Télécharger un modèle de tableau de suivi des fournisseurs dans Excel 👇
La gestion des fournisseurs est une composante essentielle de toute entreprise, qu’elle soit grande ou petite. Un aspect crucial de cette gestion est le suivi des performances des fournisseurs, qui permet de garantir une chaîne d’approvisionnement efficace et fiable. Pour ce faire, l’utilisation d’un tableau de suivi des fournisseurs s’avère être un outil précieux. Dans cet article, nous explorerons l’importance d’un tel tableau et comment le créer pour optimiser vos opérations.
Un tableau de suivi des fournisseurs offre une vue d’ensemble des relations commerciales avec vos fournisseurs. Voici quelques raisons pour lesquelles il est crucial pour votre entreprise :
Un tableau de suivi permet de surveiller les performances des fournisseurs en termes de qualité, de délais de livraison, de conformité aux normes, etc. Cela vous aide à identifier les fournisseurs qui répondent le mieux à vos besoins et à ceux qui nécessitent une amélioration.
En identifiant les fournisseurs présentant des problèmes potentiels tels que des retards fréquents ou des produits défectueux, vous pouvez prendre des mesures correctives avant que ces problèmes n’affectent sérieusement votre chaîne d’approvisionnement.
En suivant les prix, les conditions de paiement et d’autres aspects financiers de chaque fournisseur, vous pouvez négocier des conditions plus avantageuses et identifier les possibilités d’économies.
Un tableau de suivi bien conçu fournit des données précieuses pour prendre des décisions stratégiques concernant les fournisseurs. Que ce soit pour renouveler des contrats, élargir ou réduire le nombre de fournisseurs, ou explorer de nouvelles sources d’approvisionnement, ces décisions sont éclairées par les informations recueillies dans le tableau.
La création d’un tableau de suivi des fournisseurs efficace implique les étapes suivantes :
Déterminez les indicateurs clés de performance (KPI) que vous souhaitez suivre pour évaluer les fournisseurs. Cela peut inclure la qualité des produits, la conformité aux normes, les délais de livraison, les prix, etc.
Rassemblez les données nécessaires pour évaluer les performances de chaque fournisseur. Cela peut impliquer des entretiens, des évaluations internes, des rapports d’inspection, des retours clients, etc.
Concevez un tableau clair et concis qui présente les fournisseurs et leurs performances sur chaque KPI. Vous pouvez utiliser des logiciels de tableur comme Excel ou des outils de gestion de projet pour cela.
Assurez-vous de mettre à jour le tableau régulièrement avec les nouvelles données pour qu’il reste pertinent et utile. Cela peut nécessiter une communication efficace avec les différents départements de votre entreprise et vos fournisseurs.
Analysez régulièrement les données pour identifier les tendances, les opportunités d’amélioration et les risques potentiels. Utilisez ces informations pour prendre des décisions éclairées concernant vos fournisseurs.
Fournisseur | Produits/Services fournis | Qualité (Note/10) | Délai de livraison (jours) | Conformité aux normes | Prix | Commentaires/Notes supplémentaires |
---|---|---|---|---|---|---|
Fournisseur A | Matières premières | 8 | 5 | Oui | $$$ | Bonne qualité mais délai de livraison variable. |
B | Composants électroniques | 9 | 3 | Oui | $$$ | Excellente qualité et livraison ponctuelle. |
Fournisseur C | Services de maintenance | 7 | 7 | Non | $$ | Qualité acceptable mais problèmes de conformité. |
D | Emballages | 6 | 4 | Oui | $$ | Prix compétitifs mais qualité inférieure. |
Fournisseur E | Logistique et transport | 8 | 2 | Oui | $$$$ | Service de qualité mais coût élevé. |
Dans ce tableau :
Ce modèle peut être adapté en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise et des critères que vous souhaitez suivre pour évaluer les performances de vos fournisseurs.
Pour créer un modèle avancé de suivi des fournisseurs dans Excel, vous pouvez suivre ces étapes, qui incluront la création de tableaux, l’utilisation de formules avancées, et éventuellement des macros ou VBA pour automatiser certaines tâches. Voici une structure générale à suivre :
a. Définir les besoins : Avant de commencer, définissez clairement les informations que vous souhaitez suivre pour chaque fournisseur (par exemple, nom du fournisseur, contact, conditions de paiement, commandes en cours, évaluations de performance).
b. Structurer les feuilles : Créez différentes feuilles pour séparer les types d’informations, comme une feuille pour les informations générales des fournisseurs, une autre pour les commandes, et une pour les évaluations.
a. Tableau des fournisseurs : Dans la feuille des informations générales, créez un tableau (Ctrl + T) pour lister tous les fournisseurs et leurs détails.
b. Tableau des commandes : De même, créez un tableau pour les commandes, avec des colonnes pour le numéro de commande, le fournisseur, la date de commande, la date de livraison prévue, etc.
c. Tableau des évaluations : Un tableau pour noter les évaluations des fournisseurs, avec des critères comme la qualité, la ponctualité, le service client.
a. RechercheV/XLOOKUP : Utilisez RechercheV
ou XLOOKUP
pour croiser les informations entre les tableaux, comme pour afficher les détails d’un fournisseur dans la feuille des commandes.
b. SOMME.SI.ENS/COUNTIFS : Pour calculer des totaux ou compter les commandes basées sur des critères spécifiques (par exemple, toutes les commandes d’un fournisseur donné).
c. Tableaux croisés dynamiques : Créez des tableaux croisés dynamiques pour analyser les données, comme pour évaluer la performance des fournisseurs sur différentes périodes.
a. Macros pour l’entrée de données : Écrivez des macros pour simplifier l’entrée des données, comme des formulaires pour ajouter de nouvelles commandes ou fournisseurs.
b. Boutons de contrôle : Ajoutez des boutons de commande pour exécuter certaines actions rapidement, comme rafraîchir les tableaux croisés dynamiques ou générer des rapports.
a. Protéger les feuilles : Protégez les feuilles ou certaines cellules pour éviter les modifications accidentelles, tout en autorisant certaines actions à travers des macros sécurisées.
b. Partage et collaboration : Utilisez les fonctionnalités de partage d’Excel pour travailler à plusieurs sur le modèle, en veillant à gérer les droits d’accès de manière appropriée.
Pour lier les tableaux des fournisseurs et des commandes, vous pourriez utiliser une formule XLOOKUP
:
=XLOOKUP(ID_Fournisseur; TableauFournisseurs[ID]; TableauFournisseurs[Nom])
Cet exemple suppose que vous avez un identifiant unique pour chaque fournisseur dans le tableau des fournisseurs (ID_Fournisseur
) que vous utilisez pour retrouver le nom du fournisseur dans le tableau des commandes.
Ce modèle est un point de départ. Selon vos besoins spécifiques, vous pouvez l’ajuster en ajoutant des fonctionnalités, des formules, et des automatisations supplémentaires. Pour un modèle personnalisé et complexe, l’apprentissage continu des fonctionnalités avancées d’Excel et de VBA est recommandé.
Ce modèle Excel avancé de suivi des fournisseurs est conçu pour aider à suivre, évaluer et comparer les performances de vos fournisseurs. Il est composé de plusieurs sections automatisées et colorées pour une meilleure lisibilité et analyse des données. Les graphiques inclus vous permettent de visualiser les indicateurs clés tels que le montant des commandes, les délais de livraison et l’indice de satisfaction des fournisseurs.
Ce modèle est facile à utiliser et modifiable selon vos besoins. Vous pouvez également ajouter des filtres ou des indicateurs supplémentaires pour mieux gérer vos fournisseurs.
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