Procédure de Gestion Documentaire : Template Excel

Dans tout environnement professionnel, la gestion documentaire est cruciale pour assurer l’ordre, la sécurité et l’accessibilité des informations. Une procédure bien établie garantit que les documents sont créés, stockés, gérés et archivés de manière efficace. Cette procédure joue un rôle essentiel dans la productivité, la conformité réglementaire et la réduction des risques pour une organisation.

Définitions et Objectifs

Qu’est-ce que la Gestion Documentaire ?

La gestion documentaire est l’ensemble des activités liées à la création, à l’organisation, à la maintenance, à l’accès et à l’élimination de documents et d’informations au sein d’une organisation.

Objectifs de la Gestion Documentaire

• Assurer l’accessibilité rapide et précise des informations.
• Garantir la conformité réglementaire.
• Réduire les risques liés à la perte ou à la divulgation non autorisée d’informations confidentielles.
• Faciliter la collaboration et la communication au sein de l’organisation.

Étapes de la Procédure de Gestion Documentaire

1. Identification des Documents

Cette étape consiste à recenser tous les types de documents générés ou reçus par l’organisation. Il est essentiel de catégoriser les documents en fonction de leur importance et de leur pertinence pour l’activité de l’entreprise.

2. Classification et Indexation

Une fois les documents identifiés, ils doivent être classés et indexés de manière cohérente. Cela permet une recherche et un accès facilités ultérieurement. La classification peut se faire par type de document, par date, par département, etc.

3. Création et Édition des Documents

Lors de la création et de l’édition de documents, il est crucial de suivre des normes prédéfinies en matière de formatage, de langage et de style. Cela garantit la cohérence et la clarté des informations contenues dans les documents.

4. Approbation et Validation

Certains documents peuvent nécessiter une approbation ou une validation avant leur diffusion ou leur archivage. Cette étape garantit l’exactitude et l’authenticité des informations contenues dans les documents.

5. Stockage et Archivage

Une fois les documents créés et validés, ils doivent être stockés dans un système de gestion documentaire sécurisé. Les documents doivent être accessibles uniquement aux personnes autorisées et être sauvegardés régulièrement pour éviter toute perte de données.

6. Gestion des Révisions

Les documents peuvent être sujets à des révisions et des mises à jour. Il est important de suivre et de documenter toutes les modifications apportées à un document pour assurer l’intégrité de l’information.

7. Destruction Sécurisée

Certains documents peuvent devenir obsolètes ou ne plus être nécessaires. Il est crucial de mettre en place des politiques de destruction sécurisée pour s’assurer que les informations confidentielles ne tombent pas entre de mauvaises mains.

Modèle de Procédure de Gestion Documentaire

Introduction

La présente procédure a pour objectif d’établir les directives et les étapes à suivre pour assurer une gestion efficace des documents au sein de [Nom de l’entreprise/organisation]. Une gestion documentaire adéquate est essentielle pour garantir l’ordre, la sécurité et l’accessibilité des informations, ainsi que pour se conformer aux réglementations en vigueur. Cette procédure s’applique à tous les documents générés, reçus ou utilisés dans le cadre des activités de l’organisation.

Objectifs

Les objectifs de cette procédure sont les suivants :

• Assurer l’accessibilité rapide et précise des informations.
• Garantir la conformité réglementaire.
• Réduire les risques liés à la perte ou à la divulgation non autorisée d’informations confidentielles.
• Faciliter la collaboration et la communication au sein de l’organisation.

Étapes de la Procédure de Gestion Documentaire

1. Identification des Documents

1.1. Recenser tous les types de documents générés, reçus ou utilisés dans le cadre des activités de l’organisation.

1.2. Catégoriser les documents en fonction de leur type, de leur importance et de leur pertinence pour l’activité de l’entreprise.

2. Classification et Indexation

2.1. Classer et indexer les documents de manière cohérente afin de faciliter leur recherche et leur accès ultérieurs.

2.2. Utiliser des critères de classification tels que le type de document, la date, le département concerné, etc.

3. Création et Édition des Documents

3.1. Suivre des normes prédéfinies en matière de formatage, de langage et de style lors de la création et de l’édition des documents.

3.2. Veiller à ce que les informations contenues dans les documents soient claires, précises et cohérentes.

4. Approbation et Validation

4.1. Certains documents peuvent nécessiter une approbation ou une validation avant leur diffusion ou leur archivage.

4.2. S’assurer que les documents approuvés ou validés sont clairement identifiés comme tels.

5. Stockage et Archivage

5.1. Stocker les documents dans un système de gestion documentaire sécurisé, accessible uniquement aux personnes autorisées.

5.2. Sauvegarder régulièrement les documents pour éviter toute perte de données.

6. Gestion des Révisions

6.1. Suivre et documenter toutes les modifications apportées à un document pour assurer l’intégrité de l’information.

6.2. Veiller à ce que les versions les plus récentes des documents soient toujours disponibles et à jour.

7. Destruction Sécurisée

7.1. Mettre en place des politiques de destruction sécurisée pour les documents devenus obsolètes ou non nécessaires.

7.2. S’assurer que la destruction des documents est effectuée de manière sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur.

Procédure de Gestion Documentaire selon la Norme ISO 9001

La norme ISO 9001 est une norme internationale de système de gestion de la qualité qui définit les exigences pour un système de management de la qualité (SMQ). Dans le cadre de cette norme, la gestion documentaire joue un rôle crucial pour assurer la conformité aux exigences et garantir l’efficacité du système de management de la qualité. Cette procédure décrit les étapes à suivre pour mettre en œuvre une gestion documentaire conforme à la norme ISO 9001.

Objectifs

Les objectifs de cette procédure sont les suivants :

• Assurer la disponibilité et l’accessibilité des documents nécessaires au fonctionnement efficace du système de management de la qualité.
• Garantir que les documents sont régulièrement examinés, mis à jour et approuvés selon les procédures établies.
• Assurer la traçabilité des documents et des enregistrements associés aux processus du système de management de la qualité.

Étapes de la Procédure de Gestion Documentaire

1. Identification des Documents Requis

1.1. Identifier tous les documents nécessaires pour la mise en œuvre et le fonctionnement du système de management de la qualité, y compris les manuels, les procédures, les instructions de travail, les formulaires et les enregistrements.

1.2. Catégoriser les documents en fonction de leur type, de leur importance et de leur pertinence pour le système de management de la qualité.

2. Création et Révision des Documents

2.1. Élaborer les documents nécessaires en suivant les exigences de la norme ISO 9001 et les procédures internes de l’organisation.

2.2. Établir des procédures pour la révision et la mise à jour régulières des documents afin de garantir leur pertinence et leur exactitude.

3. Approbation et Contrôle des Documents

3.1. Établir des procédures pour l’approbation et la validation des documents par les personnes compétentes.

3.2. Assurer la traçabilité des modifications apportées aux documents en enregistrant les dates de révision, les responsables et les motifs des modifications.

4. Distribution et Accès aux Documents

4.1. Mettre en place un système de distribution des documents approuvés pour s’assurer que les versions les plus récentes sont accessibles aux parties concernées.

4.2. Établir des procédures pour contrôler l’accès aux documents afin de garantir leur confidentialité et leur intégrité.

5. Archivage et Conservation des Documents

5.1. Définir des procédures pour l’archivage et la conservation des documents et des enregistrements associés conformément aux exigences légales et réglementaires.

5.2. Veiller à ce que les documents archivés soient facilement accessibles en cas d’audit ou d’examen.

Conclusion 😉

La mise en œuvre d’une procédure de gestion documentaire conforme à la norme ISO 9001 est essentielle pour garantir la conformité aux exigences de la norme et assurer l’efficacité du système de management de la qualité. En suivant les étapes décrites dans cette procédure, l’organisation pourra maintenir un système documentaire efficace et répondre aux attentes des parties intéressées, tout en améliorant continuellement ses processus et sa performance globale.