Liste des membres du bureau d’une association téléchargeable dans Word

Dans une association, on parle souvent des projets réalisés, des événements organisés ou des actions menées sur le terrain. Pourtant, derrière chaque initiative se trouvent des femmes et des hommes qui donnent de leur temps pour faire avancer la structure. Ces personnes composent généralement le bureau de l’association.

Président, trésorier, secrétaire… ces intitulés peuvent paraître très administratifs. Pourtant, derrière chaque fonction se cache une réalité bien concrète. Il y a celui qui répond aux partenaires après sa journée de travail, celle qui vérifie les comptes tard le soir avant une demande de subvention, ou encore celui qui rédige les procès-verbaux pour que l’association conserve une trace de ses décisions.

La liste des membres du bureau n’est donc pas uniquement un document administratif. Elle raconte aussi qui porte l’association au quotidien.

Pourquoi établir une liste des membres du bureau ?

Dans beaucoup d’associations, les responsabilités évoluent avec le temps. De nouveaux bénévoles arrivent, certains quittent leurs fonctions, d’autres changent de rôle.

Une liste à jour permet d’éviter les confusions. Elle indique clairement qui fait quoi et à qui s’adresser.

Imaginez un partenaire souhaitant contacter l’association pour proposer un projet. S’il ne sait pas qui est le président, le trésorier ou le responsable administratif, les échanges deviennent rapidement compliqués.

Cette liste facilite également les démarches auprès des banques, des collectivités, des organismes financeurs ou des administrations.

Plus simplement encore, elle permet aux adhérents eux-mêmes de mieux comprendre le fonctionnement de leur association.

Le président : celui qui donne l’impulsion

Le président est souvent la personne la plus visible de l’association. Pourtant, son rôle va bien au-delà des signatures officielles et des réunions.

Il est souvent celui qui rassemble les énergies, encourage les bénévoles et maintient le cap lorsque les difficultés apparaissent.

Dans une association sportive, il peut passer ses week-ends sur les terrains. Dans une association culturelle, il rencontre les partenaires et prépare les événements. Dans une association humanitaire, il coordonne parfois des actions complexes nécessitant une grande réactivité.

Son rôle consiste avant tout à faire avancer un projet collectif.

Ses missions principales

• représenter l’association ;
• animer la vie associative ;
• coordonner les actions ;
• présider les réunions ;
• entretenir les relations avec les partenaires ;
• veiller au respect des statuts.

Le trésorier : celui qui veille à l’équilibre

Une association peut avoir de très belles idées. Encore faut-il disposer des moyens nécessaires pour les concrétiser.

Le trésorier veille à cet équilibre.

Contrairement à l’image parfois austère que l’on associe aux chiffres, son rôle est profondément lié aux projets de l’association. Chaque dépense, chaque recette, chaque subvention participe à la réalisation des actions prévues.

Le trésorier aide l’association à avancer sans mettre en danger sa situation financière.

Son travail devient particulièrement précieux lorsque les ressources sont limitées ou lorsque plusieurs projets doivent être financés simultanément.

Ses missions principales

• suivre les recettes et les dépenses ;
• contrôler la trésorerie ;
• préparer le budget prévisionnel ;
• présenter le rapport financier ;
• suivre les subventions ;
• assurer la transparence financière.

Le secrétaire : celui qui garde la mémoire de l’association

Certaines fonctions sont visibles. D’autres travaillent davantage dans l’ombre.

Le secrétaire fait souvent partie de ces personnes discrètes dont l’importance apparaît lorsqu’elles ne sont plus là.

Procès-verbaux, convocations, listes d’adhérents, archives, courriers, déclarations administratives : une grande partie de la mémoire de l’association repose sur son travail.

Grâce à lui, les décisions prises aujourd’hui pourront être retrouvées plusieurs années plus tard.

Ses missions principales

• rédiger les procès-verbaux ;
• préparer les convocations ;
• suivre les adhérents ;
• conserver les archives ;
• mettre à jour les registres ;
• assurer le suivi administratif.

Lorsque l’association grandit

Avec le développement de l’association, les responsabilités deviennent souvent plus nombreuses.

Une petite équipe de trois personnes peut alors ne plus suffire.

C’est pourquoi certaines structures créent des postes complémentaires :

• vice-président ;
• trésorier adjoint ;
• secrétaire adjoint ;
• responsable communication ;
• responsable événements ;
• responsable partenariats ;
• responsable des bénévoles.

Cette répartition permet d’éviter que tout repose sur quelques personnes et favorise l’implication de nouveaux membres.

Exemple de liste des membres du bureau

Pourquoi mettre cette liste à jour régulièrement ?

Une liste obsolète finit rapidement par créer des difficultés.

Un partenaire peut contacter une personne qui n’occupe plus son poste. Une administration peut envoyer des documents à un ancien dirigeant. Une banque peut demander des justificatifs supplémentaires parce que les informations ne correspondent plus.

Quelques minutes suffisent pourtant pour maintenir ce document à jour après :

• une assemblée générale ;
• une élection ;
• une démission ;
• un changement de coordonnées ;
• une modification de bureau.

Derrière les fonctions, des bénévoles

Il est facile de réduire un bureau à une série de postes et de responsabilités. Pourtant, derrière chaque ligne d’un organigramme se trouve une personne qui consacre une partie de son temps libre à un projet collectif.

Ces bénévoles organisent des événements, répondent aux messages, préparent les réunions, recherchent des financements, accueillent les nouveaux adhérents et résolvent de nombreux problèmes du quotidien.

Une liste des membres du bureau est donc bien plus qu’un document administratif. Elle reflète l’engagement de celles et ceux qui permettent à l’association d’exister et de poursuivre ses missions année après année.

C’est aussi pour cette raison qu’il est utile de conserver l’historique des anciens bureaux. Chaque équipe laisse une empreinte particulière dans la construction de l’association. Retracer cette histoire permet de mieux comprendre le chemin parcouru et de valoriser les personnes qui ont contribué à son développement.