Référentiel des compétences en gestion de projets : modèle Word

On peut livrer un projet avec un Gantt élégant, un stand-up quotidien et un reporting soigné… et malgré tout dériver. Ce qui distingue les organisations qui tiennent leurs promesses, c’est un langage commun des compétences. Un référentiel de compétences en gestion de projets fixe ce langage : il décrit ce que chaque rôle doit savoir, savoir-faire et faire savoir, avec des preuves observables et des niveaux de maîtrise objectivés. C’est un outil de pilotage autant qu’un levier RH : recrutement, mobilité, formation, évaluation de la performance, gestion des carrières, conformité et amélioration continue.

1) Pourquoi formaliser un référentiel ?

Fiabilité opérationnelle : on réduit l’aléa en clarifiant les attendus par rôle (chef(fe) de projet, PMO, product owner, scrum master, directeur(trice) de programme…).
Symétrie des exigences : ce qui est demandé en comité de pilotage est relié à des compétences vérifiables (par ex. « tenir l’EAC » implique la maîtrise EVM).
Accélération de l’onboarding : le nouveau chef de projet sait quelles capacités développer et comment être évalué.
GPEC & mobilité : passer de PM junior à senior devient un parcours, pas une négociation.
Formation ciblée : on finance des formations qui comblent précisément les écarts mesurés.
Culture d’apprentissage : les retours d’expérience (REX) enrichissent en continu le référentiel.

2) L’architecture d’un bon référentiel

Trois familles de compétences structurent la gestion de projets performante :

Techniques de management de projet
Planification, budget/EVM, risques, qualité, approvisionnements, contenu/scope, délais, intégration, configuration/changes, communication, parties prenantes, livrables, tests/acceptation, outils (MS Project, Jira, Power BI, Excel avancé), pratiques agiles/hybrides.
Leadership & collaboration
Influence sans autorité, négociation, facilitation, résolution de problèmes, décision en incertitude, management des conflits, coaching, management visuel, écriture exécutive, storytelling des enjeux.
Stratégie & business
Business case, bénéfices et valeur, portefeuille/programmes, conformité et contrats, durabilité/ESG, sécurité & HSE sur projets industriels, gouvernance, data-driven PMO (KPI, tableaux de bord), maîtrise des risques réputationnels et réglementaires.

Cinq niveaux de maîtrise (échelle ancrée)

N1 – Découverte : vocabulaire et concepts, action guidée.
N2 – Exécution : applique des procédures, livrables conformes sous supervision.
N3 – Autonomie : anticipe, ajuste, communique, tient les jalons.
N4 – Maîtrise : optimise, arbitre les compromis coût-délais-périmètre, influence les parties prenantes.
N5 – Référence : conçoit des standards, forme, transforme les pratiques au niveau portefeuille.

Preuves observables

Livrables (plan, registre, matrice, EAC, rapports).
KPI (SPI/CPI, volatilité du périmètre, taux de risques traités, atteinte des bénéfices).
Comportements (qualité des arbitrages, clarté du récit exécutif, maîtrise des rituels).
Traçabilité (décisions actées, changements contrôlés, lessons learned capitalisées).

3) Cartographie synthétique des compétences

A. Techniques (exemples clés)

Planification & séquencement (WBS, réseau, chemin critique, buffers).
Gestion des coûts & EVM (BAC, PV, AC, EV, CPI/SPI, EAC/ETC, to-complete).
Gestion des risques (identification, analyse quali/quanti, plans de réponse, Monte Carlo si nécessaire).
Scope & exigences (collecte, traçabilité, maîtrise des changements).
Qualité (critères CTQ, plans QC/QA, revues, acceptation).
Parties prenantes & communication (cartographie, stratégies d’engagement).
Approvisionnements & contrats (make/buy, clauses, performance fournisseurs).
Intégration & gouvernance (cadence des comités, décision, escalade).
Agile/hybride (cadence, backlog, incréments, gestion de la dette).
Data & outils (MS Project, Jira/DevOps, Miro, Power BI, Excel avancé avec EVM).

B. Leadership

Influence & négociation, facilitation d’ateliers, gestion de conflit, prise de décision en incertitude, communication exécutive, éthique & intégrité, sens du service client.

C. Stratégie & business

Business case, gestion des bénéfices, portefeuille/programmes, conformité & ESG, sécurité/HSE, maturité organisationnelle, pilotage par la valeur.

4) Exemple de compétence détaillée

Gestion des risques (tous contextes)

Descripteur : sécuriser les objectifs en réduisant l’exposition aux aléas.
Indicateurs : % risques critiques avec plan de réponse, tendance de l’exposition résiduelle, délai moyen de traitement, taux de réalisation des déclencheurs (triggers).
Preuves : registre des risques vivant, analyses quali/quanti, plans de réponse budgétés, revues périodiques, intégration au planning et au coût.
Niveaux
- N1 : connaît les catégories (techniques, planning, coûts, fournisseurs, HSE, réputation).
- N2 : tient un registre simple et met à jour les statuts.
- N3 : relie risques au chemin critique et au budget, anticipe les déclencheurs.
- N4 : mène des quantifications (PERT, distributions), influence les sponsors dans les arbitrages.
- N5 : industrialise la pratique (modèles, taxonomies, capitalisation multi-projets), pilote le « risk burn-down ».

Pilotage EVM (projets à coûts/échéances sensibles)

Descripteur : mesurer la valeur acquise et projeter l’atterrissage.
Indicateurs : CPI, SPI, EAC vs BAC, variance à l’achèvement.
Preuves : courbes EV/PV/AC, hypothèses d’EAC, plan de redressement quand CPI<1 ou SPI<1.
Niveaux : de la lecture basique (N1) à la construction d’un tableau de bord EVM et formation d’autres PM (N5).

5) Échelle d’évaluation (exemple ancré)

0 : non observé • 1 : notions • 2 : exécute guidé • 3 : autonome • 4 : maîtrise et influence • 5 : référence.
Pour chaque compétence, formuler 2–3 critères observables par niveau (pas de généralités). Exemple « Communication exécutive » N4 : rédige un mémo d’une page structuré (situation-options-recommandation-risques), lisible en 3 minutes par un sponsor.

6) Construire et déployer le référentiel — méthode en 8 étapes

Cadrer : périmètre (rôles, types de projets), objectifs RH et business, gouvernance.
Co-construire : ateliers avec PM, PMO, sponsors, achats, qualité, finance, SI.
Structurer : familles (technique/leadership/stratégie), 12–20 compétences maximum, définitions courtes.
Définir les niveaux : 5 niveaux ancrés par preuves et comportements.
Aligner RH : fiches de poste, grilles d’entretien, parcours de carrière, rémunération.
Mesurer : auto-diagnostic + évaluation par le manager + preuve (livrables/KPI).
Former/Coacher : plan individuel (70/20/10 : missions, mentoring, formations).
Gouverner : revues semestrielles, mise à jour après REX, capitalisation.

7) Mini-matrices prêtes à l’emploi (extraits)

A) Matrice — Gestion des risques

Niveau	Descripteur observable	Preuves attendues
N2	Registre des risques tenu et catégories renseignées	Fichier/référentiel à jour, propriétaires assignés
N3	Lien risques ↔ planning/budget, plans de réponse chiffrés	Intégration au plan, contingences budgétaires
N4	Arbitrages fondés sur la quantification	Note d’analyse, scénarios EAC, décisions actées
N5	Standardisation multi-projets & mentorship	Modèles, formation, indicateurs transverses

B) Matrice — Communication exécutive

Niveau	Descripteur observable	Preuves attendues
N3	Synthèse 1 page, message clé et recommandation	Mémo S-O-R-R, annexes chiffrées
N4	Conduit un comité de pilotage efficace	Compte-rendu décisionnel ≤24h
N5	Cadre de communication adopté par le portefeuille	Gabarits, coaching des PM

8) KPI pour piloter la maturité

On-time / On-budget par catégorie de projet.
Volatilité du périmètre (changements majeurs/mois).
Taux de risques critiques traités avant échéance.
Taux de projets avec business case à jour (et bénéfices mesurés post-livraison).
Couverture du référentiel (évaluations réalisées, plans de progrès actifs).
Engagement parties prenantes (satisfaction sponsor, lisibilité des décisions).

9) Parcours de développement type

Junior (0–18 mois) : fondamentaux (WBS, planning, registre des risques, conduite de réunions). Preuves : premier projet « vert » à faible complexité.
Confirmé (18–48 mois) : arbitrages coût-délai-périmètre, EVM, contrat/fournisseurs, gouvernance. Preuves : redressement d’un projet en dérive.
Senior (4–8 ans) : programmes, transformation, portefeuille, bénéfices. Preuves : cadre standard déployé à l’échelle, coaching de PM.
Référence : définit la méthodologie maison et la fait vivre (audit, amélioration continue, formation).

Modalités efficaces : codéveloppement, shadowing de comités, simulations/jeux sérieux, post-mortems structurés, bibliothèques de mémos exemplaires.

10) Erreurs fréquentes à éviter

Catalogue indigeste : 60 compétences, 300 critères… personne ne s’y retrouve.
Niveaux flous : « bon communicant » n’est pas évaluable. Préférer des comportements observables.
Déconnexion du business : un référentiel sans business case et bénéfices mesurés reste décoratif.
Absence de preuves : sans livrables ni KPI, l’évaluation vire au subjectif.
Pas de boucle d’amélioration : un référentiel figé se périme en un an.

11) Check-list d’implémentation (rapide)

Périmètre, rôles, objectifs formalisés.
12–20 compétences, définitions claires.
Niveaux N1–N5 ancrés, preuves associées.
Grilles d’évaluation et gabarits (plan, registre, mémo, dashboard).
Alignement RH (fiches de poste, parcours, formation).
KPI de maturité et cadence de revue.
Capitalisation REX → mise à jour semestrielle.

Un référentiel de compétences réussit quand il devient un contrat d’exécution entre la stratégie, la gouvernance et le terrain : chacun sait ce qu’il doit maîtriser, comment le prouver et comment progresser. On n’achète pas la fiabilité ; on la construit, compétence après compétence, décision après décision. Le référentiel donne la direction, et les projets livrent la preuve.

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12) Rôles & compétences « must have » (cartes rapides)

Sponsor de projet

Compétences clés : cadrage de la valeur, arbitrage coût–délai–périmètre, gouvernance/risques, communication exécutive.
Indicateurs : décisions tranchées en ≤5 jours ouvrés, business case tenu à jour, risques critiques traités avant échéance.
Preuves : mémo décisionnel 1 page, registre des arbitrages, points d’étape bimensuels.

Chef(fe) de projet

Compétences clés : planification intégrée, EVM, risques, gestion des parties prenantes, conduite de comités.
Indicateurs : SPI/CPI ≥ 0,95, taux de livrables acceptés du premier coup ≥ 90 %, exposition résiduelle en baisse.
Preuves : WBS, planning chemin critique, courbe EV/PV/AC, plan de redressement documenté.

PMO

Compétences clés : standardisation, qualité des données, portefeuille & priorisation, data visualisation (KPI).
Indicateurs : taux de complétude des données > 95 %, cycle de reporting < 48 h, stabilité du portefeuille (WIP).
Preuves : gabarits, tableau de bord portfolio, rituels et REX institutionnalisés.

Product Owner / Scrum Master (contextes agiles/hybrides)

Compétences clés : formulation de valeur, backlog & critères d’acceptation, facilitation, amélioration continue.
Indicateurs : throughput stable, backlog « sain » (prévu ≥ 2 sprints), satisfaction parties prenantes.
Preuves : user stories INVEST, Definition of Ready/Done, revues de sprint actionnables.

13) Grilles d’évaluation ancrées (extraits prêts à copier)

A) « Planification & séquencement »

Niveau	Descripteur observable	Preuves
N2	Plan simple aligné sur WBS	WBS, jalons, dépendances basiques
N3	Chemin critique & buffers	Diagramme réseau, justification des marges
N4	Rebaselining maîtrisé	Note d’impact, recalage coûts/délais
N5	Standardise la pratique	Modèles, coaching, audit interne positif

B) « Parties prenantes & communication »

Niveau	Descripteur	Preuves
N2	Cartographie + plan d’engagement	Matrice influence/ intérêt, messages clés
N3	Récit exécutif clair	Mémo S-O-R-R, CR décisionnels ≤24 h
N4	Gère conflits et résistances	Journal des risques politiques, arbitrages
N5	Diffuse un standard maison	Gabarits, mentorat, retours sponsorés

14) Mise en correspondance « compétences ↔ pratiques ↔ KPI »

EVM ↔ Pilotage coût/délai ↔ SPI, CPI, EAC : la compétence se prouve par la capacité à expliquer l’atterrissage et à tenir un plan de redressement.
Risques ↔ Anticipation ↔ Risk burn-down, % plans actifs : au-delà du registre, c’est la baisse objectivée de l’exposition qui compte.
Backlog management ↔ Priorisation de valeur ↔ Lead time, % objectifs atteints : un backlog « sain » vaut mieux qu’un backlog « plein ».
Gouvernance ↔ Décision & escalade ↔ Délai médian de décision : mesurer la friction décisionnelle révèle la maturité.

15) Étude de cas -Déployer un référentiel en 90 jours (industrie/IT, multi-équipes)

Semaine 1–2 — Cadrage
Atelier avec sponsors/PM/PMO pour figer 15 compétences communes, 5 spécifiques par rôle. Livrables : charte de référentiel, RACI de gouvernance.

Semaine 3–4 — Prototypage
Deux projets pilotes (un « prévisible », un « changeant »). On remplit les grilles, on teste les niveaux N1–N5, on ajuste la sémantique.

Semaine 5–6 — Outillage
Gabarits (registre risques, EVM, mémo exécutif), mini-MOOC de 60 min/compétence, tableau de bord (KPI de maturité).

Semaine 7–8 — Montée en charge
Onboard 6–8 projets, boucle de feedback bimensuelle, coaching flash (30 min/PM). On mesure : complétude, lisibilité des décisions, stabilité du chemin critique.

Semaine 9–12 — Stabilisation
Audit léger, publication v1.0, plan de progrès individuel (top 3 gaps par PM), calendrier de REX trimestriel.

ROI observé (12–24 semaines) : accélération des décisions, baisse des dérives « silencieuses », meilleure lisibilité des arbitrages et des risques croisés fournisseurs.

16) Change management – traiter les objections

« Encore une couche RH » → Réponse : la preuve est opérationnelle (KPI, livrables). Sans preuves, pas d’évaluation.
« Nos projets sont trop différents » → Réponse : 12–20 compétences « socle » + 4–6 spécifiques suffisent. La personnalisation se fait par les preuves.
« Trop lourd » → Réponse : cycles courts, pilotes, suppression des redondances. On remplace trois documents épars par un gabarit utile.

17) Lexique minimal (utile pour un langage commun)

BAC (Budget at Completion) : budget validé à l’achèvement.
EV/PV/AC : valeur acquise/planifiée/coûts réels.
EAC/ETC : atterrissage projet / reste à faire.
CPI/SPI : indices coût/délai (≥1 = sain).
Chemin critique : séquence de tâches contraignant la date de fin.
Burn-down : courbe d’effort restant (risques/travail).
Definition of Done/Ready : critères d’acceptation/préparation.

18) Parcours de développement & modalités

70/20/10 : missions exigeantes (70), mentoring/communautés de pratique (20), formation guidée (10).
Ateliers « dojos » : 90 min pour produire un livrable réel (registre risques, mémo d’arbitrage).
Shadowing : observation d’un comité + débrief, ciblé sur la compétence « communication exécutive ».
Bibliothèque interne : 10 livrables « exemplaires » commentés (pour apprendre par imitation guidée).

19) Modèles de preuves — exemples concrets

A) Mémo exécutif (1 page)

Haut de page : objectif, décision attendue, options A/B/C, recommandation.
Corps : impacts chiffrés (coût/délai/risque), hypothèses, risques résiduels.
Bas de page : plan d’action 30/60/90 jours, propriétaire, date.