Excel: Créer et rédiger un rapport financier sur Excel

Excel est une puissante application de traitement de données, dont l’une vous permet de créer des rapports financiers Excel du plus simple au plus complexe. Patant de ce constat, nous partageons dans cet article des conseils sur la création de rapports financiers Excel.

Connu sous le nom de tableur, Excel permet aux utilisateurs d’organiser, d’analyser et de présenter efficacement les données. Dans le monde de la finance, Excel est un outil très important pour créer des rapports financiers.

Dans cet article, nous discuterons des conseils et de la création de rapports financiers Excel pour les particuliers et les entreprises.

Pourquoi devez-vous créer un rapport financier mensuel Excel ? 

Il est clair que parce que vous n’avez que Microsoft Excel, vous pouvez produire des rapports financiers adéquats et c’est aussi assez facile à faire. De plus, l’interface utilisateur Excel est également facile à comprendre et Excel est également capable d’effectuer de nombreux calculs qui sont certainement précis.

Avantages des états financiers

Les rapports financiers sont faits, bien sûr, non seulement en y consacrant du temps et des efforts, mais il y a un objectif très fondamental lorsqu’il est nécessaire de faire des rapports financiers.

Selon les normes de comptabilité financière appliquées dans votre pays, le but des rapports financiers est de fournir des informations sur la situation financière, la performance et l’évolution de la situation financière d’une entreprise qui sont utiles pour une grand nombre d’utilisateurs dans la prise de décisions.

Les rapports financiers préparés à cette fin répondent aux besoins communs d’un large éventail d’utilisateurs.

Cependant, les rapports financiers ne fournissent pas toutes les informations dont les utilisateurs peuvent avoir besoin pour prendre des décisions économiques, car ils décrivent généralement les effets financiers et les événements passés, et ne sont pas tenus de fournir des informations non financières.

Objet de la préparation des états financiers

Avant de commencer à rédiger des rapports financiers, vous devez d’abord connaître l’objectif de leur création. Certains des objectifs généraux de la préparation des rapports financiers sont les suivants :

  • Accompagner les entreprises dans le processus de décision. Les informations sur la situation financière d’une entreprise peuvent aider une entreprise en tant que matériau d’évaluation et de comparaison de l’impact financier résultant d’une décision économique.
  • Pour aider à évaluer et à prévoir la croissance future de l’entreprise. Grâce à l’existence d’informations financières, une entreprise peut évaluer l’état actuel de l’entreprise et prédire l’état futur de l’entreprise.
  • Évaluer les activités de financement et d’exploitation de l’entreprise. Les informations sur la situation financière peuvent également aider une entreprise à évaluer les activités d’investissement et les capacités opérationnelles de l’entreprise au cours d’une certaine période.
  • Principaux composants des rapports financiers mensuels Excel. En général, la préparation des rapports financiers comprend 3 activités principales, à savoir la collecte, l’enregistrement et le traitement des données.

Ainsi, toute preuve de transaction qui a été faite doit être enregistrée et stockée chronologiquement. Si vous souhaitez étudier les rapports financiers, vous devez connaître trois choses dans les rapports financiers, à savoir les états des flux de trésorerie, les profits et pertes et les bilans.

État des flux de trésorerie

L’état des flux de trésorerie présente les encaissements et décaissements de trésorerie de l’entité au cours de la période spécifiée où la trésorerie est entrée et comment elle a été dépensée. Les flux de trésorerie expliquent les causes des variations de la valeur résiduelle de la trésorerie.

Cette information ne peut pas être apprise par elle-même à partir d’autres rapports financiers.

Les objectifs du flux de trésorerie comprennent :

  • Estime des flux de trésorerie futurs
  • Évalue la prise de décision de la direction
  • Détermine la capacité de l’entreprise à verser des dividendes aux actionnaires, des paiements d’intérêts et le principal du prêt aux investisseurs
  • Montre la relation entre le bénéfice net et les variations de la trésorerie de l’entreprise

Il existe trois types d’activités dans le flux de trésorerie, notamment :

Opération

Est de générer des revenus et des dépenses à partir des principales opérations de l’entreprise. Certaines opérations concernent des transactions qui génèrent des profits.

Les détails d'une opération - rapport financier sur Excel
Les détails d’une opération

Investissement

Augmente et diminue les actifs à long terme qui sont utilisés dans l’entreprise.

Financement

Est une activité pour obtenir des liquidités auprès des investisseurs et des créanciers nécessaires pour fonctionner.

Investissement

Conseils pour créer un rapport financier Excel

Nous décrivons ci-après les bonnes pratiques qui facilitent la création d’un rapport financier excel.

Préparation des données

Pour faire un rapport financier Excel, vous devez bien sûr d’abord préparer les données. Avant de commencer à créer des rapports financiers, la première chose à faire est de préparer les données. Ces données peuvent prendre la forme d’enregistrements de transactions financières, telles que les revenus et les dépenses. Assurez-vous que les données sont complètes et exactes.

Créer des formats de rapport

Une fois les données préparées, l’étape suivante consiste à créer un format de rapport financier Excel. Le format des états financiers peut varier selon le type d’entreprise ou d’organisation. Cependant, en général, les états financiers se composent de trois parties principales, à savoir le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie.

Le bilan répertorie les actifs, les passifs et les capitaux propres d’une entreprise à la fin d’une certaine période.

Un état des résultats répertorie les revenus, les dépenses et les profits ou les pertes d’une entreprise pour une période donnée. Le tableau des flux de trésorerie répertorie les entrées et sorties de trésorerie de l’entreprise sur une certaine période.

Utilisation des formules Excel

Excel a de nombreuses formules qui peuvent être utilisées pour calculer et analyser des données financières. Certaines formules importantes que vous devez connaître pour créer des rapports financiers Excel incluent :

SOMME : utilisé pour additionner des nombres

MOYENNE : utilisé pour calculer la moyenne d’un certain nombre de nombres

COUNT : utilisé pour compter le nombre de cellules ou d’entrées dans une plage

SI : utilisé pour créer des conditions logiques dans les formules

Création de graphiques

En plus de créer des tableaux et des figures, la création de graphiques est un excellent moyen de présenter les données des rapports financiers Excel. Les graphiques permettent aux utilisateurs de voir visuellement les tendances et les modèles dans les données financières. Excel propose de nombreux types de graphiques que vous pouvez utiliser, tels que des graphiques linéaires, des graphiques à barres et des graphiques à secteurs.

Pratique: Créer un rapport financier Excel sur les flux de trésorerie (cash flow)

Cash flow ou flux de trésorerie: 

L’avantage d’un état des flux de trésorerie ou d’un état des flux de trésorerie n’est pas seulement un indicateur de la santé ou non de votre entreprise. Au-delà de cet avantage, il existe plusieurs autres avantages qui ne sont pas moins importants pour votre entreprise.

En étudiant un tableau des flux de trésorerie, vous devez comprendre ce qu’est le flux de trésorerie et quels sont les composants d’un tableau des flux de trésorerie.

Définition du flux de trésorerie

Le flux de trésorerie ou ce que nous appelons généralement le flux de trésorerie est le montant de l’augmentation ou de la diminution du montant détenu par une entreprise ou un particulier.

Dans le domaine de la comptabilité des flux de trésorerie, il peut décrire la quantité de devises générées ou consommées au cours d’une certaine période de temps.

Tableau des flux de trésorerie

Les tableaux de flux de trésorerie jouent un rôle important dans les affaires. Non seulement un comptable d’entreprise, mais en tant qu’homme d’affaires, vous devez comprendre le tableau des flux de trésorerie.

Le tableau des flux de trésorerie lui-même est un détail qui montre les entrées et les sorties de fonds dans l’entreprise au cours d’une certaine période.

Exemples d’états financiers Flux de trésorerie provenant des activités de financement : 

Tableau de flux de trésorerie

Rapport sur les profits et pertes

Après avoir enregistré les flux de trésorerie, l’étape suivante consiste à établir un rapport financier sur les profits et pertes avec Excel.

Ce rapport contient un enregistrement des revenus qui ont été gagnés par l’entreprise et ensuite déduits des dépenses qui ont été engagées afin que vous puissiez savoir si votre entreprise a subi une perte ou non.

Il convient de noter que pour établir un rapport de profits et pertes, l’entreprise doit émettre des facteurs d’actif, de capital et d’endettement. Inclure l’élément d’amortissement sur le compte de résultat.

Si vous souhaitez calculer des revenus, la méthode est très simple, à savoir en utilisant la formule suivante :

Coût des marchandises = Solde d’inventaire initial + Achats – Inventaire final

Bénéfice brut = Ventes – Coût des marchandises achetées

Bénéfice net = Bénéfice brut – Coûts

Le bilan
Un bilan important est réalisé au moins une fois par an pour connaître la valeur de l’entreprise d’année en année. Au début de l’entreprise, le bilan se compose généralement uniquement du capital initial, de la dette et des actifs obtenus lors de l’achat de l’entreprise.

Les actifs sont inclus dans les actifs tandis que le capital et la dette sont inclus dans les passifs.

Les actifs de l’entreprise n’augmentent pas toujours mais peuvent également subir une dépréciation ou diminuer en raison des profits et des pertes.

Les avantages qui seront obtenus par la société lors de la préparation du bilan sont les suivants :

Un bilan important est réalisé au moins une fois par an pour connaître la valeur de l’entreprise d’année en année. Au début de l’entreprise, le bilan se compose généralement uniquement du capital initial, de la dette et des actifs obtenus lors de l’achat de l’entreprise.

Les actifs sont inclus dans les actifs tandis que le capital et la dette sont inclus dans les passifs.

Les actifs de l’entreprise n’augmentent pas toujours mais peuvent également subir une dépréciation ou diminuer en raison des profits et des pertes.

Synthèse sur l’importance du bilan en finance et comptabilité:

Un bilan facilite la vérification de l’exactitude des registres qui ont été créés

Lorsque le journal du grand livre général utilisé comme base pour établir une balance de vérification a été créé correctement, le nombre total de colonnes de débit et de crédit qui apparaissent sur la balance de vérification affichera un montant équilibré (le même).

Ainsi, le bilan peut être considéré comme correct.

Il est une source (base) pour créer des documents de travail (équilibre du travail)

En outre, le bilan est également utilisé comme base pour établir des rapports financiers dans une entreprise.

Format général de la balance de vérification

Voici un exemple de format courant dans un rapport financier de balance comptable Excel :

1. Colonne du code de compte (numéro)

Cette colonne contient les différents codes pour chaque compte du grand livre de la société. Les numéros de compte doivent être inscrits systématiquement ou séquentiellement en commençant par le code 1 qui indique un compte d’actif jusqu’au code 4 qui indique un compte de charge.

2. Colonne Nom du compte

Cette colonne contient divers noms de compte répertoriés dans le grand livre de l’entreprise. L’écriture dans la balance de vérification est triée par catégories d’actifs, de dettes, de capital, de revenus et la dernière est celle des dépenses.

Ce nom de compte est écrit dans l’ordre du numéro de compte (code) dans la colonne précédente.

3. Colonne de débit

Une colonne de débit qui contient le solde de chaque compte du grand livre qui a un solde débiteur.

4. Colonne de crédit

Semblable à la colonne de débit, la différence est que cette colonne contient le solde de chaque compte du grand livre qui a un solde créditeur

Points importants pour la comptabilité des rapports financiers mensuels Excel

Dans cet article, nous nous concentrerons sur la tenue de livres des rapports financiers mensuels Excel. Le budget mensuel que nous avons créé ne signifie rien si nous ne connaissons pas exactement le montant des revenus et des dépenses.

Pour cette raison, après avoir établi un budget mensuel, l’étape suivante consiste à établir un rapport financier mensuel qui est un résumé des revenus et des dépenses.

Pour faire un résumé des dépenses, nous devons avoir un registre des transactions de dépenses quotidiennes.

Nous pouvons enregistrer manuellement les enregistrements des transactions de dépenses quotidiennes dans un cahier. Cependant, comme les temps sont très modernes, nous utiliserons une application pour smartphone pour enregistrer les transactions quotidiennes.

Etude de cas: la création de rapports financiers mensuels Excel étape par étape

Les étapes pour faire un rapport financier familial mensuel sont les suivantes :

 Remplir les données budgétaires mensuelles

Avant de faire un rapport financier mensuel, vous devez compléter les données sur les revenus et les dépenses dans le fichier Budget mensuel.

Remplissez les données sur les revenus et les dépenses aussi complètement que possible et ne manquez rien en utilisant le fichier Excel du budget mensuel.

Enregistrement des transactions de dépenses quotidiennes

Assurez-vous de sauvegarder et d’enregistrer tous les détails des dépenses quotidiennes qui ont été faites au cours du mois dernier. Ces données complèteront et faciliteront votre analyse des dépenses.

Exemple de création d’un rapport mensuel avec Excel

Cet exemple illustrera comment faire un rapport financier familial mensuel comme indiqué ci-dessous :

  • Ouvrez le fichier Excel du budget mensuel que vous avez utilisé le mois précédent.
  • Ajoutez une nouvelle feuille, puis nommez cette feuille.
  • Sur Données/Obtenir des données, importez des données CSV cellule A1 de la feuille.
  • Ajoutez une colonne de période à la colonne G avec la fonction = MOIS avec une référence de données à la colonne Date (colonne A)
  • Remplissez la colonne Réel de la feuille BUDGET MENSUEL avec la fonction =SUMIFS qui est une fonction d’addition avec plus d’une condition, à savoir basée sur des balises et des périodes ou des mois avec la formule =SUMIFS(omdufichier!C:C,nomdufichierl!B : B,[Tags],nomdufichier! G:G,MAR!$F$2) et copiez la formule dans chaque tableau de composants de dépenses
  • Pour faire un rapport pour le mois suivant, tout ce que vous avez à faire est de copier la feuille Budget mensuel et de changer le mois dans la colonne C2
Rapport financier Excel
Rapport financier Excel
Rapport financier Excel
Rapport financier Excel

Synthèse: le rôle d’un rapport financier et comment le créer 

Avec la comptabilité des entreprises, il nous sera plus facile de gérer les finances, de prendre des décisions et, bien sûr, nos prochaines étapes pour gérer notre entreprise sont plus organisées et plus claires.

À première vue, la comptabilité peut sembler compliquée, mais si nous comprenons vraiment les étapes de la comptabilité du début à la fin, à savoir les rapports financiers, c’est en fait très facile.

Comment faire des rapports financiers étape par étape

Nous faisons ci-après une synthèse sur les étapes permettent de tenir la comptabilité et les livres à jour avec les états financiers :

 Recueillir et analyser la preuve de transaction

Le processus de comptabilité commence par la collecte de toutes les preuves des transactions existantes. Cette preuve peut prendre la forme d’une preuve de paiement, d’une preuve de réception et d’autres preuves liées à l’entreprise que nous gérons.

La preuve de ce paiement peut prendre la forme de reçus, d’actes, de lettres d’accord, de mandats, etc.

Après l’avoir collecté, identifiez maintenant la preuve afin que la validité de la valeur et le statut de la transaction soient certains.

Créez un journal des transactions

Une fois le processus de transaction analysé, le processus suivant consiste à l’enregistrer dans le journal des transactions. Le processus d’enregistrement des transactions peut être effectué lorsqu’il y a de nouvelles transactions ou nous les collectons en 1 nouveau jour nous les enregistrons.

Cependant, bien sûr, le processus d’enregistrement de chaque transaction est plus efficace, car il empêche les erreurs de se produire lors de la publication dans le grand livre.

Dans le journal des transactions lui-même, il doit y avoir au moins plusieurs colonnes d’informations, notamment :

  • Date
  • Nombre de preuves
  • Compte de transaction
  • Information
  • Débit
  • Crédit
  • Équilibre

Transférer les transactions au grand livre

Une fois la transaction terminée, nous l’enregistrons dans le journal des transactions.L’étape suivante consiste à la transférer dans le grand livre. Dans le journal, tous les comptes existants sont enregistrés, les transactions en espèces, les créances, les dettes, les paiements, etc. sont tous enregistrés.

Mais dans un registre différent, nous regroupons les comptes selon le type de transaction, par exemple pour les transactions impliquant des créances, nous ne regroupons que les transactions des comptes clients.

C’est ce qu’on appelle le grand livre (grand livre).

Grand livre comptabilité / rapport financier
Grand livre comptabilité

Faites une balance de vérification

Faire une balance de vérification se fait généralement avant chaque clôture de livre. Le processus de création d’une balance de vérification (balance de vérification) vise à garantir que la valeur du type de compte avec un solde débiteur est la même que celle du type de compte avec un solde créditeur (équilibré).

Balance de vérification (à partir d'une liste de comptes dans Excel) -  YouTube
Balance de vérification

Rapports financiers

Après avoir effectué les étapes ci-dessus, en commençant par collecter des preuves, en les enregistrant dans un journal, en les publiant dans un grand livre (regroupement de comptes), en faisant une balance de vérification pour que les côtés débit et crédit soient équilibrés , c’est la finition, à savoir le rapport financier.

Les rapports financiers sont l’aspect le plus vital de l’entreprise que vous dirigez, avec des rapports financiers, vous prendrez rapidement des décisions pour les étapes futures de votre entreprise.

Les rapports financiers sont l’un des principaux produits du processus comptable, qui consistent en :

Rapport sur les bénéfices et les pertes, ce rapport contient le bénéfice ou la perte net de l’entreprise au cours d’une période

Rapport sur la situation financière, ce rapport contient la situation financière au poste des actifs, des passifs et du capital

Le rapport sur les variations du capital contient ce rapport qui montre le capital du propriétaire sur une période

État des flux de trésorerie Ce rapport contient des informations sur les entrées et sorties de trésorerie au cours d’une période.

Générer des rapports financiers sur Excel

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