Registre de mouvement de titres dématérialisé — modèle Word et Excel, de la théorie à l’opérationnel

La tenue d’un registre de mouvement de titres (actions, parts, obligations) est la colonne vertébrale de la traçabilité capitalistique. En dématérialisé, il garantit l’exactitude des soldes par détenteur, la conformité KYC/AML, et la capacité à produire une cap table fiable “à date”. Ce guide explique quoi consigner, comment organiser le registre, quelles formules utiliser et quels contrôles établir — avec des exemples concrets.

1) Finalités du registre (et bénéfices)

Traçabilité intégrale des flux : émissions, transferts, rachats, annulations.
Exactitude des soldes par compte/nominatif et par ISIN/ligne de titres.
Auditabilité : reconstitution rapide d’un mouvement, preuve d’enregistrement (date/heure, opérateur, références).
Reporting : cap table à date, répartition % par classe, écarts théorique vs circulation.
Conformité : rattachement aux pièces KYC, vérifications sanctions/PEP, journal horodaté.

2) Architecture des données (4 blocs)

A. Référentiel “Titres”

ISIN / Code (unique), Nature (actions, parts, obligations), Devise, Nominal, Total émis (théorique), Forme (nominatif/démat.), Dates (ouverture/dernière MAJ).
Rôle : dictionnaire des lignes ; le registre ne doit accepter que des ISIN présents ici (validation).

B. Registre (journal des mouvements)

Colonnes minimales :
ID Mvt · Date valeur · Type (Entrée/Sortie/Transfert/Annulation) · ISIN · Compte Débit · Compte Crédit · Quantité · Prix/valeur · Référence (ordre/contrat) · Sens (+1/−1) · Solde après.
Sens dérivé du Type (Entrée/Transfert = +1 ; Sortie/Annulation = −1).
Solde après : somme cumulative par ISIN & Compte Crédit.

C. Cap Table (instantané à date)

Entrées : Date de référence + couples (ISIN, Compte) à lister.
Sorties : Quantité au ≤ Date et % de détention par ISIN.

D. Paramètres & listes

Types de mouvement, Natures, Devises ; éventuellement Catégories de comptes (nominatif/omnibus/auto-détention).

3) Logique de calcul (formules prêtes à l’emploi)

3.1. Sens du mouvement

=IF(Type="Entrée",1,IF(Type="Transfert",1,IF(Type="Sortie",-1,IF(Type="Annulation",-1,0))))

Assure une polarité unique, évite les inversions lors des transferts.

3.2. Solde après (compte crédité, par ISIN)

Somme cumulée des mouvements jusqu’à la ligne courante, filtrée par ISIN et Compte Crédit.

=SUMPRODUCT(($CompteCrédit$3:$CompteCrédit_r = CompteCrédit_r)
           *($ISIN$3:$ISIN_r = ISIN_r)
           *($Sens$3:$Sens_r * $Quantité$3:$Quantité_r))

Alerte si < 0 (solde négatif).

3.3. Quantité “à date” (Cap Table)

Pour un couple (ISIN, Compte) et une date de référence B2 :

=SUMPRODUCT((Registre!$ISIN=$A_r)
           *(Registre!$CompteCrédit=$B_r)
           *(Registre!$Date<=CapTable!$B$2)
           *(Registre!$Sens*Registre!$Quantité))

3.4. % de détention par ISIN

=IF(Quantité="","", Quantité / SUMIF($ISINplage, ISIN, $Quantitéplage))

4) Gouvernance & procédures (qui fait quoi)

Rôle	Responsabilités clés
Teneur de registre	Saisit/contrôle les mouvements, maintient le référentiel, horodate, signe.
Contrôle (2e pair d’yeux)	Revue indépendante des pièces (ordre, contrat, KYC, sanctions).
Représentant émetteur	Autorise émissions/rachats/annulations, valide opérations sensibles.
Conformité / KYC	Liste sanctions/PEP, documentation KYC, exceptions & restrictions pays.

Principe d’or : aucune écriture sans pièce justificative (ordre, contrat, bordereau, preuve de règlement s’il y a lieu).

5) Flux opérationnels types

5.1. Entrée (émission/achat)

Vérifier pouvoir d’émettre et total émis (théorique).
Créer le mouvement Entrée (Crédit → Compte du bénéficiaire ; Débit → “Émetteur/Trésor”).
Joindre contrat/ordre, tracer la date valeur (T+? si settlement).
Signer & contrôler, mettre à jour la cap table.

5.2. Sortie (rachat/annulation/cession)

Créer mouvement Sortie (Débit/Crédit selon le sens économique).
Vérifier solde suffisant du compte débit.
Joindre preuve (contrat, registre bancaire, PV d’annulation).
Alerte si solde négatif → corriger la séquence.

5.3. Transfert interne (compte à compte)

Entrée/Sortie simultanées (ou Transfert +1 côté crédit).
Vérifier absence d’impact sur le total en circulation.
Joindre bordereau de transfert signé.

6) Contrôles clés (hygiène & conformité)

Quotidien / à chaque lot

ISIN existe dans référentiel (validation).
Double saisie : valeur ≠ vide, quantités > 0, dates cohérentes.
Sanctions/PEP si ouverture nouveau compte/bénéficiaire.

Hebdomadaire

Écart : Total émis (théorique) — Total en circulation = 0 (par ISIN).
Solde négatif = 0 cas.
Écritures orphelines (sans pièce jointe) = 0 cas.

Mensuel

Rejeu cap table à 3 dates aléatoires (reproductibilité).
Journal d’audit : qui a saisi quoi et quand ; fractions anormales.

7) Exemples concrets

7.1. Augmentation de capital (actions ordinaires)

Titres : ISIN AO-001, Nominal 10, Total émis (théorique) 100 000 u.
Mouvements :
- M001 Entrée +10 000 u. sur Compte “Investisseur A” (ordre + virement).
- M002 Entrée +5 000 u. sur Compte “Investisseur B”.
Cap Table à J : A 10 %, B 5 %, historique prouvable par référence M001/M002.

7.2. Rachat puis annulation

Sortie −3 000 u. du Compte “Investisseur A” (rachat) → Crédit “Trésor Émetteur”.
Annulation −3 000 u. du Compte “Trésor Émetteur” (réduction).
Écart émis vs circulation = 0 ; Total émis (théorique) mis à jour.

8) Mise en œuvre dans Excel (modèle fourni)

Param : listes éditables (Types, Natures, Devises).
Titres : validations sur Nature/Devise, dates jj/mm/aaaa.
Registre :
- Sens automatique (+1/−1) selon Type.
- Solde après par ISIN & Compte Crédit (cumul) avec alerte <0.
- Menus Type/ISIN.
CapTable : calcul à date (B2) des quantités et % par ISIN.

Fichier : Registre_Titres_Dematerialise_Modele_Automatique.xlsx — prêt à imprimer, quadrillage masqué, zones de saisie bleues.

9) Extensions utiles

Feuille “Contrôles” : écarts par ISIN, compte des alertes, taux d’écritures avec pièces.
Historique des prix (si obligations/valeur comptable).
Protection : verrouiller les colonnes calculées ; mot de passe.
Exports : CSV “mouvements” + PDF “CapTable”.
Connecteurs (si SI interne) : import automatique des ordres, marquage KYC.

Un registre dématérialisé structuré combine un référentiel de titres fiable, un journal des mouvements irréprochable et une cap table à date reproductible. Avec quelques règles simples (sens, cumuls, validations) et des contrôles de base, vous obtenez une traçabilité solide, un reporting crédible et une conformité sereine.

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Registre_Titres_Dematerialise_Modele_Automatique Download

Ci-après le modèle Word Registre de mouvement de titres — Dématérialisé (style “ledger”) :

1) Page 1 — Couverture & bloc entité

Titre : “REGISTRE DE MOUVEMENT DE TITRES — DÉMATÉRIALISÉ” (style sobre, charcoal).
Sous-titre : “Modèle prêt à imprimer — style ledger (charcoal/emerald)”.
Encart “Informations émetteur & teneur de registre” (table 4×4, fond bleu très clair) :
- Émetteur • N° d’enregistrement/LEI • Siège • Contact (email/tél)
- Teneur de registre • Adresse • Plateforme démat. • Référence politique KYC

2) Page 1 (suite) — Ligne de titres (par ISIN)

Tableau 2 lignes × 8 colonnes (en-têtes vert pâle) :
- ISIN/Code, Nature (Actions/Parts/Oblig.), Devise, Nominal, Total émis, Forme (nominatif/démat.), Date ouverture, Dernière MAJ.
Objectif : créer une “fiche ligne” par ISIN avant de journaliser les mouvements.

3) Page 1 (fin) — Journal des mouvements

Grand tableau (en-têtes vert pâle, lignes blanches) :
- ID Mouvement, Date valeur, Type (Entrée/Sortie/Transfert/Annulation), Compte Débit, Compte Crédit, Quantité, Prix/valeur, Référence (ordre/contrat), Solde après.
Encadré Légende (jaune clair) : définitions “Entrée / Sortie / Transfert”.
Bloc signatures (bordures fines retirées pour look “registre”) :
- Teneur de registre • Contrôle (2e pair d’yeux) • Représentant émetteur • Date/Heure d’enregistrement.

4) Page 2 — Tableau de capitalisation (A4 paysage)

Titre : “TABLEAU DE CAPITALISATION — Instantané à la date : //______”.
Tableau récapitulatif (colonnes) :
- Compte/Nominatif, Catégorie (Ord./Préfér.), ISIN, Quantité, Droits/Restrictions, % de détention, Réf. source (solde), Commentaires.
Bande “Totaux” : Total titres émis / Total en circulation / Écart (à 0).
Note : rappel de la formule de % détention.

5) Page 3 — Annexe : Bordereau d’instruction (STP)

“BORDEREAU D’INSTRUCTION — Transfert de titres (STP)”.
Table 6×4 couvrant :
- Référence ordre • Date valeur • ISIN/Code • Nature
- Donneur d’ordre (compte débit) + identifiant • Bénéficiaire (compte crédit) + identifiant
- Quantité • Devise • Prix/valeur • Motif (cession/RA/au pair)
- Intermédiaire • Contact • Pièces KYC • Politique sanctions
- Commentaires
- Visas : teneur de registre • contrôle • émetteur • Date/Heure d’enregistrement

6) Style & impression

Palette : titres anthracite, en-têtes vert-menthe pâle, encadrés d’info bleu très clair, notes sable/jaune doux.
Grille épurée (bords internes allégés) pour un rendu “journal de grand livre”.
Marges A4 prêtes à l’impression (portrait pour registre, paysage pour cap table).
Zones pensées pour tampons/signatures et insertion de pièces (références textuelles).

7) Mode d’emploi rapide

Renseigner la page 1 (bloc entité + créer la ligne ISIN).
Journaliser chaque opération dans “Journal des mouvements” (référence d’ordre/contrat).
Signer/contrôler en bas de page.
Mettre à jour la cap table (page paysage) à la date voulue.
Annexer, si besoin, un bordereau d’instruction complété et signé.

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