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Comment élaborer un cahier de charges numérique ? 

Ce tutoriel expose une liste des éléments essentiels qu’un cahier de charges doit contenir pour bien définir les besoins et aboutir à la réalisation du projet. Si vous prétendez à un poste de Chef de projet, lisez cet article jusqu’à la fin.

Pourquoi un cahier de charges des projets numériques ?

Un chef de projet digital qualifié pour rejoindre est le responsable de la gestion quotidienne et du bon fonctionnement de divers projets numériques, notamment le lancement de sites, d’outils en ligne, d’applications Web et de campagnes publicitaires.

cahier de charges

Par conséquent, ce chef de projet doit être un professionnel avec des aptitudes managériales et aussi un féru de la technologie. Mais le plus important est de d’avoir une connaissance approfondie de la façon dont la technologie peut aider l’entreprise à atteindre ses objectifs commerciaux. En tant que chef de projet numérique, vous devez également utiliser vos compétences en communication pour collaborer efficacement avec différentes équipes.

In fine, vous devez gérer et livrer le cycle de vie numérique de vos projets selon les exigences de qualité, les échéanciers et le budget, et votre outil crucial est le cahier de charges numérique.

La rédaction d’un cahier de charges n’est pas une tâche facile notamment quand il s’agit d’un projet digital ou numérique. Souvent, les cadres dans les petites et moyennes entreprises rencontrent des difficultés quand ils doivent accomplir la mission de rédaction d’un cahier de charges.

Pour ne pas improviser les projets numériques, une méthodologie pour la rédaction du cahier de charges est profitable et nécessaire pour le Chef de projet et l’entreprise elle-même. En effet, grâce à un cahier de charges abouti, l’entreprise cerne son besoin, le formule très clairement à son prestataire, et ceci contribue à l’agilité au travail.

 Il est important de noter qu’un cahier de charges n’est pas rigide et change selon le contexte de son utilisation. Par conséquent la liste des composants doit être complétée et détaillée par l’entreprise en fonction de ses besoins, de ses spécificités et des exigences particulières de chaque projet. Cette liste peut également servir de moyen de communication, de pense-bête et d’outil de planification.

La gestion de projet numériques et la planification à l’ère du digital 

Pour planifier un projet, vous devez formuler d’une manière détaillée, précise ces éléments :

Objectifs chiffrés et les indicateurs de performance  à atteindre

Ressources nécessaires au projet

Planification de chaque phase et la scénarisation de sa mise en œuvre

Outils de suivi et de contrôle.

Le management de projet passe par des étapes et parmi ces étapes la rédaction d’un cahier de charges

Nommer un responsable du projet

 Passer au crible les possibilités et les choix techniques sans oublier  l’état des connaissances et l’expertise sur le sujet en question.

 Obtenir un accord et convaincre les différents comités de l’entreprise

 Rédiger le contenu du cahier de charges et mettre un système de notation de chaque critère afin d’évaluer les offres.

Publier le cahier de charges et le mettre à disposition des soumissionnaires potentiel

Recevoir et analyser les offres.

 Choisir un prestataire, passer le du marché après la signature du contrat (contrat pour conception ou pour la de mise en œuvre ou les deux )

Assurer le pilotage, le suivi et l’évaluation des résultats afin de comprendre l’ impact du projet.

Pour mener à bien un projet, nous recommandons deux approches, donc il faut choisir entre ces deux points de vue différents en se basant sur les exigences du projet :

Imposer une solution, des spécifications détaillées, un outil ou un produit.

Ou

• Décrire les fonctionnalités voulues. La solution qui sera proposée devra répondre à ces fonctionnalités.

En réalité, le cahier de charges est tout le temps un hybride de ces deux points de vue. Le choix définitif se fait sur la base des vrais besoins, le niveau de connaissance des solutions potentielles, le niveau et le nombre des cadres et collaborateurs disponibles dans l’entreprise ayant des attitudes qui leurs permettent de rédiger un cahier de charges et d’analyser les réponses.

Le contenu d’un cahier de charges et comment lé réussir dans le cadre d’un projet numérique ?

Un contenu d’un cahier de charges détaille :

L’orientation et la finalité du projet et le cadre dans lequel le cahier des charges est élaboré  et quels sont ces objectifs. La résolutions de ces questions fondamentales repose sur les des éléments suivants:

Description générale du projet

Objectifs poursuivis par l’entreprise

Importance  du projet dans l’entreprise, son impact sur le fonctionnement actuel

Valeur stratégique et économique.

Le marché :

Déscription claire et formelle et la quantification des éléments du marché ( logiciels, développement informatique, administration des réseaux, infogérance,…)

Les éléments auxquelles il faut obligatoirement répondre pour que l’offre soit prise en considération

Options que le soumissionnaire propose pour étoffer son offre

Description des processus de numérisation existants

Détermination des interfaces du projet :

personnes de l’entreprise qui seront impliqués dans le projet

La cahier de charges détaille aussi les spécifications de réalisation, les contraintes du demandeur. Cette partie traite les contraintes imposées tout naturellement par le demandeur, par exemple :

Normes techniques :  type de hardware protocoles, les langages de codage,

format et taille de fichiers, traitement de données,UX- UI, interface graphique et expérience utilisateurs,  langage d’interaction avec les bases de données,…)

Méthodologie: documentation, processus d’analytique, outil de pilotage et de management de projets, de tierce maintenance applicative TMA, CRM utilisés,…Ressources et la gestion du quotidien : disponibilité des locaux, disponibilité des effectifs, connexion…

Par ailleurs, les points suivants seront clairement définis:

Maquette ou démonstration fonctionnelle: représentativité par rapport au projet complet, configuration, plan de travail, ressources, critères d’acceptation avant

de poursuivre les travaux

calendrier et délais de réalisation des prestations : début, fin, phases,miletones

Disponibilité des consultants (date et lieux) avec leurs CVs (références, qualification ) mises

à disposition du prestataire par l’entreprise

Plan de migration de la solution existante vers la nouvelle solution.

Calendrier des livrables partiels et définitifs du projet .

Il est obligatoire de préciser la méthodologie, les outils pointus pour procéder aux  tests fonctionnels, test de performance et de qualité ainsi des tests d’évolution des fonctionnalités, d’ergonomie,et de l’expérience utilisateur

Outils de mesure et de suivi du résultat pendant tout le cycle de vie du projet. Le bilan de résultat touche l’aspect fonctionnel, technique et budgétaire.

Un cahier de charges numérique dans les appels d’offres

La cahier de charges traite aussi les modalités administratives qui permettent de clarifier les points suivants:

La réponse à l’appel d’offre : elle doit faire l’objet d’une proposition complète et homogène, mais aussi; fonctionnelle, performante et utilisable, qui se distingue par la qualité conformément aux standards reconnus.

Modalités de règlement par tranches, solde et les pénalités éventuelles

Les conditions pour débloquer la caution

La disponibilité des locaux et des outils pour la mise en œuvre du projet.

Propriété des développements réalisés

Clauses de confidentialité : le demandeur doit assurer la confidentialité de

l’offre du soumissionnaire, de mêm, le soumissionnaire s’engage à ne pas communiquer et partager les détails du projet

Spécifications juridiques et clauses légales.

Déscription du soumissionnaire et son éligibilité qui se manifeste sur : son bilan,  ses résultats, ancienneté..), sa situation fiscale (Impôt, TVA…), et les références sur un projet similaire ou de la même taille, les curriculum vitae des participants et des consultants, et le plan des partenariats éventuels pour la bonne conduite du projet.

Présentation de l’offre : en se basant sur le tableau de réponse défini par le

demandeur et en indiquant la liste des postes auxquels le soumissionnaire n’a pas répondu..

Le cahier de charges ne néglige pas les spécifications d’évaluation. Il s’agit de : la méthode d’analyse et les critères d’évaluation doivent être définis avant de partager le cahier des charges afin de s’assurer que les offres prennent en considération tous les éléments requis.

Ces critères d’évaluation générique sont comme le veut la tradition des appels d’offres mentionnés sans beaucoup de détails dans le cahier des charges selon le degré de l’importance. Voici un exemple de critères d’évaluation:

Conformité de l’offre aux exigence du cahier des charges ainsi que la qualité de cette offre selon le système de la notation

Délais d’exécution

Prix

Références de réalisations similaires

Qualités des consultants dédiées pour concevoir et mettre en œuvre le projet.

Evaluation des offres de soumissionnaires :

En se basant sur des éléments définis dans les critères d’évaluation détaillés sur le chaier des charges, une équipe interne de l’entreprise sera en mesure d’évaluer les réponses reçues dans les délais fixés. Toute offre reçue après la date fixe est annulée par défaut.

L’évaluation porte sur différents critères :

– spécifications applicatives qui prennent attention aux :

Contenu de l’interface l’utilisateur ou les informations affichées à l’utilisateur final ainsi que le choix du navigateur Internet

La fiabilité des bases de données qui seront utilisées et la possibilité d’alimentation de ces bases de données.

Le workflow ou le processus de partage de l’information et l’interaction entre les utilisateurs

et les bases de données

Les traçabilités à faire après chaque transaction

• la possibilité d’importer les données depuis les applications existantes (stock, facturation,…) et les intégrer facilement au nouveau système.

-spécifications techniques

Localisation des data centers ou les serveurs informatiques sont logés

Lieux d’hébergement des bases de données et des applications, la répartition des serveurs en fonction du nombre des utilisateurs

Volumes des flux et des requêtes utilisateurs sur les applications et les serveurs

La performance des réseaux qui relient les utilisateurs et les serveurs pour garantir une vitesse optimale.

 Aboutissement de l’architecture et les fonctionnalités des serveurs, bande passante, vitesse d’ouverture des pages web…

Les plateformes e-commerce : développement sur mesure ou sur la base d’un CMS comme prestashop…

Paiement électronique en ligne ou paiement à la réception de la commande

Procédures, outils de la tierce maintenance applicative des applications, du réseau, du hardware, des progiciels, des autorisations et accès aux fonctionnalités,  des coûts, de la facturation, du help desk, de la performance,…

Formation sur les nouvelles fonctionnalités et conduite du changement et l’impact de la  migration sur l’organisation de l’entreprise. Il faut prendre en considération les aspects techniques et organisationnels de l’entreprise cliente, il s’agit de définir un plan de formation sur l’année et de produire une documentation claire.

La performance et évolutivité de la solution au fil des jours

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