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La tenue rigoureuse et organisée des procès-verbaux de l’assemblée générale est une partie essentielle de la bonne gestion associative. Elle garantit la traçabilité de la prise de décision, favorise la transparence auprès des membres, et possède une valeur légale en cas de litiges ou de contrôle administratif. Pour cela, un modèle Excel complexe et automatisé est utilisé pour assurer une prise de procès-verbaux claire, cohérente et efficace ainsi qu’une bonne tenue des dossiers.
Le canevas Excel vise à :
Le fichier est réparti en plusieurs sections principales, chacune répondant à une fonction précise du procès-verbal :
Un titre large et centralisé signale clairement la nature du document :Procès-verbal de l’Assemblée Générale – Association [Nom]
Celui-ci est mis en forme avec une police renforcée et un alignement centré.
Cette section recense toutes les données administratives essentielles :
Ces champs sont disposés en tableau avec bordures, couleurs douces et grande lisibilité.
Un tableau extensible recense chaque participant :
Les colonnes « Présent » et « Représenté » sont dotées de menus déroulants (« Oui », « Non ») facilitant l’encodage rapide et standardisé.
Des formules automatiques permettent de calculer :
Ces résultats sont synthétisés en marge du tableau, dans une section distincte à droite.
Chaque décision soumise au vote est documentée :
Cette section permet une traçabilité rigoureuse des décisions prises, conformément aux obligations statutaires.
Une zone réservée aux questions non prévues à l’ordre du jour permet de noter toute intervention complémentaire ou remarque.
L’heure de clôture est consignée, suivie des emplacements prévus pour :
Le canevas se distingue par une mise en forme lisible, professionnelle et sobre, avec :
| Fonction | Avantage |
|---|---|
| Automatisation | Calculs intégrés pour gain de temps |
| Normalisation | Format homogène pour chaque AG |
| Traçabilité | Archivage structuré et fiable |
| Accessibilité | Modifiable sans logiciel spécifique complexe |
| Adaptabilité | Peut être enrichi selon les besoins futurs |
Ce canevas Excel de procès-verbal représente bien plus qu’un simple support de rédaction : il s’inscrit comme un outil stratégique de gouvernance associative. Il apporte rigueur, transparence et pérennité dans la gestion des assemblées générales. Facilement réutilisable et adaptable, il constitue un standard de bonne pratique à adopter pour toute structure associative soucieuse de professionnaliser ses procédures internes.
Instance souveraine de toute organisation associative, l’assemblée générale réunit l’ensemble des membres afin de débattre, d’examiner les bilans moral et financier, et de se prononcer sur les orientations stratégiques de la structure. Elle peut être convoquée à titre ordinaire, selon un rythme généralement annuel, ou à titre extraordinaire, lorsqu’une décision exceptionnelle, telle qu’une modification des statuts, s’impose.
Rédigé à l’issue de la réunion, le procès-verbal constitue le document officiel retraçant l’ensemble des échanges et décisions prises lors de l’assemblée. Il a valeur de référence, voire de preuve, en cas de litige ou de contrôle administratif. Pour être valable, il doit être signé par le président et le secrétaire de séance, puis conservé dans les archives de l’association.
Le quorum désigne le nombre minimal de membres présents ou représentés requis pour que l’assemblée puisse valablement délibérer. Ce seuil, fixé par les statuts, garantit que les décisions prises reposent sur une base de représentativité suffisante. À défaut, l’assemblée peut être ajournée ou convoquée de nouveau selon les modalités prévues.
Une résolution correspond à une proposition soumise au vote des membres. Qu’il s’agisse de l’approbation d’un budget, de l’élection d’un responsable ou d’un amendement statutaire, la résolution est adoptée, rejetée ou reportée selon le résultat du scrutin.
La participation des membres à l’assemblée peut s’effectuer en présentiel ou par représentation. Dans ce second cas, un membre absent mandate un autre participant pour voter en son nom. Le nombre de procurations autorisées par personne est généralement limité par les statuts afin d’éviter les déséquilibres de représentation.
Document préparatoire à l’assemblée, l’ordre du jour énumère les sujets à traiter, dans un ordre défini. Il est communiqué en amont aux membres afin de garantir la transparence des débats. Seuls les points inscrits à l’ordre du jour peuvent, sauf exception, faire l’objet d’un vote.
Le président de séance est chargé de conduire les travaux de l’assemblée. Il ouvre et clôt la séance, veille au respect de l’ordre du jour, encadre les prises de parole et supervise les scrutins. Sa légitimité repose sur une désignation claire, souvent prévue par les statuts.
Assurant une fonction à la fois discrète et essentielle, le secrétaire de séance a pour mission de consigner, avec rigueur, l’intégralité des échanges et décisions. Il élabore le procès-verbal, qu’il signe conjointement avec le président de séance.
Indicateur de l’engagement associatif, le taux de participation est calculé en rapportant le nombre de membres présents ou représentés au nombre total d’adhérents. Il permet de vérifier si le quorum est atteint et d’apprécier la mobilisation autour des enjeux de gouvernance.
Association : Les Ingénieurs Solidaires du BTP
Date : 15 juin 2025
Lieu : Maison des Associations – Salle 3, 12 rue des Ateliers, 75012 Paris
Président de séance : M. Jean MARTIN
Secrétaire de séance : Mme Sophie DUPUIS
L’Assemblée Générale Ordinaire de l’association Les Ingénieurs Solidaires du BTP s’est tenue le 15 juin 2025 à 18h00, sur convocation du président adressée aux membres par email le 1er juin 2025.
Le quorum étant atteint (23 membres présents sur 35 membres inscrits), l’Assemblée peut valablement délibérer, conformément aux statuts de l’association.
L’ordre du jour suivant a été proposé et adopté à l’unanimité :
Le président M. Jean MARTIN présente le rapport moral, évoquant les progrès réalisés en 2024 malgré un contexte économique difficile. Il souligne notamment :
Le rapport moral est soumis au vote :
Adopté à l’unanimité (23 voix pour, 0 contre, 0 abstention).
Mme Sophie DUPUIS, secrétaire, présente le rapport d’activités 2024 :
Adopté à l’unanimité.
Le trésorier, M. Karim BOUZID, expose les comptes annuels 2024 :
Le rapport financier est soumis au vote :
Adopté à l’unanimité.
Conformément aux statuts, le mandat de deux membres du bureau arrive à échéance.
Renouvelés :
Les deux candidatures ont été proposées et élues à l’unanimité.
Le président expose les axes prioritaires pour l’année à venir :
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20h15.
Le Président
Jean MARTIN
(signature)
La Secrétaire de séance
Sophie DUPUIS
(signature)
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