BTS NDRC — fiche e4 organisation et animation d’un évènement commercial

Concevoir et piloter un événement commercial en 3 phases (Avant • Pendant • Après)

Un événement commercial (salon, JPO, lancement produit, pop-up…) est un accélérateur de prospection et de vente. Pour qu’il crée de la valeur, il faut le traiter comme un mini-projet : cadrer le contexte, fixer des objectifs SMART, dérouler un plan d’action avant/pendant/après, mesurer et capitaliser.
Des modèles prêts à l’emploi (Word) sont disponibles :

Version avancée : BTS NDRC — Événement 3 phases
Version didactique (guidée par questions, exemples, barème) : BTS NDRC — Version didactique

1) Contexte : où l’entreprise crée la valeur

À décrire en 8–12 lignes :

Entreprise & offre : secteur, positionnement, proposition de valeur.
Marché & concurrence : tendances, saisonnalité, différenciation.
Cible : segments/personae, besoins, freins, critères de choix.
Événement : type, lieu, dates, surface/stand, organisateur.
Ressources & contraintes : équipe mobilisée, prestataires, PLV/stock, RGPD (opt-in), sécurité, autorisations.

But : montrer que le format choisi répond à un enjeu business réel (trafic, leads, notoriété, lancement…).

2) Objectifs SMART & KPI : ce qui prouve la réussite

Formulez 3–5 objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels) et associez 1 KPI = 1 source de mesure.

Exemples :

Générer 150 leads opt-in durant le salon → KPI : nb de formulaires valides (outil : QR+CRM).
Obtenir 25 RDV B2B qualifiés sous 7 jours → KPI : RDV planifiés (agenda partagé).
Atteindre 6 000 € de CA stand sur 2 jours → KPI : ventes caisse (Z de fin de journée).
NPS ≥ 50 pour l’expérience démonstration → KPI : note NPS (mini-sondage).

KPI usuels NDRC : passants, contacts, leads opt-in, démonstrations réalisées, RDV pris, devis envoyés, ventes conclues, CA, panier moyen, taux de conversion (chaque étape), coût par lead, ROI.

3) Offre commerciale : la promesse qui convertit

Construisez 1–3 packs clairs et limités dans le temps :

Nom & contenu (avantages clients)
Prix / remise / code promo (conditions et durée)
Modalités (éligibilité, paiement, délais)
Upsell / cross-sell (passerelle vers l’offre supérieure)

Astuce : reliez chaque pack à un argument-preuve (avis, label, cas client, démo).

4) Plan d’action AVANT : préparer pour gagner

4.1 Rétroplanning évènementiel / WBS
Listez les tâches (WBS), responsables, dates début/fin, dépendances, budget, statut.
Outils utiles : mini-Gantt, RACI (qui fait / valide).

4.2 Plan de communication (Owned / Earned / Paid)

Owned : email base clients, SMS, réseaux sociaux, site, vitrines.
Earned : partenaires, influence, presse locale, communautés.
Paid : sponsorisation locale, display géolocalisé.
Pour chaque canal : message, visuel, date, cible, CTA.

4.3 Logistique & risques
PLV, plan d’implantation, matériel (son/lumière), stock, démonstration, autorisations & assurances, transport.
Plan B par risque majeur (panne, météo, absence clé…).

4.4 Scripts & conformité
Script d’accueil/découverte, collecte opt-in RGPD (QR + mention), check-list veille ( pour le chef de projet événementiel )(tests, étiquetage, propreté, caisse).

5) Plan d’action PENDANT : exécuter et capter la donnée

5.1 Parcours client “stand”
Entrée → accueil → découverte → démo/jeu → offre → capture lead → prise de RDV → récap.

5.2 Micro-KPI par créneau
Par tranche horaire : objectif de démos, taux d’opt-in, RDV, ventes.

5.3 Qualité & sécurité
Tenues, signalétique, balisage, propreté, traitement des files, photos du stand (preuves).

5.4 Reporting à chaud
Fin de journée : trafic, leads, RDV, ventes, incidents, photos. Mettez à jour le tableur/Kanban.

6) Plan d’action APRÈS : transformer et fidéliser

6.1 Qualification & segmentation
Nettoyez les leads (doublons, invalides), segmentez (chaud/tiède/froid, B2B/B2C, produit d’intérêt).

6.2 Relances séquencées (ex. J+1 / J+3 / J+7)

Mail : remerciement + offre pack.
Téléphone : RDV / devis.
SMS : rappel courte échéance.
Message personnalisé par segment.

6.3 Satisfaction & fidélisation
NPS, avis en ligne, programme fidélité, parrainage, contenu post-événement (tuto, cas client).

6.4 Bilan & capitalisation
Comparez résultats vs cibles, analysez causes, formalisez leçons apprises et actions d’amélioration.

7) Indicateurs clés & calculs utiles

Taux de conversion d’étape : Conversions / Entrants (ex. RDV / leads).
Coût par lead (CPL) : Budget événement / Nb leads opt-in.
Coût par acquisition (CPA) : Budget / Nb ventes.
Panier moyen : CA / Nb ventes.
Marge incrémentale : CA événement × marge % – coûts variables.
ROI : (Marge incrémentale – Budget) / Budget.
Taux de RDV tenus : RDV réalisés / RDV planifiés.
Délai de transformation : moyenne jours entre lead et vente.

Tip : visualisez l’entonnoir Passants → Contacts → Leads opt-in → RDV → Devis → Ventes.

8) Mini-cas chiffré (exemple)

Contexte : JPO 2 jours, budget 2 400 € (PLV 800, médias 700, matériel 400, divers 500).
Objectifs : 150 leads opt-in, 25 RDV, 6 000 € de CA, NPS ≥ 50.

Résultats : 1 800 passants, 480 contacts, 180 leads opt-in, 30 RDV, 22 ventes, CA 6 820 €, marge 45%.

Calculs

Taux contact : 480/1800 = 26,7 %
Taux opt-in : 180/480 = 37,5 %
Taux RDV : 30/180 = 16,7 %
Taux vente : 22/30 = 73,3 %
Panier moyen : 6 820/22 = 310 €
Marge incrémentale : 6 820 × 45 % = 3 069 €
ROI : (3 069 – 2 400) / 2 400 = +27,9 %
CPL : 2 400/180 = 13,33 € | CPA : 2 400/22 = 109 €

Lecture : objectifs dépassés ; axe d’amélioration = RDV/lead (16,7 %) via un meilleur script de qualification.

9) Dossier & annexes à joindre

Fiche projet (contexte, objectifs, offre, plans d’action 3 phases).
Preuves : visuels stand, scripts, QR/landing, exports leads opt-in, Z caisse, devis/factures, planning, autorisations.
Bilan : KPIs cibles/résultats, entonnoir, ROI, NPS, leçons apprises et recommandations.

10) Erreurs fréquentes & parades

Objectifs vagues → reformuler en SMART + KPI mesurables.
Pas d’opt-in → QR + consentement clair, stockage centralisé.
Offre confuse → 1–3 packs lisibles, durée limitée, conditions nettes.
Pas de plan B → anticiper pannes/absences/météo.
Aucune relance → séquencer J+1/J+3/J+7, scripts prêts.
Bilan sans chiffres → renseigner entonnoir, coûts, ROI, NPS.

11) Grille d’auto-évaluation (repères)

Axe	Insuffisant	Satisfaisant	Très bon	Excellent
Objectifs & KPI	non SMART	partiels	SMART complets	SMART reliés au ROI
Plan d’action 3 phases	lacunaire	structuré	détaillé	détaillé + risques/Plan B
Offre commerciale	floue	claire	argumentée	optimisée (upsell/cross-sell)
Exécution & collecte	inégale	correcte	maîtrisée	preuve RGPD + suivi temps réel
Analyse & ROI	descriptive	chiffrée	analytique	analytique + recommandations

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Passer de la fiche à l’exécution terrain (BTS NDRC • Événement commercial en 3 phases)

Un playbook prêt à l’emploi (scripts, messages, checklists, métriques cibles) pour réussir votre salon / JPO du cadrage jusqu’au bilan.

1) Rétroplanning type (S–4 à J+7)

S–4 (cadrage)

Valider objectifs SMART et packs d’offre.
Bloquer lieu/stand, fournisseurs, autorisations & assurances.
Créer landing + QR (collecte opt-in RGPD) et gabarits d’emails/SMS.

S–3 (créa & contenus)

Produire visuels : affiche A3, 3 posts réseaux, 1 story, 1 bannière site.
Rédiger script d’accueil + script de qualification (BANT light).
Lister matériel/PLV/stock + risques & plans B.

S–2 (diffusion & tests)

Lancer Owned/Earned/Paid (calendrier J–10/J–7/J–3).
Tester : QR, formulaire, export CRM, caisse, son/lumière, électricité.
Brief équipe (rôles, tenue, planning).

S–1 (finalisation)

Checklists (logistique, sécurité, propreté, étiquettes prix).
Préparer table de suivi leads/RDV (papier + numérique).
Dry-run du parcours client de 10 minutes.

J (exécution)

Stand prêt 30 min avant ouverture.
Micro-brief toutes les 2 h (micro-KPI, points d’attention).
Reporting fin de journée (trafic, leads, RDV, ventes, incidents, photos).

J+1 → J+7 (suivi)

Nettoyage données, segmentation, relances séquencées.
Bilan préliminaire J+1, bilan consolidé J+7 (KPI, entonnoir, ROI).

2) Scripts terrain (courts, mémorisables)

2.1 Accueil (≤ 15 s)

« Bonjour 👋, aujourd’hui on fait découvrir [bénéfice]. En 2 minutes, je vous montre et vous repartez avec [avantage/offre]. Ça vous dit ? »

2.2 Découverte (questions clés)

Contexte : « Vous utilisez déjà [catégorie] ? »
Besoin : « Qu’est-ce qui compte le plus pour vous : prix, délai, qualité, service ? »
Urgence : « Pour quand vous en auriez besoin ? »
Autorité (B2B) : « Qui décidera côté équipe ? »

2.3 Proposition & preuve

« Vu [besoin], je vous propose le Pack X : [2 bénéfices]. Voici un témoignage / une démo de 60 s. »

2.4 Appel à l’action

B2C : « On active aujourd’hui, vous bénéficiez de –10 % (code SALON10). »
B2B : « Je vous propose un RDV de 20 min [date], pour chiffrer précisément. D’accord ? »

2.5 Capture data (RGPD)

« Je vous envoie l’offre et une démo : scannez ce QR, cochez “J’accepte d’être recontacté”. Vous pourrez vous désinscrire à tout moment. »

3) Modèles de messages (à adapter)

3.1 Email J–7 (prospects)

Objet : Portes ouvertes — démo + offre limitée
Texte : 4 lignes max (bénéfice, date/lieu, lien inscription, CTA « Je m’inscris »).
PS : bonus (goodie, tirage au sort).

3.2 SMS J–1 (contacts chauds)

« Rappel 🎯 Demain 10–18 h, démo + –10 % (code SALON10). Lien plan : [court lien]. À demain ? »

3.3 Relance J+1 (leads opt-in)

Objet : Merci 🙏 — votre offre personnalisée
Corps : souvenir du bénéfice, lien offre/pack, bouton « Prendre RDV » (3 créneaux).

3.4 Relance J+7 (non convertis)

« Toujours intéressé par [bénéfice] ? Dernière semaine pour l’offre SALON10. Je peux vous rappeler 10 min ? »

4) Checklists essentielles

Avant

☐ Autorisations / assurances
☐ PLV / stock / étiquettes
☐ QR / landing / export CRM testés
☐ Rôles & planning
☐ Script & objectionnaire

Pendant

☐ Stand propre & balisé
☐ Démo/jeu toutes les 15 min
☐ Opt-in validé (case cochée)
☐ Photos (avant/pendant/après)
☐ Relevé ventes & RDV

Après

☐ Nettoyage leads & segmentation
☐ Relances J+1/J+3/J+7
☐ NPS / avis / fidélisation
☐ Bilan chiffré + leçons apprises
☐ Archivage (annexes)

5) Micro-KPI cibles (repères)

Étape	Cible réaliste
Contact/Passants	20–35 %
Opt-in/Contacts	30–50 %
RDV/Leads	15–30 %
Vente/RDV	50–75 %
CPL (coût par lead)	dépend du secteur (viser < 15 € en B2C local)
NPS	≥ 50

Ajustez vos objectifs selon trafic, panier moyen et complexité de l’offre.

6) Entonnoir & calculs (rappels utiles)

Conversion (étape n→n+1) = Conversions / Entrants
CPL = Budget / Nb leads opt-in
CPA = Budget / Nb ventes
Panier moyen = CA / Nb ventes
ROI = (Marge incrémentale – Budget) / Budget
Taux de RDV tenus = RDV réalisés / RDV planifiés

7) Objections & réponses (anti-sèche)

« C’est trop cher » → « Par rapport à quoi ? » (isoler prix), re-positionner sur valeur/usage, proposer pack d’entrée.
« Pas le temps » → proposer démo 60 s + RDV 20 min avec créneau précis.
« J’ai déjà un fournisseur » → différencier par bénéfice unique + preuve ; proposer test sans risque.
RGPD → expliquer opt-in clair et désinscription facile.

8) Bilan commenté (trame courte)

Objectifs vs résultats (tableau + feux R/A/V).
Entonnoir (barres) et goulot identifié.
Top 3 enseignements (processus, offre, ciblage).
Plan d’amélioration (3 actions, responsables, échéances).
Annexes : visuels, exports, devis/factures, autorisations, scripts.

9) Barème d’auto-évaluation (4 niveaux)

Axe	1	2	3	4
Objectifs & KPI	vagues	partiels	SMART	SMART liés au ROI
Plan 3 phases	incomplet	structuré	détaillé	détaillé + risques/Plan B
Offre	floue	claire	argumentée	optimisée (upsell/cross-sell)
Exécution	aléatoire	correcte	maîtrisée	preuves (RGPD, photos), suivi temps réel
Analyse	descriptive	chiffrée	analytique	analytique + recommandations