Lettre de Convocation à un Entretien Préalable pour Sanction Disciplinaire : Ce que Dit la Loi, un Modèle et un Exemple Concret

🚨 Quand la discipline s’impose : le cadre légal

Dans la vie d’une entreprise, maintenir l’ordre et la bonne exécution des missions nécessite parfois d’en passer par des mesures disciplinaires. La lettre de convocation à un entretien préalable est une étape obligatoire dès lors qu’une sanction disciplinaire est envisagée, hormis l’avertissement simple.

Le Code du travail (Article L1332-2) encadre strictement cette procédure pour garantir l’équité, le respect du contradictoire et le droit à la défense du salarié. Oublier ou mal rédiger cette convocation peut rendre la sanction illégale et exposer l’employeur à des sanctions prud’homales.

📜 Ce que doit contenir la lettre selon la réglementation

La date, l’heure et le lieu de l’entretien
Le motif de la convocation : informer clairement qu’une sanction disciplinaire est envisagée
La possibilité d’assistance du salarié (par un collègue, ou un conseiller extérieur inscrit sur une liste officielle)
La signature de l’employeur ou d’un représentant autorisé

🔎 Attention : La lettre doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou remise en main propre contre décharge, au moins 5 jours ouvrables avant la date de l’entretien.

📄 Modèle type de lettre de convocation

[Nom de l'entreprise]  
[Adresse]  
[Code postal, Ville]  

À [Ville], le [Date]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Convocation à entretien préalable à une sanction disciplinaire

Madame / Monsieur [Nom du salarié],

Conformément aux dispositions de l'article L1332-2 du Code du travail, nous vous informons que nous envisageons de prendre à votre encontre une sanction disciplinaire en raison des faits suivants : [Décrire précisément les faits reprochés].

Nous vous convoquons donc à un entretien préalable qui se tiendra le [Date], à [Heure], dans nos locaux situés à [Adresse].

Lors de cet entretien, vous aurez la possibilité de vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise ou, si l’entreprise ne dispose pas de représentant du personnel, par un conseiller extérieur figurant sur la liste départementale officielle.

Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[Signature]  
[Nom et fonction de l’auteur du courrier]

🧩Cas concret : quand tout bascule en salle de pause

Lina, agent administratif dans une grande collectivité territoriale, pensait vivre une journée de travail ordinaire. Mais suite à des absences injustifiées et un comportement jugé irrespectueux envers son supérieur, elle reçoit une lettre en recommandé.
Le document est précis : convocation dans cinq jours, possibilité de se faire accompagner, faits reprochés datés et circonstanciés.

Le jour de l’entretien, Lina est accompagnée par un représentant du personnel. Elle expose ses justifications : un contexte familial difficile, non signalé par peur de représailles.
À l’issue de l’échange, l’employeur décide finalement d’infliger un avertissement écrit, privilégiant la pédagogie à la sanction lourde.

Cet exemple souligne l’importance de respecter scrupuleusement les droits du salarié et de laisser place au dialogue, avant toute décision disciplinaire.

⚖️ À retenir

L’employeur doit toujours offrir la possibilité d’une défense équitable.
Le salarié a intérêt à préparer sérieusement son entretien, accompagné si nécessaire.
Une erreur de procédure peut annuler toute sanction et affaiblir l’autorité de l’entreprise.

⚖️ Ce que dit la réglementation (Code du Travail)

1. Base légale

La procédure est encadrée par les articles L1332-2 et suivants du Code du travail.

Il impose à l’employeur, avant toute sanction disciplinaire autre qu’un avertissement, de :

Convoquer le salarié à un entretien préalable par écrit.
Informer clairement le salarié que une sanction est envisagée à son encontre.
Permettre au salarié de se faire assister pendant l’entretien.

❗ Important :
L’entretien préalable est obligatoire pour toute sanction pouvant avoir une incidence sur la présence dans l’entreprise, sur la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié.
(Exemples : mise à pied disciplinaire, rétrogradation, mutation disciplinaire, licenciement disciplinaire.)

📬 2. Forme et contenu obligatoire de la convocation

La convocation doit impérativement être transmise par :

Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), ou
Remise en main propre contre décharge.

Le courrier doit comporter obligatoirement :

📋 Élément obligatoire	Détail
Date, heure et lieu de l’entretien	Exacts et précis.
Motif de l’entretien	Indiquer qu’il est question d’une sanction disciplinaire.
Faits reprochés	Résumer les faits précis sans jugement ni sanction anticipée.
Assistance possible	Mentionner explicitement le droit d’être assisté par une personne du personnel ou un conseiller extérieur.

📆 3. Délais à respecter

Le salarié doit avoir au moins 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre et la date fixée pour l’entretien.
Ce délai sert à préparer sa défense, demander des conseils ou assistance.

Exemple pratique :
Lettre remise le lundi ➔ Entretien possible à partir du lundi suivant.

🧠 4. Droits du salarié pendant l’entretien

Il peut s’expliquer sur les faits reprochés.
Il peut être assisté par :
- un collègue de travail de l’entreprise,
- ou un conseiller du salarié inscrit sur la liste préfectorale (dans les entreprises sans représentants du personnel).
Il n’est pas obligé de répondre aux questions.

🚫 5. En cas de non-respect de la procédure

Si la convocation est :

absente,
irrégulière,
non respectueuse du délai,

Alors, la sanction peut être annulée par le Conseil de Prud’hommes et l’employeur peut être condamné pour :

Vice de procédure,
Indemnisation du salarié,
Annulation pure et simple de la sanction.

📝 Résumé express

Obligatoire	Délais	Contenu	Droit du salarié
Oui	Min. 5 jours ouvrables	Date, lieu, faits, droit à assistance	Se défendre, être assisté

🚫 Ce que la réglementation ne dit pas explicitement mais qu’il faut savoir

1. La forme du courrier (design, style)

➡️ La loi n’impose pas un modèle ou un formalisme esthétique précis :

Pas d’obligation de logo,
Pas d’obligation de formatage (police, mise en page…).

👉 Cependant, pour crédibiliser et sécuriser la procédure, il est fortement recommandé d’utiliser un papier à en-tête officiel de l’entreprise et de rédiger le courrier de façon neutre et professionnelle.

2. Le contenu détaillé des faits reprochés

➡️ La loi demande d’indiquer qu’une sanction est envisagée et de donner la nature des faits,
mais elle ne précise pas le degré de détail que doit contenir la lettre.

👉 En pratique, il faut éviter d’être trop vague (« comportement inadapté » est insuffisant)
sans non plus trop préjuger (« faute grave confirmée » serait abusif avant l’entretien).

✅ Formule correcte :

“Des retards répétés ont été constatés les 4, 7 et 9 avril 2025, sans justification communiquée.”

3. La conduite de l’entretien lui-même

➡️ Le déroulement de l’entretien n’est pas décrit dans le Code du travail :
aucun script ou durée minimale/massimale n’est imposé.

👉 Ce qu’on recommande en pratique :

Présenter calmement les faits,
Écouter les explications du salarié,
Ne pas annoncer immédiatement la sanction au cours de l’entretien,
Prendre un temps de réflexion avant toute décision.

4. Qui peut signer la convocation

➡️ Le Code du travail ne précise pas clairement qui doit signer la convocation.

👉 En pratique :

Elle peut être signée par l’employeur,
Ou son représentant dûment habilité (DRH, directeur, responsable de site).
(⚠️ Pas un simple chef d’équipe sans délégation de pouvoir.)

5. La preuve de l’envoi de la convocation

➡️ La loi ne décrit pas comment prouver que la lettre a bien été envoyée et reçue.

👉 En pratique :

Utiliser une lettre recommandée avec AR,
Ou une remise en main propre contre signature sur un double du courrier,
Ne jamais envoyer uniquement par email, sauf si usage validé en interne et dans des cas très particuliers.

6. Sanction immédiate sans entretien : possible ?

➡️ NON, sauf :

Fautes lourdes et évidentes nécessitant une mise à pied conservatoire immédiate (séparation immédiate),
mais même dans ce cas, l’entretien préalable est obligatoire ensuite avant le licenciement.

7. Droit à l’erreur pour l’entreprise

➡️ La loi ne prévoit pas que l’entreprise ait “le droit à l’erreur” sur la convocation.

👉 Le non-respect même partiel (par exemple mauvais délai) peut annuler la sanction
et coûter très cher en indemnités prud’homales.

En résumé :

Non précisé dans la loi mais important	Pourquoi ?
Le style du courrier	Pour crédibilité juridique
Le niveau de détail des faits	Pour permettre la défense du salarié
Comment se passe l’entretien	Pour garantir un échange équitable
Qui signe	Pour valider la procédure
La preuve d’envoi	Pour éviter toute contestation
Droit à l’erreur	Aucun toléré, procédure stricte