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Refuser une soumission, c’est simple. Le faire avec respect, transparence et professionnalisme ? Beaucoup moins.
Et pourtant, la lettre de regret, bien que souvent négligée ou automatisée, est l’un des outils les plus puissants pour préserver des relations commerciales solides, même lorsque la réponse est négative.
Un appel d’offre, c’est un processus exigeant. Plusieurs fournisseurs y investissent temps, ressources, et parfois même espoir. Quand une entreprise décide de ne pas retenir une soumission, elle doit — au minimum — reconnaître cet effort.
La lettre de regret est là pour ça :
Ce n’est pas une obligation légale, mais c’est une bonne pratique incontournable dans toute relation d’affaires professionnelle.
Une lettre de regret n’a pas besoin d’être longue, mais elle doit être claire, humaine et factuelle. Voici les éléments essentiels :
Exemple de formulation :
« Après analyse de l’ensemble des propositions reçues, nous avons retenu un fournisseur dont l’offre correspondait davantage à nos besoins techniques et délais. Nous tenons toutefois à souligner la qualité de votre proposition. »
Refuser proprement, c’est :
Un prestataire déçu mais respecté est souvent un prestataire fidèle à long terme.
Oui, il est possible d’utiliser des modèles ou des outils automatisés pour générer des lettres de regret. Mais il ne faut jamais sacrifier le ton humain à la vitesse. Il suffit parfois d’une phrase personnalisée ou d’un mot spécifique pour transformer une lettre froide en message professionnellement respectueux.
Une lettre de regret n’est pas juste un refus. C’est un geste de considération, un signal de maturité professionnelle, et un levier de réputation.
Ce n’est pas parce qu’on dit non aujourd’hui qu’on ne collaborera pas demain.
Raison de plus pour le faire bien, et avec classe.
La lettre de regret est souvent perçue comme une formalité froide, un « non » poli envoyé pour clore un dossier. Pourtant, dans la réalité des affaires, ce petit document est l’un des seuls moments où l’on peut refuser… sans rompre.
Quand une entreprise envoie une lettre de regret, elle ne dit pas seulement « vous n’avez pas été retenu ». Elle envoie aussi un message implicite :
À l’inverse, l’absence de réponse ou un message impersonnel peut miner la crédibilité d’une organisation, surtout auprès de fournisseurs qui investissent du temps dans des appels d’offres répétés.
Voici les erreurs classiques qui nuisent à la qualité d’une lettre de regret :
| ❗ Erreur fréquente | 💡 Pourquoi l’éviter |
|---|---|
| Copier-coller générique sans contexte | Perte de crédibilité |
| Ne pas mentionner le nom de l’appel d’offre | Ambiguïté ou confusion |
| Utiliser un ton trop sec ou administratif | Brise la relation humaine |
| Envoyer le refus trop tard | Alimente frustration ou doute |
| Ne pas donner de suite possible | Ferme toute perspective future |
Un message de refus bien construit peut même renforcer la confiance du fournisseur dans votre processus décisionnel.
Les entreprises qui traitent leurs partenaires avec considération – même quand elles leur disent non – sont souvent celles qui inspirent le plus de respect. Pourquoi ? Parce qu’elles reconnaissent que chaque soumission représente une démarche, un effort, une intention.
Et même si vous ne retenez pas l’offre, il est possible de :
Au lieu de simplement écrire :
« Votre offre n’a pas été retenue. »
Préférez :
« Après un examen attentif de votre proposition, nous avons retenu une autre soumission, mais nous soulignons l’intérêt et la qualité de la vôtre. Nous espérons pouvoir collaborer à l’avenir dans un autre contexte. »
Un changement de ton. Pas un changement de vérité.
Chaque lettre de regret est un point de contact. Une chance de dire :
« Nous vous avons écouté, même si nous n’avons pas choisi votre offre. »
Dans un écosystème où tout le monde parle de relations durables, cette lettre est peut-être le meilleur endroit pour commencer à en bâtir.
Ci-après des exemples concrets et professionnels de lettre de regret dans le cadre d’un appel d’offre, que vous pouvez utiliser tel quel ou adapter à votre organisation. Le ton est respectueux, clair, et il conserve une ouverture pour de futures collaborations.
[Nom de l’organisation émettrice]
[Adresse complète]
[Téléphone] | [Courriel]
[Ville], le [Date]
À l’attention de :
[Nom de l’entreprise soumissionnaire]
[Adresse]
Objet : Lettre de regret – Appel d’offre [Référence / Numéro de dossier]
Madame, Monsieur,
Nous tenons à vous remercier chaleureusement pour la soumission que vous avez présentée dans le cadre de notre appel d’offre portant sur [titre du projet ou du besoin].
Après une analyse rigoureuse de l’ensemble des propositions reçues, nous vous informons que votre offre n’a malheureusement pas été retenue. Cette décision s’est fondée sur des critères liés à [exemples : la grille d’évaluation technique, les coûts globaux, le calendrier proposé ou la conformité aux exigences du cahier des charges].
Nous tenons toutefois à souligner la qualité et la rigueur de votre soumission. Votre entreprise a démontré un sérieux et un professionnalisme que nous apprécions sincèrement.
Nous conserverons vos informations dans notre base de données de fournisseurs et ne manquerons pas de vous inclure dans nos prochains processus d’approvisionnement, le cas échéant.
Nous vous remercions encore pour l’intérêt porté à notre organisation et vous souhaitons plein succès dans vos démarches futures.
Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Nom et fonction du signataire]
[Nom de l’organisation]
[Signature]
Un mot de sympathie n’est pas seulement une fin de non recevoir. C’est une marque d’estime envers l’autre, qui contribue à tisser des liens de confiance sur lesquels de futures collaborations pourraient prospérer.
[Nom de l’organisme ou de l’entreprise]
[Adresse]
[Courriel] – [Téléphone]
[Ville], le [Date]
Destinataire :
[Nom de l’entreprise soumissionnaire]
[Adresse]
Objet : Résultat de l’appel d’offre – Dossier n° [Référence]
Madame, Monsieur,
Nous vous remercions pour la soumission transmise dans le cadre de l’appel d’offres portant sur [intitulé du projet], publié le [date de publication].
Nous avons étudié avec attention votre proposition, qui répondait en grande partie aux exigences du cahier des charges. Après l’analyse comparative de l’ensemble des offres reçues, le comité de sélection a toutefois retenu une autre soumission, qui s’est démarquée en fonction de critères spécifiques, notamment en matière de [ex. rapport qualité/prix, méthodologie, expérience sectorielle, etc.].
Veuillez noter que cette décision n’est en aucun cas un jugement défavorable sur la qualité globale de votre offre, mais plutôt le résultat d’un exercice de pondération rigoureux, fondé sur les critères préétablis.
Nous tenons à souligner notre appréciation pour l’effort et le professionnalisme démontrés dans votre démarche, et espérons sincèrement pouvoir collaborer avec votre entreprise dans le cadre de futurs appels d’offres.
Nous vous remercions encore pour votre intérêt envers notre organisation.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations les plus distinguées.
[Nom du responsable du dossier]
[Poste / Fonction]
[Nom de l’organisation]
[Signature]
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