Technical Bid (Canada) — Guide complet pour marquer des points + Modèle

Le Technical Bid est la partie technique de votre réponse à un RFP canadien. Il sert à démontrer que vous comprenez le besoin, que vous savez l’exécuter dans le périmètre et les délais, que vous maîtrisez les risques, et que vous possédez les ressources et références adéquates. Sur le plan de l’évaluation, il s’appuie presque toujours sur une architecture à deux étages : des critères obligatoires (Mandatory, notés en pass/fail) puis des critères pondérés (Rated, distribués en points). Le Technical Bid se lit seul : aucun prix n’y figure, mais tout ce que vous promettez doit être cohérent avec la future offre financière et le Basis of Payment publié (forfait, temps & moyens, plafond).

L’architecture habituelle d’un RFP canadien

Mandatory criteria (Pass/Fail)

Les Mandatory filtrent les dossiers avant toute notation. Ils portent typiquement sur les qualifications minimales des candidats (diplômes, années d’expérience, certifications), les exigences de sécurité, certains livrables incontournables ou la conformité formelle (format, pages, signatures, annexes). La bonne pratique consiste à créer une déclaration de conformité explicite et paginée : pour chaque Mandatory, vous écrivez “Oui” et citez où se trouve la preuve (page/section du Technical Bid ou annexe).

Rated criteria (points)

Les Rated distinguent les offres techniquement crédibles. Ce sont des rubriques notées qui couvrent l’approche de delivery, l’alignement au SOW, la gouvernance, l’assurance qualité, les risques & mitigations, l’expérience de l’entreprise, la pertinence des CV et la valeur opérationnelle pour le client. Chaque point vaut du score, et ce score peut être combiné avec le prix selon la basis of selection (ex. highest combined rating).

SOW et Basis of Selection

Le Statement of Work (SOW) décrit tâches, livrables, exigences d’acceptation. Votre Technical Bid doit suivre l’ordre publié et faire un mapping clair : tâche → activités → livrables → critères d’acceptation → preuves. La basis of selection précise si l’attribution se fait au prix le plus bas parmi les offres techniquement admissibles, ou au meilleur total technique+prix. Adaptez le ton et l’effort : si la combinaison favorise la technique, maximisez les points ; si le prix prédomine, sécurisez une conformité technique “sans prise” pour éviter tout rejet.

Exigences transverses typiques

Sécurité & confidentialité

Beaucoup de RFP exigent un SRCL (Security Requirements Check List) et des niveaux d’habilitation (p. ex. Reliability, Secret, Top Secret). Détaillez votre politique d’accès, la journalisation, la gestion des identités, la résidence des données, la sauvegarde et la réversibilité. Faites référence à vos politiques et preuves (procédures sécurité, extraits de registre des accès, certificats).

Langues officielles & accessibilité

Les livrables peuvent être demandés en anglais, français ou bilingue. Mentionnez votre dispositif de QA linguistique, les profils de relecture, les délais et la mise en page bilingue. En matière d’accessibilité, décrivez la conformité WCAG visée, les tests et les preuves (rapports d’audit).

Développement durable & participation autochtone (si applicable)

Présentez des engagements mesurables (réduction d’empreinte, achats responsables, transfert de compétences) et, le cas échéant, votre approche de participation autochtone (partenariats, cibles, suivi).

Construire un Technical Bid gagnant

Matrice de conformité & texte « miroir »

Commencez par une compliance matrix : pour chaque exigence, conservez le verbatim, le type (Mandatory/Rated), la section de réponse et la preuve paginée. Cette matrice devient le sommaire « miroir » du Technical Bid : l’évaluateur lit dans l’ordre publié et trouve exactement ce qu’il cherche à l’endroit attendu.

Evidence mapping : prouver plutôt que promettre

Chaque engagement doit se prouver : cas client daté, KPIs obtenus, lettres de référence, certificats, CV, templates de livrables, plans d’essais et PV d’acceptation. Citez toujours doc + page + paragraphe. Deux ou trois preuves fortes par critère pondéré créent l’écart.

Corporate Experience & références

Sélectionnez 3–5 projets comparables en indiquant client, périmètre, dates, valeur, contexte et résultats mesurés (OTD, disponibilité, MTTR, qualité livrée, satisfaction). Expliquez la pertinence par rapport au SOW : similitude de contexte, d’outillage, d’échelle ou de contraintes.

Ressources & conformité des CV

Pour chaque catégorie de ressource demandée, montrez le respect des Mandatory (diplômes, années d’expérience, certifications). Résumez les assets notés (compétences additionnelles) et renvoyez aux CV paginés. Si plusieurs candidats sont proposés pour une même catégorie, indiquez le titulaire et vos solutions de continuité (backups).

Gestion de projet, qualité & risques

Exposez une gouvernance lisible : organigramme, RACI, rituels (comités, daily/weekly), reporting, gestion des changements, assurance qualité (process, contrôles, enregistrements, critères d’acceptation). Publiez un Top 5 risques avec probabilité/impact, parades, déclencheurs et propriétaires, plus un plan de continuité (astreinte, redondances, stocks tampons, viviers de ressources).

Méthode de rédaction (structure conseillée)

Executive Summary

En 8–12 lignes, posez la valeur pour le Canada, l’approche de delivery, la gouvernance, les repères de calendrier, la continuité d’exploitation et le bénéfice concret pour les utilisateurs.

Réponses aux Mandatory

Faites une déclaration de conformité tabulaire : ID → exigence (verbatim) → Oui → page/section → preuve. Un Mandatory ambigu met tout le dossier en péril ; clarifiez tôt.

Réponses aux Rated

Pour chaque critère : titre exact + points, puis un paragraphe “comment on fait” (processus, moyens, jalons, DoD), un paragraphe bénéfices/valeur, et une preuve paginée. Quand c’est possible, annoncez une cible KPI et le mode de mesure.

SOW alignment & Basis of Payment (sans prix)

Dressez la table “tâche → activités → livrables → acceptance → preuve” et montrez l’alignement avec le mode de paiement (jalons vérifiables pour forfait ; livrables contrôlables pour plafond ; mécanismes de suivi pour T&M). Le Technical Bid ne chiffre pas, mais prépare la vérification.

Hypothèses, exclusions & limites

Écrivez clairement les hypothèses structurantes (volumétrie, accès, données, horaires, habilitations), les exclusions et les limites. Cette transparence évite des malentendus en soutenance ou en exécution.

Optimiser la notation : tactiques utiles

Valeur d’un point : sous highest combined rating, quelques points techniques peuvent compenser un léger écart de prix. Priorisez les critères Rated à forte pondération et au coût d’obtention du point raisonnable.
Densité d’information : textes compacts, titres « miroirs », encadrés preuve ; évitez les digressions.
Lisibilité : numérotation calée sur le RFP, tableaux propres, renvois précis, pages respectées.
Bilinguisme : si le RFP est bilingue, alignez la terminologie dans les deux langues et prévoyez la QA.

Pièges fréquents à éviter

Déclarer « conforme » sans preuve localisée.
Oublier un Mandatory ou dépasser une contrainte formelle (pages, polices, gabarits).
Ne pas mapper le SOW aux critères d’acceptation.
Fournir des CV non conformes au format demandé.
Mélanger technique et prix dans le Technical Bid.
Écrire dans un autre ordre que la grille d’évaluation.

Mini check-list avant dépôt

Tous les Mandatory : Oui + preuve paginée.
Rated stratégiques : réponses miroir + 2–3 preuves fortes + KPI/cibles.
SOW : table d’alignement jusqu’aux acceptances.
Sécurité, langues, accessibilité : exigences adressées et prouvées.
Hypothèses/exclusions : écrites ; rien d’implicite.
PDF : signets, pagination, nommage, signatures/horodatage selon consignes.

Modèle de paragraphe « réponse → preuve »

RC-R3 — Project Management & Governance (Rated, 10 pts)
Notre gouvernance s’appuie sur un PMO léger : comité hebdomadaire, jalons décisionnels, gestion de changements outillée et indicateurs OTD/OQD. Les risques majeurs (disponibilité ressource critique, accès site, variation de volumétrie) sont couverts par une escalade à 4 niveaux, une astreinte L2/L3 et des SOP de reprise. Preuves : Charte projet §2, Modèle de rapport de comité Annexe A, Extrait KPI 2024 p.4 (OTD 98,6 %), Registre des changements §3.2.

Technical_Bid_Canada_Advanced_Template_v1.0 Download

**Guide pratique — Décomposer le Technical Bid (Canada) étape par étape**

Votre Technical Bid doit prouver trois choses : vous avez compris le besoin, vous savez l’exécuter de manière maîtrisée, vous disposez des preuves pour justifier chaque engagement. Ce guide décompose uniquement le volet technique d’un RFP canadien, en suivant l’ordre d’évaluation habituel : Mandatory (pass/fail) puis Rated (points), avec un alignement serré sur le SOW.

Règles du jeu à garder en tête

Écrire dans l’ordre publié par le RFP (structure “miroir”).
Prouver chaque affirmation (doc + page/section).
Bannir toute référence chiffrée au prix (cohérence technique avec le Basis of Payment sans chiffrage).
Soigner la conformité formelle (pages, polices, gabarits, signatures).

Livrables attendus du Technical Bid

Déclaration de conformité Mandatory.
Réponses Rated “critère par critère”.
Alignement SOW → activités → livrables → acceptance.
Expériences d’entreprise & CV conformes.
Sécurité & confidentialité, langues officielles, accessibilité.
Hypothèses/exclusions & annexes de preuve.

Méthode de production en 7 étapes

1) Extraire et classer les exigences

Copier verbatim chaque exigence (ID, libellé, référence).
Taguer Mandatory / Rated et conserver l’ordre publié.
Ouvrir une compliance matrix qui deviendra le sommaire “miroir”.

2) Verrouiller les Mandatory (pass/fail)

Rédiger une déclaration tabulaire : ID → exigence (verbatim) → Yes → Ref page/section → Evidence.
Vérifier : diplômes/années/certifs des ressources, SRCL/screening, livrables incontournables, format & limites de pages.

3) Structurer les Rated

Pour chaque critère : intitulé exact + points, Approche (what/how), Bénéfices/Outcomes, Risques & Mitigations, Preuves.
Fixer des cibles KPI et le mode de mesure.

4) Aligner au SOW

Construire la table “Tâche SOW → Activités → Livrables → Acceptance/DoD → Preuves → Renvoi au critère”.
Faire apparaître les jalons vérifiables qui soutiendront le Basis of Payment (sans chiffres).

5) Rassembler les preuves

Cas clients datés + KPI obtenus, lettres de référence, certificats (ISO/PMI), CV paginés, modèles de rapports, SOP/tests/PV.
Chaque preuve est localisée (doc + page/§).

6) Lisibilité & conformité

Titres “miroirs”, paragraphes courts, tableaux propres, numérotation calée sur le RFP.
Contrôles formels : pages, polices, nommage des fichiers, signatures.

7) Revue rouge & gel

Cohérence méthode ↔ jalons ↔ ressources.
Mandatory tous à Yes avec preuves.
Rated prioritaires illustrés de 2–3 preuves fortes.

Décomposition section par section

Executive Summary (8–12 lignes)

Valeur pour le client fédéral/provincial, résultats attendus, vision de delivery, continuité d’exploitation, repères de calendrier, bénéfices concrets.
Ton factuel, engagements mesurables, pas de promesses vagues.

Mandatory Criteria — Compliance Statement

Tableau pass/fail :
ID | Requirement (verbatim) | Compliant (Yes/No) | Ref (page/section) | Evidence (doc/page)
Conseils : bannir l’ambiguïté, harmoniser la terminologie, numéroter vos renvois.

Rated Criteria — Réponses structurées

En-tête : Criterion ID — Max points.
Approach (what/how) : processus, moyens, jalons, DoD, responsabilités.
Benefits/Outcomes : valeur utilisateur/administration, gains de délai/qualité/disponibilité.
Risks & Mitigations : top-3, déclencheurs, plans de contingence.
Evidence : cas, KPI, certifs, CV (doc + page/§).
KPI cible : définition + méthode de calcul + fréquence + source.

SOW Alignment — Work Breakdown & Acceptance

Pour chaque tâche : objectif, activités, livrables, critères d’acceptation, preuves, renvoi Rated.
Montrer la traçabilité jusqu’au contrôle d’acceptation (ce qui sera vérifié, comment, par qui).

Corporate Experience — Projets comparables

3–5 projets pertinents : client, dates, valeur, contexte, similitudes avec le SOW, KPI atteints (OTD, dispo, MTTR, satisfaction).
Ajouter un contact de référence si autorisé.

Resources & CV Compliance

Par catégorie : qualifs Mandatory (diplômes/années/certifs), assets notés, CV ref page/section.
Indiquer titulaire + backup pour la continuité.

Security & Privacy

SRCL / niveaux de screening, classification des données, contrôles d’accès & logs, résidence/hosting, sauvegarde & réversibilité.
Preuves : politiques, extraits de journaux, rapports d’audit.

Official Languages & Accessibility

Langue des livrables (EN/FR/bilingue), QA linguistique, relectures, délais.
WCAG 2.1 : tests, correctifs, preuves (rapports).

Assumptions, Constraints & Exclusions

Hypothèses structurantes (volumétrie, accès, données, horaires, habilitations), contraintes, exclusions.
Indiquer l’impact (périmètre/planification) pour éviter tout glissement.

Appendices — Evidence Pack

Ref | Titre | Emplacement (doc/page) | Critère lié | Notes
Un appendice non appelé dans le texte ne sera pas vu : citez-le dans la réponse Rated concernée.

Stratégie de notation : gagner des points sans s’éparpiller

Valeur d’un point : sous highest combined rating, quelques points peuvent compenser un léger écart de prix → prioriser les Rated fortement pondérés et “peu coûteux” en effort de preuve.
Densité utile : privilégier tableaux & listes factuelles, preuves localisées, KPI avec méthode de mesure.
Pertinence : ne garder que des preuves proches du SOW (contexte, échelle, contraintes).

Micro-modèles à copier-coller

Gabarit de réponse à un Rated

[Criterion ID — Max points]
Approach. Comment on fait : étapes, moyens, jalons, DoD.
Benefits/Outcomes. Ce que gagne l’acheteur : délais, qualité, continuité, coûts d’exploitation.
Risks & Mitigations. Top-3, déclencheurs, plans.
KPI cible. Définition, calcul, fréquence, source.
Evidence. Cas 2024 (OTD 98,6 %), Certif X, CV Chef de projet p.3 §Exp.2.

Ligne SOW (exemple)

Tâche 3.2 → Ateliers d’intégration → Livrable : Dossier d’intégration v1 → Acceptance : tests passés à ≥ 95 % → Preuve : PV essais p.4 → Lien : Rated R-07.