FEC — Gabarit Colonnes (PCG) : modèle Excel dynamique

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1) Le FEC en deux mots (et pourquoi c’est important)

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est l’export normé que l’entreprise doit pouvoir remettre à l’administration (contrôle fiscal). Il trace, ligne par ligne, les écritures comptables avec des colonnes standardisées (codes journaux, dates, comptes PCG, libellés, montants…).
Notre gabarit vous garantit une structure propre, cohérente et exportable sans surprise.

2) Ce que contient le gabarit (aligné PCG)

Feuille FEC_Gabarit (cœur du dispositif) avec les colonnes usuelles du FEC :

JournalCode, JournalLib — le journal d’origine (ACH, VEN, BQ, OD…).
EcritureNum, EcritureDate — identifiant d’écriture et date comptable (ISO AAAA-MM-JJ).
CompteNum, CompteLib — compte général PCG (ex. 401000, 706000) et son libellé.
CompAuxNum, CompAuxLib — compte auxiliaire (tiers) et nom du tiers (si utilisé).
PieceRef, PieceDate — référence et date de la pièce (facture, virement…).
EcritureLib — libellé intelligible de l’écriture.
Debit, Credit — montants (une seule colonne > 0 par ligne).
EcritureLet, DateLet — lettrage et date (si lettrage).
ValidDate — date de validation/comptabilisation.
Montantdevise, Idevise — montant et code ISO de la devise d’origine, si multi-devises.

Des lignes 2–3 précisent Type et Obligatoire ? (O / Opt), pour éviter les erreurs de structure.

3) Des garde-fous intégrés (pour réduire les erreurs)

Listes déroulantes pour JournalCode et Idevise.
Contrôles de types : dates valides (AAAA-MM-JJ), montants >= 0.
Mise en forme : en-têtes colorées, colonnes dimensionnées, volet figé sur les titres.
Aide Export (feuille dédiée) : check-list en 7 points avant génération du FEC.
Dictionnaire : définitions claires de chaque colonne, avec règles d’usage.

Bonnes pratiques : une seule des colonnes Débit/Crédit doit être remplie par ligne ; EcritureNum est unique par journal ; équilibrez vos totaux Débit/Crédit.

4) Exemple prêt à cloner

Le gabarit inclut 3 lignes exemples :

Achat (401/ACH) + règlement bancaire (512/BQ) lettré.
Vente (706/411) non lettrée (classique fin de période).
Ces exemples servent de référence visuelle pour vos propres imports.

5) Comment l’utiliser pas à pas

Renseigner/Coller vos écritures dans FEC_Gabarit (conservez l’ordre des colonnes).
Utiliser les listes de l’onglet Listes pour maîtriser les codes journaux & devises.
Vérifier la check-list dans Aide_Export (dates/équilibres/uniques).
Exporter au format requis par votre outil (CSV tab/pipe ou TXT) en conservant l’ordre des colonnes.
Archiver le fichier FEC au dernier jour de la période (preuve de clôture).

6) Raccorder ce gabarit à vos process (FAQ express)

PCG et comptes auxiliaires ? Le modèle fonctionne avec votre plan de comptes. Si vous utilisez des comptes tiers, alimentez CompAuxNum/CompAuxLib.
Multi-devises ? Remplissez Montantdevise et Idevise (le montant en EUR reste dans Débit/Crédit après conversion comptable).
Lettrage ? EcritureLet/DateLet sont optionnels ; utiles pour rapprocher les règlements.
Sécurité des données ? Le fichier n’intègre aucune macro ; tout est lisible et filtrable.

7) À combiner avec vos autres outils (bonus)

Balance âgée : alimentez votre suivi client/fournisseur en partant des mêmes écritures (dates d’échéance nécessaires).
Rapprochement bancaire : utilisez JournalCode=BQ + PieceRef pour pointer les mouvements.
Contrôles de clôture : filtrez par EcritureDate et assurez l’égalité Débit/Crédit.

8) Personnalisation (sur demande)

Ajout d’un onglet d’export au format TXT/CSV normé.
Contrôles conditionnels (alerte si Débit & Crédit > 0, contrôle d’unicité EcritureNum).
Intégration PCG personnalisé (comptes, segments analytiques), mapping ERP → gabarit.

Fichier FEC — Gabarit Colonnes (PCG) : gabarit PCG qui standardise vos écritures

Ce que vous tenez entre les mains

Un classeur Excel prêt à l’emploi, conçu pour rassembler vos écritures dans un format clair et propre à l’export FEC. Vous y trouvez :

FEC_Gabarit : la table principale (colonnes normées).
Dictionnaire : la signification de chaque colonne, en français simple.
Listes : codes journaux et devises pour éviter les fautes de frappe.
Aide_Export : la check-list minute avant de générer votre fichier.

Le geste le plus sûr (3 minutes chrono)

Collez vos lignes dans FEC_Gabarit en respectant l’ordre des colonnes.
Choisissez vos JournalCode et Idevise via les listes déroulantes.
Lisez la ligne “Obligatoire ?” (en jaune) et corrigez ce qui manque.
Parcourez la check-list Aide_Export : dates au bon format, un seul Débit/Crédit par ligne, totaux équilibrés.
Exportez (CSV/TXT selon votre outil) sans changer l’ordre des colonnes.

Dans la jungle des colonnes

JournalCode / JournalLib : d’où vient l’écriture (ACH, VEN, BQ…).
EcritureNum / EcritureDate : son identifiant et sa date comptable.
CompteNum / CompteLib : votre PCG parle ici (401000, 706000…).
CompAuxNum / CompAuxLib : le tiers quand vous en avez un.
PieceRef / PieceDate : la trace documentaire (fac-001, vir-003…).
EcritureLib : un libellé que vous comprenez demain matin.
Debit / Credit : une seule colonne > 0 par ligne, toujours.
Lettrage / ValidDate / Devise : utiles, quand disponibles.

Les garde-fous qui travaillent pour vous

Listes contrôlées (journaux, devises) → moins d’erreurs.
Contraintes douces (dates valides, montants ≥ 0).
Volet figé + largeurs réglées → vous voyez clair, même avec 50 colonnes ouvertes à l’écran.
Dictionnaire intégré → pas besoin de chercher ailleurs.

Scènes de la vraie vie (vous allez vous y reconnaître)

Règlement fournisseur : vous lettrer (EcritureLet) la facture et le virement, vous respirez.
Clôture mensuelle : vous filtrez EcritureDate = fin de mois, vous vérifiez l’équilibre Débit = Crédit.
Multi-devises : vous remplissez Montantdevise + Idevise tout en conservant les montants comptabilisés en EUR dans Débit/Crédit.
Contrôle rapide : vous cherchez les doublons d’EcritureNum par journal, vous dormez mieux.

Les pièges qui font trébucher (et comment vous les contournez)

Débit & Crédit saisis ensemble : corrigez, une seule colonne monétaire par ligne.
Dates exotiques : restez en AAAA-MM-JJ.
Codes journaux “créatifs” : alimentez d’abord Listes, puis choisissez dans la liste déroulante.
Libellés vagues : écrivez comme si quelqu’un d’autre relisait demain.

Quand vous voulez aller plus loin (sans douleur)

Export TXT/CSV préformaté : on peut ajouter un onglet “Export” qui produit le fichier final en un clic.
Contrôle d’unicité d’EcritureNum par journal : ajout possible.
PCG personnalisé : on étend Listes et on documente dans Dictionnaire.

FR_FEC_Gabarit_Colonnes_PCG_couleurs_v1.0 Download

Ci-après une sélection de cas insolites (mais vrais) que l’on rencontre souvent en préparant un FEC avec le Gabarit Colonnes (PCG). Pour chaque cas : symptômes, cause probable, comment corriger dans le gabarit, et prévention.

1) Le virement qui « rembourse » une facture… deux fois

Symptômes : même PieceRef (VIR-001) et même montant apparaissent deux fois sur 512000, total Crédit > règlement attendu.
Cause : export bancaire dupliqué (import J-1 + J).
Correction : filtrez JournalCode=BQ + PieceRef=VIR-001, supprimez le doublon ou renversez-le (écriture OD).
Prévention : renseignez EcritureNum unique par jour et journal ; dans Aide_Export, ajoutez un contrôle “doublons PieceRef par date”.

2) Débit et Crédit non vides sur la même ligne

Symptômes : ligne où Debit>0 et Credit>0.
Cause : agrégat d’un export ERP qui a “compressé” deux sens.
Correction : scindez en deux lignes ; gardez la même EcritureNum.
Prévention : règle d’équipe : une ligne = un sens ; contrôle automatique (recherche des lignes où L>0 ET M>0).

3) L’écriture datée du… futur

Symptômes : EcritureDate ou ValidDate > fin de période.
Cause : calendrier système mal réglé / import de brouillard suivant.
Correction : corrigez la date comptable ou déplacez l’écriture dans la bonne période.
Prévention : dans Aide_Export, test “date ≤ date de clôture”.

4) Journal en minuscules ou exotique (“bq”, “banq”)

Symptômes : JournalCode hors liste standard (BQ/ACH/VEN/OD…).
Cause : saisie libre.
Correction : remplacez via la liste déroulante Listes!A.
Prévention : interdisez la saisie libre (validation obligatoire déjà prévue).

5) Compte général ↔ auxiliaire inversés

Symptômes : CompteNum=411000 mais CompAuxLib=Fournisseur X.
Cause : facture fournisseur saisie sur compte client.
Correction : passez CompteNum=401*** + CompAux… du fournisseur.
Prévention : filtre ciblé : CompteNum commence par 41X ↔ cohérence Aux libellé (Client/Fournisseur).

6) Lettrage “fantôme”

Symptômes : EcritureLet="A" sans DateLet, ou lettrage sur écritures non équilibrées.
Cause : lettrage saisi avant le dernier paiement / lettrage manuel mal reporté.
Correction : ôtez EcritureLet ou complétez DateLet après pointage complet.
Prévention : requête “lettrage présent AND solde ≠ 0” dans votre contrôle final.

7) Devise renseignée… mais pas de montant devise

Symptômes : Idevise="USD" avec Montantdevise à 0.
Cause : oubli de renseigner le montant d’origine.
Correction : remplissez Montantdevise ; Débit/Crédit restent en EUR (comptabilisés).
Prévention : validation : si Idevise non vide → Montantdevise>0.

8) Référence pièce avant la date de pièce

Symptômes : PieceDate postérieure à EcritureDate de plusieurs mois, ou antérieure à la facture.
Cause : retards d’approbation / inversion de dates.
Correction : rétablissez la chronologie : PieceDate = date facture ; EcritureDate = date comptable.
Prévention : test “PieceDate ≤ EcritureDate + X jours”.

9) Total Débit ≠ Total Crédit… seulement dans un journal

Symptômes : bilan global OK, mais JournalCode=BQ déséquilibré.
Cause : frais bancaires passés sans contrepartie / ligne manquante.
Correction : ajoutez la contrepartie (ex. 627/661) ou l’OD d’équilibrage expliquée.
Prévention : contrôle “équilibre par journal et période”.

10) Le 29 février… d’une année non bissextile

Symptômes : EcritureDate=2025-02-29.
Cause : modèle de récurrence qui n’a pas vérifié l’année bissextile.
Correction : corrigez à 28/02 ou 01/03 selon la pièce.
Prévention : validation date déjà en place + revue ciblée fin février.

11) Avoir négatif au crédit (signe inversé)

Symptômes : avoir client enregistré en Credit<0 au lieu de Debit>0.
Cause : inversion de signe lors d’un import CSV (séparateur/format).
Correction : remettez Credit à 0 et positionnez le montant en Debit.
Prévention : règle “montants toujours positifs” (déjà dans le gabarit) + test “valeurs négatives détectées”.

12) Même `EcritureNum` réutilisé… dans deux journaux

Symptômes : E000123 existe en VEN et en ACH.
Cause : séquence d’ERP réinitialisée par journal.
Correction : OK si unicité par (Journal, EcritureNum) est respectée ; documentez.
Prévention : contrôlez l’unicité par journal (clé composée).

13) Les accents qui disparaissent à l’export

Symptômes : EcritureLib devient illisible en TXT (é, è, ç remplacés).
Cause : encodage (UTF-8 vs ANSI).
Correction : exportez en UTF-8 ( ou selon le format attendu par votre outil), testez l’ouverture avec Notepad/VS Code.
Prévention : notez l’encodage cible dans Aide_Export.

14) Écritures d’OD datées au mois M+1

Symptômes : OD de clôture validées au 01/MM+1 au lieu du dernier jour du mois.
Cause : règle interne “valider au lendemain”.
Correction : si le FEC couvre MM, redatez au dernier jour ; sinon étendez la période.
Prévention : consigne de clôture + test “OD hors période ”.

15) Journal “VE” mêlé à “VEN”

Symptômes: deux codes quasi identiques coexistent.
Cause : création non maîtrisée de codes.
Correction : remappez VE → VEN (ou inverse) dans Listes, puis Rechercher/Remplacer.
Prévention : verrouiller la nomenclature journaux.

Comment le gabarit vous aide à les éviter

Listes verrouillées (journaux, devises).
Formats (dates ISO), montants positifs, volet figé pour contrôler rapidement.
Dictionnaire pour trancher les ambiguïtés (ex. lettrage, pièce).
Aide_Export pour greffer vos propres tests maison (équilibres, doublons, bornes de dates).

Petit script de contrôle « maison » (sans macros)

Ajoutez dans Aide_Export une table “anomalies” et, avant export, filtrez dans FEC_Gabarit :

Debit>0 ET Credit>0
EcritureDate vide ou > fin_de_période
Idevise non vide ET Montantdevise=0
JournalCode non dans la liste
CompteNum 411* avec CompAuxLib contenant “Fournisseur” (ou 401* avec “Client”)