Incoterms 2020 : BAF, PSS, GRI : comprendre, chiffrer, négocier en 2026 : Modèle Word et Excel

Les surcharges maritimes ( Addendum )BAF (carburant), PSS (haute saison) et GRI (hausse générale) forment aujourd’hui une part volatile du coût de transport. Sans méthode, elles mangent la marge et brouillent la comparaison des offres. Cet article vous donne un cadre opérationnel et chiffré pour piloter ces lignes, les intégrer proprement à vos Incoterms 2020, et sécuriser vos contrats avec un addendum d’indexation + un calculateur Excel.

1) Les trois surcharges à connaître (vite)

• BAF – Bunker Adjustment Factor : ajuste le fret à l’évolution du VLSFO/carburant. Bonne pratique : indexer sur un indice public et plafonner la variation mensuelle.
• PSS – Peak Season Surcharge : hausse exceptionnelle liée aux pics (embouteillages, capacité). À activer/désactiver sur preuve (circulaires) + préavis.
• GRI – General Rate Increase : hausse générale publiée par l’armateur/NVOCC. À caper par contrat, interdite rétroactivement.

Pourquoi c’est critique ? Parce que ces lignes représentent souvent 20–60% du prix total d’un conteneur dans les périodes tendues. Votre enjeu : prévisibilité + transparence.

2) Rôle des Incoterms 2020 (et ce qu’ils ne font pas)

Les Incoterms 2020 clarifient où commencent/finissent les responsabilités et les risques (EXW→DDP), mais ne fixent pas le niveau de prix ou les formules d’ajustement.

• En CIF/CIP, le vendeur porte fret + (souvent) assurance : il doit verrouiller l’indexation des surcharges.
• En FCA/FOB (ou DAP/DDP), c’est l’autre partie qui gère le maritime principal : votre objectif reste de documenter l’impact sur le prix livré et d’éviter les litiges de partage.

👉 Solution : un addendum prix séparé (BAF/PSS/GRI) qui complète l’Incoterm sans modifier l’allocation des risques.

3) Méthode de calcul (simple et robuste)

3.1 BAF indexée

Formule-type :
BAF_mois = BAF_base × (Indice_VLSFO_mois / Indice_VLSFO_base)
Ajoutez :

• un plancher (deadband, ex. ±25€/box) : on ignore les micro-variations ;
• un cap mensuel (ex. 15%) sur la variation.

3.2 PSS événementielle

• S’active uniquement sur circulaire (preuve) + préavis (ex. 7 j ouvrés).
• S’éteint automatiquement à la fin de l’événement.

3.3 GRI capée

• Cap mensuel (ex. 15% du prix total) ;
• Pas de rétroactivité ;
• Au-delà du cap ⇒ avenant signé.

Le calculateur Excel applique ces règles, agrège BAF+PSS+GRI, compare au M-1 et bloque la variation si elle dépasse le cap global.

4) Exemple flash (40’ Dry)

• Bases : BAF_base = 180€ ; Indice base = 100 ; Indice mois = 112 → ΔBAF = +12% → +21,6€.
• PSS annoncée : 0€ ; GRI annoncée : 75€.
• Total variation avant cap = 21,6 + 0 + 75 = 96,6€.
• Cap global (si M-1 = 300€ ; cap 15%) = 45€ → variation retenue = +45€.
• Total M = 345€ (au lieu de 396,6€ sans cap).

(Ce scénario est préconfiguré dans le fichier Excel.)

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5) Contrats : l’addendum qui vous sauve (et comment le lire)

Votre addendum BAF/PSS/GRI doit prévoir :

1. Sources publiques d’indices (VLSFO, circulaires) ;
2. Deadband (plancher) & cap ;
3. Préavis (ex. annonces après le 25 → M+1) ;
4. Pas de rétroactivité ;
5. Audit (droit de vérification documentaire) ;
6. Non-discrimination (appliquer la meilleure grille disponible).

Tout ceci est déjà cadré dans le modèle :

6) Playbook de négociation (côté acheteur… et vendeur)

• Acheteur : exiger sources + deadband + cap + M+1 si annonce tardive ; demander un corridor alternatif quand PSS explose.
• Vendeur : sécuriser l’indexation (sinon risque de marge), refacturer sur preuve (fiche de calcul), proposer des paliers plutôt qu’une hausse sèche.

7) KPI & gouvernance (pour rester en contrôle)

• Δ % mensuel des surcharges après cap (cible ≤ cap)
• % annonces PSS/GRI avec preuve & préavis (cible 100%)
• Écart vs budget (rolling 3 mois)
• Nb d’audits conformes / semestre
• Part des devis “coût complet” (avec surcharges explicites)

8) Mise en œuvre immédiate (15 minutes)

1. Téléchargez le Calculateur Excel → remplissez Paramètres (cap, deadband, M-1) + Indices (VLSFO, PSS/GRI, dates).
2. Chargez votre corridor (NEU→WMED, etc.), saisissez vos bases BAF par type.
3. Lisez l’onglet Résultats : total M, Δ€, Δ%, cap appliqué.
4. Faites signer l’addendum et joignez la fiche de calcul aux factures.

À retenir

• Incoterms 2020 ≠ formule de prix : verrouillez BAF/PSS/GRI via addendum.
• Deadband + Cap = marge protégée, volatilité maîtrisée.
• Preuve & audit = confiance et conformité.
• Calculateur = décisions rapides, chiffrées, partageables.

Calculateur Surcharges BAF PSS GRI— modèle Excel

Un calculateur prêt à l’emploi pour chiffrer chaque mois les surcharges BAF / PSS / GRI, appliquer un plancher (deadband) et un cap mensuel (%), puis produire un résultat par type de conteneur (20DR/40DR/40HC/40RF) avec traçabilité.

Architecture (onglets)

1) Guide

• Ce que fait le fichier, mode d’emploi pas-à-pas, code couleur :
  • Jaune = à saisir, Gris = calcul.

2) Paramètres

• Champs clés :
  • Règle Incoterms (liste) : EXW/FCA/FOB/CIF/CIP/DAP/DDP/DPU
  • Trade lane, Période (AAAA-MM), Devise
  • Plancher (€/box), Cap mensuel (%)
  • Total surcharges M-1 (base de comparaison pour le cap)
  • Bases BAF par type : 20DR, 40DR, 40HC, 40RF
• Validation de données (listes) pour éviter les erreurs.

3) Indices

• Entrées du mois :
  • Indice VLSFO base & Indice VLSFO mois (pour indexer la BAF)
  • PSS annoncée (€/box), GRI annoncée (€/box)
  • Dates circulaires + préavis + mois d’application (règle indicative : annonces après le 25 → M+1)

4) Calcul

• Colonnes : Type, BAF base, Indice base, Indice mois, Δ BAF brut, BAF calculée, BAF ajustée (deadband & cap), PSS, GRI, Variation totale (avant cap), Cap (en €), Total final (après cap).
• Formules clés :
  • Δ BAF brut = BAF_base × ((Indice_mois / Indice_base) − 1)
  • BAF ajustée = BAF_base + min( |Δ| capé ; Δ ; 0 si |Δ| < deadband ) avec signe conservé
  • Variation totale avant cap = (BAF_ajustée − BAF_base) + PSS + GRI
  • Cap mensuel (€) = Cap_% × Total_surcharges_M-1
  • Total final = Total_surcharges_M-1 + variation plafonnée
• Mise en forme : bordures fines, colonnes larges, cellules d’entrée en jaune.

5) Résultats

• Pour chaque type de conteneur :
  • Total surcharges M-1 | Cap (€) | Total M (après cap) | Δ € | Δ %.
• Lecture directe pour éditer un tableau de prix ou une fiche de calcul à joindre aux factures.

6) Audit

• Journal des sources/preuves (date-heure, lien/circulaire, commentaire) pour la traçabilité et les audits Client.

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Comment l’utiliser (3 étapes)

1. Paramètres : renseignez cap %, plancher €, M-1, bases BAF.
2. Indices : mettez à jour VLSFO, PSS, GRI + dates.
3. Résultats : lisez Total M (après cap) et Δ (€, %). Exportez ou copiez vers vos grilles tarifaires.

Ce que le modèle vous garantit

• Prévisibilité : la BAF suit l’indice, mais micro-variations ignorées (deadband) et pics limités (cap).
• Transparence : formules visibles + onglet Audit.
• Conformité Incoterms 2020 : l’incoterm n’est pas modifié, l’addendum prix est séparé ; ce fichier calcule seulement les surcharges.

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Mini-FAQ

• Et si aucun GRI/PSS n’est annoncé ? → Laissez 0 € ; seule la BAF s’ajuste.
• Comment choisir M-1 ? → Utilisez votre dernier mois facturé (BAF + PSS + GRI).
• Le cap s’applique comment ? → Sur la variation totale vs M-1 (en €), par type.