CHECKLIST JOUR J — ÉVÉNEMENT : Modèle Word

La réussite d’un événement ne doit rien au hasard ; elle procède d’une gouvernance claire, de responsabilités réparties et d’un enchaînement d’actions chronométré. La checklist du Jour J n’est pas une liste décorative ; c’est l’ordre de marche qui garantit la tenue du dispositif, l’intégrité des flux (publics, intervenants, matériels) et la qualité des interactions.

1) Gouvernance opérationnelle — qui décide, qui agit, qui alerte

Direction de production (DP) : arbitre final, cadence le déroulé et tranche les écarts.
Régie générale (RG) : synchronise technique, scénographie, timings ; tient la ligne horaire.
Accueil & flux publics (FOH) : orientation, signalétique, files, billetterie/QR.
Sécurité & sûreté : PC sécurité, plans d’évacuation, dispositifs médicaux, prestataires agréés.
Protocole & VIP : circuits dédiés, loges, timing chauffeur, prise de parole.
Presse & digital : accréditations, corbeille médias, social room, streaming.
Hospitalité & restauration : allotements, allergènes, zones froid/chaud, hygiène.
Durabilité & accessibilité : déchets, sobriété énergétique, dispositifs PMR, boucles magnétiques.
Data & KPI : comptages, taux de no-show, NPS/CSAT, engagement digital.

RACI minute : chaque point critique possède un Responsable (R), un Approbateur (A), des Contributeurs (C), et des Informés (I). L’absence de RACI crée des angles morts.

2) Chronologie de contrôle — du H-24 au H+4

H-24 à H-12 (veille)

☐ Go logistique : livraisons validées, scellés, inventaire par lot.
☐ Plans & licences : autorisations d’occupation, assurances, vigipirate, ERP.
☐ Répétitions : filage technique, topage micros, vidéos de secours testées.
☐ Expériences critiques : check des zones sensibles (accès PMR, issues, groupes électrogènes).
☐ Kits de contingence : gaffeur, multiprises, adaptateurs, batteries, talkies, trousse de secours.

H-6

☐ Brief d’équipe (15 min chrono) : rôles, points de bascule, mots de passe radio, plan B.
☐ Signalétique & barriérage : cohérence des parcours, visuels lisibles à 10 m.
☐ Backups : médias en double (clé + cloud), setlists imprimées, documents plastifiés.
☐ PC sécurité : numéro unique d’alerte, protocole d’escalade, main courante ouverte.

H-3

☐ Tests finaux : son/lumière/vidéo/streaming en condition réelle ; latence mesurée.
☐ Accueil prêt : QR scanners, rubalise files, desk informations, floaters en gilet repérable.
☐ Hospitalité : mise en température, frigos contrôlés, allergènes affichés.
☐ VIP/protocoles : loges équipées, brieffing chauffeurs, timing photos.

H-1

☐ Top sécurité : contrôle des charges, extincteurs, issues dégagées, défibrillateur.
☐ Top data : compteurs d’entrée calibrés, dashboard d’occupation opérationnel.
☐ Top scène : pupitre, retours, clickeur, moniteur de rappel, chronos visibles.

H0 → Ouverture

☐ Porte maîtresse : flux pilotés, renforts aux goulets.
☐ Voix de salle : annonces utiles (consignes, hashtag, Wi-Fi, consigne photo).
☐ Régie : respect du conducteur, timings scrupuleux, gestion des aléas en “cut doux”.

H+0 à H+4 (pendant)

☐ Température salle : confort perçu, sonie mesurée, saturation zones.
☐ Supervision réseaux : streams stables, modération, highlights en temps réel.
☐ Parcours VIP : zéros frictions, alternance privé/public maîtrisée.
☐ Main courante : traçabilité des incidents, décisions datées, responsables nommés.

3) Fiches de contrôle thématiques — contrôles critiques

A) Lieu & logistique

☐ Accès livraisons, horaires quai, chariots/plateaux.
☐ Zones de stockage fermées, plan d’anti-mélange.
☐ Nettoyage de passage, bacs de tri, enlèvement post-event planifié.

B) Technique (son, lumière, vidéo, stream)

☐ Redondance audio (A/B), micros main + cravate, piles neuves.
☐ Patch lumières validé, scènes sans ombre, sécurité électricien.
☐ Diffusions testées, latence stream < seuil, intercom régie stable.

C) Accueil & billetterie

☐ Scanner QR + mode offline, desk “problème billet”.
☐ Signalétique macro (extérieur) et micro (zones).
☐ Équipe visible, langues disponibles, consignes objets interdits.

D) Scéno & contenu

☐ Conducteur minute, topages, VT de secours.
☐ Pupitre stable, retour orateur, téléprompteur si nécessaire.
☐ Marquages scéniques discrets, accès coulisses sécurisé.

E) Sécurité & sûreté

☐ PCS (poste de commandement) identifié, radios canaux.
☐ Capacité ERP respectée, comptage en direct.
☐ Plans d’évacuation, point de rassemblement, SST présents.

F) Hospitalité & restauration

☐ Allotements par créneau, zones flux séparés.
☐ Allergènes, options végétariennes/halal/kasher selon annonce.
☐ Hygiène HACCP, traçabilité lots, température relevée.

G) Presse & influence

☐ Accréditations, kit média, zone interview phoniquement saine.
☐ Droit à l’image balisé, consentements.
☐ Photocall éclairé, time-slots coordonnés.

H) Digital & communautés

☐ Hashtag officiel, chartes de modération.
☐ Capture moments (shorts/réels), social room outillée.
☐ Wi-Fi invité, portails capés, monitoring charge.

I) Accessibilité & inclusion

☐ Chemins PMR, plateformes, sanitaires accessibles.
☐ Boucle magnétique, sous-titres/LSF si annoncé.
☐ Documents lisibles (contraste, taille), infos en plusieurs langues si public mixte.

J) Durabilité (ESG)

☐ Sobriété lumière/son, groupe électrogène dimensionné.
☐ Tri clair, fontaines eau, suppression du jetable non essentiel.
☐ Don/redistribution invendus, bilan matières.

4) Go/No-Go — seuils et escalade

Seuils critiques : sécurité (ERP, électricité, charge scénique), conformité (autorisations), intégrité technique (redondance).
Feux tricolores :
- Vert : exécution nominale.
- Orange : contournement validé par DP, délai < 15 min.
- Rouge : arrêt ou reconfiguration du programme.
Escalade : chaîne claire (Technicien → RG → DP). Décisions datées, signées, consignées.

5) Dossier minute — la « boîte de vol »

Conducteur et plans scéno, listes d’appels, numéros d’urgence.
Assurances, autorisations, attestations prestataires.
Inventaires, codes d’accès, badges temporaires.
Clés USB de secours (médias), mots de passe, checklists imprimées.
Main courante : incidents, actions, statut, responsable, heure de clôture.

6) Gestion des aléas — l’art du plan B

Météo : repli couvert, ponchos, communication anticipée.
Panne technique : bascule A/B, capsule “pause musicale” prête.
Retard intervenant : inversion séquence, interview plateau.
Surchauffe accueil : files serpentin, renforts, message d’attente.
Santé : SST, point d’aisance, protocole 112, trousse dédiée.

Un plan B respectable se conçoit avant le besoin ; le Jour J, on déroule.

7) Mesure & clôture — ce qui se compte se pilote

KPI d’exploitation : no-show, temps d’attente, incidents/1000 pers., respect du conducteur.
KPI d’expérience : NPS/CSAT, verbatims, engagement social, temps moyen de séjour.
REX H+24 : faits, écarts, décisions ; capitalisation dans la bibliothèque d’événements (templates, contacts, barèmes).
Bilan ESG : déchets, énergie, mobilités, inclusions mises en œuvre.

8) Grille condensée — contrôles critiques (à cocher)

☐ Rôles & RACI affichés | ☐ Conducteur validé | ☐ Autorisations & assurances | ☐ PC sécurité actif
☐ Tests finaux audio/vidéo/stream | ☐ Redondances prêtes | ☐ Accueil calibré | ☐ Signalétique en place
☐ Accessibilité vérifiée | ☐ Hospitalité conforme | ☐ Presse accréditée | ☐ Social room en veille
☐ Go/No-Go défini | ☐ Dossier minute complet | ☐ Plan B écrit | ☐ Main courante ouverte

Le jour J couronne des semaines de préparation. La checklist n’a rien d’accessoire : elle guide les gestes, garantit la sécurité, stabilise l’expérience et rend l’événement objectivable. Un dispositif maîtrisé se reconnaît à sa sobriété apparente : si tout paraît simple, c’est que tout a été prévu, attribué, consigné.

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Ci-après des cas particuliers et parfois insolites pour un Jour J d’événement, avec réflexes opérationnels rapides. À intégrer à votre checklist sous forme de « cartes d’alerte » (détection → décision → plan B → communication → traçabilité).

Logistique & site

Sprinklers déclenchés par la fumée scénique

Détection : montée d’humidité/bruits de réseau.
Décision : arrêt instantané des machines à fumée.
Plan B : lumière/vidéo renforcées, FX substitut (confettis biodégradables).
Com : annonce régie discrète ; prestataire maintenance appelé.
Trace : incident consigné + seuils de fumée révisés.

Porte sectionnelle bloquée par capteur défaillant

Détection : alarme persistante, porte inerte.
Plan B : bascule flux par issue secondaire, signalétique mobile.
Com : agents « flèche humaine » + message micro.
Trace : bon d’intervention + test capteurs avant chaque créneau.

Plateau trop lourd pour la charge admissible du plancher

Détection : contrôle de charge in extremis.
Décision : dépose d’éléments non essentiels.
Plan B : plateau allégé + renforts sous structure.
Com : régie → artistes ; public non informé.
Trace : fiche de calculs jointe au REX.

Accès site obstrué par convoi officiel ou manif

Détection : info préfecture / Waze staff.
Plan B : déport parking + navettes, ouverture anticipée d’une porte latérale.
Com : push SMS / réseaux ; panneaux temporaires.
Trace : cartographie d’accès revue.

Masse d’abeilles/étourneaux attirée par éclairage

Détection : repérage vigile.
Plan B : extinction partielle, lumières chaudes, zone neutralisée.
Com : consigne calme au public si besoin.
Trace : protocole faune/flore ajouté.

Technique & numérique

Saturation 4G : scanners QR inopérants

Détection : échec validations + files qui s’allongent.
Plan B : mode offline des scanners + listes papier alphabétiques.
Com : staff « coupe-file » VIP/PMR ; message apaisant.
Trace : test offline obligatoire H-3.

Deepfake audio annonçant l’annulation

Détection : signal social room / presse.
Décision : démenti immédiat sur canaux officiels + voix de salle.
Plan B : mot de l’organisateur en scène.
Trace : procédure anti-désinformation ajoutée.

Téléprompteur en panne pendant keynote

Détection : prompteur figé.
Plan B : retour moniteur avec slides « notes », conducteur imprimé remis à l’orateur.
Com : régie silencieuse ; pas d’annonce.
Trace : redondance prompteur exigée.

Drone amateur au-dessus du public

Détection : sécu visuelle / bruit.
Décision : suspension temporaire de la scène ouverte.
Plan B : intervention sécurité + signalement autorité.
Com : message sécurité succinct.
Trace : zone NFZ et panneaux renforcés.

Coupure secteur + groupe électrogène qui cale

Détection : pertes successives.
Plan B : bascule prioritaire sur circuits vitaux (sécurité, éclairage, son minimal), set acoustique.
Com : « Pause technique » expliquée.
Trace : test charge à blanc imposé H-24.

Public & flux

Afflux soudain de poussettes / PMR non prévu

Détection : densité atypique aux rampes.
Plan B : voie dédiée + agents relai ; zone dépôt poussettes sécurisée.
Com : pictogrammes et annonces.
Trace : quotas et largeur de voies ajustés.

Perte d’un enfant en zone dense

Détection : alerte parent/agent.
Plan B : protocole « enfant vu » (codes radio), gel discret d’une sortie.
Com : message neutre (pas de prénom).
Trace : temps de résolution chronométré.

File « toilettes femmes » critique

Détection : temps d’attente > 7 min.
Plan B : réaffectation de blocs neutres, staff d’orientation.
Com : signalétique immédiate.
Trace : ratio blocs rééquilibré pour prochaines éditions.

Objets interdits créant tension à l’entrée

Détection : fouille / scan.
Plan B : consigne gratuite rapide, médiation.
Com : visuels d’objets interdits à 30 m avant contrôle.
Trace : liste interdits mieux affichée (multi-langues).

Protocole & juridique

Intervenant sous clause d’exclusivité concurrente

Détection : veille RP dernière minute.
Décision : déprogrammer la prise de parole.
Plan B : table ronde sans l’intéressé + capsule vidéo de substitution.
Com : discret, sans polémique.
Trace : check juridique renforcé.

Inspection inopinée (travail, sécurité, fiscal)

Détection : arrivée contrôleurs.
Plan B : PC conformité dédié, dossier minute complet.
Com : staff briefé ; pas d’annonce publique.
Trace : écarts corrigés sous 48 h.

Demande de prière / temps religieux non prévu

Détection : sollicitations répétées.
Plan B : salle calme, tapis/indications ; ajustement du conducteur.
Com : signalétique respectueuse.
Trace : créneau et espace intégrés aux prochains plans.

Santé & sûreté

Allergie aiguë post-cocktail

Détection : symptômes + équipe hospitalité.
Plan B : alerte SST/112, antihistaminiques si protocole, traçabilité lot.
Com : évitement de panique ; cuisine isolée.
Trace : affichage allergènes revu + formation staff.

Malaise chaleur (îlot thermique intérieur)

Détection : capteurs température/hygro + retours.
Plan B : ouverture issue technique, ventilateurs mobiles, distribution eau.
Com : message bien-être.
Trace : carto thermique du site jointe au dossier.

Évacuation partielle pour fumée cuisine

Détection : alarme locale.
Plan B : compartimentage ; poursuite de l’événement sur zones saines.
Com : guidage calme ; reprise graduée.
Trace : zones « coupe-feu » testées H-12.

Durabilité & voisinage

Plainte riverains pour basses fréquences

Détection : appel mairie/police.
Plan B : EQ correctif, rotation façade, rideau acoustique mobile.
Com : médiation avec contact unique.
Trace : courbe SPL archivée.

Débordement déchets malgré tri

Détection : bacs saturés.
Plan B : équipe volante « propreté minute », mini-points de tri temporaires.
Com : signal encourageant (pictos clairs).
Trace : ratio bacs/100 pers. augmenté.

Pénurie d’eau en fontaines

Détection : relevés staff.
Plan B : réassort d’urgence, bouteilles consignées.
Com : annonces localisation.
Trace : coefficients de conso révisés (météo x densité).

Scénarios météo & structure

Rafales > seuil pour structures légères

Détection : anémomètre / bulletin H-3.
Décision : abaissement/fermeture.
Plan B : repli intérieur, scène réduite.
Com : message sécurité ; programme ajusté.
Trace : seuils vent intégrés au Go/No-Go.

Orage proche : foudre et parasurtenseurs

Détection : radar pluie / éclairs.
Plan B : déconnexion antennes/structures métal, mise à la terre strictes, pause.
Com : annonce sécurité.
Trace : check parafoudre ajouté.