Préparer un entretien professionnel avec un salarié : la checklist complète

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Dans cet article, nous vous proposons une checklist complète et pratique pour préparer un entretien professionnel dans les meilleures conditions, afin d’en tirer un maximum de valeur pour l’entreprise comme pour le salarié.

Enjeu :

L’entretien professionnel représente une opportunité cruciale de communication entre l’employeur et l’employé. Il s’agit d’une chance pour évaluer les compétences existantes, parcourir les expériences passées, discuter des objectifs professionnels futurs et déterminer les besoins en termes de formation continue. Une préparation approfondie et bien structurée de la part du gestionnaire ou du responsable des ressources humaines constitue la clé d’une réussite de cette discussion importante. Certaines conversations peuvent explorer des sujets complexes en profondeur, tandis que d’autres abordent des questions plus ciblées. Quoi qu’il en soit, un dialogue franc sur les défis et les réalisations permet à chaque partie de mieux comprendre la vision de l’autre.

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1. Avant l’entretien : préparation logistique et administrative

✅ Vérifier les obligations légales

• Identifier les salariés concernés (tous les 2 ans minimum, ou après certains congés prolongés).
• Vérifier la date du dernier entretien professionnel réalisé.

✅ Planifier l’entretien

• Fixer un créneau adapté dans un environnement calme, confidentiel et sans interruption.
• Prévoir une durée suffisante (en moyenne 45 minutes à 1 heure).

✅ Informer le salarié

• Lui transmettre la date et l’heure de l’entretien avec un minimum d’une semaine de préavis.
• Lui rappeler les objectifs de l’entretien professionnel (différent de l’entretien annuel d’évaluation).
• Lui proposer d’apporter tout élément utile (CV actualisé, souhaits de formation, bilan de mission, etc.).

✅ Préparer le dossier du salarié

• Rassembler les documents : fiche de poste, bilan des précédents entretiens, formations suivies, projets réalisés.
• Analyser les évolutions du poste, les résultats et éventuelles difficultés rencontrées.

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2. Préparer les contenus et les axes de discussion

✅ Élaborer une trame d’entretien

Prévoir des questions ouvertes pour :

• Évaluer le ressenti du salarié sur son parcours.
• Identifier ses compétences clés.
• Recueillir ses souhaits d’évolution ou de formation.

✅ Identifier les besoins de l’entreprise

• Y a-t-il des évolutions prévues dans l’organisation ou le métier ?
• Quelles compétences seront nécessaires à moyen terme ?
• Existe-t-il des opportunités de mobilité ou de projets transverses ?

✅ Penser au plan de formation

• Prévoir d’évoquer les dispositifs internes de formation.
• Évaluer les besoins spécifiques en lien avec les orientations stratégiques.

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3. Préparer le document de compte rendu

✅ Utiliser un modèle structuré

• Inclure toutes les rubriques légales : identification, parcours, compétences, formation, projets, objectifs.
• Prévoir un espace pour les commentaires du salarié.
• Inclure la date et les deux signatures en fin de document.

✅ Pré-remplir les champs fixes

• Nom, service, poste, date.
• Historique des formations ou actions déjà entreprises.

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4. Le jour de l’entretien : posture et déroulé

✅ Créer un climat de confiance

• Accueillir le salarié avec bienveillance.
• Clarifier l’objectif de l’entretien dès le début.

✅ Écouter activement

• Laisser le salarié s’exprimer librement.
• Reformuler pour valider la bonne compréhension.

✅ Reformuler les engagements

• Noter les propositions concrètes : formations, projets à explorer, points à suivre.
• Vérifier que les décisions sont réalistes, mesurables et planifiées.

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5. Après l’entretien : suivi et traçabilité

✅ Finaliser le compte rendu

• Relire avec le salarié, compléter les éléments manquants si besoin.
• Faire signer le document par les deux parties.
• Remettre une copie au salarié et conserver l’original dans le dossier RH.

✅ Mettre en œuvre les décisions

• Planifier les formations ou mobilités discutées.
• Informer les personnes concernées (RH, direction, référents formation…).

✅ Programmer un point de suivi

• Prévoir un retour à 3 ou 6 mois pour faire un bilan des actions entreprises.

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Synthèse 😉

Préparer un entretien professionnel, ce n’est pas simplement cocher une case légale. C’est valoriser le salarié, anticiper les évolutions, et construire des parcours professionnels solides. Une bonne préparation permet d’ouvrir un véritable dialogue, fondé sur l’écoute, la reconnaissance et la projection.

Avec cette checklist, managers et responsables RH disposent d’un outil opérationnel pour transformer ce rendez-vous en levier stratégique de gestion des talents.

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Voici la suite de l’article sur la préparation de l’entretien professionnel, cette fois avec un focus sur les cas pratiques et les cas particuliers que peuvent rencontrer les managers ou les RH.

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Cas pratique : un entretien professionnel dans une PME

Contexte
Claire est assistante administrative dans une PME de 25 salariés. Elle occupe ce poste depuis 4 ans et n’a pas encore bénéficié d’un véritable entretien professionnel. La direction souhaite structurer sa politique RH et initier une campagne d’entretiens obligatoires.

Préparation
Le dirigeant, également responsable RH, consulte la réglementation et prépare une trame standard. Il analyse les missions de Claire, son évolution depuis son embauche, et rassemble les documents RH (fiche de poste, formation suivie, appréciations de ses supérieurs).

Déroulement de l’entretien
L’échange porte sur :

• La polyvalence de Claire et sa contribution pendant les périodes de surcharge.
• Son souhait d’évoluer vers un rôle avec davantage de responsabilités (gestion fournisseurs).
• Son intérêt pour une formation Excel avancée.

Conclusion et suivi
Un compte rendu est rédigé, signé et archivé. Une formation est programmée sous un mois. Un point est prévu trois mois plus tard pour évaluer les retombées concrètes.

Ce cas montre qu’un entretien professionnel bien mené, même dans une petite structure, peut avoir un impact direct sur la motivation et le développement du salarié.

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Cas particulier n°1 : salarié de retour d’un congé longue durée

Obligation
Un entretien professionnel doit être organisé au retour d’un congé maternité, d’un congé parental, d’un arrêt longue maladie ou d’un congé sabbatique.

Objectifs spécifiques

• Réévaluer la situation du salarié dans l’organisation.
• Faciliter la réintégration progressive.
• Identifier d’éventuelles formations de remise à niveau.
• Offrir un espace d’expression sur les attentes et éventuelles appréhensions.

Attention
Le ton doit être bienveillant, l’écoute active renforcée, et la proposition d’un accompagnement (tutorat, appui technique) recommandée.

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Cas particulier n°2 : salarié proche de la retraite

Enjeux
Un salarié en fin de carrière n’est pas exclu du processus d’entretien professionnel. Il est important de :

• Valoriser les compétences et l’expérience accumulée.
• Discuter de la transmission des savoirs (mentorat, formation de pairs).
• Anticiper un éventuel départ à la retraite pour une bonne gestion RH.

Conseil
L’entretien peut inclure une réflexion sur les conditions de fin de carrière, les projets personnels, et le passage de relais dans l’équipe.

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Cas particulier n°3 : salarié en poste très technique ou isolé

Problème fréquent
Certains salariés très autonomes (techniciens, commerciaux itinérants, télétravailleurs) n’expriment pas leurs besoins de formation ou leurs envies d’évolution.

Solution
L’entretien professionnel est une occasion de :

• Rompre l’isolement.
• Identifier des besoins parfois invisibles (outils, process, montée en compétences).
• Réengager le salarié dans un dialogue RH.

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Cas particulier n°4 : salarié en demande forte d’évolution ou de mobilité

Gestion RH
Lorsque le salarié formule une demande claire de changement de poste ou d’évolution hiérarchique, l’entretien doit permettre :

• D’analyser la faisabilité à court ou moyen terme.
• De proposer des étapes intermédiaires (formation, mise en situation).
• De clarifier les conditions internes d’accès à un poste (ancienneté, expérience, validation).

Bonne pratique
Formaliser une feuille de route co-construite et réaliste, avec des étapes mesurables.

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Chaque entretien professionnel est unique. Au-delà des règles générales, la prise en compte des situations particulières fait la différence entre un exercice purement formel et un véritable levier de gestion humaine.

C’est en adaptant l’entretien à chaque parcours, en valorisant les moments-clés et en anticipant les transitions, que l’entreprise affirme sa capacité à accompagner les carrières durablement et intelligemment.

Guide d’utilisation du canevas d’entretien professionnel

Ce canevas est conçu pour accompagner les managers et responsables RH dans la préparation, la conduite et la formalisation des entretiens professionnels. Il s’utilise comme document de référence à remplir pendant ou immédiatement après l’échange avec le salarié.

Chaque section couvre un aspect clé de l’entretien : informations administratives, bilan du parcours, compétences, projets d’évolution, besoins en formation, et objectifs à venir. Le document permet de structurer l’entretien, d’enregistrer les échanges de façon claire et de répondre aux obligations légales prévues par le Code du travail (article L.6315-1).

Avant l’entretien, le responsable peut pré-remplir les champs fixes (poste, date, etc.) et préparer les thèmes à aborder. Durant l’échange, les informations doivent être notées de manière objective, concise et factuelle. À la fin, le salarié et le responsable signent le document, qui est ensuite conservé dans le dossier RH et remis au salarié.

Ce canevas peut être imprimé ou utilisé numériquement, adapté selon les besoins de l’organisation. Il constitue un outil essentiel de suivi, de dialogue et de valorisation des parcours professionnels.

Voici une description brève des sections présentes dans le canevas d’entretien professionnel :

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1. Informations Générales

Rassemble les données administratives de base : nom du salarié, poste, service, date d’entrée, date de l’entretien et nom du responsable.

2. Contexte et Objectifs de l’Entretien

Permet de préciser la nature de l’entretien (obligatoire, retour d’absence, évolution…) et les objectifs visés.

3. Bilan du Parcours

Fait le point sur les missions réalisées, les résultats, les réussites et les éventuelles difficultés depuis le dernier entretien.

4. Évolution du Poste

Décrit les changements intervenus dans les responsabilités, l’organisation du travail ou les attentes liées au poste.

5. Compétences et Besoins en Développement

Identifie les compétences à renforcer et les nouvelles aptitudes à acquérir selon les enjeux du poste ou les aspirations du salarié.

6. Formations Souhaitées ou Recommandées

Recense les formations envisagées, utiles à la progression professionnelle ou à l’adaptation au poste.

7. Projets et Évolution

Évoque les perspectives de mobilité, les changements de poste souhaités ou les projets à moyen terme.

8. Objectifs Fixés

Permet de définir des objectifs concrets, avec échéances et modalités de suivi.

9. Commentaires Libres

Offre un espace d’expression pour les deux parties, en complément des points abordés.

10. Validation et Signature

Formalise l’accord entre les parties sur le contenu de l’entretien, avec date et signature.

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