Une Fiche de Suivi Expédition utile est courte, normée, équipée de dates et de preuves. Elle aligne entrepôt, transporteur, douane et client autour d’une seule vérité du flux. Avec ses check-lists, ses statuts EDI, ses documents référencés et ses KPIs (OTIF, transit time), elle devient l’outil qui évite les pertes d’information, accélère les décisions et réduit les coûts cachés (attentes, litiges, re-livraisons).
Pourquoi une “fiche de suivi expédition” change tout
Dans la logistique, l’événement n’existe que s’il est horodaté, documenté, opposable. La Fiche de Suivi Expédition est la page unique qui réunit :
l’identité de l’envoi (référence, volumes, Incoterm),
les jalons de transit (statuts EDI normalisés),
les documents (BL/AWB/CMR, facture, packing list),
les alertes & écarts (retards, avaries, douane),
la preuve de livraison (POD),
et les KPIs pour piloter la performance (OTIF, DIFOT, délai porte-à-porte).
Résultat : un flux lisible, auditable, et une équipe qui sait quoi faire maintenant.
La fiche — trame A4 imprimable (à coller sur le colis ou en chemise dossier)
Suivi d’expéditions — la feuille qui fait parler vos flux
Dans ce classeur, chaque onglet raconte une facette du voyage d’un colis. Expeditions décrit le réel, KPIs prend le pouls, Dashboard met en scène, Lists fixe la grammaire.
I. Expeditions — le journal de bord
C’est la table vivante où l’on pose des faits et où les chiffres se calculent d’eux-mêmes.
1) La ligne bleue
Une première rangée bleu nuit ouvre la marche : des en-têtes nets, des filtres prêts, des lignes zébrées qui guident l’œil. On y lit l’identité du voyage (ShipmentID, Client, Incoterm, Mode, Transporteur), le temps promis (départ, fenêtre de livraison, promesse d’arrivée) et le temps vécu (départ réel, livraison réelle, ETA courant).
2) Les lieux qui parlent
Deux UN/LOCODE (origine, destination) donnent des racines et un horizon à chaque expédition. Un code, une ville, un monde.
3) Les vérités automatiques
Des colonnes calculées s’éclairent seules :
OTIF et DIFOT (1 en vert, 0 en rouge),
TransitTime (j), Écart délai (h) (barres qui s’allongent à mesure du retard),
Aging depuis le départ (du vert à l’orange puis au rouge),
SLA_Breach (O/N) qui jaunit quand la promesse vacille,
LateBucket qui classe le retard : OK, 0–6h, 6–24h, >24h.
4) Les accrocs et ceux qui les réparent
L’incident a une nature (retard, manquant, douane…), une gravité (mineur/majeur), un statut (ouvert/en cours/clos), un responsable, une échéance, parfois un coût. Si l’échéance passe et que le dossier n’est pas clos, la cellule rougit — discrète alarme qui évite l’oubli.
II. KPIs — le souffle des chiffres
Un feuillet calme, didactique.
1) La météo du moment
Nombre d’expéditions, OTIF moyen, DIFOT moyen, % d’incidents, retard moyen, aging moyen : quelques mesures simples, immédiatement lisibles.
2) Les couleurs par mode
Route, Air, Mer : trois lignes, trois moyennes OTIF. On voit vite quel mode tient sa promesse — et lequel demande soin.
III. Dashboard — la scène et le regard
L’onglet qui s’affiche en réunion, sans s’excuser.
1) Trois tuiles, une histoire
Nb d’expéditions,
OTIF moyen,
Incidents (%). Des cartes claires, prêtes à être projetées.
2) Deux graphes qui suffisent
Un histogramme montre la répartition des expéditions par mode. Un camembert découpe l’OTIF (à l’heure / en retard) en parts nettes et silencieuses.
IV. Lists — la grammaire commune
Ici résident les listes déroulantes : Modes, Incoterms, Livré complet, Gravité, Statut. Modifier une valeur, c’est enseigner un nouveau mot à tout le classeur. La cohérence s’y cultive.