Télécharger un Tableau de suivi des commandes / Achats fournisseurs : Modèle Excel ⬇️
Le tableau de suivi des commandes fournisseurs est un outil essentiel pour les entreprises qui dépendent de l’approvisionnement régulier de biens ou de services. Il permet de garder une trace claire et organisée des commandes passées aux fournisseurs, ainsi que de leur statut actuel. Dans cet article, nous examinerons l’importance de ce tableau, ses composants clés et comment le mettre en œuvre efficacement dans une entreprise.
Un tableau de suivi des commandes fournisseurs offre une visibilité en temps réel sur les commandes en cours, ce qui permet une communication claire entre les différentes parties prenantes de l’entreprise. Les équipes d’approvisionnement, de production et de finances peuvent ainsi coordonner leurs activités de manière efficace.
En gardant une trace de chaque commande et de son statut, les entreprises peuvent identifier rapidement les retards potentiels ou les problèmes éventuels. Cela permet de prendre des mesures correctives en temps opportun pour éviter des interruptions dans la chaîne d’approvisionnement.
En connaissant le statut des commandes fournisseurs, les entreprises peuvent mieux planifier leurs niveaux de stock. Cela évite les excédents ou les pénuries de stock, ce qui peut avoir un impact significatif sur la rentabilité de l’entreprise.
Chaque entrée dans le tableau devrait inclure des informations détaillées sur la commande, telles que le numéro de commande, la date de commande, les articles commandés, les quantités et les prix.
Un élément crucial du tableau est le statut de chaque commande, indiquant si elle est en attente, en cours de traitement, expédiée ou livrée. Cette information permet de suivre facilement l’avancement de chaque commande.
Il est important d’inclure les dates clés, telles que la date de livraison prévue, la date d’expédition et la date de réception réelle. Cela permet de surveiller les délais et d’identifier tout retard potentiel.
Il existe de nombreux outils disponibles pour créer et gérer un tableau de suivi des commandes fournisseurs, allant des feuilles de calcul Excel aux logiciels de gestion d’entreprise intégrés. Le choix de l’outil dépendra des besoins spécifiques de l’entreprise et de sa taille.
Il est essentiel de former le personnel à l’utilisation du tableau de suivi des commandes fournisseurs et de s’assurer qu’ils comprennent son importance et son fonctionnement. Cela garantit une utilisation efficace de l’outil et une mise à jour régulière des informations.
Le tableau de suivi des commandes fournisseurs doit être révisé régulièrement pour garantir son exactitude et sa pertinence. Les mises à jour doivent être apportées dès que le statut d’une commande change, et les problèmes potentiels doivent être identifiés et résolus rapidement.
| Numéro de commande | Date de commande | Articles commandés | Quantité | Prix unitaire | Statut de la commande | Date d’expédition | Date de livraison prévue | Date de réception réelle |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | 2024-03-03 | Matériel informatique | 50 | 100€ | En cours de traitement | 2024-03-05 | 2024-03-10 | – |
| 002 | 2024-03-05 | Matières premières | 100 | 50€ | En attente | – | – | – |
| 003 | 2024-03-07 | Fournitures de bureau | 200 | 20€ | Expédiée | 2024-03-09 | 2024-03-15 | – |
Bien sûr, vous pouvez adapter ce modèle en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise en ajoutant ou en supprimant des colonnes selon les informations pertinentes pour votre processus d’approvisionnement et de suivi des commandes fournisseurs.
Ces tableaux peuvent servir de base pour organiser vos achats, visualiser les statuts, suivre les délais fournisseurs, contrôler les livraisons et formaliser les réceptions en entreprise.
| Date demande | Service | Article / prestation | Quantité | Budget prévu | Fournisseur retenu | Montant commandé | Statut achat | Responsable |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| __/__/____ | Maintenance | Pièces de rechange | 25 | 4 500 € | Fournisseur A | 4 120 € | Validé | Nom |
| __/__/____ | Production | Consommables | 100 | 1 200 € | Fournisseur B | 1 050 € | En cours | Nom |
| Référence article | Désignation | Stock actuel | Seuil alerte | Quantité à approvisionner | Fournisseur | Date commande | Date prévue | Statut approvisionnement |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| REF-001 | Roulement | 8 | 10 | 30 | Fournisseur C | __/__/____ | __/__/____ | À relancer |
| REF-002 | Courroie | 3 | 5 | 20 | Fournisseur D | __/__/____ | __/__/____ | Commandé |
| Indicateur | Valeur | Objectif | Écart | Tendance | Commentaire |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de commandes en cours | 18 | 15 | +3 | Hausse | Charge fournisseur élevée |
| Taux de livraison à l’heure | 87 % | 95 % | -8 % | Baisse | Relances à renforcer |
| Montant total engagé | 38 500 € | 40 000 € | -1 500 € | Stable | Budget maîtrisé |
| N° bon de commande | Date émission | Fournisseur | Objet | Montant HT | Validation | Date envoi | Confirmation fournisseur | Statut BC |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| BC-2026-001 | __/__/____ | Fournisseur E | Outillage atelier | 2 350 € | Oui | __/__/____ | Reçue | Confirmée |
| BC-2026-002 | __/__/____ | Fournisseur F | Équipements sécurité | 5 800 € | En attente | — | — | À valider |
| N° commande | Fournisseur | Date expédition | Date prévue livraison | Date réelle | Transporteur | État livraison | Retard | Observation |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| CMD-001 | Fournisseur G | __/__/____ | __/__/____ | __/__/____ | Nom transporteur | Livrée | 0 jour | RAS |
| CMD-002 | Fournisseur H | __/__/____ | __/__/____ | — | Nom transporteur | En retard | 3 jours | Relance envoyée |
| N° commande | Article | Quantité commandée | Quantité reçue | Écart | Date réception | Conformité | Réception partielle | Litige | Action corrective |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| CMD-003 | Pompes | 12 | 12 | 0 | __/__/____ | Oui | Non | Non | Clôturée |
| CMD-004 | Joints | 500 | 420 | 80 | __/__/____ | Sous réserve | Oui | Oui | Relance reliquat |
Cette FAQ apporte des réponses concrètes autour du suivi des commandes fournisseurs, de la gestion des achats, des délais de livraison, des statuts de commande et de l’utilisation d’un modèle Excel en entreprise.
Un tableau de suivi des commandes fournisseurs Excel permet de centraliser les achats en cours, de visualiser le statut de chaque commande, de suivre les dates de livraison, de contrôler les quantités reçues et de garder une trace claire des échanges avec les fournisseurs. Ce type de fichier aide à mieux piloter l’approvisionnement et à réduire les oublis.
Les colonnes les plus utiles sont le numéro de commande, le nom du fournisseur, la date de commande, la référence article, la désignation, la quantité commandée, la quantité reçue, le prix unitaire, le montant total, le statut, la date prévue de livraison, la date réelle de réception, la relance effectuée et les observations. Cette structure donne une lecture plus complète du processus achats.
Le bon de commande formalise la demande d’achat envoyée au fournisseur. Le tableau de suivi des commandes fournisseurs sert ensuite à piloter l’ensemble des commandes, à suivre leur avancement, à vérifier la réception et à conserver une vision globale sur les délais, les montants et les statuts.
Les statuts les plus pratiques sont à valider, envoyée, confirmée, en préparation, expédiée, partiellement reçue, livrée, en retard, annulée et en litige. Un bon suivi des statuts améliore la visibilité sur les commandes en cours et facilite les relances fournisseurs.
Il suffit de comparer la date prévue de livraison avec la date réelle de réception et d’ajouter un statut adapté, comme en retard ou relance en cours. Une colonne commentaire permet aussi de noter la cause du retard, la date de relance et le retour du fournisseur pour garder un historique clair.
Une réception partielle se suit facilement avec deux colonnes distinctes : quantité commandée et quantité reçue. Cette méthode permet d’identifier l’écart, de maintenir la commande ouverte jusqu’au solde complet et de mieux suivre les reliquats d’approvisionnement.
Ce fichier peut être utilisé par le service achats, l’approvisionnement, la logistique, l’administration, la comptabilité ou les responsables de stock. Il offre une base commune pour suivre les commandes, vérifier les livraisons et mieux coordonner les échanges entre les équipes.
Excel reste très apprécié pour organiser les données, filtrer les commandes, trier les fournisseurs, repérer les retards et conserver un historique lisible. Ce format convient très bien aux structures qui souhaitent un suivi clair, flexible et simple à adapter à leur propre processus achats.
Un bon tableau de suivi permet d’anticiper les livraisons, de repérer les commandes en retard, de contrôler les quantités attendues et de relancer plus tôt les fournisseurs. Cette visibilité aide l’entreprise à sécuriser son approvisionnement et à mieux coordonner achats et gestion de stock.
Oui, une colonne litige ou anomalie permet de signaler un problème de quantité, de qualité, de délai ou de conformité. Vous pouvez aussi ajouter une zone de commentaire pour noter la nature du litige, la date de signalement et la suite donnée par le fournisseur.
Le fichier peut servir de base à un tableau de bord achats avec des indicateurs comme le nombre de commandes en cours, le volume des commandes livrées, le taux de retard fournisseur, le montant total engagé ou la part des commandes en litige. Cette lecture synthétique aide au pilotage.
Le meilleur modèle Excel reste celui qui combine lisibilité, statuts clairs, colonnes utiles, zone d’observation et suivi des dates clés. Un bon fichier de suivi des commandes fournisseurs doit permettre de passer rapidement d’une vue détaillée par commande à une lecture globale des achats en cours.
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