Mettre à disposition une fiche d’inscription claire, conforme aux usages de la loi 1901 et aux principes du RGPD, facile à intégrer dans votre dossier d’adhésion (papier ou numérique). Le contenu ci-dessous constitue un modèle personnalisable : adaptez-le à vos statuts, à votre règlement intérieur et à vos activités (sport, culture, solidarité, éducation…).
3. Communications (opt-in) ☐ J’accepte de recevoir la newsletter de l’association. ☐ J’accepte de recevoir des informations partenaires.
4. Droit à l’image (facultatif mais recommandé) ☐ J’autorise [Nom de l’association] à capter et à diffuser mon image dans le cadre des activités associatives, sur les supports suivants : site, réseaux, affiches, rapports. Durée : …………… — Je peux retirer mon accord à tout moment en écrivant à [e-mail]. Lieu/Date : …………… Signature : ……………
5. Acceptation des règles internes Je déclare avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur et m’y conformer. Lieu/Date : …………… Signature de l’adhérent : ……………
6. Mineur (à remplir par le représentant légal) Je soussigné(e) [Nom/Prénom], qualité : Père / Mère / Tuteur, autorise l’adhésion et la participation de [Nom/Prénom du mineur] aux activités. Téléphone : …………… E-mail : …………… Signature : ……………
7. Mentions d’information RGPD (résumé) Responsable : [Association] — Finalités : gestion des adhésions et info interne — Base légale : contrat ; consentement pour communications optionnelles — Droits : accès, rectification, effacement, opposition, portabilité — Contact : [e-mail].
Clause type « droit à l’image » (version complète)
Objet : valorisation des activités de l’association Supports : site, réseaux sociaux, brochures, affiches, rapports d’activité, présentations internes Durée : [X années] à compter de la signature Portée : utilisation non commerciale, sans atteinte à la dignité ; pas de cession à des tiers hors partenaires techniques Retrait : possibilité de retrait sur simple demande écrite à [e-mail] ; les supports déjà édités ne sont pas rappelés mais les diffusions futures cessent
Pièces justificatives (au cas par cas)
Aucune pièce d’identité n’est requise par principe ; ne collectez que l’utile (ex. justificatif tarif réduit, attestation de responsabilité civile si exigée).
Mineurs : autorisation parentale ; selon les activités, fiche sanitaire et/ou certificats demandés.
Sport : questionnaire de santé / certificat médical ; licence si fédération.
Cotisation & traçabilité
Montant et périodicité décidés selon vos statuts ou AG.
Remettre un reçu de cotisation (numéro, date, montant, identité du payeur).
Mettre à jour le fichier des membres (entrée/sortie, cotisation, coordonnées utiles).
Tenue documentaire & organisation interne
Liste des membres à jour (adresse, e-mail, statut d’adhésion, cotisation).
Procès-verbaux des décisions (AG, CA, bureau) et archivage accessible aux seuls habilités.
Protection des données : accès restreint, mots de passe robustes, rangement sécurisé des dossiers papier, durées de conservation maîtrisées (purge annuelle des dossiers inactifs).
Transparence : informer les adhérents des règles internes (charte, sécurité, assurance, matériel prêté, responsabilité).
Circuit « zéro friction » (suggestion de workflow)
Réception de la fiche signée + pièces complémentaires éventuelles
Encaissement et reçu immédiat (papier ou PDF)
Enregistrement dans le fichier des membres (tableur ou logiciel)
Envoi d’un message de bienvenue avec : statuts, règlement, calendrier des activités, contacts utiles
Archivage sécurisé (papier et/ou numérique), puis revue annuelle des dossiers
Points de vigilance
Minimisation des données : ne demander que ce qui est utile à l’adhésion et à la sécurité des activités.
Éléments avancés, bonnes pratiques et blocs “copier-coller”
Déploiement numérique : rendre l’inscription fluide et traçable
Canal en ligne + papier. Gardez le formulaire A4 pour l’accueil et proposez une version en ligne (formulaire + case “lu et approuvé” pour statuts/règlement). Signature : papier (manuscrite) ou électronique simple (case à cocher + horodatage + accusé de réception). Preuves : conservez les éléments de preuve dans le dossier membre (PDF figé du formulaire, horodatage, courriel de confirmation). Consentements séparés : newsletter/partenaires et droit à l’image doivent rester distincts de l’adhésion (cases indépendantes).
Encadré à insérer (adhésion en ligne)
Je confirme mon adhésion pour l’exercice [AAAA/AAAA], déclare avoir lu et accepté les statuts et le règlement intérieur, et fournis des informations exactes. J’ai pris connaissance des mentions d’information relatives à la protection des données.
Gouvernance & pouvoirs : qui vérifie quoi ?
Bureau/Trésorier·e : contrôle du paiement, délivrance du reçu de cotisation, tenue du journal.
Secrétaire : mise à jour du fichier des membres, archivage des formulaires, convocations.
Président·e : validation des admissions si vos statuts le prévoient (ou du CA).
Encadrant d’activité : vérifie, le cas échéant, certificat/questionnaire de santé, autorisation parentale, droit à l’image.
Clause “admission/refus motivé” (extrait de règlement intérieur)
L’association peut refuser une adhésion motivée par une incompatibilité avec l’objet social ou le non-respect des règles internes. La décision est consignée et notifiée à l’intéressé·e. Le cas échéant, le paiement est remboursé.
Politique cotisations : transparence et équité
Barème clair : Actif / Étudiant / Famille / Bienfaiteur ; affichez le montant et la période couverte.
Réductions : “tarif solidaire” (sur justificatif), “famille” (à partir du 2ᵉ membre), prorata si adhésion en cours d’exercice.
Moyens de paiement : privilégiez virement/CB ; s’il y a des espèces, reçu et enregistrement immédiat.
Encadré “prorata temporis” (exemple)
Adhésion à partir du 1er février : cotisation = 8/12 du montant annuel, couverture jusqu’au 30 septembre.
Conservation, purge et sécurité documentaire
Pendant l’adhésion : formulaire, autorisations, reçus, preuve d’envoi des convocations.
En fin d’exercice : “revue” (comptes, liste des membres, consentements) puis purge des éléments non nécessaires.
Sécurité : accès restreint, mots de passe robustes, sauvegarde PDF figé + version éditable.
Traçabilité : chaque document porte une référence (ex. AP-2026-012, DI-2026-033, RC-2026-101).
Événementiel : affiche “espace filmé/photographié” + point de contact retrait (e-mail unique).
Procédure de retrait (modèle court)
À réception de la demande, l’association cesse toute nouvelle diffusion et, lorsque c’est possible, dépublie les images en ligne. Les supports déjà imprimés ne sont pas rappelés. Un courriel de confirmation est envoyé.
Taux de pièces manquantes (autorisations, certificats)
Retraits d’image traités sous 7 jours (objectif : 100 %)
Purge annuelle réalisée (oui/non)
Blocs “copier-coller” prêts à insérer
A. Accusé de réception d’adhésion (mail)
Objet : Bienvenue — votre adhésion [AAAA/AAAA] Bonjour [Prénom], Votre adhésion est enregistrée. Vous trouverez en pièces jointes nos statuts, le règlement intérieur et le calendrier des activités. Pour toute question : [e-mail]. À très vite, [Signature + fonction]
B. Relance cotisation (courtoise)
Objet : Petit rappel — cotisation [AAAA/AAAA] Bonjour [Prénom], Sauf erreur, votre cotisation n’apparaît pas encore enregistrée. Pouvez-vous vérifier ? Merci pour votre retour, [Signature]
C. Mention pied de page (formulaires)
[Nom de l’association] — [E-mail] — Données traitées pour la gestion de l’adhésion ; droits d’accès/rectification/opposition : [E-mail].
Foire aux situations (cas pratiques)
Adhérent paye mais ne signe pas : pas de qualité de membre tant que la fiche n’est pas signée (ou validée en ligne).
Perte de reçu : émettre une attestation datée, signée, cachetée (référence au reçu d’origine).
Refus d’adhésion : décision motivée + remboursement du paiement, s’il a été encaissé.
Photos de groupe : si autorisation “groupe uniquement”, évitez les plans serrés reconnaissables.
Calendrier annuel type (exercice octobre → septembre)
Septembre : mise à jour statuts/règlement/barème ; impression des formulaires.
Octobre : campagne d’adhésion ; contrôles santé/assurances ; fichiers membres à jour.