FEC — gabarit des colonnes (PCG), mode d’emploi opérationnel

Le Fichier des écritures comptables (FEC) n’est pas un simple export : c’est un format légal qui impose l’ordre, le nom et le type de chaque colonne. Toute divergence (ordre, intitulés, formats) peut être considérée comme une non-conformité. Voici la version « prête à implémenter », du gabarit aux contrôles qualité.

1) Les 18 colonnes obligatoires (dans l’ordre exact)

#	Intitulé	Nom de champ (en-tête à respecter)	Type attendu
1	Code journal	`JournalCode`	Alphanumérique
2	Libellé journal	`JournalLib`	Alphanumérique
3	N° d’écriture (séquence continue)	`EcritureNum`	Alphanumérique
4	Date de comptabilisation	`EcritureDate`	Date AAAAMMJJ
5	N° de compte (PCG)	`CompteNum`	Alphanumérique
6	Libellé de compte (PCG)	`CompteLib`	Alphanumérique
7	N° de compte auxiliaire	`CompAuxNum`	Alphanumérique (vide si non utilisé)
8	Libellé compte auxiliaire	`CompAuxLib`	Alphanumérique (vide si non utilisé)
9	Référence de la pièce	`PieceRef`	Alphanumérique
10	Date de la pièce	`PieceDate`	Date AAAAMMJJ
11	Libellé de l’écriture	`EcritureLib`	Alphanumérique
12	Montant au débit	`Debit`	Numérique
13	Montant au crédit	`Credit`	Numérique
14	Code de lettrage	`EcritureLet`	Alphanumérique (vide si non utilisé)
15	Date de lettrage	`DateLet`	Date AAAAMMJJ (vide si non utilisé)
16	Date de validation	`ValidDate`	Date AAAAMMJJ
17	Montant en devise	`Montantdevise`	Numérique (vide si non utilisé)
18	Identifiant de la devise	`Idevise`	Alphanumérique (vide si non utilisé)

Remarque multi-établissements : si nécessaire, ajoutez après ces 18 colonnes une colonne CodeEtablissement pour identifier l’origine des écritures.

2) Formats et conventions à respecter

Séparateur : un seul séparateur homogène (tabulation ou pipe |).
En-tête : la première ligne doit contenir exactement les 18 noms ci-dessus, dans le bon ordre.
Dates : format AAAAMMJJ (ex. 20251231), sans tirets ni slashs.
Numériques : pas de séparateur de milliers ; décimales autorisées ; signe explicite si négatif.
Champs “à blanc” : les colonnes existent mais restent vides (ne pas mettre « 0 » ni espace).
PCG : les comptes et leurs libellés doivent suivre le plan de comptes français.

Exemple d’en-tête conforme (séparateur |) :

JournalCode|JournalLib|EcritureNum|EcritureDate|CompteNum|CompteLib|CompAuxNum|CompAuxLib|PieceRef|PieceDate|EcritureLib|Debit|Credit|EcritureLet|DateLet|ValidDate|Montantdevise|Idevise

3) De l’ERP à l’export : la check-list de mapping

Cartographier chaque champ FEC ↔ colonne source (vue SQL, export ERP, journal Excel).
Séquence d’écriture : EcritureNum doit être chronologique et continue sur l’exercice.
PCG : CompteNum commence par les bonnes classes ; CompteLib = libellé PCG correspondant.
Auxiliaires : renseigner CompAuxNum/CompAuxLib pour clients/fournisseurs (sinon, vide).
Dates : contrôler l’existence et le format de EcritureDate, PieceDate, ValidDate.
Débit/Crédit : vérifier l’équilibre global de l’exercice (débit = crédit).
Lettrage : n’alimenter EcritureLet/DateLet que si un lettrage réel existe.
Devises : Montantdevise/Idevise uniquement pour les écritures concernées.

4) Pièges fréquents et corrections rapides

Colonnes renommées ou réordonnées → refaire l’en-tête strictement conforme.
Dates au format “JJ/MM/AAAA” → convertir en AAAAMMJJ avant export.
Espaces insécables dans les montants → nettoyer (pas de milliers).
Auxiliaires absents alors que la compta auxiliaire est active → alimenter CompAux*.
Lettrage “technique” injecté partout → supprimer ; ne conserver que le lettrage réel.
Comptes/Libellés non PCG dans un FEC social → corriger le plan et les libellés.

5) Contrôles qualité avant remise

Somme Débit = Somme Crédit sur l’exercice.
Contrôle de complétude : aucune colonne vide parmi les 18 obligatoires (hors champs « à blanc »).
Contrôle de format :
- Dates : longueur 8, chiffres uniquement, mois/jour valides.
- Numériques : pas de séparateur de milliers, décimale possible.
Contrôle des en-têtes : exactitude orthographique et ordre.
Contrôle de cohérence : dates pièce ≤ date écriture ≤ date validation (selon vos règles).

Exemples de validations (Excel)

Date AAAAMMJJ valide (en supposant la valeur en A2) : =ET(NB.SI(A2;"########")=1;ESTNUM(A2*1);MOIS(DATE(GAUCHE(A2;4)*1;STXT(A2;5;2)*1;STXT(A2;7;2)*1))=STXT(A2;5;2)*1)
Montant numérique sans milliers (B2) : =ESTNUM(SUBSTITUE(B2;",";".")*1)

6) Exemple minimal (1 ligne fictive)

AC|Achats|2025-000000123|20250115|607000|Achats de marchandises|||FAC-2025-04567|20250114|Facture Fournisseur X|0|1234,56|||20250115||

À adapter à votre séparateur ; veillez à ne pas insérer de « ; » ou d’espaces inutiles si vous utilisez | ou tabulation.

7) Gouvernance et archivage

Un FEC par exercice (complet, hors écritures de centralisation).
Traçabilité : garder le mapping, la procédure d’export, les rapports de contrôle.
Périodicité : testez l’export avant la clôture pour éviter les corrections en urgence.
Rôles : comptabilité générale (conformité), IT/ERP (mapping & transformations), direction financière (validation).

Mode d’emploi — Convertisseur FEC

1) Avant de commencer : poser le décor

Ouvrez le classeur Convertisseur_FEC_Preremplie.xlsx.
Repérez les 4 onglets : Accueil, Journal_Source, Mapping_FEC, Paramètres.
Ayez sous la main votre export de journaux (Excel/CSV de l’ERP).

Idée-force : vous gardez vos colonnes d’origine ; le classeur fait la traduction vers le gabarit FEC.

2) Mise en place (3 minutes)

Importer la macro
- Alt+F11 → Fichier > Importer un fichier… → sélectionnez ExportFEC.bas → fermez l’éditeur.
Paramétrer la sortie (onglet Paramètres)
- p_CheminExport : le dossier où déposer le fichier (ex. C:\Temp\).
- p_NomFichier : ex. FEC_DEMO_2025.csv.
- p_Séparateur : | (pipe) par défaut ; possible TAB.
- Autres options : encodage (iso-8859-15 recommandé), virgule décimale forcée (OUI), champs optionnels vidés (OUI), rapport final (OUI).

Une fois ces réglages posés, vous ne les touchez presque plus.

3) Votre matière première : Journal_Source

Collez vos écritures sous l’en-tête déjà en place (ligne 1).
Les 20 lignes fournies sont un exemple équilibré (débit = crédit) : vous pouvez les supprimer ou les laisser le temps de vos essais.
Conservez les noms de colonnes actuels (ex. JRN_CODE, POST_DATE, GL_ACCOUNT…) : c’est Mapping_FEC qui s’occupe de faire correspondre.

Règle d’or : une ligne = une écriture. Pas d’agrégat, pas de total. La macro s’occupe des formats.

4) La passerelle : Mapping_FEC

Chaque ligne associe un champ FEC (officiel) à votre colonne source.
Exemple : JournalCode ← JRN_CODE, EcritureDate ← POST_DATE, Debit ← DEBIT…
Si votre ERP utilise d’autres intitulés, changez seulement la colonne “Source_Column”.
Les champs optionnels (auxiliaires, lettrage, devise) : laissez mappés si vous les avez ; sinon, conservez le mapping et la macro les videra si vous l’avez demandé dans Paramètres.

Vous sentez la logique ? On ne tord pas vos données : on les cartographie proprement.

5) Exporter en un clic

Option rapide : Alt+F8 → ExportFEC → Exécuter.
Option “bouton” (si vous en voulez un vrai) : Onglet Développeur → Insérer > Bouton (Contrôle de formulaire) → dessinez le bouton sur Accueil → Assigner la macro ExportFEC.

La macro :