Quand on finance une voiture, tout...
En 2025, le remboursement des frais de déplacement professionnels continue de reposer sur un dispositif bien connu mais parfois mal appliqué : l’indemnité kilométrique. Derrière ce nom technique se cache un mécanisme simple, encadré par l’URSSAF, destiné à compenser l’usage du véhicule personnel d’un salarié pour les besoins de son travail.
Mais comment la calculer précisément ? Quelles sont les règles à respecter pour rester dans le cadre légal ? Et quelles nouveautés faut-il connaître cette année ?
L’indemnité kilométrique n’est pas un avantage, mais un remboursement de frais professionnels. Lorsqu’un salarié utilise sa voiture personnelle pour un rendez-vous client, une intervention sur site ou une mission ponctuelle, il engage des frais (carburant, usure du véhicule, assurance, etc.).
Plutôt que de rembourser chaque dépense au réel, l’entreprise peut appliquer un forfait au kilomètre fixé par l’administration. Ce barème dépend :
Chaque année, l’URSSAF actualise ses plafonds exonérés. Voici les montants applicables en 2025 pour un véhicule de tourisme :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | 0,529 €/km | 0,316 €/km + 1 065 € | 0,370 €/km |
| 4 CV | 0,606 €/km | 0,340 €/km + 1 320 € | 0,407 €/km |
| 5 CV | 0,636 €/km | 0,357 €/km + 1 435 € | 0,427 €/km |
| 6 CV et plus | 0,661 €/km | 0,374 €/km + 1 470 € | 0,448 €/km |
👉 Ces montants sont exonérés de cotisations sociales s’ils respectent le cadre d’utilisation défini par l’URSSAF.
Un salarié effectue 1 500 km dans l’année avec une voiture de 5 CV. Son indemnité est :
→ 1 500 km × 0,636 €/km = 954 €
Ce montant est exonéré, car il respecte le plafond forfaitaire.
✔️ Conserver une traçabilité des trajets (feuille de route, justificatif d’activité).
✔️ Appliquer le bon barème selon le nombre total de kilomètres annuels.
✔️ Ne pas cumuler cette indemnité avec d’autres remboursements (ex : remboursement essence).
✔️ Veiller à ce que le trajet soit strictement professionnel (pas de trajet domicile-travail ordinaire).
✔️ Actualiser le nombre de kilomètres en cours d’année si le seuil de 5 000 ou 20 000 km est dépassé.
Il peut vite devenir fastidieux de jongler entre les distances, les trajets, les CV et les plafonds. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises utilisent un simulateur automatisé, qui intègre :
Ce fichier Excel sert à calculer automatiquement l’indemnité kilométrique due à chaque salarié en 2025, selon les barèmes URSSAF officiels en vigueur.
Il facilite la gestion administrative, le remboursement des frais professionnels et la conformité sociale.
🧾 Feuille 1 – Simulateur IK 2025
| Colonne | Description |
|---|---|
| Nom du salarié | Nom et prénom du salarié concerné |
| Distance (km) | Distance aller simple parcourue par jour |
| Nombre de trajets | Nombre total de trajets effectués dans le mois |
| Puissance fiscale (CV) | Puissance du véhicule utilisé |
| Barème €/km | Barème applicable selon le CV et la tranche de kilométrage |
| Total indemnité (€) | Calcul automatique basé sur la distance × trajets × barème |
🎨 Cette feuille est mise en forme de manière lisible et colorée pour faciliter son usage mensuel ou individuel.
Cette feuille reprend le barème officiel d’indemnité kilométrique applicable aux véhicules de tourisme, selon :
Vous y trouverez les plafonds URSSAF 2025 : jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, et au-delà de 20 000 km.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Nom du salarié | Identité |
| Total km parcourus | Produit des trajets × distance |
| Barème €/km | Taux appliqué |
| Total annuel remboursé | Calcul automatique de l’indemnité annuelle |
💡 Cette synthèse permet une vue globale par salarié, utilisable pour bilan RH ou comptabilité annuelle.
L’indemnité kilométrique est un remboursement forfaitaire des frais professionnels engagés par un salarié qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels.
Elle est :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | 0,529 €/km | 0,316 €/km + 1 065 € | 0,37 €/km |
| 4 CV | 0,606 €/km | 0,340 €/km + 1 320 € | 0,407 €/km |
| 5 CV | 0,636 €/km | 0,357 €/km + 1 435 € | 0,427 €/km |
| 6 CV et plus | 0,661 €/km | 0,374 €/km + 1 470 € | 0,448 €/km |
✅ Ces montants sont exonérés de charges sociales, à condition de respecter les règles d’usage du véhicule à des fins strictement professionnelles.
L’indemnité kilométrique est un outil précieux pour encadrer les déplacements professionnels, mais son bon usage repose sur :
C’est une solution simple, à condition d’être bien outillé et bien informé.
Si le principe général de l’indemnité kilométrique est simple, certains cas particuliers peuvent prêter à confusion. Voici les principales situations qui méritent une attention particulière :
Les déplacements entre le domicile du salarié et son lieu de travail ne donnent pas droit à une indemnité kilométrique. Ces trajets sont considérés comme personnels, sauf en cas d’affectation temporaire ou de mission exceptionnelle.
✅ Indemnisable seulement si :
Un salarié peut effectuer plusieurs allers-retours professionnels dans la même journée (visites clients, chantiers, etc.). Tous ces déplacements sont indemnisables, à condition :
📌 Il est conseillé de regrouper les kilomètres par jour, puis par mois, pour faciliter la vérification.
Le salarié peut alterner entre l’usage :
⚠️ Dans ce cas, seule la part réellement effectuée avec le véhicule personnel doit être comptabilisée. Il faut donc bien distinguer les jours et trajets concernés.
Le barème URSSAF diffère selon le type de véhicule :
| Type de véhicule | Spécificité |
|---|---|
| 🏍️ Moto / scooter | Barème spécifique selon la cylindrée |
| 🚲 Vélo / VAE | Possibilité d’indemnité forfaitaire mobilité durable |
| 🚚 Véhicule utilitaire personnel | Relevé au barème auto ou remboursement réel possible |
📎 Il est crucial de choisir le bon barème pour le bon véhicule.
Un salarié en télétravail peut avoir à se déplacer ponctuellement à une réunion ou un rendez-vous. Ces déplacements, dès lors qu’ils sont justifiés et commandés par l’employeur, sont indemnisables comme n’importe quel autre trajet professionnel.
📌 Bien mentionner dans les fiches de frais qu’il s’agit d’un déplacement exceptionnel depuis le domicile.
Les salariés qui interviennent sur plusieurs sites, clients ou chantiers dans le cadre de leurs fonctions (techniciens, commerciaux, etc.) peuvent être remboursés de tous leurs déplacements hors site principal d’affectation.
⚠️ La prise en charge peut alors devenir importante, et il est conseillé de tenir un carnet de bord ou une feuille de mission pour éviter les erreurs ou les abus.
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