Comprendre le modèle du chiffrier comptable 

Les professionnels de la comptabilité, y compris les comptables et les aides-comptables, recourent à des feuilles de calcul comptables pour diverses raisons essentielles. Le chiffrier comptable facilite le transfert des comptes vers une balance de vérification ajustée, minimisant les erreurs lors de la création des états financiers.

En outre, le chiffrier comptable peut également servir à des fins de planification. Les professionnels comptables peuvent examiner les tableaux de calcul pour évaluer l’impact des ajustements sur la situation financière globale avant de les valider. Cela se fait en comparant les données comptables aux écritures du journal. Enfin, le chiffrier comptable se révèle particulièrement utile pour préparer des états financiers intermédiaires.

Cet article se penchera sur le concept du chiffrier comptable que vous pouvez élaborer sur Microsoft Excel.

Qu’est ce qu’un chiffrier comptable ?

Un chiffrier comptable, ou feuille de calcul comptable, est essentiel pour préparer et documenter des informations comptables. Il est couramment utilisé dans le cycle comptable pour diverses étapes, dont la balance de vérification non ajustée, les ajustements du journal, la balance de vérification ajustée et les états financiers.

À l’instar de la plupart des documents d’entreprise, le chiffrier comptable est conçu exclusivement à des fins internes. Par conséquent, les parties externes (investisseurs ou créanciers) ont souvent un accès limité ou inexistant aux chiffriers comptables d’une organisation. Cette caractéristique confère une grande souplesse quant à la mise en forme des tableaux comptables. Les entreprises ont la liberté de personnaliser le format de leurs feuilles de calcul en fonction de leurs besoins internes et de leurs processus de travail spécifiques.

En règle générale, les tableaux comptables sont établis à la clôture d’une période comptable. Ils comprennent une liste de comptes, leurs soldes, les ajustements associés à chaque compte, et enfin, les soldes ajustés pour chaque compte. Toutes ces données sont organisées dans l’ordre prévu pour la création des états financiers.Une fois la feuille de calcul remplie, la préparation manuelle des états financiers est simplifiée. Le travail principal de préparation consiste principalement à compiler les données des feuilles de travail. 

Points clés à retenir concernant les caractéristiques d’un chiffrier comptable

• Le chiffrier est un formulaire composé de plusieurs colonnes utilisé dans la comptabilité, principalement pour effectuer des ajustements de comptes et organiser les états financiers. 

• Garantir la cohérence des travaux comptables.

• Il est important de noter qu’il ne s’agit pas d’un outil permanent.

Suivant le principe de la double saisie, le chiffrier comptable est fait d’une liste de comptes extraits du grand livre, dont les soldes débiteurs et créditeurs sont égaux.

⇒   La somme des débits = La somme des crédits.

 La balance de vérification ne prouve pas l’exactitude du grand livre, elle indique simplement l’équilibre des débits et des crédits.

Quelles sont les raisons de l’utilisation de ce tableau comptable ?

Les situations que vous pourriez résoudre grâce à un chiffrier comptable sont les suivantes : 

Les propriétaires de petites entreprises peuvent rencontrer des problèmes de gestion financière en espèces. Souvent, ils oublient souvent certains paiements. Une documentation précise de chaque transaction monétaire faciliterait la compréhension des insuffisances dans la caisse enregistreuse.

Les propriétaires d’entreprises et leurs clients peuvent parfois diverger sur les montants dus et les délais de paiement. Pourtant, la tenue consciencieuse de détails de chaque transaction aurait permis d’éviter de tels désaccords.

Un chiffrier comptable constitue un outil efficace pour résoudre ces problématiques courantes en assurant un suivi précis des transactions financières.

Comment élaborer un chiffrier comptable dans votre entreprise ?

Comme vous l’avez saisi, le chiffrier comptable n’est pas soumis à des normes strictes, mais plutôt conçu comme un instrument personnalisable que vous créez vous-même dans le but de faciliter la gestion comptable. En d’autres termes, l’élaboration d’un tableau comptable sert à établir les états financiers de la petite entreprise de manière adaptée à ses besoins spécifiques.

Nous allons passer en revue, étape par étape, les actions préalables à la création d’un tableau comptable.

La préparation des documents comptables 

Dans de nombreuses entreprises, le volume de transactions est si élevé que les gestionnaires ne peuvent pas toutes les mémoriser. La documentation écrite des transactions commerciales peut ainsi aider les entrepreneurs à éviter des situations problématiques. C’est pourquoi il est essentiel pour les entreprises de maintenir des enregistrements comptables précis. Une autre justification de cette pratique est que la législation l’impose dans de nombreux pays.

Créer des colonnes pour ce tableau

Un chiffrier comptable standard ressemble à une feuille Excel comportant des colonnes essentielles dans lesquelles nous enregistrons les chiffres qui nous sont fournis.

Colonne des Totaux : comprenant deux subdivisions (Débit et Crédit). / Colonne des Soldes : avec deux sous-colonnes (Débiteur et Créancier). / Colonne de Bilan : avec deux subdivisions (Actif et Passif). / Colonne de Résultats : avec deux sous-colonnes(Perte et Profit).

Les informations que l’on peut extraire du chiffrier comptable incluent :

La balance de vérification et les soldes.

L’inventaire.

Le compte de résultat

La balance de vérification et les soldes sont essentiellement le résumé du grand livre général.  

L’inventaire comprend actifs et passifs, tandis que le compte de résultat indique les profits et pertes. En d’autres termes, la structure du bilan à huit colonnes sera la suivante.

Créer une balance comptable pour vérifier l’équilibre charges/ Soldes

La balance de vérification est l’instrument qui vous permet de vérifier l’équilibre entre les charges et les soldes. C’est un outil essentiel en comptabilité et est utilisé pour la préparation du bilan final. Elle vise principalement à garantir que les soldes de tous les comptes du grand livre concordent correctement avec leurs totaux en débits et en crédits.

Généralement, cette balance organise les comptes par catégories, indiquant les valeurs de débit, de crédit, et bien sûr, le solde de chaque compte. Cependant, sa structure peut être adaptée en fonction des besoins spécifiques, notamment lorsqu’elle doit être présentée à des tiers.

En pratique, on exporte souvent la balance de vérification vers des outils comme Excel, facilitant ainsi la création du bilan. Pour une présentation plus claire et une meilleure lisibilité des transactions comptables, les deux premières colonnes de la balance de vérification doivent indiquer les soldes et les mouvements de chaque compte, en assurant l’équilibre entre les débits et les crédits.

Au final, nous soulignons que la balance de vérification et le bilan sont étroitement liés, bien qu’ils ne soient pas des documents identiques.

Le solde résulte de la soustraction : Solde = Débit – Crédit.

Comment les enregistrements peuvent-ils améliorer votre entreprise ?

Vous avez déjà eu un aperçu des avantages que la comptabilité peut apporter à votre entreprise. Un enregistrement précis aide à évaluer la santé de l’entreprise, en identifiant les raisons de sa performance ou en diagnostiquant les problèmes en trouvant des solutions en cas de difficultés.

De plus, les enregistrements sont essentiels pour gérer les relations avec vos fournisseurs et prestataires de services. Les accords contractuels conclus sont également documentés dans les registres comptables de votre entreprise.

Les exemples suivants illustrent quelques-uns des avantages d’une tenue précise des registres comptables :

1. Les registres comptables maintiennent un contrôle financier en fournissant le solde en temps réel pour éviter des pertes potentielles.
2. Les registres comptables offrent une vision claire de la santé de votre entreprise, vous permettant d’anticiper les problèmes potentiels, tels que les coûts élevés ou la diminution des ventes, et de prendre des mesures préventives.
3. Les dossiers comptables communiquent sur la santé et la gestion de votre entreprise aux parties prenantes.

La tenue de registres comptables facilite la planification à long terme

Les documents comptables offrent un aperçu du passé et du présent de votre entreprise en termes de performances. En comprenant vos points forts et vos défis, vous pouvez élaborer des stratégies d’avenir appropriées.

Des registres comptables appropriés sont essentiels pour divers aspects de votre entreprise, comme l’obtention de prêts, la conformité fiscale et le contrôle efficace de vos activités. 

Donc, vos dossiers comptables servent à démontrer que tout est en ordre et que vous avez une gestion rigoureuse de votre entreprise.

La gestion de registres comptables implique la consignation de toutes les informations cruciales pour votre entreprise, notamment :

• Revenus générés par votre entreprise.
• Dépenses effectuées par votre entreprise, y compris les paiements.
• Ventes effectuées à crédit.
• Dettes de votre entreprise.
• Valeur de l’équipement acheté par votre entreprise.
• Investissements effectués dans votre entreprise.
• Accords et contrats conclus entre votre entreprise, vos fournisseurs et vos clients.

Un mécanisme simple pour la gestion des enregistrements comptables 

En fonction de vos besoins spécifiques, vous pouvez maintenir divers types de registres comptables. Voici quelques exemples des types de documents comptables fondamentaux : 

1. **Registre des Transactions en Espèces** : Il enregistre de manière quotidienne les entrées et sorties d’argent de l’entreprise, ainsi que le solde total en caisse.

2. **Registre des Débiteurs** : vous pouvez y répertorier les montants dus par les clients à l’entreprise.

3. **Registre des Ventes** : Il documente les ventes réalisées au quotidien, mensuellement et annuellement.

4. **Registre des Coûts** : Vous y enregistrez les dépenses de l’entreprise, précisant leur nature et leur affectation. Cela s’avère utile pour déterminer le coût de production des biens ou services.

Le **livre comptable de base** À l’aide de cet outil, vous pouvez maintenir des registres comptables pour enregistrer toutes les transactions financières de l’entreprise, qu’il s’agisse d’entrées ou de sorties d’argent.