La Fiche de Caisse en Comptabilité en Suisse : Petit Document, Grand Impact

Au quotidien d’une entreprise ou d’un indépendant, la caisse est souvent au cœur des petites transactions. Café du matin, achat de papeterie, encaissement rapide d’un client — tout ça passe souvent par là. Et pour ne pas s’y perdre, il y a un outil simple mais crucial : la fiche de caisse.

🧾 À quoi sert une fiche de caisse ?

C’est une trace écrite de toutes les entrées et sorties d’argent liquide. Chaque fois que vous ouvrez le tiroir-caisse ou que vous mettez un billet dedans, ça devrait figurer sur cette fiche. Ce n’est pas juste pour faire joli : elle permet de justifier chaque mouvement, de rester en règle en cas de contrôle, et surtout… de retrouver vos sous.

📋 Que contient-elle ?

Une fiche de caisse comporte en général :

La date
Le motif (vente, achat, remboursement…)
Le montant en entrée (recette) ou sortie (dépense)
Le solde après chaque mouvement
Le nom de la personne qui effectue ou valide l’opération

Certaines versions modernes incluent aussi le moyen de paiement, ou sont liées à un système numérique avec QR-factures ou tickets digitalisés.

Pourquoi c’est important ?

Parce qu’en comptabilité, la transparence est la règle n°1. La fiche de caisse vous protège :

en cas de contrôle fiscal
si vous travaillez avec un fiduciaire ou un réviseur
pour vérifier que la caisse physique correspond aux écritures comptables

Et elle vous évite de chercher pendant des heures pourquoi il manque 27 CHF en fin de mois…

Bonnes pratiques / Best Practices

Tenez-la à jour tous les jours
Numérotez les pièces justificatives associées
Faites une vérification manuelle régulière
Ne laissez pas plusieurs personnes toucher à la caisse sans note claire

La fiche de caisse, c’est un peu le journal intime de votre tiroir-caisse. Ce n’est pas l’outil le plus glamour, mais il est indispensable. Simple, pratique, redoutablement utile — et totalement incontournable en comptabilité, surtout en Suisse où la traçabilité est reine.

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🧾 Fiche de Caisse et Comptabilité en Suisse : Un Duo Incontournable

En Suisse, la rigueur comptable n’est pas qu’une tradition : c’est une exigence légale. Toute entreprise, qu’elle soit une multinationale ou un petit commerce de quartier, doit pouvoir justifier ses mouvements financiers, y compris les paiements en espèces. Et c’est là que la fiche de caisse prend tout son sens.

📋 Une obligation implicite

Même si le Code des obligations ne mentionne pas directement la “fiche de caisse”, il impose :

une tenue régulière et fidèle des comptes,
la conservation des justificatifs d’opérations pendant 10 ans,
la traçabilité des flux monétaires, y compris en espèces.

👉 Ainsi, ne pas documenter les encaissements/décaissements en cash constitue un risque en cas de contrôle TVA, de révision fiscale, ou même de litige avec un associé.

💡 Caisse = compte 1000

En comptabilité suisse, la caisse correspond généralement au compte 1000 du plan comptable. Ce compte doit :

être tenu au jour le jour,
refléter exactement ce qui est physiquement présent dans le tiroir-caisse,
être rapproché régulièrement avec les ventes et dépenses.

La fiche de caisse devient alors l’outil de conciliation entre la réalité et les écritures comptables.

🛠 Utilisation dans la pratique

Chaque jour, à la fermeture, le responsable caisse inscrit :
- le montant initial (solde d’ouverture),
- les recettes encaissées,
- les dépenses effectuées,
- et calcule le solde de fin de journée.
En fin de mois ou de semaine, le comptable récupère la fiche et l’intègre dans le journal comptable.

Cette méthode permet d’éviter les erreurs de caisse, de simplifier la saisie et de sécuriser les flux financiers.

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Étude de cas : “Le Café du Bourg” – Quand l’absence de fiche de caisse coûte cher

Le Café du Bourg, une petite entreprise familiale située à Lausanne, connaît une belle affluence. Le gérant, Monsieur R., utilise une caisse enregistreuse classique mais ne tient pas de fiche de caisse manuelle ou numérique. Les recettes sont saisies globalement dans la comptabilité en fin de semaine, à partir des tickets journaliers.

Tout allait bien… jusqu’à ce qu’un contrôle TVA de l’Administration fédérale des contributions (AFC) soit déclenché.

🔍 Le Problème

Lors du contrôle, plusieurs incohérences sont détectées :

Les montants déclarés ne correspondent pas exactement aux tickets Z de la caisse.
Aucun justificatif de dépenses en liquide (fournitures, entretien) n’est correctement enregistré dans les comptes.
Aucune trace claire des sorties de caisse pour les petits achats ou remboursements.

En l’absence de fiche de caisse :

Impossible de justifier les mouvements journaliers.
Le solde théorique ne correspond pas au contenu réel de la caisse.
Le contrôle révèle des écarts significatifs entre recettes déclarées et flux bancaires.

Erreurs qui auraient pu être évitées avec une fiche de caisse

Perte de traçabilité
- Sans fiche quotidienne, il est difficile de savoir qui a fait quoi, quand et pourquoi.
- Aucune preuve de l’utilisation des espèces.
Erreur de TVA
- Des dépenses soumises à TVA n’ont pas été comptabilisées = TVA déductible perdue.
- Des recettes ont été mal ventilées, certaines TVA facturées non déclarées.
Incohérences comptables
- La caisse “enregistreuse” est utilisée, mais sans rapprochement manuel ou automatique.
- En cas de divergence, aucun outil ne permet de reconstruire les mouvements réels.
Sanctions et redressement
- L’AFC applique un redressement de CHF 3’500 au titre de TVA non reversée.
- L’entreprise reçoit un avertissement officiel et risque une réévaluation lors d’un prochain contrôle.

Résolution mise en place

À la suite de ce contrôle, Monsieur R. :

met en place une fiche de caisse quotidienne (modèle Excel + impression mensuelle),
forme le personnel à la saisie manuelle des entrées/sorties en espèces,
effectue un rapprochement hebdomadaire entre la fiche et le relevé bancaire,
centralise tous les justificatifs de dépenses.

Résultat : la situation se stabilise, la confiance du fiduciaire revient, et les écritures comptables gagnent en fiabilité.

🎓 Morale de l’histoire

“Pas de fiche de caisse, pas de preuve.”
En comptabilité suisse, surtout avec des opérations en espèces, l’absence de suivi détaillé expose à des risques fiscaux, des pertes financières et à une crédibilité amoindrie.

Même dans une petite structure, la discipline quotidienne de la fiche de caisse permet d’éviter les erreurs… et les amendes.