Fiche de suivi CAPEX/OPEX des Kaizen : Modèle Excel

Du contrôle des coûts à l’investissement dans le flux de valeur

---

1) Le constat : pourquoi le suivi « classique » freine la valeur

Le suivi CAPEX/OPEX traditionnel liste des dépenses, additionne des lignes et calcule un ROI en fin de projet. Résultat :

• Décisions tardives (on sait après coup si on a créé de la valeur).
• Silos CAPEX/OPEX qui masquent l’objectif (sécurité, qualité, délai, coût, énergie).
• Illusion d’exactitude : un ROI « théorique » l’emporte parfois sur l’impact réel et rapide.

But du changement de conception : piloter un portefeuille d’investissements Kaizen qui maximise la vitesse vers l’impact (time-to-impact), la fiabilité de la valeur et l’apprentissage.

---

2) La nouvelle conception : un système d’investissement en micro-chantiers

Plutôt qu’un registre de factures, voyons un pipeline d’investissements à petites itérations :

• Objets
  • Épopée Kaizen (Epic) : objectif mesurable lié au Hoshin/aux OKR.
  • Lot (timebox 2–6 semaines) : tranche de travail financée.
  • Expérience (preuve rapide) : mini-test qui valide l’hypothèse de valeur.
• Principes
  1. Valeur d’abord : financer la prochaine preuve d’impact, pas tout le projet.
  2. Décider au rythme des preuves : Go / More / Kill à chaque lot.
  3. CAPEX/OPEX = moyens, Sécurité/Qualité/Coût/Délai/Énergie = fins.
  4. Transparence : métriques simples, visibles, mises à jour hebdo.

---

3) Les bons indicateurs (refonte)

remplace « combien avons-nous dépensé ? » par « quelle valeur avons-nous débloquée ? »

• TTI — Time-To-Impact (jours) : date décision → premier gain réel.
• % Valeur délivrée = Gains réels cumulés / Gains estimés.
• Coût du retard (CoD) = Gain mensuel potentiel × mois de retard.
• ROI ajusté Confiance = (Gains estimés × Confiance)/Investissement.
• Payback P50 / P80 (mois) : délai de retour médian / prudent.
• Taux d’exécution trimestriel = € d’impact / € engagés par trimestre.
• Kill-rate sain (10–30 % des lots) : on arrête tôt ce qui ne performe pas.
• Indice Sécurité/Conformité (binaire/pondéré) : un gain « sécurité » peut primer même avec ROI faible.

Règle pratique : mieux vaut un TTI court + % valeur élevé qu’un ROI théorique élevé mais lointain.

---

4) Les garde-fous budgétaires

• Budget glissant par flux de valeur (mensuel/trimestriel) au lieu d’une enveloppe figée annuelle par projet.
• WIP financier limité : nombre max de lots « En cours » (ex. 5).
• Paliers de décision : 5–15 k€ par lot ; Go/More/Kill toutes les 2–6 semaines.
• Arbitrage par contraintes : priorité aux dossiers à CoD et TTI élevés.

---

5) Visualisations utiles (à mettre au mur et dans Excel)

• Burn-up de valeur : gains réels cumulés vs gains cibles.
• Waterfall budget → engagé → payé → valeur.
• Pareto des écarts (surcoûts / sous-utilisations).
• Nuage ROI vs Payback (taille = € engagé, couleur = Confiance).
• Thermomètre TTI (par département / ligne / atelier).

---

6) Schéma de données recommandé (colonnes claires)

A. Portefeuille (idée → lot → impact)

• ID Kaizen, Titre, Flux de valeur / Dépt, Hoshin/OKR lié
• Hypothèse de valeur (défaut ↓, TRS ↑, énergie ↓…)
• Confiance (1–5), Urgence/CoD (€ / mois), TTI cible (jours)
• Budget lot (CAPEX/OPEX), Engagé, Payé
• Gains estimés mensuels (€), Gains réels cumulés (€)
• TTI réalisé (jours), % valeur délivrée, ROI ajusté Confiance, Payback P50/P80
• Décision lot (Go/More/Kill), Risque (OK / À surveiller / Dépassement)

B. Journal des dépenses

• Date, ID Kaizen, Type (CAPEX/OPEX), Nature, Fournisseur, Facture / PO
• Montant, Devise, Taux → EUR, Statut (Engagé/Facturé/Payé)
• Centre de coûts, Département (auto), Commentaires

C. Résultats (avant/après)

• PPM avant / après, TRS avant / après, Énergie kWh avant / après
• Date du premier gain (pour le TTI), Satisfaction équipe (1–5)

---

7) Formules simples à copier dans vos feuilles

% valeur délivrée   = IF(Gains_estimés>0, Gains_réels_cumulés / Gains_estimés, "")
Coût du retard (€)  = Gains_estimés_mensuels * Mois_de_retard
ROI ajusté confiance= IF(Invest>0, (Gains_estimés * (Confiance/5)) / Invest, "")
Payback (mois)      = IF(Gains_estimés_mensuels>0, Invest / Gains_estimés_mensuels, "")
TTI réalisé (jours) = Date_premier_gain - Date_décision

Astuce : appliquez flèches multicolores sur % valeur, TTI, CoD ; dégradés sur écart budget.

---

8) Gouvernance & rituels (rythme d’exécution)

• Hebdo (30–45 min) : passer les lots Go/More/Kill, mettre à jour TTI/CoD, libérer les blocages.
• Mensuel : rebalancer les enveloppes par flux, comparer valeur vs dépense.
• Trimestriel : revue stratégique Hoshin/OKR, standardiser les gains, publier un rapport 1 page par flux.

---

9) Exemple éclair (avant / après la nouvelle conception)

Avant : un projet « Poka-yoke » de 30 k€ voté en une fois, ROI estimé 2,8, payback 11 mois. Lancement tardif.
Après : scindé en 3 lots de 10 k€. Lot 1 valide l’hypothèse en 21 jours (TTI court), neutralise 80 % des défauts → More. Lot 2 affine, Lot 3 optionnel si bénéfice marginal. Résultat : CoD évité important, gains réels confirmés, possibilité d’arrêter tôt si la valeur n’est pas au rendez-vous.

---

10) Feuille de route 30 jours

1. Jour 1–5 : créer les colonnes ci-dessus, définir les règles Go/More/Kill et les seuils de couleur.
2. Jour 6–10 : découper les projets en lots, estimer TTI et CoD, fixer les enveloppes glissantes.
3. Jour 11–20 : lancer 5–10 lots, mesurer le premier impact (PPM/TRS/€).
4. Jour 21–30 : tenir deux cycles hebdo, publier un burn-up de valeur et un Top 5 écarts ; ajuster les garde-fous.

---

À retenir

• Changer la conception, c’est passer d’un suivi comptable à un pilotage d’investissements centrés impact & vitesse.
• CAPEX/OPEX deviennent de simples leviers au service d’un flux de valeur mesuré par TTI, % valeur délivrée et CoD.
• En découpant en lots et en décidant au rythme des preuves, vous financez ce qui marche — et vous arrêtez le reste plus tôt, à moindre coût.

Reconcevoir le suivi CAPEX/OPEX des Kaizen

Du contrôle des coûts à l’investissement dans le flux de valeur

---

1) Le constat : pourquoi le suivi « classique » freine la valeur

Le suivi CAPEX/OPEX traditionnel liste des dépenses, additionne des lignes et calcule un ROI en fin de projet. Résultat :

• Décisions tardives (on sait après coup si on a créé de la valeur).
• Silos CAPEX/OPEX qui masquent l’objectif (sécurité, qualité, délai, coût, énergie).
• Illusion d’exactitude : un ROI « théorique » l’emporte parfois sur l’impact réel et rapide.

But du changement de conception : piloter un portefeuille d’investissements Kaizen qui maximise la vitesse vers l’impact (time-to-impact), la fiabilité de la valeur et l’apprentissage.

---

2) La nouvelle conception : un système d’investissement en micro-chantiers

Plutôt qu’un registre de factures, voyons un pipeline d’investissements à petites itérations :

• Objets
  • Épopée Kaizen (Epic) : objectif mesurable lié au Hoshin/aux OKR.
  • Lot (timebox 2–6 semaines) : tranche de travail financée.
  • Expérience (preuve rapide) : mini-test qui valide l’hypothèse de valeur.
• Principes
  1. Valeur d’abord : financer la prochaine preuve d’impact, pas tout le projet.
  2. Décider au rythme des preuves : Go / More / Kill à chaque lot.
  3. CAPEX/OPEX = moyens, Sécurité/Qualité/Coût/Délai/Énergie = fins.
  4. Transparence : métriques simples, visibles, mises à jour hebdo.

---

3) Les bons indicateurs (refonte)

remplace « combien avons-nous dépensé ? » par « quelle valeur avons-nous débloquée ? »

• TTI — Time-To-Impact (jours) : date décision → premier gain réel.
• % Valeur délivrée = Gains réels cumulés / Gains estimés.
• Coût du retard (CoD) = Gain mensuel potentiel × mois de retard.
• ROI ajusté Confiance = (Gains estimés × Confiance)/Investissement.
• Payback P50 / P80 (mois) : délai de retour médian / prudent.
• Taux d’exécution trimestriel = € d’impact / € engagés par trimestre.
• Kill-rate sain (10–30 % des lots) : on arrête tôt ce qui ne performe pas.
• Indice Sécurité/Conformité (binaire/pondéré) : un gain « sécurité » peut primer même avec ROI faible.

Règle pratique : mieux vaut un TTI court + % valeur élevé qu’un ROI théorique élevé mais lointain.

---

4) Les garde-fous budgétaires

• Budget glissant par flux de valeur (mensuel/trimestriel) au lieu d’une enveloppe figée annuelle par projet.
• WIP financier limité : nombre max de lots « En cours » (ex. 5).
• Paliers de décision : 5–15 k€ par lot ; Go/More/Kill toutes les 2–6 semaines.
• Arbitrage par contraintes : priorité aux dossiers à CoD et TTI élevés.

---

5) Visualisations utiles (à mettre au mur et dans Excel)

• Burn-up de valeur : gains réels cumulés vs gains cibles.
• Waterfall budget → engagé → payé → valeur.
• Pareto des écarts (surcoûts / sous-utilisations).
• Nuage ROI vs Payback (taille = € engagé, couleur = Confiance).
• Thermomètre TTI (par département / ligne / atelier).

---

6) Schéma de données recommandé (colonnes claires)

A. Portefeuille (idée → lot → impact)

• ID Kaizen, Titre, Flux de valeur / Dépt, Hoshin/OKR lié
• Hypothèse de valeur (défaut ↓, TRS ↑, énergie ↓…)
• Confiance (1–5), Urgence/CoD (€ / mois), TTI cible (jours)
• Budget lot (CAPEX/OPEX), Engagé, Payé
• Gains estimés mensuels (€), Gains réels cumulés (€)
• TTI réalisé (jours), % valeur délivrée, ROI ajusté Confiance, Payback P50/P80
• Décision lot (Go/More/Kill), Risque (OK / À surveiller / Dépassement)

B. Journal des dépenses

• Date, ID Kaizen, Type (CAPEX/OPEX), Nature, Fournisseur, Facture / PO
• Montant, Devise, Taux → EUR, Statut (Engagé/Facturé/Payé)
• Centre de coûts, Département (auto), Commentaires

C. Résultats (avant/après)

• PPM avant / après, TRS avant / après, Énergie kWh avant / après
• Date du premier gain (pour le TTI), Satisfaction équipe (1–5)

---

7) Formules simples à copier dans vos feuilles

% valeur délivrée   = IF(Gains_estimés>0, Gains_réels_cumulés / Gains_estimés, "")
Coût du retard (€)  = Gains_estimés_mensuels * Mois_de_retard
ROI ajusté confiance= IF(Invest>0, (Gains_estimés * (Confiance/5)) / Invest, "")
Payback (mois)      = IF(Gains_estimés_mensuels>0, Invest / Gains_estimés_mensuels, "")
TTI réalisé (jours) = Date_premier_gain - Date_décision

Astuce : appliquez flèches multicolores sur % valeur, TTI, CoD ; dégradés sur écart budget.

---

8) Gouvernance & rituels (rythme d’exécution)

• Hebdo (30–45 min) : passer les lots Go/More/Kill, mettre à jour TTI/CoD, libérer les blocages.
• Mensuel : rebalancer les enveloppes par flux, comparer valeur vs dépense.
• Trimestriel : revue stratégique Hoshin/OKR, standardiser les gains, publier un rapport 1 page par flux.

---

9) Exemple éclair (avant / après la nouvelle conception)

Avant : un projet « Poka-yoke » de 30 k€ voté en une fois, ROI estimé 2,8, payback 11 mois. Lancement tardif.
Après : scindé en 3 lots de 10 k€. Lot 1 valide l’hypothèse en 21 jours (TTI court), neutralise 80 % des défauts → More. Lot 2 affine, Lot 3 optionnel si bénéfice marginal. Résultat : CoD évité important, gains réels confirmés, possibilité d’arrêter tôt si la valeur n’est pas au rendez-vous.

---

10) Feuille de route 30 jours

1. Jour 1–5 : créer les colonnes ci-dessus, définir les règles Go/More/Kill et les seuils de couleur.
2. Jour 6–10 : découper les projets en lots, estimer TTI et CoD, fixer les enveloppes glissantes.
3. Jour 11–20 : lancer 5–10 lots, mesurer le premier impact (PPM/TRS/€).
4. Jour 21–30 : tenir deux cycles hebdo, publier un burn-up de valeur et un Top 5 écarts ; ajuster les garde-fous.

---

À retenir

• Changer la conception, c’est passer d’un suivi comptable à un pilotage d’investissements centrés impact & vitesse.
• CAPEX/OPEX deviennent de simples leviers au service d’un flux de valeur mesuré par TTI, % valeur délivrée et CoD.
• En découpant en lots et en décidant au rythme des preuves, vous financez ce qui marche — et vous arrêtez le reste plus tôt, à moindre coût.

Fiche Excel — Suivi CAPEX/OPEX liés aux Kaizen

Portefeuille | Journal des dépenses | Dashboard

Suivre simplement les budgets et dépenses (CAPEX/OPEX) de vos Kaizen, visualiser les écarts et décider vite grâce à un dashboard clair.

Pour qui ?

• Chefs d’équipe, Finance/Contrôle de gestion, Méthodes, AC, Qualité/HSE.
• Toute équipe qui veut piloter budget vs engagé vs payé sans complexité.

Ce que contient le fichier

1) Portfolio (registre des projets)

• Champs : ID Kaizen, Titre, Département, Statut, Étape, Responsable, Fournisseur, N° PO, Dates (approbation/réception/mise en service), Budgets CAPEX/OPEX, Gains estimés €/an.
• Calculs auto :
  • Budget total (CAPEX + OPEX)
  • Engagé/Payé par type (remontés depuis l’onglet Dépenses)
  • Total engagé / Total payé
  • Écart (engagé − budget) et % consommé
  • ROI (= Gains/Budget) & Payback (mois)
  • Restant à engager € (col. AB), Restant à payer € (col. AC), Risque budget (col. AD : OK / À surveiller / Dépassement)

2) Dépenses (journal)

• Champs : Date, ID Kaizen, Type (CAPEX/OPEX), Nature (Matériel/Service/…),
  Fournisseur, N° Facture, N° PO, Montant + Devise + Taux, Montant EUR, Statut (Engagé/Facturé/Payé), Centre de coûts, Département (auto), Commentaires.
• Aides : listes déroulantes (Type, Nature, Statut) + calcul EUR automatique.

3) Dashboard

• KPI : Budget CAPEX/OPEX/Total, Total engagé, Total payé, Écart, % consommé global.
• Graphiques :
  • Barres Budget vs Engagé vs Payé (par type)
  • Courbe dépenses payées / mois (année paramétrable)
  • Camembert Payé par département
  • Top 5 écarts (positifs) — nécessite Excel 365 (formules dynamiques)

4) Paramètres (caché)

• Listes éditables : Départements, Statuts projet, Étapes, Types (CAPEX/OPEX), Statuts transaction, Natures de dépense.

Fonctions clés (user-friendly)

• Formules automatiques partout : vous saisissez, le reste calcule.
• Couleurs & alertes :
  • Ligne rouge si Engagé > Budget
  • Ambre si % consommé ≥ 90% (attention)
  • Vert doux si % consommé ≤ 60% (confort)
  • Flèches (5 niveaux) sur % consommé
  • Barres de données sur Restant à engager/payer
• Liaisons : le Département se renseigne automatiquement dans Dépenses via l’ID.

Comment l’utiliser (en 4 étapes)

1. Créer/mettre à jour vos projets dans Portfolio (budgets, dates, gains).
2. Saisir les dépenses dans Dépenses (Type, Nature, Statut + Montant).
3. Lire sur Portfolio : % consommé, écarts, restants, risque.
4. Piloter via Dashboard : KPIs, tendances mensuelles, Top 5.

Légende rapide

• % consommé : flèches de bas (faible) à haut (élevé).
• Écart (engagé − budget) : vert = sous budget, ambre = proche, rouge = dépassement.
• Risque budget (AD) : OK / À surveiller / Dépassement.

Bon à savoir

• Compatibilité : Excel 365 recommandé (le Top 5 utilise FILTER/SORTBY/TAKE).
• Personnalisation : modifiez les listes dans Paramètres ; ajoutez vos Départements/Natures.
• Monnaies : si devise ≠ EUR, renseignez le taux → conversion auto en EUR.