Le Plan de Classement en Entreprise : Modèle Excel pour le Suivi et Canevas pour sa Mise en Œuvre
La gestion documentaire n’est pas un domaine à improviser au sein d’une entreprise. Qu’elle soit moyenne ou multinationale, une entreprise utilise au quotidien un plan de classement structuré qui permet d’organiser ses documents. Ce « doc des docs » devient indispensable et requiert quelques techniques pour que son utilisation soit véritablement bénéfique à l’entreprise.
Pourquoi mettre en place un plan de classement ?
Un plan de classement est un outil précieux qui prend de plus en plus d’importance au fil des jours et apporte de nombreux avantages :
- Accessibilité rapide : Les employés retrouvent facilement les documents nécessaires.
- Gain de temps : Moins de recherche, plus d’efficacité dans le travail quotidien.
- Sécurisation des données : Protection des informations sensibles et respect des obligations légales.
- Archivage optimisé : Conservation des documents selon leur durée de vie légale.
- Réduction des erreurs : Moins de risque de pertes ou de duplications de documents.
Les principes fondamentaux du classement
Concevoir un plan de classement n’est pas une tâche laborieuse, il suffit d’avoir un peu de technicité dans Excel et de respecter quelques règles de base, que nous vous dévoilons ci-après :
- Simplicité : Une structure facile à comprendre et à utiliser par tous les collaborateurs.
- Cohérence : Un système uniforme qui suit la logique de l’entreprise.
- Évolutivité : Un classement adaptable aux changements organisationnels.
- Sécurisation : Une protection adéquate des documents en fonction de leur sensibilité.
Méthodes de classement
Dans la pratique, il existe plusieurs méthodes pour structurer un plan de classement. Selon les besoins spécifiques de l’entreprise et le type de documents à organiser, les consultants ou les administrateurs en interne peuvent faire preuve de créativité :
1. Classement alphabétique
Les dossiers sont classés selon un ordre alphabétique basé sur un critère précis (nom du client, fournisseur, employé, etc.). Cette méthode est idéale pour les fichiers relatifs aux relations professionnelles.
2. Classement chronologique
Les documents sont classés en fonction de leur date (année, mois, jour). Très utile pour la gestion des factures, contrats et courriers.
3. Classement thématique
Les documents sont regroupés par catégories (comptabilité, juridique, ressources humaines, commercial, production). Chaque thème est ensuite subdivisé pour affiner la recherche.
4. Classement numérique
Chaque document est attribué à un numéro unique selon un code logique préétabli, facilitant ainsi l’indexation et la recherche rapide.
5. Classement géographique
Cette approche est pertinente pour les entreprises multisites, classant les documents par lieu d’activité.
Exemple de plan de classement structuré
Un bon plan de classement doit être clair et logique. Voici un exemple structuré adapté à une entreprise :
- Administration générale
- Statuts de l’entreprise
- Rapports d’assemblées générales
- Licences et autorisations
- Comptabilité et finance
- Factures (émises et reçues)
- Déclarations fiscales
- Bilans comptables
- Ressources humaines
- Dossiers des employés
- Contrats de travail
- Fiches de paie
- Juridique et conformité
- Contrats et accords
- Contentieux et litiges
- Documents de propriété intellectuelle
- Commercial et marketing
- Fiches clients et prospects
- Stratégies et campagnes marketing
- Études de marché
- Production et logistique
- Bons de commande et de livraison
- Gestion des stocks
- Procédures et normes de fabrication
L’archivage des documents
Chaque document possède une durée légale de conservation. Il est important de respecter ces délais pour éviter tout risque juridique. Voici quelques durées indicatives :
- Factures : 10 ans
- Contrats commerciaux : 5 à 10 ans après expiration
- Dossiers des employés : 5 ans après le départ du salarié
- Déclarations fiscales : 6 ans
L’archivage peut être physique (classeurs, boîtes d’archives) ou numérique (systèmes GED, cloud sécurisé). Une bonne stratégie d’archivage garantit un accès sécurisé aux documents et optimise l’espace de stockage.
Les outils pour un classement efficace
L’évolution technologique permet aujourd’hui de mieux organiser et sécuriser les documents. Plusieurs outils numériques facilitent la gestion documentaire :
- Logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED) : Permettent un stockage et un classement numérique intelligent.
- Cloud et serveurs partagés : Favorisent l’accessibilité et le travail collaboratif.
- Tableurs et bases de données : Utiles pour organiser des fichiers selon des critères spécifiques.
Mise en place et suivi
Pour garantir l’efficacité du plan de classement, il est nécessaire de :
- Former les collaborateurs : Sensibiliser les équipes à l’utilisation du système.
- Mettre en place une charte de classement : Documenter les règles et procédures.
- Désigner un responsable du classement et de l’archivage : Veiller à la bonne application du plan.
- Mettre à jour régulièrement la structure : Adapter le classement aux évolutions de l’entreprise.
Fichier Excel : Plan de Classement des Entreprises
Le fichier Excel “Plan de Classement des Entreprises” est un modèle automatisé conçu pour aider les entreprises à organiser efficacement leurs documents. Il comprend plusieurs éléments visuels et indicateurs permettant une gestion structurée et intuitive.
1. Structure du fichier
Le fichier est composé d’une feuille principale nommée “Plan de Classement”, qui présente un tableau détaillé des catégories de classement documentaire. Il inclut les informations suivantes :
- Catégorie : Type de documents à classer (Administration, Comptabilité, Ressources Humaines, etc.).
- Exemples de Documents : Liste de documents associés à chaque catégorie.
- Durée de Conservation : Temps légal ou recommandé pour l’archivage des documents.
- Nombre de Documents : Un indicateur du volume de documents par catégorie.
- Importance (1-5) : Niveau d’importance de chaque catégorie, noté sur une échelle de 1 à 5.
2. Éléments visuels et indicateurs automatisés
Pour faciliter l’utilisation et la lisibilité du fichier, plusieurs améliorations ont été apportées :
🔹 Mise en forme et couleurs
- Un titre principal bien visible : “Plan de Classement des Entreprises – Indicateurs et Visualisation” en haut du fichier, avec un fond coloré bleu.
- En-têtes de colonnes en bleu foncé pour différencier les catégories.
- Ajustement automatique des colonnes pour une lecture fluide.
📊 Graphique interactif
- Un graphique en barres a été ajouté pour visualiser le nombre de documents par catégorie.
- Il est placé sur le côté droit du tableau et se met à jour automatiquement lorsque les données changent.
3. Fonctionnalités et automatisation
- Calculs dynamiques : Les valeurs de nombre de documents et importance peuvent être ajustées et modifiées selon les besoins spécifiques de l’entreprise.
- Graphique interactif : Mis à jour en temps réel pour une meilleure visualisation de la répartition documentaire.
- Format adapté pour l’impression : Mise en page optimisée pour une impression claire et organisée.
Utilisation du Canevas pour Mettre en Œuvre Plan de Classement des Entreprises
1. Descriptif du Canevas
Le Canevas de Plan de Classement des Entreprises est un document structuré destiné à aider les entreprises à organiser efficacement leurs documents. Il offre un modèle clair et personnalisable permettant de structurer un plan de classement selon les besoins spécifiques de chaque organisation.
📌 Objectifs du Canevas :
- Fournir une trame standardisée pour structurer le classement des documents.
- Aider à définir les catégories documentaires et leurs durées de conservation.
- Identifier les personnes responsables et les niveaux d’accès aux documents.
- Assurer la conformité aux réglementations et aux exigences internes.
- Optimiser la gestion et l’archivage des documents pour un accès rapide et sécurisé.
📂 Contenu du Canevas :
Le document est divisé en sept sections permettant une structuration complète du classement documentaire :
- Informations Générales : Identification de l’entreprise et des responsables du plan de classement.
- Catégories de Documents : Liste des principaux types de documents gérés par l’entreprise.
- Méthode de Classement : Choix de la méthode d’organisation (alphabétique, chronologique, thématique, numérique, etc.).
- Plan de Conservation : Définition des durées de conservation et des niveaux d’accès aux documents.
- Outils et Supports de Classement : Identification des outils utilisés (papier, GED, serveurs, etc.).
- Personnes Autorisées : Attribution des droits d’accès aux différentes catégories documentaires.
- Suivi et Mise à Jour : Dates de mise à jour et responsable de la maintenance du plan de classement.
2. Guide d’Utilisation
📝 Comment Remplir le Canevas ?
1️⃣ Téléchargez et ouvrez le document Word sur votre ordinateur ou imprimez-le pour une version papier.
2️⃣ Remplissez la section “Informations Générales” en indiquant :
- Le nom de l’entreprise.
- La date de mise en place du plan de classement.
- Le nom du responsable en charge de la gestion documentaire.
3️⃣ Listez les catégories de documents les plus importantes pour votre entreprise dans la section “Catégories de Documents”.
- Ajoutez autant de catégories que nécessaire en fonction de votre activité.
4️⃣ Choisissez la méthode de classement adaptée à vos besoins dans la section “Méthode de Classement”.
- Cochez la méthode qui convient le mieux (ex. : alphabétique pour les fichiers clients, chronologique pour les factures, etc.).
- Ajoutez des précisions si nécessaire.
5️⃣ Déterminez la durée de conservation des documents dans le “Plan de Conservation”.
- Indiquez combien de temps chaque type de document doit être conservé.
- Associez chaque catégorie à un niveau d’accès (élevé, moyen, faible).
6️⃣ Précisez les outils utilisés pour stocker et gérer vos documents dans “Outils et Supports de Classement”.
- Cochez les options adaptées : format papier, GED, cloud, serveurs internes…
7️⃣ Identifiez les personnes autorisées à consulter chaque type de document dans la section “Personnes Autorisées”.
- Notez les noms des responsables et les documents auxquels ils ont accès.
8️⃣ Définissez un processus de mise à jour du plan de classement dans “Suivi et Mise à Jour”.
- Indiquez la date de dernière mise à jour et la prochaine révision prévue.
- Désignez une personne responsable des révisions régulières.
📌 Conseils pour une Meilleure Utilisation :
✔ Personnalisez le canevas selon les besoins spécifiques de votre entreprise. Ajoutez ou supprimez des sections si nécessaire.
✔ Impliquez les équipes concernées (administration, comptabilité, RH, juridique…) dans la définition des catégories et des accès.
✔ Stockez une version numérique et papier du canevas pour éviter toute perte et garantir l’accessibilité en cas de besoin.
✔ Effectuez des mises à jour régulières pour s’assurer que le plan de classement reste pertinent et adapté à l’évolution de l’entreprise.
✔ Sensibilisez vos collaborateurs à l’importance du respect du plan de classement pour une meilleure organisation interne.
Le Canevas de Plan de Classement des Entreprises est un outil essentiel pour structurer, sécuriser et simplifier la gestion documentaire en entreprise. Son utilisation garantit une meilleure organisation, un accès rapide aux informations et une conformité aux exigences légales et administratives.
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