Cours Excel 2019 gratuit : les groupes et les totaux partiels

Dans ce cours Excel, qui traite les groupes et totaux partiels avec Excel 2019.

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Les feuilles de calcul avec beaucoup de contenu peuvent parfois sembler écrasantes et peuvent même devenir difficiles à lire. Heureusement, Excel peut organiser vos données en groupes, ce qui vous permet d’afficher et de masquer facilement différentes sections de votre feuille de calcul.

Vous pouvez également résumer plusieurs groupes à l’aide de la commande Sous-total et créer un plan pour la feuille de calcul. Pour regrouper des lignes ou des colonnes : Sélectionnez les lignes ou les colonnes que vous souhaitez grouper. Dans cet exemple, nous sélectionnerons les colonnes B, C et D. 

Sélectionnez l’onglet Données sur le ruban, puis cliquez sur la commande Groupe.

Les lignes ou colonnes sélectionnées seront regroupées. Dans notre exemple, les colonnes B, C et D sont regroupées.

Pour dissocier les données, sélectionnez les lignes ou les colonnes groupées, puis cliquez sur la commande Dissocier.

Pour masquer et afficher des groupes :

Pour masquer un groupe, cliquez sur le signe moins, également appelé bouton Masquer les détails.

Pour dissocier les données, sélectionnez les lignes ou les colonnes groupées, puis cliquez sur la commande Dissocier.

Pour masquer et afficher des groupes :

Pour masquer un groupe, cliquez sur le signe moins, également appelé bouton Masquer les détails.

Pour masquer et afficher des groupes :

Pour masquer un groupe, cliquez sur le signe moins, également appelé bouton Masquer les détails.

Le groupe sera masqué. Pour afficher un groupe masqué, cliquez sur le signe plus, également appelé bouton Afficher les détails.

Création de sous-totaux

La commande Sous-total vous permet de créer automatiquement des groupes et d’utiliser des fonctions communes telles que SUM, COUNT et MEDIA pour résumer les données. Par exemple, la commande Sous-total peut aider à calculer le coût des fournitures de bureau par type à partir d’une commande d’entrepôt importante. Il créera une hiérarchie de groupes, connue sous le nom de plan, pour aider à organiser la feuille de calcul.

Pour créer un total cumulé :

Dans notre exemple, nous utiliserons la commande Sous-total avec un formulaire de commande de chemises pour déterminer combien de chemises ont été commandées pour chaque taille (Small, Medium, Large et X-Large). Cela créera un plan pour notre feuille de calcul avec un groupe pour chaque taille de chemise, puis comptera le nombre total de chemises dans chaque groupe.

Tout d’abord, triez votre feuille de calcul en fonction des données que vous souhaitez sous-totaliser. Dans cet exemple, nous allons créer un sous-total pour chaque taille de chemise. Notre feuille de calcul a donc été triée par taille de chemise, de la plus petite à la plus grande.

Sélectionnez l’onglet Données, puis cliquez sur la commande Sous-total.

La boîte de dialogue Sous-total apparaît. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante du champ À chaque modification vers : pour sélectionner la colonne dont vous souhaitez calculer le sous-total. Dans notre exemple, nous sélectionnerons la taille de la chemise.
Cliquez sur la flèche déroulante du champ Utiliser la fonction : pour sélectionner la fonction que vous souhaitez utiliser. Dans notre exemple, nous sélectionnerons COUNT pour compter le nombre de chemises commandées pour chaque taille.

Dans le champ Ajouter le sous-total à :, sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez afficher le sous-total calculé. Dans notre exemple, nous sélectionnerons la taille de la chemise. Lorsque vous êtes satisfait de vos sélections, cliquez sur OK.

La feuille de travail sera présentée en groupes et le sous-total sera répertorié sous chaque groupe. Dans notre exemple, les données sont maintenant regroupées par taille de chemise et le nombre de chemises commandées dans cette taille apparaît sous chaque groupe.

Pour afficher les groupes par niveau :

Lorsque vous créez des sous-totaux, la feuille de calcul est divisée en plusieurs niveaux. Vous pouvez basculer entre ces niveaux pour contrôler rapidement la quantité d’informations affichées dans la feuille de calcul en cliquant sur les boutons Niveau à gauche de la feuille de calcul. Dans notre exemple, nous passerons par les trois niveaux de notre établissement. Bien que cet exemple ne contienne que trois niveaux, Excel peut en contenir jusqu’à huit.

Cliquez sur le niveau le plus bas pour afficher le moindre détail. Dans notre exemple, nous sélectionnerons le niveau 1, qui ne contient que le Grand Compte ou le nombre total de chemises commandées.

Cliquez sur le niveau suivant pour développer les détails. Dans notre exemple, nous sélectionnerons le niveau 2, qui contient chaque ligne de sous-total mais masque toutes les autres données de la feuille de calcul.

Cliquez sur le niveau supérieur pour afficher et développer toutes les données de la feuille de calcul. Dans notre exemple, nous sélectionnerons le niveau 3.

Vous pouvez également utiliser les boutons Afficher les détails et Masquer les détails pour afficher et masquer les groupes au sein de la structure.

Pour supprimer les sous-totaux :

Parfois, vous ne souhaitez peut-être pas conserver les sous-totaux dans votre feuille de calcul, en particulier si vous souhaitez réorganiser vos données de différentes manières. Si vous ne souhaitez plus utiliser le total cumulé, vous devrez le supprimer de la feuille de calcul.

Sélectionnez l’onglet Données, puis cliquez sur la commande Sous-total.

La boîte de dialogue Sous-total apparaît. Cliquez sur Supprimer tout.

Toutes les données de la feuille de calcul seront séparées et les sous-totaux seront supprimés.
Pour supprimer tous les groupes sans supprimer les sous-totaux, cliquez sur la flèche déroulante Dissocier, puis choisissez Effacer le contour.