La dotation aux amortissements est une...
En tant que propriétaire ou gestionnaire, on sait que le départ d’un locataire ne se limite pas à lui rendre les clés. Entre l’état des lieux de sortie, la restitution du dépôt de garantie et la clôture des derniers loyers, les démarches sont nombreuses.
Mais une question revient souvent, parfois un peu en retard :
👉 Que faire si certaines charges locatives récupérables n’ont pas été régularisées avant son départ ?
Les charges locatives récupérables sont des frais avancés par le bailleur pour le compte du locataire. Elles concernent l’usage courant du logement ou de l’immeuble (entretien, ascenseur, eau, ordures ménagères…).
Elles sont fixées par le décret n°87-713 du 26 août 1987.
Dans un bail à provisions sur charges, une régularisation annuelle est obligatoire. Cela permet d’ajuster la différence entre :
Les charges récupérables ne disparaissent pas avec le départ du locataire. Elles doivent être régularisées même après coup, tant que le bailleur peut en justifier le montant. La communication, la transparence et la bonne documentation sont les clés pour éviter les litiges.
Il est très courant que le solde des charges d’une année ne soit connu qu’après la clôture de l’exercice comptable (notamment en copropriété). Résultat : au moment de son départ, le locataire peut avoir :
💡 Exemple : le locataire quitte le logement en juin, mais les charges définitives de l’année ne sont arrêtées qu’en novembre. Impossible donc de faire une régularisation complète au moment du départ.
Le bailleur conserve le droit de régulariser les charges après le départ du locataire, dans un délai de 3 ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989).
👉 Pour cela, il doit :
Non, sauf si la régularisation est déjà disponible au moment du départ.
Le dépôt de garantie couvre uniquement :
⚠️ Le bailleur ne peut pas anticiper une régularisation future en retenant une somme « au cas où ».
Si le locataire conteste ou ne répond pas, plusieurs solutions s’offrent au bailleur :
[Votre prénom et nom]
[Adresse]
[Téléphone] – [Email]
À l’attention de
[Nom du locataire]
[Adresse connue ou ancienne adresse]
Fait à [Ville], le [Date]
Madame, Monsieur,
Suite à votre départ du logement situé au [adresse complète], que vous avez occupé du [date d’entrée] au [date de sortie], je reviens vers vous au sujet de la régularisation des charges locatives pour la période concernée.
Comme prévu dans le contrat de location, et conformément à la législation (article 23 de la loi du 6 juillet 1989), les charges sont régularisées chaque année sur la base des dépenses réelles constatées.
Vous trouverez ci-joint un détail du calcul ainsi que les principaux justificatifs (relevés du syndic, factures, etc.).
Je vous remercie de bien vouloir régler le montant de [montant] € dans un délai de [15 ou 30 jours] à compter de la réception de ce courrier.
Vous pouvez effectuer le règlement :
• par virement bancaire (coordonnées ci-dessous),
• ou par chèque à l’ordre de [Votre nom].
Bien entendu, si vous avez des questions ou si certains éléments vous semblent peu clairs, n’hésitez pas à me contacter pour en discuter et faire, si besoin, une vérification commune.
En vous remerciant pour votre réactivité, je vous adresse mes salutations les plus sincères.
[Signature]
Voici une description complète et claire du modèle Classification des Charges Récupérables Non Récupérées au Départ du Locataire, conçu pour un usage pratique et professionnel :
Ce fichier a pour but d’aider les propriétaires, gestionnaires ou bailleurs à identifier, justifier et suivre les charges locatives récupérables non perçues au moment du départ d’un locataire, en vue d’une régularisation ultérieure.
Le fichier comporte une seule feuille intitulée :
Ce tableau structuré avec filtres comprend les colonnes suivantes :
| Colonne | Utilité |
|---|---|
| Catégorie de charge | Type de charge concernée (eau, TEOM, entretien…) |
| Description | Contexte ou raison liée à cette charge |
| Montant TTC (€) | Montant total de la charge non récupérée |
| Période concernée | Mois ou année correspondant à la charge |
| Motif non récupéré | Pourquoi cette charge n’a pas été régularisée avant le départ |
| Prévu à la régularisation ? | Indique si cette charge est planifiée pour être régularisée (Oui / Non) |
Le tableau est formaté avec des filtres automatiques pour permettre de trier ou filtrer facilement les données.
En bas du fichier, une section de synthèse calcule automatiquement :
Cela permet d’avoir un aperçu rapide de la situation globale, utile pour le suivi comptable ou la préparation d’un courrier au locataire sortant.
Modèle Excel de calcul des charges locatives récupérables
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