Tableau Suivi Commande Excel gratuit : le modèle idéal

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💡 Dans cet article, nous explorerons l’importance du suivi des commandes, ses avantages et les différentes méthodes utilisées, en mettant un accent particulier sur le tableau de suivi de commande pour les fournisseurs.

Un Tableau Suivi Commande Excel, Qu’est ce que c’est ?

Le suivi des commandes est une composante vitale de tout processus de gestion commerciale efficace. Le tableau de suivi des bons de commande, également connu sous le nom de suivi des commandes, représente un processus méticuleux de gestion, permettant de suivre chaque étape d’une commande depuis sa genèse jusqu’à sa livraison finale. Au cœur de ce processus réside une volonté d’optimiser la transparence et l’efficacité des opérations commerciales.

Dans un contexte commercial dynamique où la compétition est féroce et les attentes des clients en constante évolution, le suivi des commandes représente bien plus qu’une simple formalité administrative. C’est un élément essentiel permettant de garantir la satisfaction des clients, de minimiser les risques et de favoriser la croissance durable des entreprises.

Grâce à des outils tels qu’Excel, le suivi des bons de commande a connu une transformation remarquable en un processus automatisé, standardisé et hautement efficace. Cette automatisation a permis de propulser les entreprises vers des niveaux de performance inédits, offrant une visibilité accrue et une gestion plus fluide des commandes.

Les Avantages du Suivi des Commandes avec un tableau Excel

Un Tableau Suivi Commande Excel gratuit offre plusieurs avantages. Tout d’abord, il s’agit d’un outil gratuit qui ne vous impose aucune charge. De plus, sa création ne devrait pas poser de problème à vos équipes.

Éviter les Doublons de Commandes

L’un des principaux avantages d’un tableau de suivi de commande réside dans sa capacité à éviter les doublons de commandes. Cela garantit que les ressources de l’entreprise sont utilisées de manière optimale et que les produits sont livrés en temps voulu sans confusion ni redondance.

Une formule simple pour exprimer cette évidence pourrait être :

👉 Eviter les doublons de commandes = Utilisation optimale des ressources + Livraison en temps voulu – Confusion et redondance

Gestion Efficace des Stocks

En facilitant le suivi des commandes entrantes, les tableaux de suivi de commande contribuent à une gestion efficace des stocks. Cela permet aux entreprises de maintenir des niveaux de stock appropriés et d’éviter les pénuries ou les excès.

Une formule pour exprimer cette idée pourrait être :

👉 Facilitation du suivi des commandes entrantes = Gestion efficace des stocks = Maintien des niveaux de stock appropriés – Pénuries ou excès de stock

Documentation Légale

Les tableaux de suivi de commande jouent un rôle crucial en tant que documents juridiques. Ils fournissent une trace claire de toutes les transactions effectuées, ce qui réduit les risques de litiges et de malentendus entre les parties prenantes.

Modèle de tableau suivi commande

Numéro du bon de commande	Client	Date de commande	Montant total	Numéro de facture	Date d’émission de la facture	État de la commande	Type de règlement
BC001	Entreprise ABC	02/04/2024	1500 €	FC001	05/04/2024	En cours	Carte de crédit
BC002	Société XYZ	05/04/2024	2200 €	FC002	08/04/2024	Livré	Virement bancaire
BC003	Compagnie QRS	10/04/2024	1800 €	FC003	12/04/2024	En cours	Chèque
BC004	Entreprise LMN	15/04/2024	3000 €	FC004	18/04/2024	En attente	Espèces
BC005	Société OPQ	20/04/2024	2500 €	FC005	22/04/2024	En cours	Virement bancaire

Dans cette version mise à jour du tableau :

“Numéro de facture” indique l’identifiant unique de la facture associée à chaque bon de commande.
“Date d’émission de la facture” est la date à laquelle la facture a été émise.
“État de la commande” représente l’état actuel de la commande, tel que “En cours”, “Livré”, “En attente”, etc.
“Type de règlement” spécifie le mode de paiement utilisé pour régler la commande, comme “Carte de crédit”, “Virement bancaire”, “Chèque”, etc.

Encore une fois, n’hésitez pas à ajuster ce tableau selon vos besoins spécifiques.

Les Différents Types de Tableaux de Suivi de Commande

Ils existent différents types de tableaux de suivi des commandes clients , adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise :

Par numéro de commande : Répertorie les commandes avec leur numéro unique, incluant la date, le client, le montant et l’état.
Par client : Regroupe les commandes par client pour une vue globale des achats effectués.
Par état : Organise les commandes selon leur statut (en cours, en attente, livré) pour une gestion efficace.
Avec délais de livraison : Inclut les dates prévues de livraison pour anticiper les retards éventuels.
Avec informations de paiement : Intègre les détails des transactions pour un suivi financier précis.
Avec inventaire : Associe les commandes aux niveaux de stock disponibles pour une gestion optimale des ressources.

Choisir le bon tableau permet une gestion efficace des commandes et une prise de décision éclairée.

Tableau de suivi des commandes par numéro de commande :

Numéro de commande	Client	Date de commande	Montant total	État de la commande
CMD001	Entreprise A	2024-03-01	1000 €	En cours
CMD002	Société B	2024-03-05	1500 €	Livré
CMD003	Compagnie C	2024-03-10	800 €	En attente

Tableau de suivi des commandes par client :

Client	Numéro de commande	Date de commande	Montant total	État de la commande
Entreprise A	CMD001	2024-03-01	1000 €	En cours
Entreprise A	CMD004	2024-03-15	1200 €	En cours
Société B	CMD002	2024-03-05	1500 €	Livré
Compagnie C	CMD003	2024-03-10	800 €	En attente

Tableau de suivi des commandes par état :

État de la commande	Numéro de commande	Client	Date de commande	Montant total
En cours	CMD001	Entreprise A	2024-03-01	1000 €
En cours	CMD004	Entreprise A	2024-03-15	1200 €
Livré	CMD002	Société B	2024-03-05	1500 €
En attente	CMD003	Compagnie C	2024-03-10	800 €

Tableau de suivi des commandes avec délais de livraison :

Numéro de commande	Client	Date de commande	Date de livraison prévue	État de la commande
CMD001	Entreprise A	2024-03-01	2024-03-10	En cours
CMD002	Société B	2024-03-05	2024-03-12	Livré
CMD003	Compagnie C	2024-03-10	2024-03-20	En attente

Ces exemples illustrent différents types de tableaux de suivi des commandes clients, chacun fournissant une vue unique et utile des données de commande pour la gestion efficace des opérations.

Modèle de tableau suivi commande Excel globale et parfait

Pour concevoir un modèle de suivi des commandes globale et parfait en Excel, il est essentiel de combiner les informations de toutes les feuilles précédemment créées dans une vue consolidée qui offre une vision complète et interactive des commandes. Ce modèle permettra de filtrer, de trier et d’analyser les commandes en fonction de divers critères tels que le numéro de commande, le client, l’état de la commande, et les dates de commande et de livraison prévue.

Structurer le Tableau Global

Feuille “Vue Globale” :

Créez une nouvelle feuille nommée “Vue Globale“.
Définissez les colonnes suivantes : Numéro de commande, Client, Date de commande, Montant total, État de la commande, Date de livraison prévue.
Incluez toutes les données des feuilles précédentes.

Utilisation de Formules Avancées

Consolidation des Données :
Utilisez des formules telles que INDEX et MATCH pour rassembler les données de différentes feuilles. Par exemple, pour chercher un montant total d’une commande spécifique, utilisez :

=INDEX('Cmd par Numéro'!D:D, MATCH(A2, 'Cmd par Numéro'!A:A, 0))

Calculs Dynamiques :
Ajoutez des colonnes pour les calculs dynamiques tels que les jours restants avant la livraison, en utilisant la formule :

=IF(E2="Livré", "N/A", 'Cmd avec Délais'!D2 - AUJOURDHUI())

Mise en place de Tableaux Croisés Dynamiques

Utilisez des Tableaux Croisés Dynamiques pour résumer les données. Par exemple, créez un tableau croisé pour analyser le montant total des commandes par client ou par état de la commande.

Ajout de Contrôles et de Filtres

Slicers (Segmentations) :
Ajoutez des slicers pour permettre une filtration facile des données par client, état de la commande, etc. Cela rendra le tableau plus interactif.
Filtres Chronologiques :
Utilisez des filtres chronologiques pour les dates de commande et de livraison, permettant un contrôle rapide sur les périodes spécifiques.

Visualisations Graphiques

Créez des graphiques pour visualiser les tendances des commandes, comme le montant total des commandes au fil du temps, ou la répartition des états des commandes.

Automatisation et Validation

Validation des Données :
Mettez en place des validations de données pour les entrées de commande nouvelles ou modifiées, assurant la cohérence des données.
Macros :
Envisagez d’ajouter des macros pour automatiser des tâches répétitives, comme la mise à jour des données ou la génération de rapports standards.

Conseils Finaux

Sécurité :
Protégez les feuilles ou le classeur pour éviter les modifications accidentelles des formules ou des structures.
Documentation :
Fournissez une documentation ou une feuille d’instructions dans le fichier pour aider les utilisateurs à comprendre comment utiliser le modèle.

Intégrer un tableau de bord interactif

Une idée originale pour enrichir votre modèle de suivi des commandes et le rendre encore plus utile serait d’intégrer un tableau de bord interactif au sein de votre fichier Excel. Ce tableau de bord consoliderait les données clés et fournirait une visualisation en temps réel des indicateurs de performance clés (KPIs), tels que :

Le Total des Ventes : Afficher le montant total des ventes sur une période donnée, avec la possibilité de filtrer par date, client, ou état de la commande.
Le Statut des Commandes : Un graphique en anneau ou en barres montrant la répartition des commandes selon leur état (en cours, livré, en attente), permettant une visualisation rapide de l’état global des opérations.
Les Délais de Livraison : Un indicateur montrant le pourcentage de commandes livrées dans les délais par rapport à celles en retard, fournissant un aperçu immédiat de l’efficacité de la chaîne logistique.
Les Top Clients : Un classement des clients selon le volume de commandes ou le montant total acheté, mettant en évidence les clients les plus importants pour l’entreprise.
Tendances des Commandes : Une courbe d’évolution des commandes sur le temps, illustrant les tendances de commande, les périodes de pointe, et permettant d’anticiper les besoins futurs en termes de stock et de logistique.