Non-Conformité : Revue des NC dans Excel + fiche 8D

Dans l’industrie, chaque non-conformité (NC) est un signal faible. Mal exploitée, elle gonfle les coûts, use la confiance client et érode la sécurité. Bien traitée, elle devient un accélérateur d’apprentissage. La combinaison Revue NC structurée + fiche 8D transforme l’incident en amélioration durable, mesurable et partageable.

Un bon système NC ne se juge pas au nombre de formulaires remplis, mais à la baisse du risque réel et à la stabilisation du processus. La revue structurée, soutenue par la fiche 8D et des KPI clairs, transforme les aléas en avantage opérationnel. Commencez simple, tenez la cadence, et laissez les résultats parler.

1) Pourquoi industrialiser la revue des NC

Fiabilité et confiance : des décisions traçables, des délais maîtrisés.
Économie : réduction du coût de non-qualité (rebuts, retours, arrêts).
Sécurité & conformité : pare-feu documentés, preuves d’audit.
Apprentissage collectif : causes racines capitalisées, standards mis à jour.

2) L’ossature d’un système NC moderne

A. Journal des NC (backlog qualifié)

Métadonnées minimales : date, origine, processus/produit, description.
Notation S/O/D (1–5) → RPN = S × O × D → Niveau (Faible/Moyen/Élevé/Critique).
Champs d’actions : immédiate, corrective, préventive, responsable, échéance, statut.

B. Gouvernance

RACI explicite (qui décide, qui exécute, qui est consulté/informé).
SLA d’ouverture, d’analyse et de clôture (ex. J+1 / J+5 / J+30).
Rituel court hebdo : lecture des KPI, arbitrages, levée d’obstacles.

C. Trajectoire-type
Ouverture → Confinement → Analyse causes → Correctives → Vérification d’efficacité → Prévention → Clôture → Capitalisation.

3) 8D : le cadre qui fait tenir la route

D0 — Confinement : isoler le risque, protéger client/opérateur.
D1 — Équipe : pluridisciplinaire, mandatée.
D2 — Problème : quoi/où/quand/combien/depuis quand/impact.
D3 — Actions court terme : rétablir la maîtrise.
D4 — Causes : 5 Pourquoi / Ishikawa → cause racine validée.
D5 — Correctives permanentes : qui/quoi/quand/risque.
D6 — Efficacité : preuve par l’indicateur (ppm, retours, dérives).
D7 — Prévention : mise à jour du standard, formation, poka-yoke.
D8 — Clôture & reconnaissance : décision, leçon apprise, remerciements.

Règle d’or : sécurité → standard → vitesse. On n’accélère pas sur un process instable.

4) Prioriser sans se tromper : RPN & seuils

Échelles 1–5 communes et expliquées (référentiel visuel).
Seuils usuels : ≥100 Critique, ≥60 Élevé, ≥30 Moyen, sinon Faible.
Toujours recaler le RPN après correctives : l’objectif n’est pas de “remplir la case”, mais de faire chuter le risque.

5) La checklist d’audit, filet de sécurité

Sections utiles (à vérifier et coter Oui/Non/N.A.) :

Ouverture & enregistrement (données complètes)
Analyse des causes (5P/Ishikawa, validation)
Actions immédiates (isolement, communication)
Actions correctives (réalistes, datées, ressources)
Préventives (standard/formation/poka-yoke)
Efficacité (indicateurs en amélioration)
Clôture (autorité + retour d’expérience)

6) Les KPI qui comptent vraiment

Backlog NC (ouvertes/à l’heure/en retard).
Délai médian de clôture (J).
% actions à l’heure (rolling 30 jours).
NC récurrentes (même cause/produit/process).
Pareto par catégorie (pour concentrer l’effort).
Coût de non-qualité (€, temps perdu).

7) Mise en œuvre avec le modèle Excel (prêt à l’emploi)

10_Log_NC : saisie, RPN auto, statut, échéance, Due ≤ 7 j ? automatique.
40_Fiche_8D : sélecteur d’ID → champs pré-remplis (S/O/D, RPN, description, responsable, échéance, statut) ; sections D0→D8 prêtes à documenter et à imprimer.
20_Checklist_Audit : questions de vérification par section, statut et preuves.
30_Pareto : comptage dynamique par catégorie, courbe cumulée.
35_Impression_7j : vue terrain des urgences (échéances ≤ 7 jours).

Rituel recommandé (30 min / semaine)

Pareto & KPI → choisir 3 NC prioritaires.
Passer en revue 8D correspondantes (D0→D6).
Verrouiller D7 (standards & formation) et clôturer D8.
Capitaliser : leçon apprise → mise à jour du standard.

8) Pièges courants & parades

8D “cosmétique” (sans preuves) → Parade : checklist d’audit et KPI d’efficacité.
RPN gonflé/creux → Parade : référentiel 1–5 partagé, revue croisée.
Actions sans responsables → Parade : RACI et Due ≤ 7 j visible.
Clôture sans prévention → Parade : D7 obligatoire (standard/formation/poka-yoke).
Retour de la même NC → Parade : re-8D focalisée, coaching cause racine.

Revue NC — 10 étapes

Trouvez ci-après une décomposition opérationnelle d’une Revue des Non-Conformités (NC), claire et actionnable. Elle suit le cycle 8D et s’appuie sur ton classeur :

0) Déclenchement & enregistrement (J0)

Objectif : créer l’entrée NC fiable dès l’alerte.
À faire : ID, date, origine (client/fournisseur/interne), process/produit, description factuelle, pièces jointes.
Outil : 10_Log_NC.
RACI : R Qualité / A Resp. UAP / C Méthodes, Log / I Direction.
Preuve : enregistrement complet.

1) Confinement immédiat (D0, J0)

Objectif : protéger client / opérateur.
À faire : isolement lot, tri 100 %, communication client si besoin, dérogation formelle le cas échéant.
Outil : 40_Fiche_8D > D0.
Preuve : photos, BL, n° lots.

2) Qualification & priorisation (J0–J1)

Objectif : fixer l’urgence et la profondeur d’analyse.
À faire : noter S/O/D (1–5) → RPN = S×O×D, classer Faible/Moyen/Élevé/Critique (seuils usuels : ≥100 Critique, ≥60 Élevé, ≥30 Moyen).
Outil : 10_Log_NC (RPN auto).
Décision : déclenche 8D complète si Élevé/Critique.

3) Équipe & cadrage (D1, J1)

Objectif : mandater une équipe pluridisciplinaire.
À faire : nommer chef 8D, définir rôles, horizon/indicateurs.
Outil : 40_Fiche_8D > D1.
Preuve : liste des membres, date d’engagement.

4) Définition précise du problème (D2, J1–J2)

Objectif : accord sur Quoi / Où / Quand / Combien / Depuis quand / Impact.
À faire : faits observés, périmètre, données.
Outil : 40_Fiche_8D > D2.
Preuve : description validée.

5) Actions court terme (D3, J1–J3)

Objectif : rétablir la maîtrise du processus.
À faire : actions datées, responsables, statut (À faire/En cours/Bloqué/Fait).
Outils : 40_Fiche_8D > D3, suivi échéances via 35_Impression_7j.
Preuve : résultats terrain (débit, rejets).

6) Analyse cause racine (D4, J2–J5)

Objectif : identifier et valider la cause racine.
À faire : 5 Pourquoi / Ishikawa, preuves, validation croisée.
Outil : 40_Fiche_8D > D4.
Preuve : cause racine + méthode de validation.

7) Actions correctives permanentes (D5, J5–J15)

Objectif : supprimer la cause racine.
À faire : qui/quoi/quand, risque/impact, statut, preuves.
Outil : 40_Fiche_8D > D5 (+ 10_Log_NC colonnes actions).
Preuve : mise en œuvre tracée.

8) Vérification d’efficacité & prévention (D6–D7, J10–J25)

Objectif : démontrer l’efficacité et empêcher la récidive.
À faire : mesurer KPIs (ppm, retours, dérives), verdict Efficace/Inefficace ; mettre à jour SOP/standards, former, poka-yoke.
Outils : 40_Fiche_8D > D6/D7, audit via 20_Checklist_Audit.
Preuve : indicateurs en amélioration, versions standards & émargements.

9) Clôture & capitalisation (D8, J30)

Objectif : fermer proprement et apprendre.
À faire : décision de clôture, “leçon apprise”, diffusion. Recalcul RPN si besoin (doit baisser).
Outils : 40_Fiche_8D > D8, Pareto 30_Pareto pour tendances.
Preuve : 8D signée, REX partagé.

Rituels & délais cibles (SLA)

J+1 : NC enregistrée, confinement en place, RPN calculé.
J+5 : D2/D3/D4 complétés, plan D5 validé.
J+30 : D6/D7 vérifiés, D8 clôturé (sinon plan d’escalade).

Checkpoints “go/no-go”

Confinement effectif et tracé (D0).
Cause racine validée (D4) et correctives déployées (D5).
Efficacité démontrée (D6) + prévention (D7).
Échéances respectées (vue Due ≤ 7 j).

KPI de pilotage

Backlog (ouvertes / en retard / à l’heure).
Délai médian de clôture (jours).
% actions à l’heure (rolling 30 j).
Récurrences par cause/produit/process.
Pareto par catégorie (pondéré RPN).
RPN après-actions (doit ↓).

Mini-checklist de revue hebdo (30 min)

Pareto & KPI (30_Pareto, 10_Log_NC).
3 NC prioritaires : passer D0→D6 dans la 40_Fiche_8D.
Due ≤ 7 j (35_Impression_7j) : arbitrer, lever les blocages.
Valider D7 (standard/formation) et clôturer D8 si critères atteints.

NC_Review_Fiche_A4 Download

Modèle Excel de Revue des Non-Conformités — Journal, 8D, Audit & Pilotage

Ce classeur outille la maîtrise des non-conformités de bout en bout : enregistrement fiable, priorisation par le risque (RPN), résolution structurée 8D, audit d’efficacité et pilotage par les KPI. L’objectif est double : protéger immédiatement (confinement), puis apprendre durablement (cause racine, standard, formation). Utilise la vue “Due ≤ 7 jours” pour tenir le rythme, et anime une revue courte hebdomadaire avec la fiche A4 Minutes.

Sous-titres révisés (par onglet)

10_Log_NC
Journal central — de la détection à la priorisation (RPN) Saisis l’alerte, cotes S/O/D, RPN auto, responsable, échéance, statut.
40_Fiche_8D
Résolution structurée — D0 à D8, liée au Journal des NC Sélectionne l’ID NC, la fiche se pré-remplit ; documente D0→D8.
20_Checklist_Audit
Vérification d’efficacité & clôture — filet de sécurité Contrôle l’exhaustivité : causes, correctives, prévention, preuves.
30_Pareto
Tendances & concentration des efforts Vois où se concentrent les NC (catégories), mesure le % cumul.
35_Impression_7j
Priorités de la semaine — actions à échéance ≤ 7 jours Vue imprimable pour l’animation terrain.
Fiche_A4 (Ordre du jour & Minutes)
Revue NC — décisions, arbitrages, plan d’actions Trame 1 page : KPI/Pareto, Top 3 NC, Due ≤ 7 j, décisions & signatures.

Trame élargie de la revue (ordre du jour recommandé, 30–40 min)

Ouverture (3 min) — objectifs, périmètre, sécurité du jour.
KPI & Pareto (7 min) — backlog, % à l’heure (30 j), délai médian, catégories dominantes.
Top 3 NC prioritaires (15 min) — pour chacune :
- D0→D3 tenus ? (confinement, actions court terme)
- D4 cause racine validée ? preuves ?
- D5 correctives datées/ressources ? Due ≤ 7 j ok ?
- D6 efficacité mesurée ? verdict ?
- D7 prévention (standard/formation/poka-yoke) mis en place ?
Décisions & arbitrages (10 min) — qui/quoi/quand, blocages levés, responsables nommés.
Clôtures & leçons apprises (5 min) — D8 signé, diffusion REX, mise à jour des standards.
Planification — date/heure de la prochaine revue, actions à créer/mettre à jour.

Règle d’or : pas de clôture sans efficacité démontrée (D6) ni prévention (D7).

Micro-textes prêts à coller (en tête de chaque onglet)

10_Log_NC — aide-mémoire
« Renseigner Date/Origine/Process/Produit. Coter S/O/D (1–5) → RPN auto. Assigner Responsable/Échéance et suivre le Statut. »
40_Fiche_8D — aide-mémoire
« Choisir ID NC (B3) pour pré-remplir. Documenter D0→D8. Pas de D8 sans D6 (efficacité) & D7 (prévention). »
20_Checklist_Audit — aide-mémoire
« Coter Oui/Non/N.A. ; joindre preuves. Les écarts alimentent le plan d’actions. »
30_Pareto — aide-mémoire
« Actualisé depuis le Journal. Utiliser pour focaliser l’effort et prioriser. »
35_Impression_7j — aide-mémoire
« Imprimer pour la revue hebdo. Cible : 0 action en retard. »
Fiche_A4 — aide-mémoire
« Coche l’ordre du jour, consigne les décisions, signe et fixe la prochaine date. »

NC_Review_Template Download

FAQ — Revue des NC & Fiche 8D

A. Généralités

1) Qu’est-ce qu’une NC ?
Un écart à une exigence (produit, process, logistique, sécurité, documentaire). Elle déclenche un enregistrement, une analyse et des actions.

2) À quoi sert le RPN (S×O×D) ?
À prioriser le risque :

≥100 : Critique • 60–99 : Élevé • 30–59 : Moyen • <30 : Faible.
On recalcule le RPN après actions pour vérifier la baisse du risque.

3) Quand ouvrir une 8D complète ?
Dès qu’une NC est Élevée/Critique ou impacte client/sécurité. Les autres suivent un traitement court (D0–D3 minimum).

4) Quelles sont les échéances cibles (SLA) ?
J+1 : NC enregistrée + confinement posé • J+5 : D2/D3/D4 complétés • J+30 : D6/D7 vérifiés, D8 clôture.

B. Journal des NC (onglet 10_Log_NC)

5) Champs obligatoires ?
ID, Date, Origine (Client/Fournisseur/Interne), Process/Produit, Description, S/O/D, Responsable, Échéance, Statut.

6) Comment éviter les doublons ?
Chercher par Produit/Réf + Date + Origine ; si récurrence, lier à l’ancienne NC et traiter la cause de fond.

7) Comment attacher des preuves ?
Utiliser la colonne Lien/Preuves (URL GED, ticket GMAO, photo). Pour fichiers locaux, indiquer le chemin ou l’ID GED.

8) La colonne “Due ≤ 7 j ?” ne s’allume pas ?
Vérifie que Échéance est un vrai format date. Formule (FR) :
=SI(ET(ESTNUM(Échéance);Échéance-AUJOURDHUI()<=7;Échéance-AUJOURDHUI()>=0);1;0)

C. Fiche 8D (onglet 40_Fiche_8D)

9) Comment pré-remplir la fiche ?
Choisir l’ID NC en B3. Les champs (Date, Origine, S/O/D, RPN, Description, Responsable, Échéance, Statut) se remplissent via INDEX/EQUIV.

10) Différence D3 vs D5 ?

D3 : actions court terme (rétablir la maîtrise).
D5 : correctives permanentes (supprimer la cause racine).

11) Comment prouver l’efficacité (D6) ?
Définir un KPI (ppm, retours, dérives), une cible et une période d’observation. Verdict Efficace/Inefficace avec preuves.

12) Qui signe la clôture (D8) ?
Le responsable qualité ou l’autorité définie (A du RACI), après vérification D6 et mise en place D7.

D. Checklist d’audit (onglet 20_Checklist_Audit)

13) Quand l’utiliser ?
En revue hebdo et avant clôture. Coter Oui/Non/N.A. et joindre preuves. Les écarts créent des actions datées.

14) Que faire si des points sont “Non” ?
Créer une action corrective (journal NC ou D5) avec responsable + échéance et suivre en Impression_7j.

E. KPI & Pareto (onglets 30_Pareto + 50_KPI si présent)

15) Quels KPI essentiels ?
Backlog ouvert, % actions à l’heure (30 j), délai médian de clôture, récurrences, Pareto catégories, RPN après actions.

16) Comment lire le Pareto ?
Concentre 80% des efforts sur les 20% de catégories causant le plus de NC (courbe % cumul).

F. Gouvernance & rituels

17) Rôles clés (RACI) ?

R exécute (opération/process)
A approuve (qualité/dir.)
C/I consultés/informés (maintenance, logistique, méthodes).

18) Trame de revue hebdo (30 min) ?
KPI/Pareto → Top 3 NC (D0→D6) → Due ≤ 7 j → Décisions & arbitrages → Clôtures/Leçons.

G. Technique Excel (FR/EN)

19) Mes Excel affiche #NOM? ?
Tu es peut-être en locale EN. Remplace :

SI→IF, SOMME→SUM, NB.SI.ENS→COUNTIFS, ARRONDI.SUP→ROUNDUP, AUJOURDHUI()→TODAY().

20) Comment protéger les formules ?
Révèle l’onglet Révision → Protéger la feuille, verrouille les cellules formules et laisse éditables les zones de saisie.

21) Exporter la fiche 8D ou A4 en PDF ?
Fichier → Exporter → PDF (mise en page déjà réglée : 8D 1 page large / 2 haut, A4 1 page).

H. Intégration SI & données

22) Peut-on importer des NC depuis le SI ?
Oui, via CSV (mapping des colonnes : ID, Date, Origine… S/O/D). Vérifier les formats de date avant import.

23) Et les liens WMS/TMS/GMAO ?
Renseigner l’URL de la fiche incidente/ticket dans Lien/Preuves pour traçabilité.

I. Personnalisation

24) Modifier les seuils RPN ?
Adapte la formule Niveau (Faible/Moyen/Élevé/Critique) dans 10_Log_NC (colonne Niveau) aux seuils de ton système.

25) Ajouter des catégories ou statuts ?
Édite les listes déroulantes (Validation de données) dans les colonnes Catégorie, Type NC, Statut.

J. Problèmes courants

26) “Impression_7j” est vide ?
Aucune action n’a d’échéance ≤ 7 jours ou dates non reconnues. Saisir de vraies dates (format AAAA-MM-JJ par ex.).

27) Les couleurs ne changent pas avec le Statut ?
Vérifie la mise en forme conditionnelle et que les statuts sont strictement identiques aux listes (accents/espaces).