Plan de charge dans le Pilotage de projet : Modèle Excel

La réussite d’un projet repose sur une coordination efficace des tâches, une allocation équilibrée des ressources humaines et un suivi rigoureux de la charge de travail. Pour répondre à ces enjeux sans recourir à des outils complexes ou onéreux, un modèle Excel bien conçu peut devenir un véritable tableau de bord dynamique pour les chefs de projet.

Objectif du modèle

Ce modèle Excel permet de centraliser la planification, le plan de charge des équipes et la visualisation temporelle (type Gantt) dans une seule feuille unique, facile à lire, à modifier et à automatiser.

🧱 Structure du modèle

1. 🔝 Titre et mode d’emploi

Un en-tête clairement identifiable et une zone d’instruction donnent le cadre :

À quoi sert le modèle
Comment l’utiliser efficacement
Quelles cellules sont automatiques

2. 📋 Tableau de planification des tâches

Élément	Description
Ressource	Membre de l’équipe affecté
Tâche	Description de l’intervention
Début/Durée	Dates et heures estimées
Disponibilité	Heures théoriques disponibles par jour
Priorité	Basse, moyenne, haute, urgente
Statut	Prévu, en cours, urgent

💡 Automatisation :

Détection des surcharges (rouge)
Calcul du taux d’occupation
Coloration automatique selon l’état et la priorité

3. 📊 Plan de charge consolidé

Un bloc situé sous la planification :

Charge totale affectée à chaque membre
Capacité disponible
Taux d’occupation (%)
Statut du collaborateur :
✅ OK
🔴 Surcharge
🔵 Sous-charge

Chaque cellule est automatiquement colorée en fonction de la performance, facilitant la prise de décision rapide.

4. 📅 Diagramme de Gantt journalier

La dernière section du modèle permet une visualisation horaire des tâches :

Axe horizontal : plages horaires (ex. 8h à 17h)
Axe vertical : ressources
Blocs colorés affichent chaque tâche selon sa plage
Utile pour détecter les chevauchements ou les plages disponibles

💼 Applications concrètes

Ce modèle est particulièrement adapté pour :

La gestion de projets informatiques, techniques ou RH
Les plans de maintenance hebdomadaire
Les équipes de support ou d’intervention réparties sur plusieurs tâches

✅ Avantages clés

Zéro code, 100% Excel
Visualisation en temps réel
Formules préconfigurées et adaptables
Utilisable en équipe, imprimable pour les briefings

🔄 Vers une extension multi-projets

Le modèle peut être décliné en :

Version hebdomadaire ou mensuelle
Multi-projets (plusieurs feuilles ou filtres)
Tableau de bord avec graphiques intégrés

Ce modèle Excel tout-en-un offre une solution simple mais puissante pour les chefs de projet ou coordinateurs d’équipe. Il réunit planification, charge de travail et vision temporelle, dans une interface visuelle, automatique et adaptable à tous les contextes opérationnels.

⬇️

Gestion_ProjetX_Plan_Gantt Télécharger

Ci-après une fiche synthétique et opérationnelle sur les calculs de plan de charge en gestion de projet, à destination des chefs de projet, planificateurs ou responsables opérationnels.

📘 FICHE PRATIQUE : Calculs du Plan de Charge en Gestion de Projet

Objectif du plan de charge

Le plan de charge permet de :

Estimer et répartir les efforts humains sur les différentes tâches du projet
Équilibrer le rapport charge/capacité par ressource
Anticiper les surcharges ou sous-utilisations
Optimiser l’affectation des collaborateurs

🔢 Calculs fondamentaux

1. Capacité disponible

Nombre total d’heures qu’une ressource peut consacrer au projet.

Formule Excel :

=NB.JOURS.OUVRES(Début;Fin)*Heures_par_jour

Ou en anglais :

=NETWORKDAYS(Start, End)*Hours_per_day

2. Charge affectée

Somme des durées de toutes les tâches assignées à une ressource.

Formule Excel :

=SOMME.SI(Plage_Ressources;Nom;Plage_Durées)

3. Taux d’occupation (%)

Rapport entre charge affectée et capacité disponible.

Formule Excel :

=(Charge/Capacité)*100

🟩 < 90% = équilibré
🟨 90–100% = limite
🟥 > 100% = surcharge

4. Charge résiduelle

Permet de voir le solde disponible ou en excès.

Formule Excel :

=Capacité - Charge

📊 Utilisation du plan de charge

Par ressource :

Identifier les collaborateurs en surcharge
Replanifier ou déléguer certaines tâches

Par tâche :

Affecter la tâche à la ressource la moins chargée (automatisable avec INDEX + EQUIV)

Conseils d’usage

Mettre à jour les charges chaque semaine
Anticiper les absences, les non-disponibilités et les urgences
Ajouter des filtres par phase, lot, ou jalon
Colorer automatiquement les taux d’occupation pour visualiser les risques

Exemple d’automatisation (formule d’alerte)

=SI(Taux_Occupation>100;"SURCHARGE";SI(Taux_Occupation<60;"SOUS-CHARGE";"OK"))

Outils recommandés

Excel avec formules dynamiques
Diagrammes de Gantt pour visualisation temporelle
Tableaux croisés pour synthèse multi-ressources

📍 Cas Problématique : Déséquilibre Effectifs – Compétences dans un Projet IT

Ci-après un exemple concret et structuré d’un cas problématique lié à l’adéquation effectifs-compétences, suivi des solutions mises en œuvre par les managers de projet.

🧩 Contexte du projet

Un grand groupe industriel lance un projet de refonte de son système ERP.
L’équipe projet est composée de profils techniques (développeurs, analystes) et métiers (référents finance, achats, RH). Le calendrier est serré et les jalons critiques sont dépendants d’une forte implication des métiers.

🚨 Problème identifié

Dès la phase de conception, plusieurs signaux d’alerte apparaissent :

Symptôme	Conséquence
💬 Tâches attribuées à des profils non qualifiés	Rework, retards, erreurs
🔁 Rotation importante dans l’équipe	Perte de connaissances
📊 Taux d’occupation déséquilibré	Sur-sollicitation de certains profils clés
❌ Absence de ressources métier disponibles au bon moment	Blocage dans la validation des livrables

Les managers constatent un mauvais alignement entre les compétences disponibles et les besoins réels du projet.

🔍 Diagnostic réalisé par les chefs de projet

Analyse du plan de charge par profil
👉 Détection de pics de surcharge sur les profils finance et IT
Audit des compétences internes
👉 Cartographie des savoir-faire et identification des écarts de compétence par phase
Simulation d’adéquation profil-tâche
👉 Utilisation d’un tableau Excel croisant :
- Liste des tâches critiques
- Compétences requises
- Ressources affectées et leurs expertises

✅ Solutions mises en œuvre

1. Réaffectation ciblée

Les développeurs juniors surchargés ont été réaffectés à des tâches à faible criticité.
Les profils métiers disponibles ont été repositionnés sur les étapes de validation.

2. Renforts externes temporaires

Recours à deux consultants spécialisés en intégration ERP.
Absorber le surplus de charge IT pendant la phase de test.

3. Mise en place d’une matrice compétences-tâches

Chaque tâche est désormais affectée non seulement en fonction de la charge, mais aussi selon une pondération de compétence (ex. 1 = débutant, 3 = expert).

4. Suivi visuel hebdomadaire

Utilisation d’un tableau de bord Excel dynamique incluant :
- Plan de charge par personne
- Taux d’occupation coloré
- Disponibilité/planning croisé par profil

🧠 Résultat obtenu

Indicateur	Avant	Après
Moyenne des retards par jalon	12 jours	3 jours
Taux de surcharge des profils clés	135%	92%
Satisfaction des métiers (interne)	4/10	8/10

📌 Leçon retenue

🔁 « Une bonne planification ne repose pas seulement sur le nombre de personnes, mais sur leur adéquation avec les tâches. La maîtrise des compétences est aussi stratégique que la gestion des délais. »

Nous vous proposons un guide avancé et structuré pour créer un plan de charge professionnel, enrichi d’astuces Excel d’expert et de formules intelligentes, afin d’éviter les pièges fréquents tels que la surcharge, la sous-utilisation ou l’inadéquation des compétences.

Objectif : Maîtriser le Plan de Charge avec Excel

Étapes pour créer un Plan de Charge efficace

1. 🧱 Définir les Ressources

Liste des membres de l’équipe (colonne A)
Compétences principales (colonne B)
Disponibilités (heures/jour ou jours/semaine)

2. 📝 Lister les Tâches

Tâche, durée estimée (h/j), complexité, échéance
Compétence requise (à croiser plus tard)

3. 🔄 Affecter les Tâches

Affecter chaque tâche à une ressource avec vérification de compétence

4. 📊 Calculer les Charges

Charge cumulée par ressource
Capacité réelle (heures dispo × nb jours ouvrés)

🛠️ Formules Excel clés (niveau avancé)

🔁 1. Calcul automatique de la capacité hebdomadaire

=NETWORKDAYS(Début, Fin, Jours_Fériés) * Heures_Journalières

💡 Astuce : créez une plage nommée “Jours_Fériés” avec vos jours non ouvrés.

📈 2. Taux d’occupation avec contrôle d’erreur

=IFERROR(Charge / Capacité * 100, "")

💡 Astuce : appliquez une mise en forme conditionnelle pour colorer selon le seuil (>100%, rouge ; 90-100%, orange ; <90%, vert).

❗ 3. Détection de surcharge (avec alerte)

=IF(Taux_Occupation>100,"SURCHARGE","OK")

💡 Utilisez aussi des symboles : “🔴”, “🟢” pour le visuel.

🔄 4. Comparaison compétence requise vs réelle

=IF(Compétence_Requise = Compétence_Réelle, "OK", "INADÉQUAT")

💡 Vous pouvez coupler cela à une colonne de pondération (expert, moyen, débutant) pour affiner.

5. Affectation automatique optimisée avec INDEX+EQUIV

=INDEX(Ressources;MATCH(MIN(Plage_Taux);Plage_Taux;0))

Trouve la ressource la moins chargée automatiquement.

⚠️ Anticiper les 3 écueils majeurs du Workforce Management

❌ 1. Surcharge

Symptôme : taux d’occupation > 100%
✅ Astuce : dédoubler la tâche ou activer une bascule vers une autre ressource (INDEX + MIN)

❌ 2. Sous-charge

Symptôme : taux d’occupation < 60%
✅ Astuce :

=IF(Taux_Occupation<60, "Redistribuer", "OK")

❌ 3. Inadéquation de compétences

Symptôme : compétence requise ≠ compétence réelle
✅ Astuce de remplacement automatique (si tableau structuré) :

=INDEX(Liste_Ressources, MATCH(1, (Compétence_Réelle=Compétence_Requise)*(Taux<90), 0))

(à valider avec Ctrl+Shift+Enter si Excel ancien)

🧩 Astuces de Pro :

Astuce	Application
✅ Formules avec `IFERROR()`	Éviter les erreurs quand données manquantes
✅ `NETWORKDAYS()`	Calcul précis de capacité humaine
✅ Mise en forme conditionnelle	Alerte visuelle immédiate
✅ Tableaux structurés	Pour simplifier les formules (ex: `[@Durée]`)
✅ `FILTER()` (Excel 365)	Pour extraire automatiquement les dispos par compétence