Modèle Excel de calcul des charges locatives récupérables

Dans le monde de la location immobilière, les charges locatives suscitent souvent confusion et questionnements. Entre ce qui est récupérable ou non, meublé ou vide, ou encore les questions de TVA, il est essentiel de comprendre les règles pour éviter tout malentendu. Cet article fait le point de manière authentique et précise.

🔎 Qu’est-ce qu’une charge locative récupérable ?

Les charges locatives récupérables sont des dépenses initialement payées par le propriétaire mais refacturées au locataire, car elles résultent de l’usage courant du logement ou de l’immeuble. Elles sont encadrées par le décret n°87-713 du 26 août 1987 pour les logements vides, et par extension pour les meublés.

⚖️ Principes :

Le propriétaire avance les frais (entretien, services, etc.).
Il peut les récupérer auprès du locataire, selon des règles précises.

📊 Quel pourcentage représentent les charges récupérables ?

Il n’existe pas de pourcentage fixe de charges récupérables universel, car cela dépend :

du type d’immeuble (avec ou sans ascenseur, chauffage collectif, etc.),
de la surface du logement,
et de l’usage réel des services (eau, électricité des communs, etc.).

👉 En moyenne, les charges récupérables peuvent représenter 70 % à 85 % des charges totales de copropriété, mais cette estimation varie grandement selon les cas.

🪑 Location meublée : qu’en est-il des charges récupérables ?

En location meublée, le bail peut prévoir :

des charges forfaitaires (non régularisables),
ou des charges au réel (récupérables comme en location vide).

🔄 Si le bail est au réel, alors les règles des charges récupérables s’appliquent identiquement à une location vide :

entretien des parties communes,
électricité des couloirs,
taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM),
frais d’entretien de l’ascenseur, etc.

🧾 En revanche, en forfait, aucune régularisation n’est possible, même si les charges augmentent.

💰 Peut-on récupérer la TVA sur les charges locatives ?

La récupération de la TVA dépend du statut fiscal du bailleur :

Un particulier (bail nu ou meublé non professionnel) ne peut pas récupérer la TVA.
Un bailleur assujetti à la TVA (ex : location de locaux commerciaux, meublés touristiques déclarés, LMNP au réel dans certains cas) peut récupérer la TVA sur les charges facturées avec TVA, comme certains contrats de maintenance ou services.

⚠️ Pour cela, il faut que :

le bailleur soit lui-même redevable de la TVA sur les loyers,
les factures de charges mentionnent la TVA.

🚫 Quelles sont les charges locatives non récupérables ?

Certaines charges ne peuvent jamais être réclamées au locataire, car elles relèvent de la responsabilité du propriétaire :

Exemples de charges non récupérables :

les frais de gestion ou d’administration (honoraires de syndic, assurances immeuble),
les travaux de réparation lourds ou d’amélioration,
la taxe foncière,
les frais d’assemblée générale,
la réfection des toitures ou des canalisations communes.

🎯 Règle simple : si la charge ne résulte pas de l’usage courant du logement, elle est à la charge du propriétaire.

Type de charge	Récupérable ?	Commentaire
Entretien des parties communes	✅ Oui	Électricité, nettoyage, produits
Ascenseur (maintenance, contrat)	✅ Oui	Si usage est possible depuis le logement
Taxe d’enlèvement des ordures ménagères	✅ Oui	TEOM refacturable
Travaux structurels	❌ Non	À la charge du bailleur
Assurance de l’immeuble	❌ Non	Assurance propriétaire non récupérable
TVA sur charges (bailleur non assujetti)	❌ Non	Impossible sans assujettissement à la TVA

🧮 Comment calculer et répartir les charges locatives récupérables ?

Pour éviter toute tension entre bailleur et locataire, il est essentiel de bien documenter et justifier la répartition des charges. Voici les étapes concrètes :

1. Identifier les charges concernées

Rassemblez toutes les factures et appels de charges auprès du syndic ou des fournisseurs (entretien, eau, chauffage, TEOM, etc.).

2. Distinguer les charges récupérables des non récupérables

Appuyez-vous sur le décret du 26 août 1987. Pour simplifier, vous pouvez utiliser un tableau Excel ou un logiciel de gestion locative.

3. Répartir les charges selon la quote-part du logement

Certaines charges (ex : entretien) sont réparties au prorata des tantièmes, d’autres (eau froide) au compteur ou au nombre de personnes dans le logement.

4. Effectuer une régularisation annuelle

La régularisation est obligatoire pour les baux prévoyant des provisions sur charges. Elle compare ce que le locataire a payé aux charges réelles.

📥 Exemple :

Poste de charge	Total annuel payé par bailleur	Quote-part récupérable	Provision versée par locataire	Solde à payer/rembourser
Eau froide	300 €	300 €	250 €	+50 € à régulariser
Entretien parties communes	500 €	400 €	400 €	0 €
Taxe ordures ménagères	200 €	200 €	200 €	0 €

📄 Que doit remettre le bailleur au locataire ?

Lors de la régularisation annuelle, le propriétaire doit fournir :

un détail du décompte par nature de charge,
les modalités de répartition,
et les justificatifs (factures ou appel de charges du syndic).

⏳ Le locataire peut demander à consulter les justificatifs pendant six mois après l’envoi du décompte.

🏠 Et en cas de changement de locataire en cours d’année ?

La régularisation peut être faite à la fin de la période annuelle, même si le locataire est parti. Le bailleur peut toujours lui envoyer un solde, à condition de conserver ses coordonnées et de le prévenir dans le bail que cela est prévu.

💡 Astuce : Il est conseillé d’indiquer dans l’état des lieux de sortie que des charges seront régularisées ultérieurement, et de le rappeler dans la lettre de clôture du bail.

❗ Erreurs fréquentes à éviter

Inclure des charges non récupérables (ex : assurance propriétaire) : illégal.
Oublier la régularisation annuelle : c’est une obligation légale si les charges sont au réel.
Fixer un forfait en meublé sans précaution : il ne couvre que les dépenses raisonnables.
Ne pas justifier les sommes demandées : cela peut être contesté par le locataire ou en justice.

🛠️ Outils pratiques

Pour faciliter votre gestion, vous pouvez utiliser :

un modèle Excel de répartition annuelle des charges,
un bilan locatif annuel avec calcul automatique du solde à payer ou rembourser,
une fiche de suivi pour bailleur en meublé (forfait ou réel).

📝 Mode d’emploi – Modèle de calcul des charges locatives récupérables

Ce fichier Excel a été conçu pour vous aider à identifier, calculer et justifier les charges locatives récupérables de manière claire et conforme à la réglementation.

📁 1. Présentation générale du fichier

Le fichier comporte une seule feuille nommée :

« Calcul Charges Récupérables » : elle contient un tableau principal pour saisir les charges et une section de synthèse automatique.

🧾 2. Comment remplir le tableau

Le tableau commence à la ligne 4. Chaque ligne correspond à une charge spécifique. Remplissez les colonnes suivantes :

Colonne	Description	À remplir par vous ?
A – Catégorie de charge	Nom de la charge (ex : eau froide, ascenseur…)	✅ Oui
B – Montant TTC (€)	Montant total payé pour cette charge	✅ Oui
C – TVA incluse ?	Tapez « Oui » si le montant inclut la TVA, sinon « Non »	✅ Oui
D – Montant HT (€)	Calculé automatiquement si TVA = « Oui »	❌ Non
E – Récupérable ?	Indiquez « Oui », « Non » ou « Partielle »	✅ Oui
F – Montant récupérable (€)	Calcul automatique basé sur la colonne E	❌ Non

📊 3. Calculateur et synthèse automatique

En bas du tableau (lignes 13 à 17), un calculateur automatique vous donne :

Ligne	Résultat
13	Nombre de charges saisies
14	Total des montants TTC
15	Total estimé des montants HT
16	Montant total récupérable par le bailleur
17	Part récupérable (%) : représente la part récupérable sur l’ensemble des charges

La part récupérable est automatiquement calculée, ce qui vous permet de savoir quelle portion du total des charges peut être légalement refacturée au locataire.

⚠️ Conseils d’utilisation

Remplissez les colonnes de gauche vers la droite.
Ne modifiez pas les cellules contenant des formules (colonnes D et F, et synthèse en B13 à B17).
Si une charge est partiellement récupérable, le fichier estime à 50 % (modifiable selon votre cas spécifique).
Vous pouvez ajouter plus de lignes si nécessaire en copiant les formules.