi que la vigilance pour les détails. Cela sous-entend que quiconque peut choisir de poursuivre une carrière en gestion de projet, à condition d’y investir du temps et des efforts.

Il est intéressant de souligner que vous n’avez pas besoin de sélectionner un programme d’études particulier ou de débourser une somme d’argent fixe pour apprendre la gestion de projet. Cependant, plus vous vous investissez dans vos études et plus l’institution où vous les poursuivez est réputée, plus vos chances de vous distinguer s’améliorent. Pour vous aider à prendre cette décision, vous trouverez dans ce guide des options de base et avancées. Nous allons continuer?