Un WMS “léger” sous Excel peut devenir un véritable système d’exécution quand il est structuré par feuilles métiers, des données propres et des KPIs colorés qui attirent l’œil au bon endroit. Cet article explique l’architecture, les logiques de contrôle, la mise en couleurs des indicateurs et les bonnes pratiques pour passer d’un suivi artisanal à un pilotage opérationnel fiable—sans lourdeur logicielle.
Pourquoi un WMS léger a du sens
Dans bien des entrepôts, les besoins réels tiennent en quatre verbes : recevoir, stocker, préparer, expédier. Avant d’intégrer un WMS “lourd”, un classeur structuré permet de :
Standardiser les formats (articles, emplacements, inventaire, mouvements) ;
Sécuriser la saisie via des listes de valeurs (zones, unités, statuts) ;
Rendre visibles les risques immédiatement (DLC, écarts, retards) ;
Donner un langage commun à l’équipe (les mêmes codes, les mêmes règles).
Le résultat n’est pas “juste un Excel” : c’est un petit WMS avec des garde-fous, des couleurs qui signalent les priorités et des KPIs par feuille qui posent un diagnostic rapide.
L’architecture par feuilles : un flux clair, des données propres
Parametres : la grammaire commune
Cette feuille alimente toutes les listes déroulantes (Unités, Zones, Types d’emplacement, Statuts ligne/doc, Transporteurs, Familles, Oui/Non, Classe de température, Type/Statut picking). Intérêt : la cohérence. On évite les variantes de saisie (“Pick”, “picking”, “PICKING”) qui polluent l’analyse.
Renseigner systématiquement poids/volume (utile pour charge camion et cubage).
Désactiver les références obsolètes (Actif = NON) au lieu de les supprimer (traçabilité).
Emplacements : la carte de l’entrepôt
Zone (Réception, Picking, Réserve, Quarantaine, Expédition), allée/travée/niveau, type (Pick/Reserve/Cross-dock), classe T°, capacités (U, kg), actif. Objectif : rendre explicite la stratégie de rangement et les contraintes (température, capacité).
Inventaire : la vérité de stock
SKU, emplacement, quantité, unité, lot/série, DLC, dernière mise à jour. Points de contrôle intégrés :
DLC dépassée → cellule rouge ;
DLC ≤ 7 jours → cellule ambre. Vous voyez immédiatement ce qui risque un rebut ou une rupture qualité.
Mouvements : la traçabilité des flux
IN/OUT/MVT/ADJ, date, SKU, quantité, unité, source/destination, référence doc, utilisateur, commentaire. Intérêt : reconstituer un audit trail et expliquer un écart d’inventaire en 30 secondes.
Réceptions & Expéditions : la promesse client/fournisseur
Réceptions : ASN/PO, quantités prévues vs reçues, lot/DLC, statut de ligne (PRÉVU/REÇU/ÉCART), statut doc (NOUVEAU/EN COURS/CLOTURÉ). Les écarts sont surlignés (ambre).
Expéditions : ordre, quantités prévues vs préparées, transporteur, statuts. Les écarts de préparation ressortent immédiatement.
Ordres_Picking : l’ordonnancement
Vague, ordre, priorité, créneau (début/fin), type (unitaire/colis/palette), statut (PLAN/EN COURS/TERMINE). Utilité : lisser la charge, prioriser les urgences, sécuriser les créneaux transport.
Utilisateurs & Journal : gouvernance et traçabilité
Utilisateurs : rôle, actif/inactif.
Journal : qui a fait quoi, quand, avec quel document. Indispensable pour les audits.
Les KPIs par feuille : le “checkup” qui tient en une ligne
KPI_Articles
SKUs actifs/inactifs ; répartition par famille. Lecture : une hausse d’inactifs peut signaler du sur-catalogue ou une rotation dégradée.
KPI_Emplacements
Nb emplacements actifs, capacités (U, kg), répartition par zone. Lecture : anticipez l’engorgement de la zone Picking et ajustez les réappros.
KPI_Inventaire
Références en stock, quantité totale, lots actifs, DLC dépassées, DLC ≤ 7 jours. Couleurs : rouge si dépassement, ambre si seuil 7 jours. Lecture : pilotez la qualité et l’ordre de préparation (FEFO/FIFO).
KPI_Mouvements
Décompte et volumes IN/OUT/MVT/ADJ. Lecture : une poussée d’ajustements (ADJ) révèle un problème de discipline de saisie ou de comptage.
KPI_Réceptions
Lignes REÇUES, lignes en ÉCART, % de complétion (reçue/prévue), docs CLOTURÉS. Couleurs :
% complétion — 🟩 ≥ 95 % ; 🟨 90–95 % ; 🟥 < 90 %
Écarts — 🟥 si > 0 Lecture : un taux de complétion qui flanche signale un défaut fournisseur ou un mauvais booking.
KPI_Expéditions
Lignes LIVRÉES, % complétion préparation, docs EN COURS/CLOTURÉS. Couleurs :
% complétion — 🟩 ≥ 95 % ; 🟨 90–95 % ; 🟥 < 90 %
EN COURS — 🟨 si > 0 (retard potentiel) Lecture : suivez la promesse client et la tenue des créneaux.
KPI_Picking
PLAN / EN COURS / TERMINÉ. Couleurs : EN COURS en 🟨 (> 0), TERMINÉ en 🟩 (> 0). Lecture : voyez en un coup d’œil si la vague du jour est sous contrôle.
KPI_Utilisateurs
Actifs vs inactifs, magasiniers actifs. Couleurs : Inactifs en 🟥 (> 0), magasiniers en 🟩 (> 0). Lecture :capacité disponible vs. charge.
KPI_Global (synthèse)
SKUs actifs, emplacements actifs, stock total, % complétion réceptions, lignes livrées, % complétion préparation, picking en cours, utilisateurs actifs. Couleurs : mêmes seuils tri-band pour les pourcentages ; picking en cours en 🟨 s’il y a de la charge.
Les couleurs : plus qu’un décor, un système d’alerte
Tri-band des pourcentages (95/90 %) : normaliser la lecture, uniformiser les seuils.
Ambre pour les risques (écarts, ordres en cours, DLC proche) : on surveille et on agit.
Rouge pour les écarts avérés (DLC dépassée, complétion très basse, documents bloqués) : on priorise la résolution. Cette linguistique visuelle réduit le temps d’analyse et accélère la décision.
Mise en œuvre : cinq gestes pour réussir
Figer la nomenclature (Parametres) : codes zones, statuts, unités.
Charger le référentiel Articles (poids/volume/dimensions) pour crédibiliser la planification.
Cartographier les emplacements et renseigner capacités (U/kg).
Discipliner la saisie : toute entrée/sortie doit produire un Mouvement.
Rythmer le pilotage :
Matin : KPI_Réceptions & KPI_Picking (préparer la journée),
Slicers/segments (par transporteur, client, zone) pour filtrer visuellement.
Graphes additionnels : retards par transporteur, complétion par fournisseur, charge par vague.
Règles avancées : seuils différenciés par famille ABC ou classe T°.
Connecteurs (CSV/TXT) pour importer/exporter des flux ERP/TMS sans saisie manuelle.
Un WMS logistique sous Excel, structuré par feuilles métiers, listes contrôlées et KPIs colorés, est un outil d’exécution pragmatique qui améliore la qualité des données, raccourcit le temps de décision et met l’équipe sur la même longueur d’onde. Quand viendra le moment d’un WMS industriel, vous migrerez avec un modèle de données propre, des règles éprouvées et une culture du KPI déjà en place—gains à l’appui.
Ici un plan opérationnel décomposé (tâches, livrables, priorités, critères d’acceptation) pour “assurer” ton WMS Excel et le faire tourner au quotidien, sans trous dans la raquette.