Trame des entretiens professionnels et grille d’évaluation – Modèles Excel à utiliser
Les entretiens professionnels constituent des rendez-vous structurants tout au long du parcours d’un salarié dans l’entreprise. Ils répondent à des objectifs différents selon le moment de la carrière et les besoins du collaborateur ou de l’employeur. Certains sont obligatoires, d’autres relèvent davantage d’une bonne pratique managériale. Voici un panorama complet des principaux types d’entretiens à connaître.
1. L’entretien de recrutement : sélectionner le bon candidat
C’est le point de départ de toute collaboration. L’entretien de recrutement permet à l’employeur d’évaluer les compétences, la motivation, les aptitudes relationnelles et la compatibilité culturelle d’un candidat avec l’entreprise. Il ne se limite pas à la vérification d’un CV ; il s’agit aussi de mesurer le potentiel d’intégration, la capacité d’évolution et l’alignement avec les valeurs de l’organisation.
2. L’entretien d’intégration : poser les bases d’une relation durable
Souvent négligé, cet entretien est pourtant clé pour fidéliser les nouveaux arrivants. Il a pour but d’accueillir le salarié dans son nouvel environnement, de lui présenter les codes de l’entreprise, les équipes, les outils, mais aussi de recueillir ses premières impressions. Un bon entretien d’intégration contribue à limiter le turnover et à renforcer l’engagement dès les premiers mois.
3. L’entretien professionnel : un rendez-vous obligatoire tous les deux ans
Imposé par le Code du travail (article L6315-1), l’entretien professionnel doit être organisé tous les deux ans pour tous les salariés. Il ne s’agit pas d’évaluer la performance, mais de se projeter sur les perspectives d’évolution professionnelle du collaborateur. Il aborde les besoins en formation, les projets de mobilité interne ou externe, les souhaits de reconversion, et les moyens à mobiliser pour y parvenir. L’entretien est également requis après certaines absences prolongées.
Tous les six ans, un état des lieux récapitulatif est également obligatoire pour vérifier que le salarié a bien bénéficié des entretiens et d’au moins une formation non obligatoire.
4. L’entretien annuel d’évaluation : faire le point sur la performance
Souvent organisé en fin ou en début d’année, cet entretien permet d’évaluer les résultats obtenus par le salarié, d’identifier les réussites, les axes de progrès, et de fixer les objectifs à venir. Il est aussi l’occasion de discuter des compétences développées, des besoins en formation et des moyens d’accompagnement. Bien qu’il ne soit pas légalement obligatoire, il est largement pratiqué dans les entreprises.
5. L’entretien de reprise : faciliter le retour après une longue absence
Après une absence prolongée (maladie, congé maternité, congé parental, accident du travail…), cet entretien vise à assurer une reprise dans de bonnes conditions. Il permet de faire le point sur l’état d’esprit du salarié, sur les éventuelles évolutions du poste ou de l’organisation durant son absence, et d’anticiper les besoins spécifiques pour une réintégration réussie.
6. L’entretien de remotivation : restaurer la dynamique
Un collaborateur démotivé peut voir sa performance chuter et son moral affecter l’ambiance de travail. L’entretien de remotivation est un outil précieux pour comprendre les raisons de la baisse d’engagement, proposer des ajustements dans les missions ou l’organisation du travail, et renouer le dialogue. Il participe à la prévention des risques psychosociaux.
7. L’entretien de seconde partie de carrière : anticiper l’avenir
Passé un certain âge (souvent autour de 45 ans), il est pertinent de proposer un échange pour faire un bilan des compétences, des aspirations et de la place du collaborateur dans l’entreprise à moyen terme. Cet entretien peut déboucher sur une mobilité, une montée en compétences, un changement de rythme ou la préparation à un rôle de transmission des savoirs.
8. L’entretien de fin de carrière : préparer une transition apaisée
À l’approche de la retraite, cet entretien permet d’accompagner le salarié dans cette phase de transition. Il peut inclure des actions de transmission (tutorat, documentation des savoirs), un aménagement du temps de travail, ou encore un soutien psychologique. Il contribue à valoriser les dernières années de travail et à maintenir un lien positif avec l’entreprise.
Les différents entretiens professionnels jouent chacun un rôle spécifique dans la gestion de la carrière, la motivation et la performance des collaborateurs. Certains sont obligatoires, comme l’entretien professionnel biennal, tandis que d’autres relèvent d’une politique RH proactive.
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Nous décryptons ci-après une trame complète pour un entretien professionnel, structurée pour guider l’échange entre le salarié et le manager, tout en respectant les obligations légales (notamment celles liées à l’entretien professionnel obligatoire tous les 2 ans en France) :
Trame d’entretien professionnel
Durée recommandée : entre 1h et 1h30
Participants : salarié(e) + manager direct ou RH
1. Accueil et contexte (5 à 10 min)
- Rappeler l’objectif de l’entretien professionnel : faire le point sur le parcours, les compétences, les projets professionnels et les besoins en formation.
- Situer l’entretien dans le parcours de carrière (nouvel embauché, après un arrêt long, ou entretien bisannuel).
- Poser un cadre bienveillant et confidentiel.
2. Retour sur le parcours depuis le dernier entretien (15 à 20 min)
- Évolution du poste, missions confiées
- Changements dans l’environnement de travail (équipe, outils, organisation)
- Compétences développées ou renforcées
- Formations suivies et bilan de leur utilité
- Bilan global du salarié sur les 2 dernières années (satisfaction, difficultés rencontrées)
Questions possibles :
- Quelles sont vos réussites ou fiertés professionnelles récentes ?
- Qu’avez-vous appris ou approfondi depuis le dernier entretien ?
- Avez-vous rencontré des obstacles particuliers dans vos missions ?
3. Projets et aspirations professionnelles (15 à 20 min)
- Perspectives d’évolution internes (mobilité horizontale, verticale, changement de poste)
- Volonté de se reconvertir ou d’élargir ses responsabilités
- Centres d’intérêt professionnels
- Compatibilité entre les souhaits du salarié et les opportunités de l’entreprise
Questions possibles :
- Vers quoi souhaiteriez-vous évoluer dans les années à venir ?
- Y a-t-il des compétences ou rôles que vous aimeriez explorer ?
- Souhaitez-vous participer à des projets transverses ou nouveaux ?
4. Besoins en formation et développement (15 à 20 min)
- Identifier les compétences à acquérir ou renforcer
- Déterminer les formations nécessaires à court/moyen terme
- Évoquer la possibilité de VAE, CPF, tutorat ou mentorat
- Vérifier l’adéquation entre besoins individuels et stratégie de l’entreprise
Questions possibles :
- De quoi avez-vous besoin pour mener à bien vos projets professionnels ?
- Quels savoir-faire ou savoir-être souhaitez-vous améliorer ?
- Une formation vous semble-t-elle indispensable pour évoluer ?
5. Suivi et engagements réciproques (10 min)
- Fixer des actions concrètes : demande de formation, accompagnement, mobilité, etc.
- Planifier les étapes à venir (inscription à une formation, retour du RH, entretien intermédiaire…)
- Formaliser les décisions prises
À noter : Un compte-rendu écrit doit être remis au salarié, signé par les deux parties.
6. Clôture de l’entretien (5 min)
- Recueillir le ressenti du salarié sur l’entretien
- Réaffirmer le soutien de l’entreprise dans son parcours
- Remercier pour l’échange et récapituler les prochaines étapes
📄 Documents à annexer au compte-rendu :
- Historique des formations suivies
- Synthèse des compétences actuelles
- Plan d’action défini (avec échéances)
- Signatures du salarié et du manager
Voici une grille d’évaluation pour l’entretien professionnel, rédigée sous forme structurée. Cette grille peut être utilisée par les managers pour évaluer de manière qualitative les éléments clés abordés pendant l’entretien, tout en permettant une prise de recul sur le parcours, les attentes et les besoins du salarié.
📝 Grille d’Évaluation – Entretien Professionnel
Objectif : Analyser la situation actuelle du salarié, évaluer son développement professionnel, identifier ses besoins et aspirations, et proposer des actions concrètes.
1. Évaluation du parcours professionnel (depuis le dernier entretien)
| Critère | Évaluation | Commentaire |
|---|---|---|
| Évolution des missions / responsabilités | ☐ Satisfaisante ☐ Moyenne ☐ À renforcer | |
| Compétences acquises ou renforcées | ☐ Significatives ☐ Modérées ☐ Faibles | |
| Implication dans les projets ou l’équipe | ☐ Forte ☐ Moyenne ☐ Insuffisante | |
| Utilité des formations déjà suivies | ☐ Pertinente ☐ Moyennement pertinente ☐ Peu pertinente |
2. Aspirations et perspectives d’évolution
| Critère | Évaluation | Commentaire |
|---|---|---|
| Clarté du projet professionnel du salarié | ☐ Claire ☐ À préciser ☐ Absente | |
| Motivation à évoluer dans l’entreprise | ☐ Forte ☐ Moyenne ☐ Faible | |
| Réalisme des souhaits exprimés | ☐ Réalistes ☐ À accompagner ☐ Peu réalistes | |
| Volonté de mobilité ou reconversion | ☐ Exprimée ☐ Non exprimée |
3. Besoins en formation et développement
| Critère | Évaluation | Commentaire |
|---|---|---|
| Besoin de formation identifié | ☐ Oui ☐ Non | |
| Adéquation entre besoins et projet pro | ☐ Forte ☐ Moyenne ☐ Faible | |
| Autres besoins de développement (coaching, tutorat, VAE…) | ☐ Oui ☐ Non |
4. Plan d’action et accompagnement RH
| Critère | Évaluation | Commentaire |
|---|---|---|
| Actions proposées concrètes et réalisables | ☐ Oui ☐ Partiellement ☐ Non | |
| Implication du salarié dans le plan d’action | ☐ Active ☐ Passive ☐ Absente | |
| Nécessité d’un suivi intermédiaire | ☐ Oui ☐ Non | |
| Délai recommandé pour le prochain point RH | ☐ 6 mois ☐ 12 mois ☐ Autre : ______ |
5. Ressenti global de l’entretien
| Critère | Évaluation | Commentaire |
|---|---|---|
| Qualité de l’échange | ☐ Très bonne ☐ Moyenne ☐ Difficile | |
| Engagement du salarié | ☐ Fort ☐ Moyen ☐ Faible | |
| Niveau de confiance exprimé | ☐ Élevé ☐ Modéré ☐ Faible |
Signature du salarié : _____________________
Signature du manager / RH : _____________________
📅 Date de l’entretien : ___ / ___ / _____
🎧 Entretien professionnel en distanciel : bonnes pratiques à adopter
Organiser un entretien professionnel en visioconférence est devenu courant avec le développement du télétravail et des outils collaboratifs. Si la distance impose quelques ajustements, elle ne doit en rien altérer la qualité de l’échange. Voici les bonnes pratiques à suivre pour garantir un entretien constructif, même à distance.
1. Anticiper et planifier dans de bonnes conditions
Un entretien professionnel ne s’improvise pas, encore moins en distanciel. Il est essentiel de :
- Bloquer un créneau suffisamment long (au moins 1 heure) dans un moment calme, sans réunions à suivre immédiatement.
- Envoyer une convocation claire, avec l’ordre du jour, les objectifs et les documents à préparer (bilan, souhaits de formation, grille d’entretien…).
- Choisir une plateforme stable et familière (Teams, Zoom, Meet…) et tester sa connexion, sa caméra et son micro à l’avance.
2. Créer un cadre propice à l’échange
À distance, le lien humain peut sembler affaibli. Pour renforcer la qualité de la relation :
- Allumez la caméra : le contact visuel est essentiel pour maintenir l’attention et favoriser l’écoute.
- Accueillez le salarié chaleureusement, comme en présentiel, pour détendre l’atmosphère.
- Soyez dans un environnement calme et professionnel, sans bruit ni interruption.
3. Adopter une posture d’écoute active
À l’écran, les signaux non verbaux sont moins visibles. Il est donc crucial de :
- Laisser parler le salarié sans interrompre, et montrer de l’intérêt par des hochements de tête, des reformulations ou des questions ouvertes.
- Utiliser des silences positifs, pour lui permettre de réfléchir ou approfondir un point.
- Reformuler régulièrement pour vérifier la bonne compréhension.
4. Structurer l’entretien avec des outils adaptés
Pour fluidifier l’échange :
- Utilisez une trame d’entretien partagée (document collaboratif ou grille envoyée en amont).
- Notez les échanges en temps réel dans un document visible par les deux parties ou complétez-le après, en envoyant un compte-rendu.
- Présentez les documents utiles en partage d’écran, pour favoriser la clarté.
5. Conclure avec clarté et engagement
Un bon entretien se termine avec des décisions concrètes :
- Récapitulez les points abordés, les souhaits exprimés, les éventuelles formations envisagées.
- Validez ensemble les prochaines étapes : inscription à une formation, mobilité interne, nouvel entretien…
- Envoyez un compte-rendu signé (électroniquement ou à signer à posteriori) pour assurer la traçabilité.
Et en cas de difficultés techniques ?
Si la connexion devient instable ou la visioconférence impossible :
- Proposez une solution alternative (téléphone avec partage de document, replanification rapide).
- Restez flexible tout en garantissant un échange de qualité.
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