URSSAF — Pré-contrôle maison : eChecklist & Dashboard + Liste de pièces

Avant qu’un contrôle ne frappe à la porte, les RH ont un levier très concret : industrialiser le pré-contrôle. C’est une mécanique simple : une grille d’auto-audit qui tourne chaque mois, un evidence pack classé, un journal de corrections qui respire, et un dashboard qui aide à décider vite. Résultat : un pipeline social propre et des équipes alignées sur la cadence déclarative.

1) Ce que le pré-contrôle change côté RH

Visibilité : on sait en J+1 où ça frotte (assiettes, plafonds, IJSS, PAS, exonérations).
Traçabilité : chaque correction laisse une piste d’audit (qui, quoi, quand, preuve).
Pilotage : un SLA interne sur les écarts (24–72 h), un backlog priorisé et des rituels courts.
Climat social : moins de litiges post-paie, messages proactifs et dates d’atterrissage annoncées.

2) La grille d’auto-audit (N1 métier / N2 technique)

Niveau 1 — métier

Effectifs & DPAE : entrées/sorties, registre ↔ DSN.
Temps de travail & GTA : HS, repos compensateurs, absences justifiées.
Avantages en nature : périmètre, méthodes d’évaluation, assiettes.
Frais pro : politique, plafonds, pièces, non-assujettissement.
Prévoyance/Mutuelle : affiliations, taux, assiettes.
IJSS/Subrogation : déclaré ↔ reçu, écarts, relances.
STC : CP/RTT, primes, PAS, attestations.
Exonérations/Réductions : calculs, plafonds, justificatifs.
Assiettes & Plafonds : bases, plafonds mensuels/annuels, rubriques sensibles.

Niveau 2 — technique

Interfaces GTA/SIRH : doublons, trous, libellés.
DSN mensuelle : délais, rejets, journal de corrections à jour.
Paiements cotisations : concordance DSN ↔ bordereaux/banque.
SOP & recette : changements paramétrés, change freeze en période critique.

Tip RH : score RPN sociale = Impact social × Risque financier × Exposition (1–5).

50 : coupe-circuit immédiat (escalade, renfort, message proactif).

3) RACI & rituels (format “temps court”)

RACI : R Paie (production/contrôles) ; A RH prox (collecte/qualité) ; C SIRH (interfaces) ; I Finance (concordances).
Rituels
- Stand-up pré-contrôle (15 min) : écarts majeurs, décisions datées.
- Green-light DSN (10 min) : go/no-go, plan de rattrapage.
- Post-clôture (20 min) : incidents, impacts, KEDB (base d’erreurs connues).

4) Evidence pack : pièces à portée de main

DPAE & Registre (entrées/sorties)
Contrats & avenants (clauses temps partiel/forfait)
Bulletins & journaux de paie
Exports GTA/pointages (anomalies tracées)
DSN + AR (mensuelles/événementielles)
Bordereaux & paiements cotisations
Prévoyance/Mutuelle (contrats, affiliés)
IJSS (déclaré/reçu, écarts)
AT/MP (déclarations, taux)
STC (dossiers complets)
Avantages en nature (liste, méthodes)
Frais pro (politique, échantillon pièces)
SOP/Checklists signées

Bonnes pratiques d’archi : nommage AAAA-MM_Doc_Population_Site, index par établissement et période, et un onglet “Preuves” qui liste chemins et captures.

5) Le dashboard qui fait bouger les lignes

KPI : Taux de conformités, Alerte/Non conforme, MTTC (mean time to correct), burn-down des écarts.
Vues : barres par statut, table mois × statuts, filtre par établissement.
Règle d’or : 1 KPI = 1 décision (renfort, escalade, gel de changement, formation ciblée).

6) Conduite opérationnelle (runbook 7 étapes)

Scanner la grille (N1/N2), ouvrir les items rouges/jaunes.
Qualifier (cause racine), renseigner prochain geste et responsable.
Joindre la preuve (capture, AR, export).
Décider en stand-up (go/no-go, rattrapage, message salarié/manager).
Corriger (paramétrage/donnée), recetter en shadow si critique.
Clore (statut OK), pousser la fiche KEDB correspondante.
Reporter au post-clôture (3 décisions max, date d’entrée en vigueur).

7) Cas sensibles & parades RH

Mois courts/ponts : cut-off avancé, message managers, créneaux de secours.
Primes exceptionnelles/13ᵉ : tir d’essai, validation double regard.
Multi-sites : consolidation et outliers en tête de dashboard, renfort ciblé.
Migration SIRH/GTA : shadow 1 mois, change freeze jusqu’à première DSN “verte”.

8) Templates de messages (ton RH, orienté résolution)

Managers : « Collecte du mois : dépôt variables avant [date 12h]. Tout dossier incomplet bascule M+1. Point flash si besoin. »
Salarié : « Ajustement en cours sur votre dossier. Correction appliquée d’ici [date] ; priorité aux impacts salaire. »
COMEX : « Conformités : 91 % — 3 items critiques (assiettes, IJSS). Décisions : renfort site A, verrouillage collecte J-1, recette primes. »

9) Roadmap d’implémentation (30 jours)

S1 : RACI, grille N1/N2, SLA.
S2 : evidence pack, journal de corrections, premiers KPI.
S3 : rituels courts, KEDB, ciblage formations flash.
S4 : bilan chiffré, quick wins verrouillés, extension multi-sites.

Encart réglementaire — URSSAF (France)

Finalité & principe

Sécurité des déclarations sociales : la paie doit refléter des bases/assiettes correctes, déclarées et réglées dans les délais.
Piste d’audit : chaque chiffre déclaré doit être rattachable à une pièce (contrat, pointage, bulletin, export, AR de dépôt, bordereau).

Échéances déclaratives (mensuel & événementiel)

Mensuel : flux DSN du mois soumis en M+1 (échéance interne à cadrer : J+5 / J+15 selon votre organisation et cycle de paie).
Événementiel : déclarations “au fil de l’eau” (ex. arrêts, fins de contrat) dans la fenêtre réglementaire prévue par le cas.
Versements : paiements de cotisations en concordance avec les montants déclarés (pas d’écarts non justifiés).

Contrôles attendus (avant dépôt)

Assiettes & plafonds : cohérence des bases, plafonds mensuels/annuels, rubriques sensibles vérifiées.
Qualité GTA → Paie : traçabilité des heures, absences, primes ; justification des écarts.
Populations spécifiques : apprentis/alternants, temps partiel, forfait jours, intérim, expatriés.
Prévoyance/Mutuelle : contrats, taux, affiliés/radiés, impact en paie et en DSN.
IJSS/Subrogation : suivi “déclaré ↔ reçu”, écarts documentés ; plan de relance.
Exonérations/Réductions : méthodes de calcul stabilisées, seuils/plafonds, justificatifs associés.
STC : soldes complets (CP/RTT, indemnités), attestations émises et archivées.

Pièces probantes à conserver (exemples)

DPAE & Registre unique du personnel (entrées/sorties).
Contrats & avenants (clauses clé : temps partiel, forfait, mobilité).
Exports GTA (pointages, contrôles d’anomalies).
Bulletins & journaux de paie (tir de contrôle + version finale).
DSN (fichiers + AR de dépôt/réponse).
Bordereaux & preuves de paiement (concordance avec DSN).
Prévoyance/Mutuelle (contrats, listes d’affiliés).
IJSS / AT-MP (déclarations, décomptes, taux).
Dossiers STC (pièces & calculs).
Frais professionnels (politique, justificatifs, échantillons).
SOP / Checklists signées (preuve de diligence).

Conservation, traçabilité, accès

Indexation par période (AAAA-MM) et établissement.
Nommer les fichiers de manière stable : AAAA-MM_Doc_Population_Etablissement.
Journal des corrections : qui a corrigé quoi, quand, avec référence de preuve.
Accès restreints (RGPD) : habilitations, historisation des dépôts et des paiements.

Cadre de contrôle & preuves

Auto-audit mensuel formalisé (N1 métier / N2 technique).
Décisions datées (go/no-go, rattrapage) et SLA internes sur les écarts (ex. 24–72 h).
Evidence pack prêt : captures de pré-contrôle, AR DSN, rapprochements DSN ↔ paiements.
Capitalisation : base d’erreurs connues (KEDB) avec pas-à-pas de correction.

Risques en cas d’écart

Rappels de cotisations + majorations.
Observations sur l’organisation (collecte, contrôles, traçabilité).
Exposition sociale (retards, erreurs PAS/IJSS) et charge de reprise accrue.

“Checklist minute” (à coller dans vos procédures)

Échéance DSN M+1 calée, jalons communiqués (collecte, pré-contrôle, édition).
Assiettes/plafonds vérifiés, rubriques sensibles revues.
Exports GTA contrôlés (écarts expliqués).
Prévoyance/Mutuelle alignée (taux, affiliés, assiettes).
IJSS rapprochées (déclaré ↔ reçu), relances en cours.
Exonérations documentées (méthode, pièces).
STC complets, attestations émises.
DSN + AR archivés, paiements rapprochés.
Journal des corrections mis à jour, KEDB enrichie.
Evidence pack prêt à être présenté.

URSSAF — Pré-contrôle maison : eChecklist & Dashboard
Grille d’auto-audit RH, pièces probantes, preuves, plan d’actions et pilotage.

Onglets (titres & sous-titres)

1) AutoAudit — Grille de contrôle N1/N2

Sous-titre : Contrôles métier & technique, statut, risque et responsabilités.

Colonnes : Section · Contrôle à effectuer · Période couverte · Échantillon · Statut (OK/Alerte/Non conforme) · Risque (Bas/Moyen/Élevé) · Impact estimé (€) · Responsable · Échéance · Preuves (chemin/dossier) · Commentaires · Référence interne.

2) Pieces — Pièces à conserver (référentiel)

Sous-titre : Ce qu’il faut garder, pourquoi, où et par qui.

Colonnes : Pièce/Document · Pourquoi (finalité) · Quand (événement/période) · Format conseillé · Où (répertoire/dossier) · Responsable · Preuves associées.

3) Preuves — Pistes & traçabilité

Sous-titre : Captures, AR, exports et chemins d’accès pour l’evidence pack.

Colonnes : Section · Preuve (type) · Détail/Référence · Chemin/Dossier · Date · Commentaires.

4) Plan_Action — Corrections & rattrapage

Sous-titre : Backlog priorisé avec responsables et échéances.

Colonnes : Ticket · Priorité · Problème · Action · Responsable · Échéance · Statut · Commentaires.

5) Dashboard — URSSAF Pré-contrôle

Sous-titre : KPI en un coup d’œil pour arbitrer vite.

Blocs KPI : Total contrôles · OK · Alerte · Non conforme · Taux de conformités.
Visuels : Histogramme « Répartition par statut » + indicateurs chiffrés.

6) Mode_emploi — Pas-à-pas & bonnes pratiques

Sous-titre : Comment dérouler l’auto-audit et exploiter les preuves.

Sections : 1) Remplir AutoAudit · 2) Alimenter Preuves · 3) Suivre Plan_Action · 4) Lire le Dashboard · Bonnes pratiques (captures, SOP/checklists, revue post-clôture).