Maximisez l’efficacité avec un fichier de suivi des problèmes : Guide détaillé

Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu’est un fichier de suivi des problèmes, pourquoi il est important et comment en créer un pour maximiser l’efficacité de votre équipe ou de votre entreprise.

💡 L’efficacité dans le monde professionnel exige une gestion précise des problèmes afin de préserver la productivité et d’assurer la qualité des résultats. Le fichier de suivi des problèmes émerge alors comme un outil indispensable pour cette tâche. Il représente une référence centralisée permettant d’enregistrer, de suivre et de résoudre les défis rencontrés dans le cadre d’un projet ou d’une organisation.

Qu’est-ce qu’un fichier de suivi des problèmes ?

Un fichier de suivi des problèmes est un document ou un système informatisé utilisé pour enregistrer et suivre les problèmes rencontrés dans le cadre d’un projet, d’un processus ou d’une opération. Il agit comme une base de données centralisée où les membres de l’équipe peuvent signaler les problèmes, les suivre et collaborer pour les résoudre de manière efficace.

Importance du fichier de suivi des problèmes :

Centralisation des informations : Un fichier de suivi des problèmes permet de centraliser toutes les informations concernant les problèmes rencontrés, ce qui facilite leur gestion et leur résolution.
Suivi et priorisation : En enregistrant les problèmes de manière systématique, l’équipe peut les suivre et les prioriser en fonction de leur gravité et de leur impact sur le projet ou l’organisation.
Collaboration efficace : Le fichier de suivi des problèmes favorise la collaboration entre les membres de l’équipe en leur permettant de partager des informations, des commentaires et des solutions potentielles.
Amélioration continue : En analysant les problèmes enregistrés dans le fichier de suivi, les équipes peuvent identifier les tendances, les causes sous-jacentes et mettre en place des mesures correctives pour éviter qu’ils ne se reproduisent à l’avenir.

Comment créer un fichier de suivi des problèmes efficace :

Définir les champs nécessaires : Identifiez les informations essentielles à enregistrer pour chaque problème, telles que la description du problème, la date de signalement, le statut de résolution, la personne responsable, etc.
Choisir un format adapté : Vous pouvez créer un fichier de suivi des problèmes à l’aide d’un tableur comme Excel, utiliser un outil de gestion de projet intégrant cette fonctionnalité, ou même développer un système personnalisé en fonction des besoins de votre équipe ou de votre organisation.
Former l’équipe : Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent comment utiliser le fichier de suivi des problèmes et l’importance de maintenir des informations précises et à jour.
Établir des procédures de gestion : Définissez des procédures claires pour signaler, suivre et résoudre les problèmes enregistrés dans le fichier de suivi, en précisant les responsabilités de chaque membre de l’équipe.
Analyser et améliorer : Passez régulièrement en revue les données du fichier de suivi des problèmes pour identifier les tendances, les lacunes dans le processus et les opportunités d’amélioration continue.
Voici un modèle de liste de suivi des problèmes que vous pouvez utiliser comme point de départ pour créer votre propre fichier de suivi :
Liste de suivi des problèmes
Ce modèle comprend plusieurs colonnes pour enregistrer les détails pertinents de chaque problème, y compris le numéro de référence, la date de signalement, la description du problème, la priorité, le statut actuel, la personne responsable, la date de résolution prévue et les commentaires supplémentaires. Vous pouvez personnaliser ce modèle en ajoutant ou en supprimant des champs selon les besoins spécifiques de votre équipe ou de votre organisation.

Voici un modèle de liste de suivi des problèmes que vous pouvez utiliser comme point de départ pour créer votre propre fichier de suivi :

Liste de suivi des problèmes

Numéro	Date de signalement	Description du problème	Priorité	Statut	Personne responsable	Date de résolution prévue	Commentaires
PRB001	29/04/2024	Problème de connexion au serveur	Élevée	En attente	Jean Dupont	05/05/2024	En cours d’investigation
PRB002	30/04/2024	Erreur de calcul dans le rapport mensuel	Moyenne	En cours	Marie Leclerc	03/05/2024	Identifiée, en train de corriger
PRB003	01/05/2024	Crash de l’application mobile lors du paiement	Haute	Résolu	Thomas Martin	02/05/2024	Problème corrigé avec la dernière mise à jour
PRB004	02/05/2024	Retard de livraison des fournitures	Moyenne	En attente	Laura Tremblay	10/05/2024	En cours de suivi avec le fournisseur
PRB005	03/05/2024	Difficulté d’accès aux fichiers partagés	Basse	En attente	Équipe IT	06/05/2024	En train d’investiguer la cause du problème

Ce modèle comprend plusieurs colonnes pour enregistrer les détails pertinents de chaque problème, y compris le numéro de référence, la date de signalement, la description du problème, la priorité, le statut actuel, la personne responsable, la date de résolution prévue et les commentaires supplémentaires. Vous pouvez personnaliser ce modèle en ajoutant ou en supprimant des champs selon les besoins spécifiques de votre équipe ou de votre organisation.

Voici un modèle de suivi des problèmes des clients en informatique :

Suivi des Problèmes des Clients – Informatique

Numéro	Date de Réception	Client	Description du Problème	Statut	Responsable	Date de Résolution Prévue	Date de Résolution	Commentaires
CP001	29/04/2024	ABC Inc.	Problème de connexion au réseau	En attente	John Doe	05/05/2024	–	Problème signalé par le service informatique interne
CP002	30/04/2024	XYZ Corp.	Écran noir sur l’ordinateur de bureau	En cours	Sarah Smith	03/05/2024	–	Diagnostic en cours, suspecté un problème matériel
CP003	01/05/2024	123 Corp.	Imprimante ne fonctionne pas	Résolu	Emily Johnson	02/05/2024	02/05/2024	Problème de pilotes, réinstallés avec succès
CP004	02/05/2024	DEF Ltd.	Virus informatique détecté	En attente	Michael Brown	10/05/2024	–	Analyse en cours, mise en quarantaine du système
CP005	03/05/2024	GHI SA	Problème de lenteur sur le serveur	En cours	David Wilson	06/05/2024	–	Vérification des performances et optimisation en cours

Ce modèle comprend les champs suivants :

Numéro : Numéro de référence unique pour chaque problème.
Date de Réception : Date à laquelle le problème a été signalé.
Client : Nom de l’entreprise ou de l’organisation cliente.
Description du Problème : Brève description du problème signalé.
Statut : État actuel du problème (en attente, en cours, résolu, etc.).
Responsable : Personne responsable de la résolution du problème.
Date de Résolution Prévue : Date estimée pour la résolution du problème.
Date de Résolution : Date à laquelle le problème a été effectivement résolu.
Commentaires : Notes supplémentaires ou mises à jour sur le problème.

Ce modèle peut être personnalisé en ajoutant ou en supprimant des champs en fonction des besoins spécifiques de votre équipe ou de votre organisation. Par exemple, vous pouvez inclure des informations supplémentaires telles que la priorité du problème, les actions correctives prises, ou les coûts associés à la résolution du problème.

💡Application

Pour créer une liste de suivi des problèmes dans Excel, vous pouvez structurer votre feuille de calcul pour inclure toutes les informations pertinentes concernant chaque problème. Voici les étapes à suivre et un exemple de structure que vous pourriez utiliser :

Étapes pour créer la liste de suivi des problèmes :

Ouvrir Excel et créer un nouveau classeur.
Nommer les colonnes pour capturer toutes les informations nécessaires sur chaque problème. Voici quelques suggestions de colonnes :

ID du problème (unique)
Titre du problème
Description
Priorité (Haute, Moyenne, Basse)
Statut (Ouvert, En cours, Fermé)
Date de création
Date de résolution prévue
Date de résolution effective
Responsable
Commentaires

Entrer des données pour chaque problème que vous suivez dans les colonnes appropriées.
Utiliser des fonctionnalités Excel pour améliorer le suivi :

Filtrage et tri : Permet de filtrer et trier les données par colonne (par exemple, par priorité ou statut).
Validation des données : Utiliser la validation des données pour s’assurer que les entrées dans des colonnes comme “Priorité” et “Statut” sont cohérentes (par exemple, en utilisant des listes déroulantes).
Formules conditionnelles : Par exemple, utiliser la mise en forme conditionnelle pour changer la couleur des cellules en fonction du statut ou de la proximité de la date de résolution prévue.
Tableaux croisés dynamiques : Pour analyser et résumer les problèmes en fonction de différents attributs comme le statut ou la priorité.

Maintenir et mettre à jour la liste régulièrement pour qu’elle reflète l’état actuel des problèmes.

Exemple de structure initiale dans Excel :

ID	Titre	Description	Priorité	Statut	Date de création	Date de résolution prévue	Date de résolution effective	Responsable	Commentaires
1	Problème de login	Description du problème ici	Haute	Ouvert	01/05/2024	07/05/2024		Jean
2	Erreur page 404	Description du problème ici	Moyenne	En cours	02/05/2024	10/05/2024		Marie

Cette structure vous permet de commencer à suivre efficacement les problèmes. Vous pouvez ajuster les colonnes et les méthodes de suivi selon les besoins spécifiques de votre projet ou de votre organisation.