Fiche d’information candidat & Profil candidat en formation professionnelle

Guide complet conforme aux usages pro — modèle éditorial SEO

Dans un dispositif de formation professionnelle, deux documents sont centraux : la fiche d’information candidat (présentation claire de l’offre) et la fiche profil candidat (collecte structurée des données du/de la participant·e). Bien conçues, elles améliorent la conformité (RGPD, traçabilité), la qualité (indicateurs lisibles), et la conversion (demandes → inscriptions). Ce guide expose les normes pro, les rubriques essentielles, le processus de traitement et fournit des modèles prêts à copier.

1) Définitions & objectifs

Fiche d’information candidat

Document public/communicable qui décrit l’action de formation : finalités, publics, pré-requis, modalités, évaluation, certification, planning et coûts/financement.
Objectif : permettre une décision éclairée et réduire les allers-retours.

Fiche profil candidat

Formulaire nominatif pour qualifier la candidature : identité, situation professionnelle, disponibilités, motivations, auto-évaluation des pré-requis, pièces justificatives, consentements.
Objectif : sécuriser l’adéquation parcours ↔ profil et préparer le positionnement.

2) Normes professionnelles & conformité (synthèse)

Transparence : objectifs opérationnels, pré-requis, méthodes, évaluation, certification/attestation.
Équité d’accès : publics cibles, modalités d’accessibilité et d’aménagement (handicap, contraintes).
Traçabilité : versions datées, champs obligatoires, preuves (documents joints, émargements).
Protection des données (RGPD) : finalité explicite, minimisation, durée de conservation, droits d’accès/suppression, consentement distinct pour le traitement de la candidature.
Qualité : indicateurs (taux de complétude, délais de réponse, satisfaction à chaud/à froid, taux de réussite/certification).
Référentiels : objectifs formulés avec verbes d’action (observables) et barèmes cohérents.

3) Contenu essentiel — Fiche d’information candidat

Intitulé & objectifs opérationnels (3–5)
Public visé / exclusions & pré-requis (compétences, matériel, langue)
Modalités : présentiel, distanciel, blended ; méthodes (atelier, étude de cas, e-learning)
Programme résumé (séquences : durée, activité, livrable)
Évaluation des acquis : quiz, étude de cas, mise en situation ; attestation/certification
Organisation : dates/sessions, durée totale (h), rythme, lieu/plateforme, effectif recommandé
Accessibilité & aménagements (contact référent)
Coûts & pistes de financement (ex. CPF/OPCO en FR, OFPPT/dispositifs en MA)
Contact (téléphone/email générique) et FAQ (matériel requis, report/annulation, délais)

4) Contenu essentiel — Fiche profil candidat

Identité & coordonnées (nom, email, téléphone, adresse, date de naissance)
Situation (salarié·e, demandeur d’emploi, autre), entreprise/fonction
Disponibilités (jours/horaires), mobilité/télétravail, contraintes
Langues & compétences (niveau + preuves : lien/doc)
Motivation (10–12 lignes : usage au travail, objectifs à 6 mois)
Auto-évaluation des pré-requis (échelle 0–5 + commentaires)
Documents : CV, pièce d’identité, attestation employeur (si applicable)
Consentements (RGPD), signature et date

5) Processus pro recommandé (du prospect à l’admission)

Information : envoi/accès à la fiche d’information → questions/FAQ.
Candidature : fiche profil + pièces → ** accusé de réception**.
Positionnement/diagnostic : entretien court + test (si requis) → synthèse (forces, axes, préco).
Décision : admis / liste d’attente / pré-requis à renforcer / non éligible (motivé).
Financement : montage du dossier (entreprise/OPCO/CPF/OFPPT…), puis validation.
Convocation & démarrage : calendrier, matériel requis, règles de présence/assiduité.

6) Qualité & indicateurs (à suivre)

Taux de complétude des fiches profil
Délai moyen entre dépôt et décision
Taux d’éligibilité (profil ⇄ pré-requis)
Taux de conversion (candidature → inscription confirmée)
Satisfaction à chaud/à froid, taux de réussite/certification

7) Modèles éditoriaux — prêts à copier

Modèle “Fiche d’information candidat”

Intitulé : …
Objectifs opérationnels :

À l’issue, les participants sauront …
Ils pourront … dans …
Public visé / pré-requis : …
Modalités & méthodes : … (présentiel/distanciel/blended, atelier, cas, e-learning)
Programme résumé (séquences) :
S1 — Durée : … — Objectif : … — Activité : … — Livrable : …
S2 — …
Évaluation des acquis : … (quiz, cas, mise en situation) — Certification/attestation : …
Organisation : dates/sessions, durée totale (h), rythme, lieu/plateforme, effectif recommandé
Accessibilité & aménagements : contact référent …
Coûts & financement : … (entreprise/OPCO/CPF ou OFPPT/… selon pays)
FAQ rapide : matériel requis / report / annulation / délais
Contact : …

Modèle “Fiche profil candidat”

Identité & coordonnées : Nom Prénom — Email — Téléphone — Adresse — Date de naissance
Situation & disponibilités : statut, entreprise/fonction, jours/horaires, mobilité/télétravail
Compétences & langues (preuves) :

Domaine/Outil — Niveau : débutant/intermédiaire/avancé — Preuve : lien/doc
Langue FR/EN — Niveau : … — Preuve : …
Motivation (10–12 lignes) : objectifs, usages concrets au travail, projet à 6 mois
Auto-évaluation des pré-requis (0–5) : …
Documents joints : □ CV □ CNI/Passport □ Attestation employeur □ Autres : ______
Consentements (RGPD) : □ Je consens au traitement de ma candidature.
Signature & date : …

8) Bonnes pratiques & erreurs à éviter

À faire

Rédiger des objectifs mesurables (verbes d’action) et préciser le niveau attendu.
Exposer les pré-requis sans ambiguïté (compétences, niveau de langue, matériel).
Prévoir un contact accessibilité et un processus de recours simple.
Distinguer clairement information (publique) et profil (données personnelles).

À éviter

Objectifs vagues (“connaître”, “comprendre”) sans indicateurs.
Oublier la durée totale ou le rythme (critique pour l’organisation des candidats).
Demander des données non nécessaires au regard de la finalité (RGPD).
Ne pas documenter la décision (admission/refus) et ses motifs.

FAQ

Quels documents joindre ? CV, pièce d’identité, éventuelle attestation employeur, et tout justificatif pertinent (diplôme, portfolio).
Comment prouver un pré-requis ? Par un test, un portfolio, une attestation, ou un entretien de positionnement.
Quelles modalités d’adaptation ? Aménagements d’horaires, supports accessibles, accompagnement (à définir avec le référent).
Comment est-on évalué ? Selon le barème annoncé : quiz/étude de cas/mise en situation, critères & pondérations.
Quels financements possibles ? Selon votre situation et le pays (ex. entreprise/OPCO/CPF en France ; OFPPT/dispositifs nationaux au Maroc).

La fiche d’information éclaire la décision ; la fiche profil sécurise l’adéquation et la conformité. Ensemble, elles structurent un parcours candidat lisible, mesurable et équitable. Reprenez les modèles ci-dessous, adaptez les rubriques à votre discipline et à votre pays, et suivez vos indicateurs pour améliorer en continu.

⬇️

Fiche_Info_Candidat_FormationPro Download

Fiche_Profil_Candidat Download

Du positionnement à l’onboarding

Partie 2 du guide pro — process, scripts, indicateurs, conformité

Après la fiche d’information (clarté de l’offre) et la fiche profil (qualification du candidat), la réussite se joue sur quatre étapes : positionnement initial, décision d’admission (équitable & traçable), financement, puis onboarding (convocation, règles, démarrage). Cette suite vous donne des grilles prêtes à copier, des emails types, et un mini-tableau de bord qualité.

1) Positionnement initial : méthode et grille

Objectif : vérifier l’adéquation profil ↔ prérequis avant décision.

Grille d’analyse (exemple)

Compétence	Indicateur observable	0–1	2–3	4–5	Note
Technique 1	Exécute les tâches de base	☐	☐	☐	__/5
Méthode	Applique une procédure	☐	☐	☐	__/5
Relationnel	Travaille en équipe	☐	☐	☐	__/5
Autonomie	Organise son travail	☐	☐	☐	__/5

Conseils

Utilisez des exemples/preuves (mini-cas, portfolio, test rapide).
Conservez une trace écrite (date, évaluateur, justification concise).

2) Décision d’admission : équité & traçabilité

Règle : barème simple, motifs explicites, communication respectueuse.

Matrice de décision (exemple)

Critère	Poids	Note	Score
Prérequis techniques	40 %	__/5	__/20
Motivation / projet	35 %	__/5	__/17,5
Disponibilités / contraintes	25 %	__/5	__/12,5
Total	100 %		__/50

Emails types (à personnaliser)

Admission

Objet : Admission confirmée — Intitulé de la formation
Bonjour,
Suite à l’étude de votre dossier, nous avons le plaisir de confirmer votre admission.
Prochaines étapes : validation du financement, convocation, accès aux ressources.
Restant à votre écoute,
Cordialement, …

Liste d’attente

Objet : Mise en liste d’attente — Intitulé
Bonjour,
Votre dossier est solide. Faute de places, nous vous inscrivons en liste d’attente. Nous revenons vers vous dès qu’un créneau se libère.
Entre-temps, nous pouvons vous proposer [parcours alternatif].
Cordialement, …

Pré-requis à renforcer

Objet : Pré-requis à compléter — Intitulé
Bonjour,
Pour garantir votre réussite, nous recommandons de renforcer : [points précis].
Nous proposons [ressource interne / session de remise à niveau], puis relecture de votre dossier.
Cordialement, …

3) Financement : check-list opérationnelle

✅ Devis / Convention signés
✅ Programme détaillé + objectifs
✅ Calendrier (dates, durée totale, rythme)
✅ Attestation employeur (si applicable)
✅ Pièces candidat (CNI/Passport, CV, justificatifs)
✅ Formulaire financeur complété (références, coûts, échéancier)

Astuce : conservez un journal de statut (à faire / en cours / validé) pour chaque candidat.

4) Onboarding : convocation & démarrage sans friction

Convocation type

Date/horaires, lieu ou lien visio
Accès plateforme (identifiants, support)
Matériel requis (logiciels, micro-casque)
Règles d’assiduité et d’évaluation
Contact référent (pédagogique, administratif)

Jour J

Rappel objectifs & planning
Présentation des livrables attendus
Test technique (audio/vidéo, comptes)
Point accessibilité (aménagements éventuels)

5) Conformité & RGPD : le minimum solide

Finalité : traiter les candidatures, organiser la formation, suivre les acquis.
Minimisation : seules les données utiles au process.
Consentement : case distincte pour le traitement de la candidature.
Conservation : durée définie + purge annuelle.
Droits : accès, rectification, suppression (contact indiqué).
Journal : décisions d’admission et leurs motifs.

Clause type à insérer dans la fiche profil

En soumettant ce dossier, vous consentez au traitement de vos données pour l’étude de votre candidature et l’organisation de la formation. Vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification et de suppression via [contact].

6) Qualité : mini-tableau de bord

KPI	Cible	Période	Statut
Taux de complétude des dossiers	≥ 90 %	Mensuel	☐
Délai dépôt → décision	≤ 10 jours	Mensuel	☐
Taux d’éligibilité	≥ 70 %	Trimestre	☐
Conversion candidature → inscription	≥ 50 %	Trimestre	☐
Satisfaction à chaud	≥ 4/5	Session	☐

7) Scripts utiles (à copier-coller)

Accusé de réception

Bonjour,
Nous confirmons la réception de votre dossier. Délai indicatif de réponse : 7 à 10 jours ouvrés. Nous resterons disponibles pour toute question.
Cordialement, …

Relance dossier incomplet

Bonjour,
Pour finaliser votre candidature, merci d’ajouter : [éléments]. Sans retour sous 5 jours ouvrés, votre dossier sera mis en pause.
Cordialement, …

Convocation

Bonjour,
Votre session démarre le [date] à [heure].
Lieu/lien : … | Matériel : … | Identifiants : …
Merci d’arriver 10 min avant pour vérification technique.
Cordialement, …

Standardisez positionnement → décision → financement → onboarding avec des grilles simples, des scripts clairs et un suivi KPI. Vous gagnez en équité, en vitesse et en satisfaction.