🗂️ Les Étapes d’un Plan de Projet : Modèle Excel de Planification et l’Intégration du WBS

La gestion de projet repose sur une planification rigoureuse. Un bon plan de projet sert de boussole, aligne les parties prenantes, optimise les ressources et facilite le suivi. Excel, malgré la concurrence d’outils plus complexes, reste un outil polyvalent, accessible et puissant pour construire un plan de projet structuré. Cependant, mal utilisé, il peut introduire des erreurs critiques. Cet article explore les étapes clés d’un plan de projet, l’utilisation d’Excel, les erreurs fréquentes à éviter, et la transition vers un WBS (Work Breakdown Structure) efficace.

1. Étapes Clés d’un Plan de Projet

Un plan de projet typique se construit autour de plusieurs phases logiques :

a. Définition du Projet

Définir les objectifs SMART.
Clarifier le périmètre.
Identifier les parties prenantes.

b. Planification

Décomposer les tâches.
Allouer les ressources (temps, budget, personnes).
Établir un échéancier réaliste.
Évaluer les risques.

📌 c. Exécution

Lancer les équipes.
Suivre l’avancement via des points réguliers.
Communiquer activement avec les parties prenantes.

d. Surveillance et Contrôle

Mettre à jour l’état d’avancement.
Comparer les écarts avec le plan initial.
Ajuster les ressources si nécessaire.

e. Clôture

Évaluer les résultats (leçons apprises).
Documenter les livrables finaux.
Libérer les ressources.

2. Utilisation d’Excel pour le Plan de Projet

Avantages :

Simplicité d’accès et de prise en main.
Flexibilité dans la personnalisation.
Compatible avec d’autres outils (export/import).

Usages fréquents :

Création de plannings avec échéances.
Suivi du statut des tâches avec des formules.
Affichage de diagrammes de Gantt simplifiés.
Tableaux de bord automatisés pour la visualisation des risques, coûts et avancement.

Exemple :

Un tableau avec colonnes : Phase, Tâche, Responsable, Début, Fin, % Achevé, État, Jours Restants, peut intégrer :

=FIN-DÉBUT+1            'Durée estimée
=FIN-AUJOURDHUI()       'Jours restants
=SI(%>0;"En cours";"Non commencé")

⚠️ 3. Erreurs à Éviter en Utilisant Excel pour un Projet

Erreur	Conséquence	Solution
❌ Trop de complexité sans structuration	Données confuses, erreurs de calcul	Utiliser des tableaux bien nommés et séparés
❌ Formules mal placées ou corrompues	Mauvais indicateurs	Protéger les cellules de calcul, valider les formules
❌ Manque de suivi visuel	Difficulté à détecter les retards	Intégrer un mini-Gantt ou tableau de bord
❌ Non-usage des dates dynamiques	Planning vite obsolète	Utiliser `=AUJOURDHUI()` pour les échéances
❌ Absence de validation	Erreurs de saisie fréquentes	Mettre en place des menus déroulants, listes contrôlées

4. Intégrer le WBS (Work Breakdown Structure)

Qu’est-ce que le WBS ?

Le WBS, ou structure de découpage du projet, est une décomposition hiérarchique du projet en livrables ou tâches. Il permet :

Une vision claire du périmètre.
Une base solide pour l’estimation (temps, budget).
Une intégration directe dans le plan de projet Excel.

Comment le switcher dans Excel ?

Colonne 1 : Niveau de hiérarchie (1, 1.1, 1.1.1…)
Colonne 2 : Description de la tâche
Associer à chaque ligne : Durée, Responsable, Date de début/fin, Statut

Exemple :

WBS ID	Tâche	Durée	Début	Fin	Responsable
1	Phase 1 – Lancement	5	01/07/2025	05/07/2025	Chef de projet
1.1	Identifier les objectifs	2	01/07/2025	02/07/2025	Chef de projet

Cela peut ensuite être converti automatiquement en Gantt, avec mise en forme conditionnelle selon les dates.

Synthèse

Un plan de projet bien structuré est un facteur clé de succès. Excel reste une excellente solution si vous :

Suivez les bonnes pratiques de structuration et de formules.
Automatisez la visualisation des délais et statuts.
Intégrez une structure WBS claire pour le suivi détaillé.

L’approche hybride “Excel + WBS + Gantt” offre un équilibre entre clarté, accessibilité et rigueur, tout en restant dans un outil universellement disponible.

Plan_Projet_Détaillé_Avec_Gantt_Resume Download

Plan_Projet_Visuel_Automatisé Download

Exploiter le Modèle WBS dans Excel pour Piloter un Projet

Une fois le modèle structuré, l’objectif est de transformer la structure en outil de pilotage opérationnel.

a. Relier le WBS au planning

Chaque ligne du WBS peut être directement reliée à un échéancier :

Début / Fin → alimente un mini Gantt.
Durée (jours) → se calcule automatiquement via =FIN-DÉBUT+1.
Statut → permet d’évaluer la progression à l’échelle macro.

🟢 b. Ajouter une colonne “% Achevé”

Permet de suivre la progression :

=SI(Statut="Terminé",100,SI(Statut="En cours",50,0))

Cela peut être exploité pour :

Créer un tableau de bord de l’avancement global.
Générer un graphique en jauge ou un indicateur visuel.

🧾 c. Lier le WBS aux livrables

Une colonne « Livrable attendu » peut être ajoutée à droite de la structure :

Permet de clarifier les objectifs de chaque tâche.
Utile pour la traçabilité et la revue qualité.

6. Suivi opérationnel dans Excel : tableau de bord simplifié

Un WBS bien structuré permet de générer en automatique :

✅ a. Tableau de synthèse :

Phase	Tâches planifiées	Terminé	En cours	Retard	Total Durée

Utilisez COUNTIFS() et SUMIFS() pour générer ces chiffres à partir du tableau principal.

✅ b. Alertes visuelles :

Utiliser la mise en forme conditionnelle pour :
- Les tâches en retard (FIN < AUJOURDHUI() et % Achevé < 100).
- Les tâches à échéance proche (FIN dans les 3 jours).

7. Mise à jour continue et évolution du WBS

Le WBS n’est pas figé : il évolue avec le projet. Pour bien le gérer dans Excel :

Bonnes pratiques :

Geler la première ligne et utiliser des filtres sur les colonnes.
Ajouter des versions (WBS_v1, WBS_v2…) en cas de changements majeurs.
Ajouter une colonne “Dernière mise à jour” pour suivre les ajustements.

8. Intégration avec MS Project, Power BI ou Notion

a. Vers Microsoft Project

Le WBS structuré dans Excel peut être importé dans MS Project.
Les colonnes ID WBS, Tâche, Début, Fin, Durée sont compatibles.

b. Vers Power BI

Le tableau WBS peut servir de source de données.
Power BI peut produire un diagramme de Gantt interactif, des graphes d’avancement, des alertes dynamiques.

📚 c. Vers Notion / Trello

Chaque tâche WBS peut être exportée en carte de projet ou en page de livrable.
Notion peut utiliser les champs Responsable, Échéance, Statut pour la gestion agile.

Le WBS dans Excel est une solution à la fois stratégique (structuration du projet) et opérationnelle (suivi en temps réel). En l’exploitant avec des outils comme :

Tableaux croisés,
Formules automatiques,
Gantt simplifiés,
Tableaux de bord,

… vous transformez un simple tableau en outil central de pilotag

WBS_Modele_Projet Download

Voici la suite et fin de l’article, centrée sur la création d’un tableau de bord dynamique à partir du modèle WBS dans Excel, ainsi que sur les bonnes pratiques de gestion visuelle, la collaboration, et des conseils avancés pour professionnaliser l’approche.

🧮 9. Construire un Tableau de Bord Dynamique dans Excel

Le tableau de bord de projet permet aux chefs de projet, sponsors ou clients de consulter rapidement l’état global du projet.

a. Données nécessaires à extraire du WBS :

À partir de votre tableau WBS principal, utilisez les fonctions suivantes :

COUNTIFS() pour compter les tâches par statut.
SUMIFS() pour calculer les durées totales par phase.
MAX() et MIN() pour détecter la date de fin globale.

b. Indicateurs clés à afficher :

Indicateur	Formule type
Tâches totales	`=COUNTA(B3:B100)`
% Achevé global	`=AVERAGEIF(H3:H100,"<>""",H3:H100)`
Tâches en retard	`=COUNTIFS(G3:G100,"<>Terminé",F3:F100,"<"&AUJOURDHUI())`
Phase la plus en retard	`=INDEX(A3:A100,MATCH(MAX(H3:H100),H3:H100,0))`

c. Graphiques recommandés :

Graphique en barres : % Achevé par phase.
Graphique en camembert : Répartition des statuts.
Chronologie (Gantt simplifié) : Durée par phase avec dates clés.

10. Ajouter des éléments de gestion visuelle

Pour augmenter la lisibilité :

a. Mise en forme conditionnelle :

Colorer en rouge les tâches en retard (Fin < AUJOURDHUI() et % < 100).
Colorer en vert les tâches terminées.
Utiliser des barres de données pour % Achevé.

b. Indicateurs de performance :

Créer des feux tricolores pour chaque ligne : =SI(%=100;"🟢";SI(ET(Fin<AUJOURDHUI();%<100);"🔴";"🟡"))

c. Ancrer les responsabilités :

Ajoutez des menus déroulants dans la colonne Responsable pour éviter les fautes d’orthographe et garantir la cohérence.

🤝 11. Travailler en collaboration sur le WBS

a. Partage sur le cloud :

Enregistrez sur OneDrive ou Google Drive.
Activez les options de collaboration en temps réel.

b. Contrôle des modifications :

Activez le suivi des modifications (Excel > Révision > Suivi).
Utilisez une colonne “Commentaire” ou “Historique de mise à jour”.

c. Validation et verrouillage :

Protégez les cellules contenant des formules (Durée, %, etc.).
Utilisez des listes déroulantes contrôlées (Données > Validation des données).

12. Conseils avancés pour maîtriser le WBS Excel

Conseil	Objectif
Utilisez les liens hypertexte internes	Naviguer entre la table WBS et les livrables détaillés
Ajoutez une feuille « Dictionnaire WBS »	Pour définir chaque tâche et son livrable
Connectez-le à Power Query	Pour intégrer des données de sources externes (budgets, livrables)
Planifiez une revue hebdomadaire	Pour maintenir à jour le planning et les statuts