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Le modèle planning congés Excel gratuit présenté ci-dessous fournit un cadre fiable pour suivre CP, RTT, récupérations, congés sans solde et arrêts maladie. Conçu pour un usage opérationnel et auditables, il intègre listes déroulantes, calculs automatiques et code couleur standardisé.
Télécharger le modèle
1) Contenu du modèle (structure professionnelle)
Paramètres : année, mois, seuil d’effectif minimal par jour, liste de jours fériés (pris en compte dans les calculs).
Employés : base collaborateurs (service, ETP, soldes indicatifs).
Demandes : formulaire normalisé (Employé, Type, Début/Fin, ½ journée, Statut) avec durée ouvrée calculée automatiquement et checkmark de validation (✓/✗/⏳).
Planning_Mensuel : calendrier du mois choisi, coloration par type d’absence, total d’absences par jour et ligne “Seuil OK ? (✓/✗)”.
Synthèse : décomptes par type, volume mensuel, indicateurs rapides.
2) Mise en route (procédure)
Renseigner Paramètres : définir Année et Mois ; compléter les jours fériés.
Importer/ajouter les employés (onglet Employés).
Saisir les demandes (onglet Demandes) et positionner le Statut.
Consulter le Planning_Mensuel : les absences s’affichent par jour et par personne, avec codes et couleurs.
Vérifier la ligne “Seuil OK ?” : ✓ si l’effectif restant est suffisant, ✗ sinon.
Un planning de congés qui fluidifie la vie d’équipe
Dans beaucoup d’équipes, le planning de congés devient un casse-tête dès que l’été approche : demandes par mail, fichiers multiples, arbitrages de dernière minute. Le modèle que nous avons mis en place part d’un principe simple : rendre visible, tôt, et pour tous.
La saisie unique des demandes, avec statut En attente/Validé/Refusé, alimente automatiquement un calendrier lisible. Les couleurs (CP, RTT, maladie…) permettent d’identifier en un coup d’œil la nature de l’absence, tandis que les week-ends et fériés sont neutralisés pour éviter les erreurs de comptage.
Côté pilotage, deux mécanismes font la différence : les soldes (consommé vs disponible) et les alertes de couverture. On sait immédiatement si une équipe passe sous le seuil de présence défini, ou si un pic d’absences se forme sur une période sensible. Plutôt que de gérer la crise, on pré-vient.
Les vues mensuelles A4 standardisent l’affichage : un support commun, dans le même format, pour les réunions d’équipe ou l’affichage atelier. La Synthèse transforme les données en décisions : qui a du reliquat à poser, quelles semaines sont encore sous tension, où faut-il arbitrer.
Enfin, le modèle reste sobre : formules Excel natives, pas de macros obligatoires, ce qui facilite l’adoption. On peut l’ouvrir partout, le partager facilement et l’adapter (nouvelles équipes, nouveaux types d’absences) sans tout casser.
Résultat : moins d’emails, moins de flou, plus d’équité. Un planning de congés n’est pas qu’un tableau ; c’est un rituel d’équipe qui rend visibles les contraintes de chacun et sécurise la continuité de service.
Mode d’emploi du classeur Planning Congès FR
1) Mise en route (1 minute)
Ouvrez le fichier dans Excel (Windows/Mac).
Onglet Paramètres :
Vérifiez l’année (2026) et complétez les jours fériés FR (ajoutez Pâques, Ascension, Pentecôte).
Ajustez si besoin les seuils : présence min. par équipe et cap absents/jour.
2) Renseigner l’équipe
Onglet Équipe : ajoutez/modifiez vos collaborateurs, équipes et managers. La liste est reprise automatiquement dans Demandes (menu déroulant).
3) Saisir les absences
Onglet Demandes :
Collaborateur ( matricule RH ) → choisir dans la liste.
Type → CP / RTT / MAL / ABS / MAT.
Du / Au → au format jj/mm/aaaa.
Statut → mettre Validé pour qu’elle apparaisse sur les plannings.
La colonne Jours_ouvrés se calcule toute seule.
4) Visualiser le planning
Planning_Annuel_2026 : vue globale “type Gantt”, colorée par type.
Aff_…_2026_A4 (Janvier, Août, Novembre, Décembre) : prêt à imprimer (A4 paysage, 1 page de large).
5) Suivre et imprimer
Synthèse : totaux CP/RTT/MAL/ABS/MAT par collaborateur.
Dashboard : indicateurs rapides (30 jours à venir, actifs…).
Impression : ouvrez la feuille Aff_…_A4 → Fichier > Imprimer (rien à régler).
6) Couleurs & légende
Codes : CP (bleu), RTT (cyan), MAL (rouge), ABS (ambre), MAT (violet).
Week-ends et fériés sont ombrés automatiquement.
7) Bonnes pratiques
Saisir toujours les dates au format jj/mm/aaaa.
Garder Statut = Validé pour l’affichage.
Si vous ajoutez beaucoup de lignes, étendez la table T_Demandes (cliquer dans la table → mise en forme de tableau > redimensionner).
8) Dépannage rapide
#NOM? dans Jours_ouvrés : Excel FR utilise NB.JOURS.OUVRES.INTL ; selon votre version, il traduit automatiquement. Sinon, remplacez la formule.
Les dates s’affichent en texte : sélectionnez la colonne → Format de cellule > Date (jj/mm/aaaa).
Alerte présence (mise en forme conditionnelle par équipe & jour) : =NB.SI.ENS(T_Demandes[Équipe];$B6;T_Demandes[Statut];"Validé";T_Demandes[Du];"<="&Jour;T_Demandes[Au];">="&Jour) >= Cap_Absents ou =Effectif_Equipe - Absents_Jour < Seuil_Présence
6) Workflow (demande → décision)
Saisie par le salarié : Collaborateur, Type, Du, Au, Commentaire → Statut = En attente.
Contrôle auto : soldes CP/RTT, chevauchements, seuils/Cap.
Décision manager : Validé (avec éventuel ré-étalement) ou Refusé (motif).
Publication : plannings Planning_Annuel_2026 & Aff_…_A4 se colorent automatiquement.
7) Orchestration (étalement & priorités)
Objectif : lisser les absences pour éviter les creux de présence.
Règles de priorité (ex. à adapter) :
Contraintes légales/collectives (CP à solder, congés maternité/paternité, médical).
Ancienneté de la demande (premier arrivé).
Criticité des compétences (postes clés).
Pseudo-logique :
trier demandes planifiables (CP/RTT) par priorité
pour chaque demande:
pour chaque jour du [Du..Au]:
si Absents(Equipe, jour) < Cap_Absents ET Présents(Equipe, jour) ≥ Seuil_Présence:
réserver le jour
sinon:
proposer la première alternative (±1 semaine, puis ±2…)
valider le créneau final avec le manager + notifier le salarié
Pour maladie : pas d’orchestration ; enregistrement factuel (arrêt) et mise à jour du planning.
8) Campagne annuelle (cadencement)
Janvier–Février : ouverture des intentions CP, pose des RTT “ponts” possibles.
Mars–Avril : arbitrages été, publication version 1.
Juin : gel des semaines critiques (production/projets).
Septembre : point de consommation, plan de rattrapage des soldes.
Décembre : clôture & report selon règles de l’entreprise.