Assurer la conformité n’est pas seulement « cocher des cases ». Pour l’environnement (ISO 14001) comme pour la santé-sécurité au travail (ISO 45001), c’est une discipline de pilotage : savoir précisément quelles obligations s’appliquent, qui fait quoi, quand, avec quelles preuves, et où se situent les urgences. Ce guide pratique détaille un dispositif simple et robuste : 3 registres (Obligations, Échéances, Preuves) et 2 KPI centraux (% de conformité et échéances critiques), complétés par un tableau de bord.
1) Pourquoi structurer la conformité en 3 registres ?
Clarté juridique et opérationnelle. Un registre « fourre-tout » crée l’opacité ; 3 registres clarifient : quoi (Obligations), quand (Échéances), comment le prouver (Preuves).
Traçabilité native. Lien Obligation ↔ Échéance ↔ Preuve : on sait à tout moment où en est chaque exigence et ce qui manque pour démontrer la conformité.
Priorisation. Les échéances critiques (délai ≤ seuil) émergent automatiquement : on traite d’abord ce qui menace la conformité.
Préparation audit. Le couple registre des obligations + dossier de preuves fait gagner un temps considérable en audit externe et revue de direction.
2) Architecture de la solution
a) Registre Obligations
Chaque ligne décrit une exigence : Source (ISO 14001/45001 ou légal), Clause/Référence, Obligation/Exigence, Applicabilité (Oui/Partiel/Non), Domaine (Environnement / SST), Responsable, Fréquence, Conformité (Conforme/Partiel/Non conforme/N/A), Échéance, Statut (Ouvert/En cours/Clôturé), ID Preuve, Commentaires.
Logique de criticité :
Critique si l’obligation est applicable, non clôturée, avec une échéance renseignée, et que jours restants ≤ seuil (par défaut 30 j, ajustable).
b) Registre Échéances
Il matérialise les actions et contrôles : ID Échéance, ID Obligation, Intitulé, Responsable, Fréquence, Dernière réalisation, Prochaine échéance, Jours restants (calculés), Criticité (OK/Critique), Statut (À planifier/Planifié/Fait/En retard), ID Preuve, Commentaires.
c) Registre Preuves
La bibliothèque d’évidences : Type, Description, Emplacement/Lien, Date, Réf. Obligation (ID), Validée par, Date validation, Statut (Valide/En revue/Rejeté/En cours), Commentaires.
Conseil : visez des preuves “autoportantes” (qui se comprennent sans explication) et faciles à retrouver (liens stables, nommage standard).
3) Les 2 KPI qui comptent vraiment
% de conformité Part des obligations applicables dont la conformité = “Conforme”. Utilité : signal simple, partageable en comité de direction. Il montre le niveau atteint, pas la dynamique.
Échéances critiques (nb) Nombre d’échéances applicables, non clôturées, avec jours restants ≤ seuil. Utilité : c’est la dynamique du risque. S’il grimpe, la conformité future est menacée — même si le % de conformité actuel est bon.
Astuce : fixez un seuil “critique” adapté à votre réalité (ex. 30 jours par défaut ; 15 jours si vos cycles sont courts). Faites-le évoluer avec l’expérience.
4) Gouvernance minimale, effets maximum
Rythme
Hebdo (15 min) : revue des échéances critiques → assignation des actions et relances.
Performance : automatisation de reporting, analyses causales des non-conformités, revue de direction basée sur faits et tendances.
10) Ce que regarde un auditeur (et comment être prêt)
Liste des obligationsapplicables (à jour) et qui en est responsable.
Traçabilité des échéances (planifiées, réalisées, en retard) et traitement des urgences.
Preuves accessibles en un clic, validées et datées.
Pilotage visuel (KPI, tendances, actions).
Amélioration continue : comment vous corrigez et évitez la re-occurrence.
Si vos registres et le tableau de bord racontent la même histoire, l’audit se déroule généralement sans surprise.
11) Annexes utiles (prêt-à-l’emploi)
Catégories de preuves : formation/compétence, mesures/monitoring, maintenance/étalonnage, évaluation des risques, incidents/accidents, veille réglementaire, communication/consultation, audits internes, revue de direction.
KPI complémentaires :
Taux de clôture mensuel des actions ;
Âge moyen des obligations non conformes ;
Délai moyen de production de la preuve ;
% d’échéances réalisées dans le délai.
Suivi conformité ISO 14001 / 45001 dans Excel
Ce fichier Excel vous aide à tenir votre registre d’obligations, à suivre vos échéances et à rassembler vos preuves… puis à piloter le tout grâce à un Tableau de bord clair.
📥 Télécharger la version enrichie (recommandée) — Suivi_Conformite_ISO_14001_45001_PLUS.xlsx (Version de base, sans dashboard : Suivi_Conformite_ISO_14001_45001.xlsx)
Barres : Taux de conformité par domaine (Environnement/SST).
Camembert : Répartition des statuts (Ouvert / En cours / Clôturé).
Top 10 échéances critiques : liste auto des actions urgentes à venir.
2) Obligations (registre principal)
Chaque ligne = une exigence (ISO 14001/45001, légale, contrat…). Colonnes clés : Norme/Source, Clause, Obligation/Exigence, Applicabilité, Domaine, Responsable, Fréquence, Conformité, Échéance, Statut, ID Preuve.
Paramètre en haut de la feuille : Seuil (jours) échéance critique (cellule C2, par défaut 30).
3) Échéances (plan d’actions & contrôles)
Suivi des dernières réalisations et prochaines échéances avec : Jours restants (auto), Criticité (auto), Statut (À planifier / Planifié / Fait / En retard).
4) Preuves (évidences)
Bibliothèque de preuves : type, description, lien/emplacement, dates, validateur, statut (Valide / En revue / Rejeté / En cours). Chaque preuve peut être reliée à l’ID Obligation concernée.
Vos premiers pas (5 minutes)
Réglez le seuil d’urgence : dans Obligations, modifiez C2 (ex. 30 → 20 jours).
Listez vos obligations : ajoutez ou adaptez les lignes de l’onglet Obligations.
Ajoutez vos preuves : créez les enregistrements dans Preuves et liez l’ID Preuve.
Planifiez vos échéances : dans Échéances, renseignez Prochaine échéance ; les Jours restants et la Criticité se calculent.
Ouvrez le Dashboard : lisez les KPI et le Top 10 pour prioriser vos actions.
Important : insérez vos lignes dans les tableaux (clic droit → Insérer → Ligne dans le tableau) pour conserver les formats, listes déroulantes et formules.
Onglet par onglet — ce que vous devez faire
A. Obligations
Ce que vous voyez
Un tableau avec colonnes : Applicabilité (Oui/Partiel/Non), Domaine (Environnement/SST), Conformité (Conforme/Partiel/Non conforme/N/A), Échéance, Statut (Ouvert/En cours/Clôturé), Criticité (auto), ID Preuve (liste liée).
Ce que vous devez faire
Déclarez chaque obligation applicable et assignez un responsable.
Fixez une fréquence (mensuelle/annuelle…) et une échéance.
Mettez à jour Conformité en fonction de vos preuves.
Liez l’ID Preuve (liste déroulante).
Bonnes pratiques
Une obligation = un responsable.
Si ce n’est pas prouvé, ce n’est pas conforme.
Ajustez C2 (seuil jours) si votre contexte est plus rapide/lent.
B. Échéances
Ce que vous voyez
Jours restants (auto) avec barre visuelle, Criticité (OK/Critique), Statut opérationnel.
Ce que vous devez faire
Planifiez ou mettez à jour Dernière réalisation et Prochaine échéance.
Tenez à jour le Statut (Fait dès que réalisé).
Reliez l’ID Obligation et, si disponible, l’ID Preuve.
Bonnes pratiques
En revue hebdo, traitez d’abord les lignes Critique (en jaune/rouge).
Si Jours restants ≤ 0 (rouge), escaladez ou replanifiez immédiatement.
puis les graphiques (où agir : ENV ou SST, statuts en retard).
Personnaliser rapidement
Seuil d’urgence : modifiez C2 (Obligations).
Domaines : conservez ENV/SST ou ajoutez un champ Sous-domaine (colonne Commentaires).
Listes déroulantes : utilisez les choix proposés pour conserver la cohérence (filtrages & KPI).
Excel 365 conseillé : le Dashboard utilise des formules dynamiques (SORT/UNIQUE/FILTER/TAKE). Si vous avez une version plus ancienne, filtrez/triés manuellement ou via TCD.
Rituels (votre routine gagnante)
Chaque semaine (15 min) : ouvrez le Dashboard, traitez le Top 10 des critique, assignez et relancez.
Chaque mois (30–45 min) : mettez à jour Conformité, fermez les actions, validez les preuves et présentez les KPI.
Chaque trimestre : nettoyez les liens, archivez les preuves anciennes, mettez à jour la liste des obligations.
Erreurs fréquentes
Oublier l’ID Preuve → impossible de prouver la conformité. Liez toujours la preuve.