Liste intelligence des cadeaux d’affaires à télécharger

À la croisée de l’anticorruption, des enjeux business et de la traçabilité, gérer les cadeaux d’affaires exige finesse. Si des politiques formelles existent, leur exécution au quotidien reste difficile : zones d’ombre, cas réitérés, dossiers incomplets, approbations qui traînent.
La feuille “IntelligenceCadeaux” apporte une réponse opérationnelle : une base de connaissances structurée qui traduit la policy en règles actionnables directement reliées à votre registre Excel. Résultat : des choix homogènes, des risques visibles, et des approbations plus rapides.

1) Qu’est-ce qu’une “liste intelligence” ?

C’est un référentiel pragmatique des types de cadeaux (ex. repas, goodies, vin, billetterie, cartes cadeaux…), pour chacun :

Contexte d’usage recommandé (prospection, fidélisation, partenariat, RSE…),
Bénéficiaires autorisés / interdits (ex. secteur public, PEP),
Plage de montants raisonnables (min/max EUR) et devise par défaut,
Niveau de risque (faible, moyen, élevé, interdit),
Justificatif requis (facture, invitation…), règle d’approbation (non, seuil, obligatoire),
Mots-clés pour repérer les cas, équivalence espèces (quasi-cash) et remarques de conformité.

En pratique, cette liste transforme une règle générale (“pas d’alcool au secteur public”) en directive contextualisée au moment où l’utilisateur saisit un cadeau.

2) Les objectifs concrets

Décider vite, de façon homogène : la “carte d’identité” du cadeau guide l’utilisateur.
Rendre le risque visible : une simple sélection de type remonte Risque, Justif, Approbation.
Automatiser les contrôles : seuils transaction/annuel, quasi-espèces, bénéficiaires interdits.
Réduire les frictions : demander le bon justificatif et le bon approbateur, dès la saisie.

3) Anatomie de la feuille “IntelligenceCadeaux”

Colonnes clés (extraits) :

TypeCadeau : libellé normalisé (“Repas d’affaires”, “Billetterie”, “Cartes cadeaux”…).
ContexteUsage : quand c’est pertinent (prospection, hospitalité, partenariat…).
BeneficiairesAutorises / Interdits : populations clés (clients, partenaires, fonction publique, PEP…).
MontantMinEUR / MontantMaxEUR : garde-fous opérationnels.
Risque : Faible / Moyen / Élevé / Interdit.
JustifRequise : ticket/facture/invitation/contrat…
Approbation : Non, Seuil, Obligatoire.
EquivalentEspeces : Oui/Non (cartes cadeaux, per diem cash, remboursements en espèces…).
RemarquesCompliance : directives métier (ex. “nommer le participant et l’événement”).

4) Raccorder la liste au registre (Excel)

Dans la feuille JournalEspeces (le registre) :

a) Sélection du type

Ajoutez la colonne Type (intelligence) avec une liste déroulante pointant sur =Liste_IntelligenceTypes.

b) Tirer les attributs utiles (XLOOKUP)

Risque : =XLOOKUP([@Type (intelligence)];IntelligenceCadeaux!TypeCadeau;IntelligenceCadeaux!Risque;"")
Justif requise : idem, sur la colonne correspondante.
Approbation : idem.
Min/Max EUR : idem, pour alimenter vos contrôles.

c) Décision de conformité (exemple)

=SI(
   OU(
     [@EquivalentEspeces]="Oui";
     [@Risque]="Interdit";
     [@Valeur EUR] > [@Plafond transaction (EUR)];
     [@Cumul annuel bénéficiaire (EUR)] > [@Plafond annuel (EUR)]
   );
   "Non conforme";
   "Conforme"
)

d) Alerte approbation manquante (si “Obligatoire”)

=SI([@Approbation]="Obligatoire";
    SI(ET([@["Approbateur (email)"]]<>"";[@["Date approbation"]]<>""),"OK","À vérifier");
    "—")

Ajoutez une mise en forme conditionnelle (rouge) si “À vérifier”.

5) Politique → règles opérationnelles

La liste intelligence encode la policy en règles simples :

Quasi-espèces = vigilance maximale
Cartes cadeaux, per diem cash, remboursements cash → ÉquivalentEspeces = Oui → défaut “Élevé/Interdit” + approbation obligatoire.
Secteur public/PEP = restrictions
Vin/Champagne, Hospitalité, Billetterie : interdit ou fortement limité.
Montants “raisonnables”
Contrôles automatique Min/Max + plafond transaction.
Cumul annuel par bénéficiaire
SUMIFS par année pour garder la trace des petits gestes répétés.

6) Gouvernance minimaliste (RACI)

Initiateur (R) : choisit Type (intelligence), remplit Justif/Lien, propose le montant.
Manager/Compliance (A) : valide Approbation, tranche les cas “Élevé/Interdit”.
Finance (C) : rapproche preuves et suit le budget (par nature, pays, bénéficiaire).
Audit/Qualité (C) : échantillonne les quasi-espèces et les cas “à seuil”.

7) Indicateurs utiles

% non conformes (global + par TypeCadeau).
Top bénéficiaires (cumul EUR/an).
Part des quasi-espèces dans le volume total.
Délai d’approbation moyen (proposé → approuvé).
Répartition par risque (Faible/Moyen/Élevé/Interdit).

Deux TCD suffisent pour démarrer :
(1) TypeCadeau × Conformité ; (2) Bénéficiaire × Somme Valeur EUR (année).

8) Exemples rapides (prises de décision)

Cas 1 – Panier gourmand (60 €) pour un client

Type : Panier gourmand → Risque Moyen, Justif Facture, Approbation Seuil.
Valeur 60 € < Max 60 €, cumul annuel OK → Conforme (facture requise).

Cas 2 – Carte cadeau 100 € pour un décideur public

Type : Cartes cadeaux → Équivalent espèces = Oui, Risque Élevé/Interdit selon policy.
Non conforme → refuser, proposer une alternative (ex. contenu/formation).

Cas 3 – Billetterie 2×120 € pour un prospect (240 €)

Type : Billetterie (Max 150 € unitaire) → dépassement → À approuver / Non conforme selon règles.
Documenter participant et événement.

9) Bonnes pratiques de maintenance

Mettre à jour la liste tous les trimestres (nouvelles lignes, ajustements de montants).
Garder les libellés stables (évite les écarts “Vin / vin”).
Tracer les exceptions (colonne “RemarquesCompliance” + approbation jointe).
Former en 20 minutes : la sélection du type pré-remplit la décision et évite les allers-retours.

10) Anti-patterns à éviter

Une liste trop théorique (sans montants ni exemples) → inutilisable.
Pas de lien au registre → la conformité reste manuelle.
Trop de catégories → complexité inutile ; mieux vaut 15–25 types bien décrits.
Exceptions non documentées → incohérences et risques d’audit.

Modele_Liste_Cadeaux_Especes_INTEL Download

Cas pratique — “Roadshow client : gestes commerciaux & cash”

1) Contexte

L’équipe commerciale organise un roadshow avec un client clé (ACME Ltd – David Brown). Plusieurs gestes sont envisagés :

un petit-déjeuner (non-cash),
un remboursement en espèces d’un taxi oublié (cash),
un per diem de 60 € (cash) prévu le jour du salon,
un pourboire en liquide (cash) lors d’un dîner.

Objectifs : rester conforme à la policy, accélérer l’approbation, tracer chaque geste.

2) Paramétrage (une fois)

Dans Tables (du fichier Modele_Liste_Cadeaux_Especes_INTEL.xlsx) :

Plafond par transaction = 100 € (cellule H4)
Plafond annuel bénéficiaire = 300 € (cellule H5)
FX à jour si multi-devises.
Dans IntelligenceCadeaux, vérifiez les lignes :
Per diem en espèces → ÉquivalentEspèces = Oui ; Risque = Élevé ; Approbation = Interdit (ou Obligatoire selon votre policy).
Remboursement frais en cash → ÉquivalentEspèces = Oui ; Risque = Élevé ; Approbation = Seuil/Obligatoire.
Pourboire en liquide → ÉquivalentEspèces = Oui ; Risque = Moyen ; Approbation = Seuil.

3) Saisies (JournalEspeces)

Bénéficiaire : David Brown (existant dans Bénéficiaires).

1 ligne = 1 geste. Les formules calculent automatiquement Valeur EUR, cumul annuel, conformité.

Date	Nature	Description	Montant/Devise	Type (Intelligence)*	Résultat clé
2025-09-30	Aide promotionnelle	Café & viennoiseries	18 EUR	Petit-déjeuner/café	Conforme (montant modeste, justificatif ticket)
2025-10-02	Support	Remboursement taxi cash	42 EUR	Remboursement cash	À approuver (quasi-espèces)
2025-10-05	Hospitalité	Per diem cash pour salon	60 EUR	Per diem en espèces	Non conforme (quasi-espèces interdits)
2025-10-05	Pourboire prestataire	Tip serveur (liquide)	15 EUR	Pourboire	À seuil (justif/mention requise)

*Si vous avez ajouté la colonne Type (intelligence) et relié les attributs via XLOOKUP.

Ce que calcule le classeur :

Valeur EUR = Montant × TauxEUR (FX).
Plafond transaction (R) vs Valeur EUR (K) → colonne S (“Valeur > plafond ?”).
Cumul annuel bénéficiaire (T) par SUMIFS → comparaison à Plafond annuel (U) → V (“Cumul > plafond ?”).
Conformité globale (W) :
- “Non conforme” dès qu’il y a quasi-espèces interdites (per diem cash), ou si plafond dépassé.
- “Conforme” sinon, avec règles d’approbation selon IntelligenceCadeaux.

4) Décisions & pièces

Petit-déjeuner (18 €) : Ticket de caisse → OK (Conforme).
Remboursement taxi cash (42 €) :
- Type = Remboursement cash → ÉquivalentEspèces = Oui, Risque = Élevé.
- Action : privilégier remboursement via note de frais/virement (et non cash). Si cash maintenu : Approbation du manager + preuve (reçu taxi).
Per diem cash (60 €) :
- Type = Per diem en espèces → interdit (ou “Obligatoire + forte justification” selon policy).
- Décision : refus. Alternative : prise en charge directe des repas (facture au nom de l’entreprise) — saisir ensuite en non-cash dans le registre principal.
Pourboire (15 €) :
- Type = Pourboire → Seuil et trace.
- Action : mentionner sur la note (si possible) ou joindre preuve écrite du contexte (éviter pour décisionnaires).

5) Contrôles automatiques utiles (extraits de formules)

Taux EUR (col. J) : =SIERREUR(XLOOKUP([@Devise];FX_CCY;FX_RATES);1)
Valeur EUR (col. K) : =[@Montant (Devise)]*[@[Taux EUR]]
Cumul annuel (col. T) :
=SOMME.SI.ENS($K$7:$K$500;$D$7:$D$500;[@Bénéficiaire];ANNEE($B$7:$B$500);ANNEE([@Date]))
Conformité (col. W, logique simplifiée) :
=SI(OU([@[Valeur > plafond ?]]="Oui";[@[Cumul > plafond ?]]="Oui";[@EquivalentEspeces]="Oui" *interdit*);"Non conforme";"Conforme")

6) Alternatives conformes (remplacer le cash)

Per diem → bons/prise en charge directe (facture restaurant/hôtel).
Remboursement cash → note de frais via virement.
Pourboire → limiter, tracer, et jamais pour des décisionnaires.

7) Ce que voit la gouvernance (KPI)

Part des quasi-espèces dans le total,
Non conformités (par type, par bénéficiaire),
Délai d’approbation (Proposé → Approuvé),
Cumul annuel par bénéficiaire (top 10).

8) Résultat final

Le per diem cash est refusé (remplacé par prise en charge directe).
Le remboursement taxi passe via note de frais (plus de cash).
Le pourboire est autorisé sous seuil et documenté.
Le registre affiche Conforme pour les lignes corrigées, et la traçabilité est complète (justificatifs, approbations).