L’ISO 9001:2015 est une norme internationale définissant les exigences pour un système de management de la qualité (SMQ). Elle vise à aider les organisations à assurer la satisfaction de leurs clients et à améliorer en continu leurs performances. Une composante clé de la mise en œuvre efficace de l’ISO 9001:2015 est la construction d’une pyramide documentaire bien structurée.

Qu’est-ce que la Pyramide Documentaire?

La Pyramide Documentaire ISO 9001:2015 est une méthode de gestion de la documentation qui organise les différents types de documents utilisés dans le cadre du SMQ. Elle prend la forme d’une pyramide pour illustrer la hiérarchie et l’importance relative des documents.

Les Trois Niveaux de la Pyramide

Niveau 1 : Manuel Qualité

• Le Manuel Qualité est le document central qui définit la politique qualité de l’organisation, ses objectifs et les processus du SMQ. Il fournit une vue d’ensemble du système et guide les efforts de conformité.

Niveau 2 : Procédures Documentées

• Les procédures documentées décrivent les processus spécifiques nécessaires au fonctionnement du SMQ. Elles détaillent les étapes à suivre pour atteindre les objectifs qualité et assurent une uniformité dans les opérations.

Niveau 3 : Enregistrements

• Les enregistrements sont les preuves tangibles de la mise en œuvre du SMQ. Ils incluent les formulaires, les relevés, les rapports d’audit, etc. Ces documents fournissent une trace de l’exécution des processus et des résultats obtenus.

Importance de la Pyramide Documentaire

Une pyramide documentaire bien organisée présente plusieurs avantages pour une organisation engagée dans la

mise en œuvre de l’ISO 9001:2015 :

1. Clarté et Cohérence

En établissant une structure claire avec des documents définis à chaque niveau, la pyramide documentaire assure la cohérence des pratiques et des procédures au sein de l’organisation. Cela facilite la compréhension et la conformité des employés aux exigences du SMQ.

2. Gestion Efficace de l’Information

La classification des documents selon leur niveau d’importance permet une gestion efficace de l’information. Les responsables peuvent ainsi concentrer leurs efforts sur les documents critiques tout en assurant que les informations nécessaires sont accessibles à ceux qui en ont besoin.

3. Conformité et Certification

Une pyramide documentaire bien conçue facilite le processus de conformité aux normes ISO 9001:2015 et de certification. Les auditeurs peuvent rapidement évaluer la structure documentaire de l’organisation et vérifier sa conformité aux exigences de la norme.

Mise en Place de la Pyramide Documentaire

La création et la maintenance d’une pyramide documentaire efficace impliquent plusieurs étapes :

1. Identification des Documents Requis

Commencez par identifier tous les documents nécessaires à la mise en œuvre et au maintien du SMQ, en tenant compte des exigences de l’ISO 9001:2015 ainsi que des besoins spécifiques de votre organisation.

2. Structuration des Documents

Organisez les documents en fonction de leur pertinence et de leur niveau d’importance dans la pyramide documentaire. Assurez-vous que chaque document est clairement étiqueté et facilement accessible.

3. Gestion et Révision

Établissez des procédures pour la gestion et la révision continue des documents. Assurez-vous que les versions sont contrôlées et que les mises à jour sont effectuées en temps opportun pour refléter les changements dans les processus ou les exigences.

Voici un exemple de modèle de Pyramide Documentaire ISO 9001:2015 :

Pyramide Documentaire ISO 9001:2015

Niveau 1 : Manuel Qualité

Document 1 : Manuel Qualité

• Objectif : Définir la politique qualité, les objectifs et la portée du système de management de la qualité (SMQ).
• Contenu :
• Déclaration d’engagement de la direction envers la qualité.
• Description de la portée du SMQ.
• Politique qualité.
• Processus clés de l’organisation.
• Responsabilités et autorités.
• Méthodes d’amélioration continue.

Niveau 2 : Procédures Documentées

Document 2 : Procédure de Contrôle Documentaire

• Objectif : Établir les méthodes pour le contrôle de la création, la révision, l’approbation et la distribution des documents du SMQ.
• Contenu :
• Processus de création et de révision des documents.
• Approbation et autorisation des documents.
• Distribution et accès aux documents.
• Gestion des versions et des modifications.

Document 3 : Procédure de Gestion des Non-Conformités

• Objectif : Définir les étapes à suivre pour la gestion des non-conformités identifiées dans le cadre du SMQ.
• Contenu :
• Identification et enregistrement des non-conformités.
• Évaluation des non-conformités et détermination des actions correctives.
• Mise en œuvre des actions correctives.
• Suivi et revue des actions correctives.

Niveau 3 : Enregistrements

Document 4 : Fiche de Non-Conformité

• Objectif : Enregistrer les détails des non-conformités identifiées lors des audits, des inspections ou d’autres activités de surveillance.
• Contenu :
• Description de la non-conformité.
• Source de la non-conformité.
• Actions correctives proposées.
• Responsable de la résolution.

Document 5 : Rapport d’Audit Interne

• Objectif : Documenter les résultats des audits internes du SMQ.
• Contenu :
• Plan d’audit.
• Résultats de l’audit.
• Constatations, observations et recommandations.
• Suivi des actions correctives.

Ce modèle de Pyramide Documentaire ISO 9001:2015 peut être adapté et personnalisé en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation et de ses processus.

Conclusion

La Pyramide Documentaire ISO 9001:2015 est un outil précieux pour la gestion de la documentation dans le cadre d’un SMQ. En structurant les documents selon une hiérarchie claire, elle favorise la conformité, la cohérence et la gestion efficace de l’information. En mettant en œuvre une pyramide documentaire bien conçue, les organisations peuvent renforcer leur système de management de la qualité et travailler vers l’atteinte de leurs objectifs qualité et de satisfaction client.