Checklist multi-secteurs pièces à fournir pour répondre à un marché public

Mode d’emploi, architecture et bonnes pratiques

Pourquoi cet outil change la donne

Dans un dossier de réponse à un marché, on ne « perd » jamais à cause d’une mauvaise idée technique ; on est éliminé pour un document manquant, périmé ou mal nommé. L’outil livré est une checklist multi-feuilles (Travaux, Fournitures, Services, Services intellectuels) qui fait trois choses à la fois :

Inventorier les pièces exigées, 2) normaliser les libellés grâce à un lemmatiseur (alias → tag normalisé), 3) piloter l’avancement via un Dashboard et une base consolidée.

Résultat : un dépôt propre, traçable, sans surprises de dernière minute.

Architecture du fichier

4 feuilles Secteur : Travaux, Fournitures, Services, Services intellectuels.
Chaque ligne = une pièce attendue, avec colonnes Catégorie (Administratif/Technique/Financier/HSE/Capacités), Obligatoire (Oui/Non/ Selon seuil), Format attendu (Original signé, PDF, Excel, etc.), Délivrée par, Validité, Responsable, Date d’envoi, Statut (À faire / En cours / OK / N/A), Lien/chemin, Observations.
Glossaire & Lemmatiseur : dictionnaire des alias → lemma (ex. DC1, Lettre de candidature → lettre_candidature).
Base_Consolidee : empile automatiquement les 4 feuilles (via VSTACK) pour vos filtres, tableaux croisés, pivots.
Dashboard : vues par secteur (Total, À faire, En cours, OK, N/A, % OK hors N/A).
Mode d’emploi : guide résumant la logique et les gestes clés.

Une checklist… qui pense

1) Listes déroulantes et codes couleurs

Les colonnes Catégorie, Obligatoire, Format, Statut sont normalisées par listes déroulantes.
La colonne Statut colore automatiquement les lignes : OK en vert, En cours en jaune, À faire en rouge.
Vous voyez en un coup d’œil les goulots (beaucoup de « À faire ») et les risques (pièces « Selon seuil » non clarifiées).

2) Lemmatisation (alias → tag normalisé)

Le même document circule sous mille noms (AE, Acte d’engagement). Le lemma les rassemble sous un tag unique pour analyser et croiser les secteurs.

La colonne Tag normalisé (lemma) s’alimente avec une formule du type : =IFERROR( XLOOKUP([@Pièce demandée],'Glossaire & Lemmatiseur'!A:A,'Glossaire & Lemmatiseur'!B:B,"",0), [@'Tag normalisé (lemma)'] )
Avantage : vous filtrez en un clic tous les items acte_engagement, attestation_fiscale, bpu, etc., toutes feuilles confondues.

3) Consolidation et pilotage

Base_Consolidee empile : =IFERROR(VSTACK( Travaux!A2:O200, Fournitures!A2:O200, Services!A2:O200, Services_Intellectuels!A2:O200 ),"")
Dashboard calcule par secteur :
- Total : =COUNTA(Plage_Pièce)
- À faire / En cours / OK / N/A : =COUNTIF(Plage_Statut,"OK") (et variantes)
- % OK (hors N/A) : =IFERROR(OK/(Total-N/A),0)
  Ces indicateurs suffisent pour un point hebdo et un Go/No-Go documentaire.

Ce que contient chaque secteur (exemples concrets)

Travaux : DC1/DC2, quitus fiscaux et sociaux, K-Bis/RC, AE, BPU, DPGF/DQE, CPS/CCAP paraphé, PAQ, PPSPS, planning, méthodologie, moyens matériels, références, assurance décennale, plans et notes de calcul.
Fournitures : DC1/DC2, attestations, AE, BPU, CPS/CCAP, fiches techniques, certificats de conformité (CE/RoHS/REACH), échantillons, plan de livraison/Incoterms, références de livraisons.
Services : DC1/DC2, attestations, note méthodologique, PAQ, CV et certificats des intervenants, références, planning d’intervention, volet financier (DQE).
Services intellectuels : lettre de mission/AE, DC1/DC2, attestations, approche méthodologique, CV détaillés, certifications (ex. ITIL/PMI), plan de travail & livrables (WBS), honoraires/DQE.

Mode d’emploi express

Ciblez le secteur concerné et parcourez les lignes préremplies.
Renseignez Responsable, Validité, Date d’envoi, Lien/chemin vers la source (GED, Drive…).
Qualifiez Obligatoire (Oui/Non/Selon seuil) à partir du RC/CCAP/CCAG.
Alimentez le Glossaire si vous utilisez d’autres libellés (ajoutez l’alias et son lemma).
Mettez le statut à jour au fil de l’eau (À faire → En cours → OK).
Ouvrez le Dashboard pour l’état global et priorisez ce qui bloque (À faire).
Avant dépôt : filtrez dans Base_Consolidee par Obligatoire = Oui et Statut ≠ OK.

Gouvernance documentaire et conformité

Traçabilité : la colonne Référence (RC/CCAG/article) renvoie la source réglementaire et évite les interprétations.
Validité : datez les attestations (fiscal, social, assurance). Un simple filtre Validité ≤ aujourd’hui vous signale les pièces éteintes.
Paraphe & signatures : le champ Format attendu sécurise la forme (Original signé, Paraphé, PDF).
Seuils : marquez « Selon seuil » chaque fois que la pièce dépend du montant/lot ; une revue achats/juridique tranche rapidement.

Cas d’usage typiques

Réponse multi-lots : vous dupliquez certaines lignes et affectez Responsable par lot. La consolidation garde la vision d’ensemble.
Groupements / sous-traitance : ajoutez la colonne Partie (Mandataire/Co-traitant/Sous-traitant) si besoin ; le lemma reste commun.
Export/Import (fournitures) : suivez certificats de conformité et Incoterms dans la même feuille ; filtrez par lemma certif_conformite.

Eviter :

Mélange d’intitulés : sans le lemma, votre analyse se fragmente (AE vs Acte d’engagement). Solution : alimentez le Glossaire dès le départ.
Attestations expirées : la colonne Validité est vide. Solution : renseignez-la systématiquement et filtrez par dates.
Statuts jamais mis à jour : le Dashboard devient aveugle. Solution : point hebdomadaire de 10 min avec le binôme chef de projet / juridique.
Format non conforme : PDF au lieu d’Original signé. Solution : utilisez la liste Format attendu comme contrôle qualité en fin de parcours.

Extensions recommandées (si vous voulez aller plus loin)

Alerte échéances & pièces critiques : un onglet « Risques & alertes » qui liste
- Validité ≤ J+7,
- Obligatoire = Oui & Statut ≠ OK,
- pièces Selon seuil sans décision.
Feuille « Journal de dépôt » : horodate, version, signataire, canal (plateforme, email, dépôt physique).
Rôles & RACI : ajoutez Owner (collecte), Checker (vérif), Approver (signature).
Connecteurs GED : stockez des liens cliquables dans Lien/chemin (SharePoint/Drive) pour supprimer la chasse aux pièces.

Rythme de pilotage conseillé

Quotidien : mise à jour des statuts par chaque responsable.
Hebdo (30 min) : point d’avancement avec revue du Dashboard, arbitrage des Selon seuil, relance des signataires.
J-3 : gel documentaire (versions figées), contrôle final Obligatoire = Oui & Statut = OK, vérification des formats, export du Journal de dépôt.

Checklist Marchés Publics — Pièces à fournir (multi-secteurs) • Lexique & Dashboard

1) Structure des onglets

Travaux / Fournitures / Services / Services_Intellectuels
Feuilles “terrain” où vous pilotez la collecte des pièces. Lignes pré-remplies (DC1/DC2, AE, BPU, DPGF/DQE, attestations fiscales & sociales, CPS/CCAP paraphé, PAQ, PPSPS, CV, certifs, fiches techniques, certificats CE/RoHS/REACH, échantillons, planning, références, etc.).
Panes figées sur l’en-tête (A2) pour garder les titres visibles.
Glossaire & Lemmatiseur
Dictionnaire alias → lemma (normalisation) : ex. “AE”, “Acte d’engagement” → acte_engagement. Servez-vous-en pour harmoniser vos libellés et renforcer les filtres/analyses.
Base_Consolidee
Empile dynamiquement les 4 secteurs pour analyses transverses (filtres par lemma, catégorie, obligatoire, responsable…).
Dashboard
Vue d’ensemble par secteur : Total, À faire, En cours, OK, N/A, % OK (hors N/A), avec mise en couleur automatique (vert/jaune/rouge).
Mode d’emploi
Guide synthétique embarqué (gestes clés, logiques de statut/lemma, usages rapides).
Listes (masqué)
Feuille d’appui pour les listes (statuts, formats, etc.) — prête pour extensions.

Modèle de colonnes (feuilles secteur)

Colonne	Rôle
Secteur	Travaux / Fournitures / Services / Services intellectuels
Catégorie	Administratif / Technique / Financier / HSE / Qualif-Capacités
Pièce demandée	Intitulé opérationnel (ex. Acte d’engagement)
Alias / Synonymes	Variantes de nom usuelles (AE, CCAP, CPS…)
Tag normalisé (lemma)	Étiquette unique (ex. `acte_engagement`) pour consolider/analyser
Obligatoire	Oui / Non / Selon seuil
Référence	Source (RC/CCAG/Article…) pour traçabilité
Format attendu	Original signé / Paraphé / PDF / Excel / Échantillon
Délivrée par	Émetteur (Banque, Greffe, Administration, BE…)
Validité jusqu’au	Péremption des attestations/certificats
Responsable	Qui collecte/dépose
Date d’envoi	Date de transmission ou dépôt
Statut	À faire / En cours / OK / N/A (pilotage visuel)
Lien / Chemin	URL/GED/chemin réseau (accès direct à la pièce)
Observations	Points de vigilance, commentaires

Aides intégrées (UX & qualité)

Listes déroulantes : Catégorie, Obligatoire, Format attendu, Statut (saisie normalisée).
Couleurs automatiques sur Statut :
OK → vert, En cours → jaune, À faire → rouge (lecture instantanée des blocages).
Largeurs et entêtes optimisés + bordures fines sur tout le tableau.
Freeze panes (A2) pour garder les en-têtes visibles lors du défilement.

Mode d’emploi en 30 secondes

Travaillez dans l’onglet du secteur → complétez Responsable, Validité, Date d’envoi, Statut, Lien.
Ajoutez vos synonymes dans Glossaire & Lemmatiseur (alias → lemma).
Ouvrez Dashboard pour le point d’avancement ; arbitrez les “Selon seuil”.
Avant dépôt, passez par Base_Consolidee pour vérifier tout ce qui est Obligatoire et pas encore OK.

Registre des pièces — Marchés publics (Go/No-Go documentaire)

Checklist_Marche_Public_MultiSecteurs_v1.0 Download

Ci-après la catégorisation des pièces par secteur (conforme au fichier livré).
Les mentions (Selon seuil) indiquent que l’exigence dépend du montant/lot ou du RC.