Audit de l’existant : le réussir pour mener à bien le projet

Dans ce tutoriel, nous vous montrons comment réaliser avec succès un audit de l’existant.

Vous avez récemment accepté la responsabilité de reprendre un projet existant, et cette mission peut s’avérer plus complexe qu’il n’y paraît. L’ancien chef de projet peut avoir assumé d’autres responsabilités, et on vous a assigné le projet dans le cadre d’une réorganisation interne des ressources humaines.

Quoi qu’il en soit, vous disposez d’une équipe qui compte sur votre intervention, en particulier vos compétences de leadership. La direction ou le client du cabinet de conseil souhaite avoir l’assurance que vous avez pris les rênes et que vous comprenez pleinement le projet. Le point de départ est évident : l’audit de l’existant.

Commencer le projet avec un audit de l’existant

Lorsque vous prenez en charge un projet déjà initié par quelqu’un d’autre, il est impératif de comprendre la nécessité d’effectuer un audit de l’existant. Mais pourquoi ce processus est-il si crucial pour prendre le contrôle du projet ?

Chaque fois que vous héritez d’un projet, il est essentiel de :

1. Évaluer la santé du projet à travers un audit de l’existant ou l’analyse de l’existant.
2. Assurer une planification adéquate pour établir une ligne directrice claire.

Un audit de l’existant vous offre un aperçu précieux de l’état actuel du projet. Cela vous permet de déterminer si les risques sont significatifs et si la planification des ressources est alignée sur les besoins réels du projet.

Dans le meilleur des cas, vous constaterez que le prédécesseur a effectué un excellent travail, et tout est en ordre. Vous pourrez alors avancer sereinement vers de nouveaux objectifs et étapes. Sans un audit de l’existant, il serait impossible de juger du travail antérieur.

Cependant, dans le pire des cas, vous pourriez découvrir l’absence quasi totale de plans, de documents et de méthodes de contrôle des travaux. Cette situation vous confronte à une mission ardue dans les semaines à venir.

Ces étapes traduisent conctrètement un audit de l’existant d’un projet dont vous prenez le lead.

Bien comprendre le rôle du consultant/Chef de projet

Existe-t-il un responsable de programme et un programme dans lequel ce projet s’inscrit ? Si non, quelle autorité la charte de projet vous a-t-elle conférée ?

Vérifiez si les objectifs du projet sont établis et s’ils sont raisonnables

Les objectifs sont-ils clairs ?  Le “Oui” complet est la bonne réponse. 
« Non » signifie qu’il y a beaucoup plus de travail à faire ici pour comprendre ce que le projet essaie d’accomplir. Les projets doivent avoir des objectifs qui se traduisent par des résultats et des avantages clairement définis.

Si les perspectives du projet demeurent incertaines, prenez l'initiative de demander au bénéficiaire du projet d'organiser un atelier visant à clarifier ces aspects et à offrir une compréhension globale à toutes les parties prenantes. Dans le cas où les informations sont connues mais non documentées, rédigez un paragraphe explicatif. Il n'est pas nécessaire de tenir de longues réunions si tout le monde possède cette connaissance mais ne l'a pas formalisée par écrit.

Obtenir une copie du plan

Vous pourriez trouver un calendrier de projet. Il s’agit probablement de quelques cases colorées dans une feuille de calcul Excel indiquant le mois ou le trimestre où vous prévoyez de travailler sur chaque phase du projet, alignées sur les principales tranches de travail.

L’absence d’un plan détaillé n’est peut-être pas la fin du monde ?

Nous avions l'habitude de planifier notre programme environ 3 semaines à la fois, ce qui, j'en suis sûr, n'est pas la meilleure pratique, mais nous avions une vision très claire de l'endroit où nous voulions arriver et tout ce que nous faisions nous amener dans la bonne direction, même si nous ne pouvions pas voir au-delà de la fin du mois.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Gérer un projet implique planification, exécution et suivi, garantissant un achèvement réussi, en termes simples. Pour faire court, les chefs de projet sont des catalyseurs du changement.

Un chef de projet adopte une approche méthodique pour garantir que tous les projets de l’entreprise atteignent leurs objectifs, respectent les exigences et sont livrés à temps et dans les limites budgétaires. Une fois que nous avons effectué un audit impartial de la situation actuelle en tant que première étape, nous entreprenons plusieurs actions :

1. Communication constante des tâches à accomplir à l’équipe tout en respectant les échéances.
2. Établissement de calendriers structurés et de la séquence des activités.
3. Définition d’attentes claires pour l’équipe de projet et gestion de leur performance.
4. Identification des risques potentiels et développement d’un plan pour les gérer ou les réduire.
5. Collaboration avec l’équipe pour trouver des solutions en cas de retard du projet.
6. Encouragement et reconnaissance des précieuses contributions des autres membres.
7. Suivi de l’équipe pour assurer une cohésion continue.
8. Considération des besoins des parties prenantes.
9. Mise en avant de l’intégrité et de la responsabilité.
10. Engagement total envers la réussite du projet.

Exercices Corrigés : Gestion de Projet – Les Livrables, Les Jalons, Les Phases

Où peut-on acquérir des compétences en gestion de projet et réaliser efficacement un audit de la situation actuelle ?

Tout d’abord, il est essentiel de noter qu’il n’existe pas de formation académique spécifique nécessaire pour devenir chef de projet. En réalité, selon P. K. Agarwal, PDG de la Northeastern University, les chefs de projet proviennent généralement de divers domaines d’études tels que l’informatique, l’ingénierie, le droit, les affaires, etc. La gestion de projet n’est pas limitée à une seule industrie, elle peut être appliquée dans divers secteurs. Ainsi, le choix de suivre une formation en gestion de projet dépend entièrement de votre volonté de vous perfectionner ou d’explorer de nouvelles opportunités professionnelles.

Agarwal a également affirmé que devenir chef de projet est davantage lié à des compétences générales telles que l’organisation, l’administration, la communication efficace, l’influence, ainsi que la vigilance pour les détails. Cela sous-entend que quiconque peut choisir de poursuivre une carrière en gestion de projet, à condition d’y investir du temps et des efforts.

Il est intéressant de souligner que vous n’avez pas besoin de sélectionner un programme d’études particulier ou de débourser une somme d’argent fixe pour apprendre la gestion de projet. Cependant, plus vous vous investissez dans vos études et plus l’institution où vous les poursuivez est réputée, plus vos chances de vous distinguer s’améliorent. Pour vous aider à prendre cette décision, vous trouverez dans ce guide des options de base et avancées. Nous allons continuer?

Suivez ce lien pour créer des exemples de l’analyse de l’existant :

L’analyse de l’existant : Utilisation d’un Modèle PowerPoint à Remplir

Travaux Pratiques Corrigés – Audit de l’Existant ( l’analyse de l’existant )

Ces travaux pratiques proposent des situations concrètes permettant d’appliquer la méthodologie d’audit de l’existant dans divers contextes d’entreprise. Chaque exercice est suivi d’une correction détaillée avec des outils et des recommandations adaptées.

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TP 1 : Audit de la Performance Opérationnelle d’un Supermarché

Situation :

L’enseigne FastMarket constate une baisse de sa rentabilité et des files d’attente trop longues en caisse.
La direction veut réaliser un audit de l’existant pour identifier les facteurs bloquants.

Travail demandé :

1. Listez les axes d’audit pertinents pour analyser la situation.
2. Identifiez trois dysfonctionnements possibles et leurs impacts.
3. Proposez un plan d’action correctif.

Correction :

1. Axes d’audit :
   • Flux des clients en magasin.
   • Gestion des stocks (ruptures, surstocks).
   • Organisation des caisses et temps d’attente.
   • Performance des employés et formation.
   • Analyse des ventes et de la rentabilité des produits.
2. Dysfonctionnements possibles et impacts :
   • Sous-effectif en caisse → files d’attente → perte de clients.
   • Mauvaise gestion des stocks → ruptures de produits → baisse des ventes.
   • Disposition peu optimisée des rayons → ralentissement du parcours client.
3. Plan d’action correctif :
   • Augmenter le personnel en caisse aux heures de pointe.
   • Utiliser des outils de prévision des stocks (analyse des ventes passées).
   • Revoir l’agencement du magasin pour fluidifier le parcours client.

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TP 2 : Audit des Processus de Recrutement dans une PME

Situation :

L’entreprise TechInnov, une PME spécialisée en IT, fait face à un turnover élevé.
Les nouveaux employés quittent souvent l’entreprise dans les 6 premiers mois.

Travail demandé :

1. Établissez une méthodologie d’audit pour analyser le recrutement.
2. Identifiez trois causes possibles du turnover.
3. Proposez des solutions pour améliorer la rétention des talents.

Correction:

1. Méthodologie d’audit :
   • Analyse des fiches de poste et de leur adéquation avec le marché.
   • Évaluation du processus de sélection (tests, entretiens, validation).
   • Enquête auprès des employés pour comprendre les départs.
2. Causes possibles du turnover :
   • Promesses non tenues sur les conditions de travail.
   • Manque de formation et d’accompagnement des nouveaux arrivants.
   • Salaires et avantages non compétitifs.
3. Solutions recommandées :
   • Améliorer l’onboarding (formation dès l’arrivée, mentorat).
   • Aligner les offres avec les standards du marché pour attirer et fidéliser.
   • Mieux définir les attentes dès le recrutement pour éviter les mauvaises surprises.

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TP 3 : Audit de la Satisfaction Client d’un Site E-commerce

Situation :

Le site FashionClick enregistre beaucoup d’abandons de panier et des avis négatifs sur la livraison.

Travail demandé :

1. Définissez les indicateurs clés à mesurer pour analyser la satisfaction.
2. Listez trois problèmes courants en e-commerce et leurs conséquences.
3. Proposez un plan d’amélioration.

Correction :

1. Indicateurs clés à mesurer :
   • Taux d’abandon de panier.
   • Délai moyen de livraison.
   • Taux de retour des articles.
   • Note moyenne des avis clients.
2. Problèmes courants :
   • Frais de livraison trop élevés → abandon de panier.
   • Délais de livraison trop longs → frustration client.
   • Produits non conformes aux photos → taux de retour élevé.
3. Plan d’amélioration :
   • Offrir la livraison gratuite au-delà d’un certain montant.
   • Améliorer la transparence sur les délais de livraison.
   • Mettre en place des descriptions et photos réalistes des produits.

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TP 4 : Audit de la Sécurité Informatique d’une Entreprise

Situation :

L’entreprise BankSecure a été victime d’une cyberattaque entraînant une fuite de données sensibles.

Travail demandé :

1. Identifiez les axes d’audit en cybersécurité.
2. Proposez trois vulnérabilités possibles et leurs risques.
3. Définissez un plan d’action de sécurisation.

Correction :

1. Axes d’audit :
   • Sécurité des accès et mots de passe.
   • Protection des bases de données.
   • Sensibilisation des employés aux cyberattaques.
2. Vulnérabilités et risques :
   • Mots de passe trop simples → accès non autorisé.
   • Absence de sauvegardes régulières → perte de données en cas d’attaque.
   • Phishing → ingénierie sociale exploitant l’erreur humaine.
3. Plan de sécurisation :
   • Mettre en place une politique de mot de passe renforcée.
   • Installer un pare-feu et des antivirus performants.
   • Former les employés aux bonnes pratiques de cybersécurité.

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TP 5 : Audit Financier d’une Start-up

Situation :

La start-up GreenEnergy a levé des fonds mais se retrouve rapidement en difficulté de trésorerie.

Travail demandé :

1. Quels éléments doivent être analysés dans un audit financier ?
2. Identifiez trois erreurs financières courantes chez les start-ups.
3. Proposez des solutions pour stabiliser la trésorerie.

Correction :

1. Éléments clés de l’audit financier :
   • Analyse des flux de trésorerie.
   • Répartition des coûts fixes et variables.
   • Modèle de rentabilité et prix de revient.
2. Erreurs financières courantes :
   • Investissements trop rapides → manque de liquidités.
   • Sous-estimation des coûts d’acquisition client.
   • Mauvaise gestion des délais de paiement des clients.
3. Solutions proposées :
   • Réduire les dépenses inutiles et optimiser les coûts.
   • Allonger les délais de paiement fournisseurs et raccourcir ceux des clients.
   • Chercher des financements complémentaires (prêts, subventions).

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la Fiche Intelligence : Audit de l’Existant

L’audit de l’existant est un outil stratégique essentiel permettant aux entreprises d’identifier leurs forces, faiblesses et opportunités d’amélioration. La fiche intelligence créée offre une méthodologie structurée et détaillée, couvrant les étapes clés, les domaines d’application, les outils d’analyse et les bonnes pratiques pour mener un audit efficace.

💡 Points forts du document :
✅ Organisation claire et progressive : La fiche suit une démarche logique allant de la définition de l’audit jusqu’à la mise en œuvre des actions correctives.
✅ Présentation des outils analytiques : La fiche introduit des méthodes éprouvées comme le SWOT, le diagramme d’Ishikawa, le PDCA et les KPI, facilitant l’identification des dysfonctionnements.
✅ Références académiques et professionnelles : L’appui sur des normes internationales (ISO, COSO) et des modèles reconnus (Kotter, Kaplan & Norton) confère une crédibilité accrue au contenu.
✅ Approche pragmatique et actionnable : Chaque section propose des solutions applicables immédiatement en entreprise, favorisant la mise en place d’un plan d’amélioration efficace.

📌 Utilisation recommandée :
Cette fiche est un guide indispensable pour :

• 📊 Les managers et chefs de projet souhaitant améliorer la performance organisationnelle.
• 🔍 Les auditeurs internes et consultants en charge d’évaluer les processus d’entreprise.
• 🏢 Les dirigeants et entrepreneurs désireux de repérer les axes de croissance et d’optimisation.