Modèles Word à télécharger pour l’entreprise : Attestation d’embauche, attestation de salaire, certificat de présence, ordre de mission, bon de sortie

Attestation d’embauche, attestation de salaire, certificat de présence, ordre de mission, bon de sortie ⬇️

Dans la vie d’une entreprise, certains documents « preuves » doivent pouvoir être émis rapidement, sans ambiguïté et dans un format immédiatement acceptable par des tiers (banques, administrations, bailleurs, consulats, clients). Des modèles noir & blanc, sobres et normalisés, répondent parfaitement à cet objectif : ils sont lisibles, économiques à l’impression et cohérents avec les codes administratifs.

Pourquoi privilégier le noir & blanc

La sobriété facilite la validation : contraste fort, hiérarchie visuelle nette, absence d’ornements superflus. Sur le plan opérationnel, cela garantit :

• Lisibilité universelle (imprimantes simples, scans, photocopies).
• Neutralité (document perçu comme officiel, non promotionnel).
• Traçabilité (repères stables : en-tête, corps, signatures, pied).

Les 5 pièces essentielles et leur contenu attendu

Attestation d’embauche

Finalité : prouver l’engagement d’un salarié et les caractéristiques de son poste.
Contenu recommandé : identité complète du salarié, identifiants utiles (CNI/CNSS ; SIREN/SIRET côté employeur selon le pays), intitulé du poste, date de prise de fonction, type de contrat (CDI/CDD/… ), temps de travail, lieu d’affectation, mention que l’attestation est délivrée « pour servir et valoir ce que de droit ». Si une rémunération indicative est indiquée, précisez qu’elle peut évoluer (primes, variables).

Attestation de salaire

Finalité : justifier un niveau de revenus sur une période donnée.
Contenu recommandé : identité du salarié, fonction, période de référence (3/6/12 mois), moyennes brute et nette sur la période, éventuelles primes/variables, rappel que le document ne vaut pas contrat de travail ni bulletin de paie.

Certificat de présence

Finalité : attester la présence effective à une date et des horaires précis.
Contenu recommandé : identité, date du jour, plage horaire (de … à …), poste occupé, signature et cachet de l’employeur.

Ordre de mission

Finalité : encadrer un déplacement professionnel.
Contenu recommandé : identité et matricule, objet de la mission, lieu(x), dates de départ/retour, modalités de prise en charge (transport, hébergement, per diem), consignes de sécurité/confidentialité, coordonnées du supérieur, zones de signatures (émetteur, bénéficiaire).

Bon de sortie d’employé

Finalité : autoriser une sortie ponctuelle durant les heures de travail et cadrer la responsabilité.
Contenu recommandé : identité, service, motif, date, heure de sortie et heure de retour prévue, justificatif éventuel, validation hiérarchique/RH, zone de signature, espace « Tampon/Cachet ».

Architecture visuelle conseillée

• En-tête : raison sociale, identifiants (SIREN/SIRET le cas échéant), adresse, contacts.
• Titre centré : clair et sans ambiguïté (« Attestation de… », « Ordre de mission », etc.).
• Bloc “Lieu & Date” : en haut à droite pour cadrer juridiquement le document.
• Corps : paragraphes courts ou tableau bicolonne pour les champs clés (libellé / valeur).
• Bloc signatures : nom & qualité du signataire, signature, cachet.
• Pied de page : discrétion (référence interne, page X/Y, mention « document interne » si nécessaire).

Astuce de mise en page : une bande latérale perforée simulée (suite de pastilles sur la marge gauche) renforce l’allure administrative et facilite le repérage lors du classement physique, tout en restant 100 % noir & blanc.

Mentions légales & conformité (à adapter par pays)

• Identifiants : CNI/CNSS pour le salarié ; registre du commerce, ICE/SIREN/SIRET pour l’employeur.
• Clauses de confidentialité : éviter les informations superflues (principe de minimisation).
• Formulations prudentes : « attestation délivrée à la demande de l’intéressé(e) », « à titre indicatif » pour les montants.
• Séparation des tâches : l’émetteur ne doit pas être le bénéficiaire (sauf certificat de présence, à contresigner).
• Conservation : archivage numérique (PDF signé) + papier si requis, avec indexation (numéro, date, objet).

Numérotation & traçabilité

Attribuez un numéro unique par document :
[Type]-[Année]-[Séquence] (ex. ATTEST-2025-0047, MISSION-2025-0021).
Tenez un registre (date d’émission, destinataire, motif, signataire, statut) pour faciliter les vérifications ultérieures.

Procédure d’émission recommandée

1. Demande (RH/manager/salarié) via un formulaire court.
2. Pré-remplissage à partir d’un modèle standard (contrôle des champs obligatoires).
3. Validation (RH/hiérarchie) selon le type et la sensibilité du document.
4. Signature manuscrite ou électronique (si acceptée par le destinataire).
5. Remise au demandeur + archivage dans le référentiel interne.

Erreurs à éviter

• Titres imprécis (« Attestation » sans objet) → préférez « Attestation de salaire », « Attestation d’embauche ».
• Absence d’identifiants (CNI/CNSS, SIREN/SIRET) alors que le tiers les exige.
• Montants sans période de référence pour les attestations de salaire.
• Signature illisible/sans qualité du signataire.
• Documents non numérotés, introuvables six mois plus tard.

Personnaliser sans perdre le caractère officiel

• Gardez la grille des champs identique d’un document à l’autre : le repérage devient réflexe.
• N’ajoutez des logos/décorations que si elles ne nuisent pas au contraste et à la lisibilité.
• Préparez des textes standard (« timbres » juridiques) pour les mentions constantes :
  « Cette attestation ne vaut pas contrat de travail. »
  « Montants communiqués à titre informatif, susceptibles d’évoluer. »
  « Délivrée pour servir et valoir ce que de droit. »

Mode d’emploi

• Choisissez le bon modèle selon l’usage (embauche, salaire, présence, mission, sortie).
• Renseignez les champs obligatoires (identités, dates, références, montants, horaires).
• Vérifiez la cohérence (périodes, lieux, fonctions).
• Faites valider et signez.
• Sauvegardez PDF + source (pour réémission ou correction).

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Rendre vos modèles vraiment opérationnels

Cette suite transforme vos trames noir & blanc en un système documentaire fiable et rapide, accepté par des tiers (banques, bailleurs, administrations, consulats) et simple à faire vivre.

1) Champs obligatoires par document (grille synthèse)

Attestation d’embauche

• Employeur : Raison sociale, identifiant (ICE/SIREN/SIRET), adresse, contact.
• Salarié : Nom, prénom, CNI, CNSS/AMO, date et lieu de naissance.
• Poste : intitulé exact, date d’entrée, type de contrat (CDI/CDD/Autre), temps de travail, lieu d’affectation.
• Mentions : « délivrée à la demande de l’intéressé(e) », réserves sur les montants si indiqués.
• Signatures : nom et qualité du signataire + cachet.

Attestation de salaire

• Période de référence (3/6/12 mois), brut moyen et net moyen (préciser les variables).
• Rappel : « ne vaut pas contrat de travail ni bulletin de paie ».
• Le reste identique (identités, signature, cachet).

Certificat de présence

• Date/horaires précis (de … à …), site, fonction.
• Finalité : « pour servir et valoir ce que de droit ».

Ordre de mission

• Objet, lieu(x), dates départ/retour, modalités de prise en charge (transport, hébergement, per diem), consignes.
• Zones de signatures (émetteur, bénéficiaire).

Bon de sortie d’employé

• Motif, date, heure de sortie, heure de retour prévue, justificatif éventuel, validation hiérarchique/RH.

2) Paragraphes types (prêts à copier)

Attestation d’embauche — texte court

« Nous, [Nom de l’entreprise] (ICE/SIREN/SIRET : []), certifions que M./Mme [Nom Prénom], CNI n° [], CNSS n° [___], est embauché(e) en qualité de [Intitulé du poste] à compter du [JJ/MM/AAAA], dans le cadre d’un [CDI/CDD/Autre] à temps [plein/partiel], au lieu d’affectation [Adresse]. La présente attestation est délivrée à la demande de l’intéressé(e) pour servir et valoir ce que de droit. »

Attestation de salaire — texte court

« Nous certifions que M./Mme [Nom Prénom] perçoit, sur la période [MM/AAAA → MM/AAAA], une rémunération moyenne mensuelle de [] € brut et [] € net (montants indicatifs susceptibles d’évoluer selon variables). La présente ne vaut ni contrat de travail ni bulletin de paie. »

Certificat de présence

« Nous attestons la présence effective de M./Mme [Nom Prénom] le [JJ/MM/AAAA] de [HH:MM] à [HH:MM], au poste de [Fonction] sur le site [Adresse]. »

Ordre de mission

« M./Mme [Nom Prénom], matricule [], est mandaté(e) pour une mission à [Ville/Pays] du [JJ/MM/AAAA] au [JJ/MM/AAAA]. Objet : []. Frais & modalités : [___]. Le(la) collaborateur(trice) demeure soumis(e) aux règles de sécurité et de confidentialité. »

Bon de sortie

« Autorisation ponctuelle accordée à M./Mme [Nom Prénom], service [], le [JJ/MM/AAAA] de [HH:MM] à [HH:MM], motif : []. Retour impératif à l’horaire indiqué. »

3) Workflow standard en 5 étapes (avec délais cibles)

1. Demande (formulaire interne) → 10 min
   Champs requis, pièce justificative si nécessaire.
2. Pré-remplissage (service émetteur) → 10 min
   Contrôle des champs obligatoires, numéro unique.
3. Validation (RH / hiérarchie / direction selon le type) → 24 h ouvrées max
4. Signature (manuscrite ou électronique selon l’usage) → 10 min
5. Remise & Archivage (PDF + source) → immédiat
   Index : type, numéro, date, destinataire, finalité, signataire.

4) Matrice d’acceptation par destinataire (utile pour éviter les retours)

Destinataire	Exige souvent	Tolère	Refuse souvent
Banque	Identifiants exacts, montants moyens, signature & cachet	PDF signé	Montants sans période, signature illisible
Bailleurs	Identité + salaire net moyen, employeur joignable	Copie CNI jointe	Attestation sans numéro/coordonnées
Consulats	Intitulé de poste, dates précises, contrat/mission	PDF clair	Formulations ambiguës, ratures
Administrations	Numérotation, identité complète, dates	Version FR claire	Manque d’identifiants légaux

5) Contrôles qualité avant émission (checklist 12 points)

1. Titre précis (ex. « Attestation de salaire » — pas « Attestation »).
2. Numéro unique (ex. ATTEST-2025-0047).
3. Identité employeur complète (adresse + identifiant).
4. Identité bénéficiaire complète (CNI + CNSS/AMO).
5. Dates & périodes cohérentes.
6. Montants (si présents) avec période.
7. Lieu & date d’émission (en haut à droite).
8. Paragraphe final « pour servir et valoir ce que de droit ».
9. Nom lisible & qualité du signataire.
10. Cachet de l’entreprise (si requis).
11. Zéro rature, alignements propres, contraste suffisant.
12. Export PDF + archivage du fichier source.

6) Numérotation, conservation, confidentialité

• Schéma : [TYPE]-[ANNÉE]-[Séquence] (p. ex. MISSION-2025-0021).
• Registre : table simple (numéro, date, objet, destinataire, signataire, statut).
• Conservation : PDF signé (illimité), source DOCX (au moins 3 ans).
• Confidentialité : limiter les montants aux stricts besoins ; supprimer champs non requis ; protéger les PDF (lecture seule si nécessaire).

7) Gérer corrections, duplicatas, annulations

• Correction : émettre une nouvelle version (v2) avec motif de correction, référencer le numéro d’origine.
• Duplicata : réimpression à l’identique, mention « duplicata conforme » + date.
• Annulation : barrer/“Annulé(e)” sur la source, conserver la trace dans le registre, ne pas transmettre le document annulé.

8) Rôles & responsabilités

Étape	Demandeur	Hiérarchie	RH	Direction
Demande	R	C	I	I
Pré-remplissage	I	C	R	I
Validation	I	R (selon type)	C	C (si sensible)
Signature	I	C	R	C
Archivage	I	I	R	I

(R = Responsible, C = Consulted, I = Informed)

9) Questions fréquentes

Doit-on toujours indiquer le salaire ?
Non. N’indiquer les montants que si le destinataire l’exige. Préciser la période et le caractère indicatif s’il y a des variables.

Signature électronique acceptée ?
Souvent oui pour banques/bailleurs si le PDF est clair et traçable. Vérifier le cas échéant la préférence du destinataire.

Peut-on émettre le document en anglais ?
Préférer une version française pour les usages nationaux ; joindre une traduction simple si nécessaire (conservant les mêmes champs).

À retenir

Des modèles épurés, bien numérotés et systématiquement revus/validés avant émission créent de la confiance et font gagner du temps. En adoptant la grille de champs, le workflow en 5 étapes, la matrice d’acceptation et la checklist qualité, vous sécurisez vos documents officiels et évitez les retours — dès le premier envoi.