Rédaction et Élaboration d’une Méthode, d’une Procédure ou d’une Instruction
L’élaboration d’une méthode, d’une procédure ou d’une instruction est essentielle pour structurer et formaliser des actions dans un cadre professionnel. Ce guide propose une démarche en plusieurs étapes pour rédiger des documents clairs, efficaces et adaptés aux besoins des utilisateurs.
1. Comprendre l’objectif du document
Avant de commencer la rédaction, il est essentiel de définir l’objectif du document :
- Méthode : décrit une approche générale pour atteindre un objectif donné.
- Procédure : décrit une séquence d’actions à suivre pour accomplir une tâche.
- Instruction : donne des directives précises pour effectuer une opération spécifique.
Questions à se poser :
- À qui s’adresse le document ?
- Quel est le contexte et la finalité ?
- Quels sont les résultats attendus ?
2. Structurer le document
Une bonne structuration facilite la compréhension et l’application du document.
2.1. Page de couverture (optionnelle)
Inclure les informations suivantes :
- Titre du document
- Référence et version
- Date de rédaction
- Auteur(s)
- Service ou département concerné
2.2. Table des matières
Permet de retrouver rapidement les informations clés.
2.3. Introduction
- Présentation du contexte et de l’objectif du document.
- Rappel des enjeux et bénéfices.
2.4. Définitions et abréviations (si nécessaire)
- Clarifier les termes techniques et les acronymes utilisés.
2.5. Responsabilités et périmètre
- Identifier les acteurs impliqués et leurs rôles.
- Délimiter le champ d’application du document.
2.6. Description de la méthode, procédure ou instruction
Ce cœur du document doit être rédigé de façon claire, détaillée et séquentielle.
Procédure détaillée :
- Titre clair de chaque étape (ex. : “Validation de la demande”)
- Description précise (quoi, qui, quand, comment)
- Outils nécessaires (logiciels, formulaires, équipements)
- Illustrations (schémas, images, captures d’écran si pertinent)
Exemple :
| Étape | Description | Acteur responsable | Outils |
|---|---|---|---|
| 1. Réception de la demande | Vérification de la conformité des informations | Assistant administratif | Formulaire de demande |
| 2. Validation | Analyse et approbation | Responsable | Logiciel X |
3. Conseils pour une rédaction efficace
- Utiliser un langage simple et précis : éviter les termes ambigus.
- Être logique et structuré : adopter une progression naturelle.
- Numéroter les étapes : faciliter le suivi.
- Mettre en évidence les informations importantes (gras, encadré, couleurs).
- Illustrer lorsque nécessaire : un schéma vaut parfois mieux qu’un long texte.
4. Vérification et validation
Avant de finaliser le document :
- Relire et corriger les fautes de grammaire et d’orthographe.
- Faire tester la procédure par une personne non impliquée.
- Valider avec les responsables pour garantir la conformité.
- Obtenir une approbation officielle si nécessaire.
5. Diffusion et mise à jour
- Diffuser le document auprès des équipes concernées.
- Mettre en place une version contrôlée (numérotation, suivi des modifications).
- Planifier des révisions régulières pour s’assurer de la pertinence du contenu.
6. Exemple de Modèle de Procédure
Procédure de Gestion des Demandes d’Achat
1. Objectif
Décrire le processus permettant d’émettre, valider et traiter une demande d’achat dans l’entreprise.
2. Champ d’application
Toutes les demandes d’achat supérieures à 500€ au sein du service achats.
3. Acteurs
- Demandeur : remplit le formulaire de demande d’achat.
- Responsable de service : valide la demande.
- Service achats : effectue l’achat.
4. Processus
| Étape | Description | Acteur Responsable |
|---|---|---|
| 1. Demande | Le demandeur remplit un formulaire et le transmet au responsable | Demandeur |
| 2. Validation | Le responsable analyse et valide | Responsable |
| 3. Commande | Le service achats passe la commande | Service achats |
Une bonne procédure ou instruction doit être claire, concise et actionnable. Elle doit être régulièrement mise à jour pour rester pertinente et efficace.
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Exemples de Rédaction : Procédure vs Instruction
1. Exemple de Procédure : Gestion des Demandes d’Achat
Référence : PR-ACH-001 | Version : 1.2 | Date : 15/03/2025
Service concerné : Département Achats
Objectif : Assurer une gestion efficace et conforme des demandes d’achat au sein de l’entreprise.
Champ d’application : Toutes les demandes d’achat de matériel et fournitures de bureau supérieures à 500€.
1. Responsabilités
| Acteur | Rôle |
|---|---|
| Demandeur | Soumet une demande d’achat via le système ERP |
| Manager | Valide ou rejette la demande |
| Service Achats | Vérifie la conformité et passe la commande |
| Comptabilité | Assure le suivi budgétaire et le paiement du fournisseur |
2. Processus Détaillé
| Étape | Description | Responsable | Outil |
|---|---|---|---|
| 1 | Le demandeur remplit un formulaire de demande d’achat | Demandeur | Formulaire en ligne |
| 2 | Le manager examine la demande et la valide | Manager | Système ERP |
| 3 | Le service achats vérifie la conformité et recherche un fournisseur | Service Achats | Liste des fournisseurs |
| 4 | Une fois approuvée, la commande est passée et un bon de commande est généré | Service Achats | Système ERP |
| 5 | La facture est transmise à la comptabilité pour règlement | Comptabilité | Logiciel comptable |
3. Suivi et Mise à Jour
- Fréquence de mise à jour : Tous les ans ou en cas de modification du processus.
- Validation par : Responsable des Achats et Directeur Financier.
2. Exemple d’Instruction : Remplir une Demande d’Achat dans le Système ERP
Référence : INS-ACH-001 | Version : 1.0 | Date : 15/03/2025
Objectif : Expliquer comment remplir une demande d’achat correctement dans le système ERP.
Public cible : Tous les employés ayant besoin de passer une commande.
1. Étapes à Suivre
- Se connecter au système ERP avec vos identifiants.
- Accéder au module “Demande d’Achat”.
- Cliquer sur “Créer une nouvelle demande”.
- Remplir les champs suivants :
- Nom du demandeur (sélectionner dans la liste déroulante).
- Référence du produit (sélectionner parmi les articles disponibles).
- Quantité souhaitée (indiquer un chiffre).
- Motif de l’achat (expliquer brièvement l’utilisation).
- Joindre une pièce justificative si nécessaire (devis, spécifications techniques).
- Valider la demande en cliquant sur “Soumettre”.
- Attendre la validation du manager (vous recevrez un e-mail de confirmation).
2. Consignes Spécifiques
✅ Vérifiez bien la disponibilité des produits avant de soumettre votre demande.
✅ Toute demande sans pièce justificative pour un montant supérieur à 1000€ sera rejetée.
❌ Ne pas passer commande sans validation du manager.
3. Contact en cas de problème
📧 Assistance ERP : support-erp@entreprise.com
📞 Service Achats : +33 1 23 45 67 89
Comparaison des Deux Rédactions
| Élément | Procédure | Instruction |
|---|---|---|
| Niveau de détail | Général, organisationnel | Très détaillé, pas à pas |
| Public cible | Plusieurs acteurs impliqués | Utilisateur effectuant une action |
| But | Définir un processus global | Expliquer précisément comment faire |
| Structure | Étapes générales + rôles définis | Étapes précises avec instructions claires |
| Exemple | Gestion des demandes d’achat | Remplir une demande d’achat |
- Procédure = Vue globale du processus, plusieurs acteurs impliqués.
- Instruction = Guide détaillé et précis pour exécuter une tâche spécifique.
Cas Particuliers : Procédure vs Instruction
Il existe des situations où la distinction entre une procédure et une instruction devient plus complexe. Voici quelques cas particuliers qui illustrent ces différences dans des contextes spécifiques.
1. Procédure vs Instruction dans un Hôpital
Cas : Administration d’un Médicament
- Procédure : “Gestion de l’administration des médicaments en milieu hospitalier”
- Objectif : Définir les étapes générales de prescription, validation, administration et surveillance.
- Implique plusieurs acteurs : médecin, pharmacien, infirmier.
- Exemples d’étapes :
- Le médecin prescrit le médicament via le dossier patient.
- Le pharmacien valide la prescription et prépare le traitement.
- L’infirmier administre le médicament et note l’administration dans le dossier patient.
- Instruction : “Comment administrer une injection intraveineuse”
- Objectif : Décrire les gestes précis pour réaliser l’injection.
- Exemples d’étapes :
- Se laver les mains et porter des gants.
- Vérifier le nom du patient et le médicament.
- Préparer la seringue avec la dose prescrite.
- Choisir un site d’injection adapté et désinfecter.
- Injecter lentement le médicament et surveiller la réaction.
📌 Cas particulier : L’instruction fait partie de la procédure. Si un hôpital change son protocole d’administration, la procédure sera mise à jour, mais les instructions spécifiques pour l’injection resteront inchangées.
2. Procédure vs Instruction dans une Usine
Cas : Contrôle Qualité d’un Produit
- Procédure : “Processus de contrôle qualité sur la chaîne de production”
- Objectif : Assurer que chaque produit respecte les standards de qualité.
- Implique plusieurs acteurs : opérateurs de production, contrôleurs qualité, superviseurs.
- Exemples d’étapes :
- Vérification aléatoire d’un échantillon de produits finis toutes les 2 heures.
- Test de conformité avec les normes ISO 9001.
- Remplissage d’un rapport de contrôle et approbation du superviseur.
- Instruction : “Comment utiliser un micromètre pour mesurer une pièce”
- Objectif : Expliquer comment mesurer une pièce pour vérifier qu’elle respecte les tolérances définies.
- Exemples d’étapes :
- S’assurer que le micromètre est calibré avant utilisation.
- Positionner la pièce entre les mâchoires du micromètre.
- Tourner la vis jusqu’à obtenir un contact sans forcer.
- Lire la mesure et comparer avec les tolérances spécifiées.
- Noter la mesure dans la fiche de contrôle.
📌 Cas particulier : Une nouvelle norme peut exiger un changement de procédure (ex. : contrôle plus fréquent), mais l’instruction sur l’utilisation du micromètre reste la même.
3. Procédure vs Instruction dans un Logiciel Informatique
Cas : Sauvegarde et Restauration des Données
- Procédure : “Gestion des sauvegardes et restaurations des bases de données”
- Objectif : Définir les règles de sauvegarde et récupération des données en cas d’incident.
- Implique plusieurs acteurs : administrateurs systèmes, techniciens IT.
- Exemples d’étapes :
- Programmation de sauvegardes automatiques chaque nuit.
- Stockage sécurisé sur un serveur distant.
- En cas de perte de données, validation d’une demande de restauration.
- Instruction : “Comment restaurer une base de données MySQL”
- Objectif : Expliquer la commande exacte pour restaurer une base de données.
- Exemples d’étapes :
- Ouvrir le terminal et se connecter au serveur MySQL.
- Exécuter la commande :
mysql -u utilisateur -p motdepasse < sauvegarde.sql - Vérifier que la restauration s’est bien déroulée avec :
SHOW DATABASES; - Tester les fonctionnalités pour s’assurer que tout est opérationnel.
📌 Cas particulier : Si une nouvelle solution cloud est adoptée, la procédure de gestion des sauvegardes changera, mais l’instruction spécifique sur MySQL restera la même tant que l’outil est utilisé.
4. Procédure vs Instruction dans la Sécurité au Travail
Cas : Evacuation d’un Bâtiment en Cas d’Incendie
- Procédure : “Plan d’évacuation en cas d’incendie”
- Objectif : Expliquer l’organisation générale de l’évacuation.
- Implique plusieurs acteurs : salariés, responsables sécurité, pompiers.
- Exemples d’étapes :
- Déclenchement de l’alarme incendie.
- Évacuation vers les sorties de secours désignées.
- Vérification par les responsables que tout le personnel a bien évacué.
- Instruction : “Comment utiliser un extincteur en cas de départ de feu”
- Objectif : Apprendre à utiliser un extincteur correctement.
- Exemples d’étapes :
- S’assurer que l’extincteur est adapté au type de feu (A, B, C).
- Dégoupiller l’extincteur et tester un court jet.
- Viser la base des flammes en balayant latéralement.
- Éteindre complètement le feu et s’assurer qu’il ne reprend pas.
📌 Cas particulier : L’entreprise peut mettre à jour son plan d’évacuation (nouvelle signalisation, nouveau point de rassemblement), mais la méthode d’utilisation d’un extincteur ne changera pas.
5. Procédure vs Instruction dans la Gestion Administrative
Cas : Traitement des Notes de Frais
- Procédure : “Validation et remboursement des notes de frais”
- Objectif : Assurer que toutes les dépenses des employés sont validées et remboursées correctement.
- Implique plusieurs acteurs : employé, manager, comptabilité.
- Exemples d’étapes :
- L’employé soumet ses justificatifs via un portail RH.
- Le manager valide la demande en fonction des plafonds de remboursement.
- La comptabilité effectue le remboursement sur le prochain salaire.
- Instruction : “Comment soumettre une note de frais sur le logiciel RH”
- Objectif : Expliquer l’utilisation du portail RH pour soumettre une note de frais.
- Exemples d’étapes :
- Se connecter au portail RH.
- Aller dans la section “Notes de frais”.
- Remplir les champs (montant, date, catégorie de dépense).
- Joindre une photo du justificatif.
- Soumettre la demande pour validation.
📌 Cas particulier : Un changement de politique peut affecter la procédure (ex. : nouvelles règles de remboursement), mais l’instruction pour soumettre une note de frais ne changera que si le logiciel est mis à jour.
Procédure : Encadre un processus global, avec plusieurs acteurs impliqués.
Instruction : Décrit une action spécifique, étape par étape.
- Si un employé doit comprendre “quoi faire” → Procédure
- Si un employé doit savoir “comment faire” → Instruction
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